주택임대차계약증서의 확정일자 부여 및 정보제공에 관한 업무처리지침

제1조 (목적) 이 예규는「주택임대차계약증서의 확정일자 부여 및 정보제공에 관한 규칙」(이하 "규칙"이라 한다)에서 위임한 사항과 그 시행에 필요한 세부적인 사항을 규정함을 목적으로 한다. 제2조 (전자확정일자 부여사무의 전담등기소 지정 등) ① 법원행정처장은 전자확정일자 부여의 사무를 처리할 전담등기소(이하"전담등기소"라 한다)를 정할 수 있다. ② 법원행정처장은 천재지변, 그 밖의 사유로 전자확정일자 부여의 신청을 접수받은 전담등기소가 그 사무를 처리할 수 없는 경우 전담등기소를 관할하는 상급법원 관할구역 내에 있는 다른 전담등기소에서 그 사무를 처리하게 할 수 있다. 제3조 (전자확정일자 부여신청의 배당방법) 전자확정일자 부여의 신청이 인터넷등기소에 접수된 경우 「각급 법원의 설치와 관할구역에 관한 법률」제4조 별표3에 따라 각 지방법원 및 그 지원 관할구역 내에 있는 전담등기소로 배당한다. 제4조 (확정일자 부여신청의 방법) 주택임대차계약증서에 확정일자를 부여받으려는 자는 확정일자부여기관에 출석하여 주택임대차계약증서 원본 및 주민등록증, 운전면허증, 여권, 외국인등록증, 국내거소신고증 등의 신분증명서를 제시하여야 한다. 제5조 (전자확정일자 부여신청 방법에 관한 특례) ① 전자확정일자를 부여받으려는 자는 인터넷등기소에서 신청정보를 입력한 후 전자화문서를 첨부정보로 제공하여야 한다. ② 신청인이 제공하여야 하는 신청정보는 다음 각 호와 같다. 1. 주택소재지(임대차목적물이 주택의 일부분인 경우에는 위치, 구조, 면적 등의 정보를 추가로 제공하여야 한다). 다만 신청하는 주택소재지가 등기기록에서 확인이 되지 않는 경우에는 그 사유를 입력하여야 한다. 2. 임대인ㆍ임차인, 신청인의 인적정보 가. 자연인인 경우 성명, 주민등록번호(외국인등록번호 포함), 주소 나. 법인인 경우 법인명, 법인등록번호, 본점 소재지 3. 임대차기간 4. 차임ㆍ보증금 ③ 신청인은 인터넷등기소에서 고지한 규칙 제8조 제1항의 내용에 대해 동의한 경우에 한하여 제2항에 따른 신청을 할 수 있다. ④ 전자화문서로 제출할 수 있는 파일형식, 용지규격, 파일용량은 다음 각호와 같다. 1. 파일형식: PDF, TIF파일(단, 파일 1건당 10쪽을 초과할 수 없다) 2. 용지규격: A4용지(A4 크기를 초과하는 주택임대차계약증서는 A4 크기로 스캔하여 제출하여야 한다) 3. 파일용량: 20MB 이하 ⑤ 전자확정일자 부여를 신청하려는 자는 수수료를 결제한 후 7일 이내에 제2항의 신청정보를 인터넷등기소에 송신하여야 한다. 다만 결제 후 전자확정일자 부여의 신청이 없으면 7일이 경과한 때에 결제를 취소한 것으로 본다. 제6조 (확정일자 부여 시 확인사항) ① 담당공무원은 제4조의 신분증명서에 의하여 신청인의 신분을 확인하여야 한다. 다만 전자확정일자 부여신청의 경우에는 규칙 제6조제4항의 정보를 확인함으로써 그 신분을 확인한 것으로 본다. ② 담당공무원은 확정일자를 부여하기 전에 주택임대차계약증서 또는 전자화문서가 다음 각호의 요건을 갖추었는지를 확인하여야 한다. 1. 임대인ㆍ임차인의 인적정보, 주택의 소재지, 임대차목적물, 임대차기간, 차임ㆍ보증금 등이 적혀 있는 완성된 문서의 원본 또는 전자화문서일 것 2. 계약당사자(대리인에 의하여 계약이 체결된 경우에는 그 대리인을 말한다)의 서명 또는 기명날인이 되어 있을 것 3. 확정일자가 부여되어 있지 아니할 것. 다만 이미 확정일자를 부여받은 주택임대차계약증서 또는 전자확정일자가 부여된 문서에 새로운 내용을 추가 기재하여 재계약을 한 경우에는 그러하지 아니하다. 제7조 (전자확정일자 부여신청의 반려) ① 담당공무원은 전자확정일자 부여의 신청과 관련하여 다음 각호의 반려사유가 있는 경우 신청인에게 그 사유를 통지하여야 한다. 1. 제5조 제1항에 따른 전자화문서가 첨부되어 있지 않은 경우 2. 제6조 제2항의 요건을 갖추지 못한 경우 ② 담당공무원이 반려사유를 등록한 후 신청인에게 전자우편, 문자알리미 등 적당한 방법으로 그 사유를 통지한 때에는 전자확정일자 부여의 신청은 접수되지 않은 것으로 본다. 제8조 (확정일자 부여의 방법) ① 확정일자번호는 서기연수의 네 자리 아라비아숫자와 진행번호인 아라비아숫자를 ‘-’(하이픈)으로 연결하여 표시한다. ② 담당공무원은 주택임대차계약증서를 전자적 이미지 정보로 변환하여(A4 크기를 초과하는 주택임대차계약증서는 A4 크기에 맞춰 복사한 후 변환한다) 저장하고 위 전자적 이미지 정보에 별지 제1-1호 양식의 라벨을 붙일 위치를 지정한다(주택임대차계약증서상 첫 장 앞면 여백에 지정하되 여백이 없는 경우에는 뒷면 또는 다음 장 여백에 지정한다). 다만, 스캐너의 고장 등으로 주택임대차계약증서를 전자적 이미지 정보로 변환하여 전산정보처리조직에 저장하지 않고 확정일자를 부여한 경우에는 그 사유가 해소된 즉시 확정일자 정정 처리를 통해 주택임대차계약증서를 전자적 이미지 정보로 변환하여 전산정보처리조직에 저장한다. ③ 담당공무원은 별지 제1-1호 양식의 라벨을 출력하여 제2항 본문에서 지정한 위치에 맞게 주택임대차계약증서에 붙이는 방법으로 확정일자를 부여한다(다만 확정일자 라벨 출력기의 고장 등으로 확정일자 라벨이 출력되지 않는 경우에는 「사문서의 일자확정 업무처리에 관한 예규」제6조 제2호에서 정한 방법에 의한다. 이 경우 확정일자번호는 제1항의 방식에 따라 표시하고, 간인에 갈음하여 제4항에 따라 천공한다). ④ 담당공무원은 주택임대차계약증서가 2장 이상인 경우에는 천공하여야 한다. ⑤ 제2항의 정보는 20년간 보존하고, 보존기간이 만료된 때에는 법원행정처장의 인가를 받아 보존기간이 만료되는 해의 다음 해 3월말까지 삭제한다. 제9조 (전자확정일자 부여방법에 관한 특례) ① 전자확정일자번호는 서기연수의 네 자리 아라비아숫자, 전, 진행번호인 아라비아숫자를 각 ‘-’(하이픈)으로 연결하여 표시한다(예시 : 0000 - 전 - 0000). ② 담당공무원은 전자화문서 첫 장 앞면 상단 여백(여백이 없는 경우에는 계약의 중요내용이 기재되지 않은 부분)에 별지 제1-2호 양식의 전자라벨이미지를 표시하는 방법으로 전자확정일자를 부여한다. ③ 전자화문서가 2장 이상인 경우에는 발급확인번호를 표시하여 연속성을 확인할 수 있는 조치를 하여야 한다. ④ 담당공무원은 전자확정일자가 부여된 전자화문서를 전산정보처리조직에 저장하여야 한다. ⑤ 제4항의 전자화문서의 보존기간과 삭제방법은 제8조 제5항과 같다. 제10조 (전자확정일자부 입력방법 등) ① 전자확정일자부에는 주택임대차계약증서 또는 전자화문서에 기재된 주택소재지를 입력한다. 다만 주택소재지에 도로명주소와 지번주소가 병기되어 있는 경우 병기된 주소를 모두 입력한다. ② 임대차목적물이 주택의 일부분인 경우에는 주택임대차계약증서 또는 전자화문서에 기재된 위치, 구조, 면적 등 임대차목적물의 특정에 필요한 정보를 입력한다. ③ 신청인이 입력한 신청정보는 전자확정일자부 작성정보로 사용할 수 있으며, 신청정보와 전자화문서의 내용이 서로 다른 경우에는 담당공무원은 전자화문서를 기준으로 전자확정일자부를 작성하여야 한다. 제11조 (전자확정일자 부여의 결과 통지) 신청인이 전자확정일자 부여의 결과를 통지받기 원한 경우에는 담당공무원은 전자우편 또는 문자알리미 등 적당한 방법으로 그 부여 결과를 통지하여야 한다. 제12조 (이해관계 있는 자의 범위) ① 규칙 제10조제3호의 이해관계인은 등기기록에 기록된 환매권자, 지상권자, 전세권자, 질권자, (근)저당권자, 임차권자, 신탁등기의 수탁자, 가등기권리자, 압류채권자, 경매개시결정의 채권자 등을 말하고, 가압류권자, 가처분권자, (근)저당권의 채무자, 등기신청각하결정에 대한 이의신청인은 포함하지 아니한다. ② 규칙 제10조제5호의 이해관계인은 「주택임대차보호법」 제6조의3제1항제8호의 사유로 계약의 갱신이 거절된 임대차계약의 임차인이었던 자를 말한다(다만 위 임차인이었던 자는 갱신 거절된 임대차계약 종료일 다음 날부터 2년까지 기간 중에 존속하는 임대차계약에 관한 정보만을 요청할 수 있다). 제13조 (확정일자 정보제공의 요청방법 등) ① 임대차계약을 체결하려는 자로서 임대인의 동의를 받은 자 또는 이해관계인이 확정일자정보의 제공을 요청하는 때에는, 확정일자부여기관에 출석하여 신분증명서를 제시하고 별지 제2호 양식의 확정일자정보 제공요청서에 아래 각호의 소명자료를 첨부하여 제출하여야 한다. 1. 규칙 제10조제4호의 이해관계인의 경우 채권양도증서 2. 「주택임대차보호법」 제6조의3제1항제8호의 사유로 계약의 갱신이 거절된 임대차계약의 임차인이었던 자의 경우 임대차계약증서 등 임차인이었던 자임을 소명할 수 있는 서면(다만 전자확정일자부 또는 등기기록에 갱신 거절된 임대차계약에 관한 정보가 기록되어 있는 경우에는 소명자료를 첨부할 필요 없음) 3. 임대차계약을 체결하려는 자로서 임대인의 동의를 받은 자의 경우 임대인의 동의서 및 인감증명서(또는 본인서명사실확인서)나 신분증명서 사본 4. 이해관계인으로부터 위임받은 대리인의 경우 위임장 및 인감증명서(또는 본인서명사실확인서)나 신분증명서 사본 ② 규칙 제10조제1호의 이해관계인은 인터넷등기소를 이용하여 확정일자정보의 제공을 요청할 수 있다. 다만 주민등록번호, 외국인등록번호, 법인등록번호가 전자확정일자부에 기록되어 있는 자에 한한다. ③ 제2항에 따라 확정일자정보 제공요청을 할 경우에는 규칙 제6조제4항제1호에 따른 인증서정보(법인의 경우에는 법인인감카드정보 또는 전자증명서정보)를 함께 제공하여야 한다. ④ 제1항의 정보제공 요청서 및 제2항의 요청정보의 보존기간은 1년으로 한다. 제14조 (확정일자 부여현황의 종류 및 제공방법) ① 확정일자 부여현황은 별지 제3-1호부터 제3-3호까지의 양식으로 한다. ② 요청한 확정일자정보가 없는 경우에는 확정일자 부여현황에 그 뜻을 기록하여 제공할 수 있다. 다만 인터넷등기소를 이용하여 확정일자정보의 제공을 요청한 경우에는 그러하지 아니하다. ③ 확정일자 부여현황을 제공할 때에는 제공연월일과 등기정보중앙관리소 전산운영책임관의 직명을 적은 후 전자이미지관인을 표시하여야 한다. 이 경우 확정일자 부여현황이 여러 장으로 이루어진 경우에는 발행번호를 표시하여 연속성을 확인할 수 있는 조치를 하여야 한다. ④ 인터넷등기소를 이용하여 등기기록을 열람하면서 이와 결합하여 확정일자정보의 제공을 요청하는 경우에는 간이한 형태로 확정일자 부여현황을 제공할 수 있으며, 이 경우 제1항 및 제3항을 적용하지 아니한다. 제15조 (전자확정일자가 부여된 전자화문서의 제공 요청방법) ① 전자화문서를 발급받기 원하는 임대인ㆍ임차인은 확정일자부여기관을 방문하여 신분증명서를 제시하고 별지 제4호 양식의 요청서를 작성ㆍ제출하여야 한다. 다만 인터넷등기소를 이용하는 경우에는 규칙 제6조 제4항의 정보를 제공하여야 한다. ② 전자확정일자 부여의 신청인은 전자확정일자를 부여받은 후 전자화문서를 3월 이내에 1회에 한하여 무상으로 발급받을 수 있다. ③ 인터넷등기소에서 제17조의 규정에 따라 수수료를 결제한 경우에는 결제한 당일에 한하여 전자화문서의 발급요청을 철회하고 그 결제를 취소할 수 있다. ④ 제3항에 따른 수수료의 결제일로부터 3월이 경과한 때에는 요청한 해당 전자화문서의 발급서비스를 제공하지 아니한다. ⑤ 전자화문서에 대한 제1항의 제공 요청서 및 요청 정보의 보존기간은 1년으로 한다. 제16조 (전자확정일자가 부여된 전자화문서의 발급확인) 전자화문서의 발급여부를 확인하고자 하는 자는 인터넷등기소에서 전자화문서에 표시된 발급확인번호를 입력하여 그 발급여부를 확인할 수 있다. 제17조 (수수료의 납부방법 등) ① 확정일자의 부여, 정보 제공 수수료는 현금이나 신용카드로 납부하여야 한다. 다만 인터넷등기소를 이용하는 경우에는 신용카드, 금융기관계좌이체, 선불전자지급수단 등의 결제방식으로 납부하여야 한다. ② 제14조 제4항에 따라 간이한 형태로 확정일자 부여현황을 제공하는 경우에는 정보제공 수수료를 면제한다.