재판서ㆍ사건기록 등의 보존에 관한 예규(재일 2005-2)

제1장 총칙 제1조 (목적) 이 예규는 법원재판사무처리규칙(이하 "규칙"이라 한다) 제25조 의 규정에 따라 완결된 사건기록을 보존담당부서에 인계하는 요령 및 규칙 제29조의 규정에 따라 사건기록 및 장부의 종류별 보존기간과 재판서ㆍ사건기록 및 장부의 보존절차와 방법 등에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. 제2조 (용어의 정의) 이 예규에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각호와 같다. 1. "사건담당부서"라 함은 진행중인 사건, 즉 완결되기 전의 사건기록의 보관책임을 맡고 있는 법원서기관, 법원사무관, 법원주사, 법원주사보(이하 "법원사무관등"이라 한다)의 근무부서를 말한다. 2. "보존담당부서"라 함은 사건담당부서로부터 완결된 사건기록을 인계받은 다음 이를 보존 또는 폐기하는 책임을 맡고 있는 법원사무관등의 근무부서를 말한다. 3. "사건의 완결"이라 함은 다음 각목에 해당하는 때를 말한다. 가. 판결로 종료되는 사건 : 종국판결이 확정된 때 나. 지급명령, 이행권고결정, 화해권고결정, 조정에 갈음하는 결정으로 종료되는 사건 : 확정된 때 다. 당사자의 취하(취하간주)로 종료되는 사건 : 취하(취하간주)의 효력이 발생한 때 라. 청구의 포기ㆍ인낙, 화해, 조정으로 종료되는 사건 : 조서의 정본을 송달한 때 마. 가압류ㆍ가처분명령으로 종료되는 사건 : 명령후 집행이 완료된 때 또는 집행기간이 경과한 때 바. 배당으로 집행절차가 종료되는 사건 : 배당의 실시(지급ㆍ공탁)가 완료된 때 사. 집행관의 배당액 공탁사유신고 사건 : 공탁서가 공탁서등 보관책임자에게 인계된 때 아. 즉시항고를 할 수 있는 심판ㆍ결정ㆍ명령으로 종국되는 사건 : 확정된 때 자. 즉시항고를 할 수 없는 심판ㆍ결정ㆍ명령으로 종국되는 사건 : 재판서의 고지절차가 완료된 때 차. 그 밖의 사건 : 위 가목 내지 아목에 준하는 때 제3조 (재판사무시스템과 보존) ① 규칙 제27조 단서의 규정에 따라 재판사무시스템의 입력으로 장부의 기재를 갈음하는 경우에는 전산입력된 데이터를 보존하여야 한다. ② 제1항의 규정에 따라 보존의 대상이 되는 데이터의 내용, 보존기간 및 보존의 방법은 대법원예규(행정예규)로 정한다. 제2장 완결된 사건기록의 인계 제4조 (기록인계의 시기) 사건담당부서의 법원사무관등은 사건이 완결된 경우에는 다음 각호의 기간 이내에 사건기록을 보존담당부서에 인계하여야 한다. 다만, 소송비용 국고대납 사건, 소송구조 사건 및 제5조 본문의 규정에 해당하는 경우에는 그러하지 아니하다. 1. 제1심에서 사건이 완결된 경우에는 완결일로부터 1월 2. 상소심에서 완결된 사건의 경우에는 상소심으로부터 제1심법원의 법원사무관등이 사건기록을 송부받은 때로부터 2주 제5조 (가압류ㆍ가처분 사건기록 및 추심명령 사건기록의 인계시기) 다음 각호의 사건기록이 완결된 경우에는 사건담당부서의 법원사무관등이 완결공람결재를 받은 다음 보존기간(3년) 동안 사건번호 순서대로 정리하여 보존하다가 보존기간이 만료되는 해의 다음해 1. 31.까지 폐기절차 이행을 위하여 보존담당부서에 인계한다. 다만, 제8조제2호 내지 제5호의 사유가 발생한 때에는 제4조의 규정에 따라 사건기록을 보존담당부서에 인계한다. 1. 담보의 제공을 명하고 가압류ㆍ가처분을 발령하여 완결된 사건 2. 추심명령을 발령하여 완결된 사건 3. 제3채무자 진술서철(가압류 사건은 제외) 제5조의2 (협의이혼의사확인신청사건기록의 인계시기) 협의이혼의사확인신청사건기록은 사건이 완결된 후 3개월이 경과한 때에 보존담당부서에 인계하여야 한다. 제6조 (기록인계 전의 점검사항) 사건담당부서의 법원사무관등은 제4조 및 제5조의 규정에 따라 사건기록을 인계하기 전에 다음 각호에 규정된 사항을 점검하고 잘못된 부분을 바로잡은 다음 완결공람 결재를 받아야 한다. 1. 종국판결ㆍ결정ㆍ명령, 화해조서(화해권고결정조서), 조정조서(조정에 갈음하는 결정 조서), 청구의 인낙ㆍ포기조서, 양육비부담조서의 정본(등본)을 당사자에게 송달한 여부 2. 종국판결ㆍ결정ㆍ명령, 화해권고결정조서 및 조정에 갈음하는 결정 조서의 원본에 확정의 취지를 기재하고 법원사무관등이 날인한 여부. 다만, 지급명령에 대하여는 "독촉절차관련 재판업무처리에 관한 지침(재민 2002-4)" 제11조에 규정한 독촉사건확정목록이 작성되었는지 여부 3. 종국판결의 선고 후에 소가 취하되거나 소송상화해ㆍ조정 등이 성립한 경우에 그 취지를 판결 원본에 기재한 여부 4. 경정결정이 있는 경우 종국판결ㆍ결정ㆍ명령, 화해조서(화해권고결정조서), 조정조서(조정에 갈음하는 결정 조서), 청구의 인낙ㆍ포기조서, 양육비부담조서의 원본에 그 취지를 기재한 여부 5. 상고심절차에관한특례법 제5조 제1항의 규정에 따른 판결 원본의 우측 상단 여백에 판결원본을 영수한 날짜와 판결정본이 상고인에게 송달된 날짜를 적은 후 담임 법원사무관등이 날인한 여부(상고심절차에관한특례법 제5조제3항 참조) 6. 결정ㆍ명령을 고지한 경우에 재판서 첫 장의 우측 상단 여백에 고지의 방법ㆍ장소와 날짜를 적은 후 담임 법원사무관등이 날인한 여부(민사소송법 제221조제2항 참조) 7. 화해조서(화해권고결정조서), 조정조서(조정에 갈음하는 결정조서), 청구의 인낙ㆍ포기조서, 양육비부담조서의 원본에 송달된 날짜를 적고 법원사무관등이 날인한 여부 8. 삭제(2025.12.23 제1938호) 9. 부동산 기타 등기ㆍ등록을 요하는 물건 또는 권리에 대한 강제집행 사건이 완결된 경우에는 다음 각목의 사항 가. 경매개시결정등기ㆍ등록이 직권 말소촉탁에 의하여 말소된 여부(민사집행법 제141조, 제268조 참조) 나. 배당실시로 완결된 경우에는 직권으로 민사집행법 제144조(제268조)에 의한 등기를 촉탁한 여부 10. 담보제공결정이 있어 담보가 제공된 사건(다만, 가압류ㆍ가처분 사건을 제외한다)에 있어서의 담보취소의 결정이 있었는지 여부 11. 가압류ㆍ가처분 사건이 완결된 경우에는 다음 각목의 사항 가. 가압류ㆍ가처분 집행이 완료되었는지 여부 나. 그 집행 여부를 알 수 없는 경우에는 가압류ㆍ가처분 결정의 송달이 완료되었는지 여부 다. 가압류ㆍ가처분 집행이 완료되기 전에 신청이 취하되었는지 여부 12. 추심명령 사건이 완결된 경우에는 추심명령의 송달 및 고지가 완료되었는지 여부 13. 상고심에서 사건기록을 반송받은 경우에는 항소(항고)심 재판서 원본과 대법원 재판서 정본 1통을 분리하여 반송받은 날부터 7일 내에 항소(항고)법원으로 송부하는 등 "상소기록의 작성ㆍ송부 및 반송 등에 관한 예규(재일 2003-14)" 제8조 소정의 조치를 취하였는지 여부 14. 완결 기록에 부착되어 있는 비닐커버가 분리되었는지 여부 15. 제2호 내지 제4호, 제5호 중 판결정본이 상고인에게 송달된 날짜를 적은 여부 및 제7호는 법원전산시스템을 활용하여 전산공증을 한 경우에는 적용하지 아니한다. 16. 소송비용에 대한 국고대납 또는 소송구조가 있는 경우에는 환수결정(납입ㆍ추심 결정 포함)등 채권관리에 따른 조치를 취하여는지 여부(소송 비용 국고대납에 관한 예규 제13조, 제14조, 제15조 및 소송구조제도의 운영에 관한 예규 제17조, 제18조 참조) 제3장 보존기간 제7조 (보존기간) 규칙 제29조의 규정에 따른 사건기록 및 장부의 종류별 보존기간은 [별표]와 같다. 제8조 (보존기간의 기산일) 사건기록 및 장부의 보존기간 기산일은 사건이 완결된 날이 속하는 해의 다음해 1. 1.로 한다. 다만, 다음 각호의 경우에는 다음 각호에서 정한 날부터 기산한다. 1. 말소된 채무불이행자명부의 경우 : 그 채무불이행자명부가 말소된 다음해 1. 1. 2. 가압류ㆍ가처분 사건기록의 보존 중에 그 결정에 대한 이의신청이나 취소신청이 있는 경우 : 이의신청ㆍ취소신청에 대한 결정이 확정되어 완결된 날 3. 가압류ㆍ가처분 사건기록의 보존 중에 담보취소결정이 있는 경우 : 그 담보취소사건이 완결된 날 4. 지급보증위탁계약을 체결한 문서를 제출하는 방법에 의하여 담보를 제공한 가압류ㆍ가처분 사건에 대하여 집행이 완료된 후 신청의 취하나 집행해제신청(집행기간이 경과한 경우에 한함)이 있는 경우 : 그 신청의 취하나 집행해제신청이 있은 날 5. 추심명령 사건기록의 보존 중에 추심신고가 있는 경우 : 추심신고에 따른 절차가 모두 완결된 날(종이기록사건에서의 제3채무자 진술서 제외) 제4장 보존절차와 방법 제9조 (보존담당부서의 기록인수후 조치) ① 보존담당부서가 완결기록을 인수받은 때에는 보존절차를 취하기 전에 제6조 각호의 사항을 점검하여야 한다. ② 제1항의 경우 기록에 잘못된 점이 있는 때에는 기록반환부(전산양식 A2254 )에 기재하고, 인계받은 해당기록을 사건담당부서에 반환하여 보정을 구하여야 한다. 제10조 (기록의 분류 및 정리) 인계받은 기록은 사건별 부호문자에 따라 분류하고 다시 인계순서에 따라 구분한 다음 인계순서가 같은 사건의 기록은 사건번호순으로 정리한다. 제11조 (재판원본의 발췌 및 편찬) ① 사건기록과 보존기간을 달리하는 재판(판결 및 사건을 종국시키는 결정ㆍ명령), 화해조서, 청구의 인낙ㆍ포기조서, 조정조서, 확정된 화해권고결정조서 및 조정에 갈음하는 결정조서, 양육비부담조서 등의 원본은 사건기록에서 발췌하여 사건별 부호문자에 따라 기록의 인계순서(인계순서가 같은 사건의 기록은 사건번호순)에 의하여 편찬하고 표지와 목록을 붙인다. ② 판결 등을 경정 또는 보충한 재판의 원본은 기본이 되는 재판의 원본 바로 다음에 편찬하되, 상급심에서 원심재판을 경정한 때에는 원본은 결정법원에서 보존하고 원심법원은 그 정본을 기본이 되는 재판원본 다음에 편찬 보존한다. 다만, 소년보호사건이나 가정보호사건ㆍ아동보호사건에 대한 처분을 취소ㆍ변경한 결정은 별책으로 편찬할 수 있고, 이 경우 재판사무시스템의 사건보존항목에 취소의 취지 또는 변경처분의 내용, 일자 및 책수를 전산입력한다. ③ 재판, 화해ㆍ인낙 또는 포기조서, 조정조서, 화해권고결정조서, 조정에 갈음하는 결정조서 또는 양육비부담조서의 내용을 명백히 하기 위하여 필요한 서류, 종국판결 선고후의 소취하에 관한 서류, 상급심으로부터 송부된 상급심의 종국재판, 화해ㆍ인낙 또는 포기조서, 조정조서, 화해권고결정조서 또는 조정에 갈음하는 결정조서의 정본을 제1심의 재판 또는 조서의 원본 다음에 편찬한다. ④ 민사재심에 관한 재판은 재심대상이 된 재판원본 다음에 편찬한다. ⑤ 각하명령ㆍ이송결정 기타 보존기간을 달리하는 재판원본은 보존기간에 따라 별도로 편찬한다. ⑥ 추심명령사건의 경우 배당요구신청이 있었음에도 배당이 실시되지 않은 때에는 배당요구신청서 및 그 부속서류도 함께 발췌하여 재판원본에 가철하며, 발췌한 모든 추심명령원본의 우측 여백에 추심신고가 있는지의 여부를 부기한다(추심신고가 있는 경우에는 그 신고일 및 추심금액을 부기한다). ⑦ 재산명시기일조서와 재산목록은 이를 기록에서 발췌하여 재산명시결정의 원본 다음에 편찬한다. 제12조 (편찬한 재판원본의 제본) ① 편찬한 재판원본은 매년 6월말 및 12월말 2차례 제본함을 원칙으로 하지만 특별한 사정이 있는 때에는 수시로 제본한다. ② 제본 후에 함께 보존하여야 할 재판원본이 있는 경우에는 삽입하여 풀로 붙여 첨부하고 목록을 정리한다. 제13조 (사건기록의 보존방법) ① 보존할 사건기록은 두께 30cm를 기준으로 끈이 달린 제질용지로 묶어 보존하거나 22㎝×31㎝×26㎝(A4용지상자) 정도 크기의 상자에 넣어 보존한다. ② 각 질 또는 보존상자의 앞면에 순차번호, 사건기록종류, 보존년도 및 보존종료년도, 보존기간을 기재한 표지를 붙여야 하고, 각 질 또는 보존상자의 뒷면에 기록목록을 첨부하여야 한다. ③ 제2항의 조치를 취한 다음 재판사무시스템의 사건보존항목에 전산입력한다. 제14조 (보존기록의 관리) ① 보존기록은 구획시정할 수 있는 보존창고에 보관하고 보존담당부서 과장의 감독하에 보존계장이 관리하여야 하고, 보존창고의 출입에는 담당 과장의 허가를 얻어야 한다. ② 보존기록을 보존창고 외의 다른 데에 교부 또는 송부하는 때에는 보존기록 부책출입부에 등록하고 보존된 편질의 해당 장소에는 삽지(전산양식 A2255)를 삽입하여 놓아야 한다. ③ 제2항의 기록을 반환 받은 때에는 보존기록 부책출입부에 등재하고 편질의 삽지를 제거하는 등 원상복구조치를 취한다. ④ 사무국장 또는 담당과장은 매월말 보존기록 부책출입부를 검열하고 송부 또는 교부된 다음 3개월이 넘는 기록에 대하여는 송부기록반환요청서(전산양식 A2256)를 발송하여 반환을 독촉하여야 한다. ⑤ 보존된 기록에 관하여 법원으로부터 기록송부촉탁이 있는 경우에는 촉탁서 접수 후 3일 내에 필요한 조치를 취하여야 한다. 보존기록의 송부에 관하여는 사무국장 또는 과장이 전결로 행한다. ⑥ 제16조의 규정에 따라 법원기록보존소 또는 수도권법원기록관리센터에서 보존기록을 관리하는 경우에는 "법원기록보존소장ㆍ서울고등법원 총무과장 또는 법원기록보존소장ㆍ서울고등법원 총무과장이 지정하는 자"를 본조의 "사무국장 또는 담당과장"으로 본다. 제5장 폐기와 이관 제15조 (기록의 폐기) ① 보존기간이 만료된 재판서ㆍ사건기록 및 장부는 다음해 3. 31까지 폐기절차를 이행한다. ② 제1항의 규정에 따라 폐기를 하는 경우에는 폐기할 기록과 장부의 목록을 법원기록보존소에 송부하여 기록물관리 전문요원의 심사 및 기록물평가심의회의 심의를 거친 다음 각급법원장(법원기록보존소에서 보존하는 기록과 장부의 경우에는 법원행정처장, 수도권법원기록관리센터에서 보존하는 기록과 장부의 경우에는 서울고등법원장, 이하 같다.) 또는 법원사무관리규칙 제16조제2항의 규정에 따라 각급법원장으로부터 결재권을 위임받은 자의 인가를 받아 폐기절차를 밟은 후 재판사무시스템의 사건보존 항목에 전산입력하여야 한다. ③ 역사적 가치가 있거나 특별한 사유에 의하여 보존의 필요가 있는 사건기록 및 장부는 각급법원장의 인가를 받아 보존기간 경과 후라 할지라도 그 사유가 존속하는 한 보존하여야 하며, 이 경우 사건기록은 보존된 질 에서 분리하여 새로 편질하고, 재판사무시스템의 사건보존 항목에서 질 정보 및 기록보존기간 등을 수정하여야 한다. 제16조 (문서 및 장부의 이관) ① 각급법원에서 보존하고 있는 다음 각 호의 문서로서 보존기간이 30년을 경과한 것은 법원기록보존소에 이관하여 보존하여야 한다. 가. 제7조 및 규칙 제29조에서 보존기간을 영구 또는 준영구로 정한 재판서 기타 이에 준하는 문서 나. 제15조제3항의 규정에 따라 보존기간 경과 후에도 계속하여 보존하는 사건기록 및 장부 ② 각급법원은 청사 공간의 효율적인 활용을 위하여 필요한 때에는 제1항의 규정에 불구하고 법원기록보존소 또는 수도권법원기록관리센터와 협의하여 다음 각 호의 재판서 및 사건기록 등을 해당 기관에 이관할 수 있다. 가. 제1심 법원에서의 보존기간이 10년을 경과한 재판서 및 기타 이에 준하는 문서 : 수도권법원기록관리센터 나. 「재판사무시스템 등을 이용한 공증사무 처리지침(재일 2007-1)」제11조제1호에 따라 재판서 정ㆍ등본의 전산발급이 가능한 재판서 기타 이에 준하는 문서 : 법원기록보존소 다. 제1심 법원에서의 보존기간이 2년을 경과한 보존기간 5년 이상인 사건기록 및 장부 : 수도권법원기록관리센터 ③ 본조의 규정에 의하여 이관된 재판서 및 사건기록에 대하여 법원기록보존소 또는 수도권법원기록관리센터에서 보존, 제증명 발급 및 「민사소송법」 제162조제2항에 따른 확정된 소송기록의 열람 업무를 수행하는 경우에는 법원기록보존소 또는 수도권법원기록관리센터를 해당 재판서 및 사건기록에 관한 제1심 법원의 보존부서로 본다. ④ 본조의 규정에 따른 이관은 매년 2월말까지 이를 하여야 한다.