재판사무시스템 등을 이용한 공증사무 처리지침(재일 2007-1)

제1장 총칙 제1조 (목적) 이 예규는 민사소송법 제162조제1항에서 정한 재판서의 정본ㆍ등본의 교부 또는 소송에 관한 각종 증명서의 발급 등에 관한 사무를 법원의 전산시스템을 활용하여 신속ㆍ정확하게 처리하는 데 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. 제2조 (정의) 이 예규에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. “공증”이라 함은 법원사무관등이 그 직무로서 재판서 정ㆍ등본 등 문서를 작성하거나 소송관계인의 행위의 존부 또는 일자 등을 인증하는 행위를 말한다. 2. “재판사무시스템”이라 함은 그 명칭에 상관없이 법원행정처장이 관리하고 재판사무의 처리에 활용되는 모든 전산시스템(예컨대, 문건입력시스템, 전산공증시스템, 제증명발급시스템 등)을 가리킨다. 3. “전산공증”이라 함은 공증사무를 재판사무시스템을 활용하여 처리하기 위하여 재판사무시스템에 입력된 소송행위에 관한 정보의 정확성을 전산적으로 확인ㆍ증명하여 두는 행위를 말한다. 4. “사건담당부서”라 함은 진행 중인 사건, 즉 완결되기 전의 사건기록의 보관책임을 맡고 있는 법원서기관,법원사무관, 법원주사, 법원주사보(이하 “법원사무관등”이라 한다)의 근무부서를 말한다. 5. “보존담당부서”라 함은 사건담당부서로부터 완결된 사건 기록을 인계받은 다음 이를 보존 또는 폐기하는 책임을 맡고 있는 법원사무관등의 근무부서를 말한다. 6. “종합민원실”이라 함은 그 명칭에 상관없이 사건담당부서(기록이 보존된 이후에는 보존담당부서를 포함한다)에 갈음하여 재판사무에 관한 민원사무를 처리하고, 그 밖에 민원인에 대한 안내와 상담의 편의를 제공하기 위하여 설치된 법원사무관등의 근무부서(종합민원실이 설치되지 않은 법원은 사건담당부서의 민원창구)를 말한다. 7. “소속부서의 장”이라 함은 사건담당부서의 사무과장, 보존담당부서의 사무과장, 종합민원실장 등을 말한다. 제2장 전산공증 제3조 (전산공증 담당자) ① 이 예규에서 정한 전산공증 사무는 각 법원의 사무분담 지정에 따라 사건담당부서의 재판 참여관으로 지정을 받은 법원사무관등(재판서 및 사건기록의 보존이 마쳐진 후에는 보존담당부서의 법원사무관등, 이하 같다.)이 처리한다. ② 종합민원실의 법원사무관등은 제10조제2호 내지 제4호의 각 나목에서 정한 경우에 한하여 전산공증 사무를 처리할 수 있다. 제4조 (전산공증대상) ① 사건담당부서의 법원사무관 등이 전산공증하여야 할 재판사무에 관한 사항은 〔별표〕와 같다. ② 사건담당부서의 법원사무관등은 제1항에서 전산공증 대상으로 정한 사항이라도 전산공증의 필요가 없다고 판단되는 경우에는 소속부서 장의 승인을 얻어 이를 전산공증 대상에서 제외할 수 있다. 다만, 전산공증의 필요가 없음이 명백한 경우에는 소속부서 장의 사전승인에 따라 해당 사유를 입력하고 전산공증을 하지 않을 수 있다. 제5조 (전산공증의 시기와 방법) ① 사건담당부서의 법원사무관등은 재판사무시스템에 전산공증 대상이 입력된 때에는 사건기록 등에 의하여 그 정확성을 확인한 후 전산공증을 하여야 한다. ② 삭제(2013.06.04.제1438호) ③ 사건담당부서의 법원사무관등은 제4조제1항에서 정한 전산공증 대상이 아니더라도 제증명 발급에 필요하다고 판단하는 사항은 이를 재판사무시스템에 입력한 후 전산공증을 할 수 있다. ④ 사건담당부서의 법원사무관등은 합일적으로 확정이 필요한 독립당사자참가 사건, 필수적 공동소송 사건에 대한 재판이 있는 경우에는 그 재판서 정본의 송달을 실시하기 전까지 재판사무시스템에 “합일확정사건”임을 등록하여야 하며, 합일확정의 필요를 판단하기 어려울 경우에는 재판장의 지시에 따라 처리한다. 제6조 (전산 공증의 취소ㆍ재공증) ① 전산공증 담당자가 착오로 전산공증을 한 경우에는 소속부서 장의 승인을 얻어 전산공증을 취소할 수 있다. ② 전산공증의 내용을 수정할 필요가 있는 경우에도 제1항의 규정에 따라 전산공증을 취소한 후, 수정할 내용을 입력하여 다시 전산공증을 하여야 한다. 제7조 (전산공증 사무의 감독) ① 소속부서의 장은 수시로 재판사무시스템을 통하여 전산공증 업무가 신속하고 적정하게 처리되고 있는지 감독하고, 1주 단위로 공증내역을 확인ㆍ결재하여야 한다. ② 소속부서의 장은 전산공증 대상 발생일로부터 14일이 경과할 때까지 전산공증이 마쳐지지 않은 경우에는 해당 법원사무관 등으로 하여금 그 사유를 보고하도록 하여야 한다. 제3장 전산발급 제8조 (제증명 발급 신청서의 접수) ① 제증명 발급 신청서를 접수한 담당자는 재판사무시스템에 위 신청서의 접수내역을 입력하여야 한다. ② 접수담당자는 제1항의 접수내역을 입력함에 있어서 해당 사건이 상소심으로 이심되었는지 여부를 재판사무시스템을 통하여 확인하여야 하고, 만일 해당 사건이 이심되어 이에 관한 제증명의 발급이 불가능한 경우에는 신청인에게 이를 안내하여야 한다. 제9조 (제증명 발급담당자) ① 이 예규에 따른 제증명의 발급은 제3조에서 정한 전산공증 담당자가 처리한다. ② 종합민원실장(종합민원실이 없는 법원의 경우는 사건담당부서의 장)은 제1항의 전산공증 담당자 외에 소속 직원을 문서건명부별로 제증명 발급담당자로 지정할 수 있다. ③ 사건기록이 상소심 법원에 있는 경우에는 전산공증된 사항(민사소송법 제499조에 의한 확정증명을 제외한다.)에 한하여 원심 법원의 제증명 발급 담당자도 제증명을 발급할 수 있다. 제10조 (송달ㆍ확정일자 등에 관한 증명의 전산발급) 송달ㆍ확정일자 등에 관한 증명의 전산발급은 다음 각 호의 방법에 의한다. 1. 증명사항이 전산공증된 경우 가. 제증명 발급담당자는 재판사무시스템을 통하여 전산공증 사실을 확인한 후 즉시 증명서를 발급한다. 다만, 수인의 당사자 중 일부에 대하여만 송달, 확정된 경우로서 신청인이 송달, 확정된 당사자에 대한 증명의 발급을 희망하는 경우에는, 나머지 당사자에 대하여는 송달ㆍ확정증명이 발급되지 않는다는 취지를 입력한 후 해당 당사자에 대한 송달ㆍ확정증명을 발급하여야 한다. 나. 증명사항이 전산공증되었음에도 불구하고 종합민원실의 제증명 발급담당자가 즉시 증명서를 발급하기 어려운 사정이 있는 때에는 그 사유를 신청인에게 설명하고 지체없이 신청서를 사건담당부서에 송부하여야 한다. 2. 증명사항이 전산공증 대상으로 입력되어 있음에도 전산공증이 마쳐지지 않은 경우 가. 사건담당부서의 전산공증 담당자는 해당 사항에 대하여 전산공증을 마친 후 즉시 증명서를 발급하여야 한다. 나. 종합민원실의 법원사무관 등은 사건담당부서의 법원사무관 등에게 해당 사항을 문의하는 등 적절한 방법으로 입력된 사항의 정확함을 확인한 후 재판사무시스템에 이를 전산공증하고 증명서를 발급할 수 있다. 3. 증명사항에 대하여 재판사무시스템 상에 입력ㆍ등록된 자료가 있으나 전산공증 대상이 아니어서 전산공증이 되지 않은 경우 가. 사건담당부서의 전산공증 담당자는 제5조제3항에 따라 해당 사항에 대하여 전산공증을 마친 후 증명서를 발급한다. 나. 종합민원실의 법원사무관 등은 사건담당부서의 법원사무관 등에게 해당 사항을 문의하는 등 적절한 방법으로 입력된 사항의 정확함을 확인한 후 제5조제3항에 따라 이를 전산공증하고 증명서를 발급할 수 있다. 4. 증명사항에 대하여 재판사무시스템에 입력ㆍ등록된 자료가 없으나 달리 확인이 가능한 경우 가. 보존기록에 관하여 재판서의 송달 및 확정일자가 재판사무시스템에 입력되어 있지 않으나, 보존된 재판서나 전자문서로 전환ㆍ입력된 재판서의 부기내역에 의하여 위 일자의 확인이 가능한 경우, 보존담당부서 또는 종합민원실의 법원사무관은 제5조제3항에 따라 해당 사항에 대하여 전산공증을 마친 후 증명서를 발급할 수 있다. 나. 종합민원실의 법원사무관 등은 접수증명원 등과 같이 재판사무시스템에 입력된 자료가 없더라도 해당 직무를 수행하면서 당연히 증명사항을 확인할 수 있는 신청에 대하여는 제5조제3항에 따라 해당 사항에 대하여 전산공증을 마친 후 증명서를 발급할 수 있다. 제11조 (집행문 및 재판서 등의 정ㆍ등본 전산발급) 집행문 및 재판서 정ㆍ등본의 전산발급은 다음 각 호의 방법에 의한다. 1. 집행권원이 전자문서화된 경우 가. 제증명 발급담당자는 재판사무시스템을 통하여 집행문의 부여 또는 재판서 정ㆍ등본의 발급 취지를 입력한 후 이를 발급한다. 나. 종합민원실의 제증명 발급담당자는 재판서의 송달ㆍ확정내역이 전산공증되어 있지 않거나 재판장 또는 사법보좌관의 명을 받아 집행문을 발급하여야 하는 경우에는 사건담당부서의 법원사무관등에게 집행문 부여 신청서를 송부하여야 한다. 다. 나.목의 경우 사건담당부서의 법원사무관 등은 해당 사항에 대한 전산공증을 하거나 재판장 또는 사법보좌관의 명을 받아 가.목과 같이 집행문을 발급하여야 한다. 2. 집행권원이 전자문서화되어 있지 않은 경우 재판서정본의 끝에 덧붙여 적는 방식으로 집행문을 발급하되, 재판사무시스템을 이용하여 작성ㆍ발급할 수도 있다. 다만, 전문 단서의 경우에는 재판서 원본에 집행문 부여 취지를 부기하지 아니한다. 3. 집행문을 발급할 수 없는 경우 가. 재판사무시스템을 이용하여 발급불가 결과 및 사유를 입력하고, 신청인에게 발급불가 통지[전산양식 A3113]를 한다. 나. 가.목의 통지는 팩시밀리ㆍ전자우편, 그 밖에 상당하다고 인정되는 방법으로 할 수 있다. 제12조 (재출력) 제증명 발급과정에서 파손 등으로 인하여 재출력이 필요한 경우에는 그 사유를 입력한 후 재출력할 수 있다. 제13조 (제증명 발급 이력의 삭제) 제증명 발급 이력을 삭제하고자 할 경우에는 소속부서 장의 승인을 받아 삭제할 수 있다. 제14조 (제증명 발급 사무의 감독) 소속부서의 장은 재판사무시스템을 통하여 제증명 발급이 지체되는지 여부를 수시로 감독하고, 1주 단위로 발급내역을 확인ㆍ결재하여야 한다. 제15조 (제증명발급신청서의 보존) ① 제증명발급신청서는 발급이 완료된 순서대로 연도별 제증명발급신청서철에 편철한다. ② 연도별 제증명발급신청서철은 당해 연도 다음해부터 2년간 보존한다. 제16조 (전자소송시스템을 이용한 제증명 발급 사무의 특례) ① 종합민원실장 (종합민원실이 없는 법원의 경우는 사건담당부서의 장)은 제증명 발급담당자의 전부 또는 일부를 전자소송시스템을 이용한 제증명(이하 ‘인터넷 제증명’이라 한다)의 발급담당자로 지정하여야 한다. ② 인터넷 제증명 발급담당자는 다음 각 호의 기준에 따라 인터넷 제증명 발급을 완료하여야 한다. 1. 재판장(사법보좌관)의 허가가 필요한 집행문은 재판장(사법보좌관)의 결재 완료 후 지체 없이 발급 완료한다. 2. 제1호 외의 인터넷 제증명은 접수번호 순서대로 처리하며, 늦어도 접수시각으로부터 24시간 내에 발급 완료한다. 다만, 접수순서대로 처리한다면 후순위로 접수된 다른 신청서의 처리가 상당히 지연될 것이 예상되는 경우에는 발급지연 사실을 입력하고 나중에 접수된 신청서를 먼저 처리할 수 있다. ③ 인터넷 제증명 발급담당자는 직접 증명서를 발급하기 어려운 사정이 있어 신청서를 사건담당부서의 법원사무관등에게 송부한 후에도 수시로 발급 여부를 확인하여 발급이 지체되는 경우 그 사실을 사건담당부서의 법원사무관등에게 알려주어야 한다. ④ 인터넷 제증명 발급신청서는 해당 전자기록에 등재하고, 제증명발급신청서철에는 편철하지 아니한다.