방송미디어통신위원회 기록물 관리 지침

제1장 총칙 제1조(목적) 이 지침은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "기록물관리법"이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조에 따라 방송미디어통신위원회 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 방송미디어통신위원회 기록물의 안전한 보존과 투명하고 책임 있는 관리 및 효율적인 활용을 위해 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. 제2조(적용범위) 방송미디어통신위원회의 기록물 관리에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다. 제3조(정의) 이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. 1. "기록물"이라 함은 방송미디어통신위원회 및 소속기관의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 공문서ㆍ보고서ㆍ증빙서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다. 2. "기록물 관리"라 함은 기록물의 생산ㆍ등록ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 제반 업무를 말한다. 3. "행정자료"라 함은 방송미디어통신위원회 소속 직원의 정보 이용 편의를 위하여 비치ㆍ제공하는 간행물 및 일반도서류 등으로서 제1호의 기록물을 제외한 제반 자료를 말한다. 4. "처리과"라 함은 기록물의 생산과 등록 등 기록물을 직접적으로 처리하는 부서(과, 팀)를 말한다. 5. "기록물생산시스템"이라 함은 전자문서의 생산 및 전자ㆍ비전자문서 등록을 처리하는 시스템으로서, ‘온-나라시스템’을 일컫는다. 제4조(기록관의 설치) ① 방송미디어통신위원회의 기록물 관리를 총괄하기 위하여 방송미디어통신위원회 운영지원과 소속으로 기록관을 설치하고, 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)은 운영지원과장이 된다. ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리책임자와 기록물관리, 정보공개청구 접수, 행정자료 관리, 전산시스템 운영 등의 업무 수행에 필요한 전담 인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 방송미디어통신위원회의 보존기록물 관리에 필요한 서고와 업무 및 열람 공간을 설치하여야 한다. ④ 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다. 1. 기록물 관리에 관한 기본 계획 수립 및 시행 2. 기록관리기준표 작성 및 관리 3. 기록물 정리 주관 4. 기록물생산현황 취합 및 국가기록원으로의 통보 5. 기록물의 수집ㆍ보존 및 활용 6. 보존기간 30년 이상 기록물의 국가기록원으로의 이관 7. 기록물의 보존가치 평가 및 폐기 8. 기록물 평가심의회의 운영 9. 기록물 보존 서고 관리 10. 간행물, 시청각기록물, 행정박물 및 비밀기록물 관리 11. 기록관리 재난대비책 및 보안대책 수립ㆍ운영 12. 기록물관리 실태 점검ㆍ평가 및 교육 13. 삭제 <2018.12. .> 14. 비공개기록물의 공개여부 재분류 15. 당해기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독ㆍ지원 16. 기록물관리 전산시스템의 관리 및 운영 17. 기타 기록물 및 행정자료실 관리에 관한 사항 ⑤ 삭제 <2014. 9. 29.> 제5조(처리과 기록물관리책임자) ① 처리과의 장은 해당 부서의 기록물관리 업무를 수행할 기록물관리책임자를 지정하여야 한다. ② 처리과 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다. 1. 처리과 내 기록물의 생산ㆍ등록에 관한 사항 2. 처리과의 기록관리기준표 관리에 관한 사항 3. 처리과 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항 4. 처리과 및 직원 간의 기록물 인계인수에 관한 사항 5. 보존기간 만료된 기록물의 폐기여부 검토에 관한 사항 6. 간행물의 발간등록에 관한 사항 7. 기타 처리과의 기록물관리에 관한 사항 제2장 기록물 생산과 이관 제6조(중요기록물 생산 의무) ① 기록관장은 기록물관리법 제17조의 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물을 포함한 다음 각 호의 기록물을 중요기록물로 지정하고, 처리과의 중요기록물 생산ㆍ등록 여부를 점검하여야 한다. 1. 방송미디어통신위원회 소관 법령의 제ㆍ개정과 관련된 조사ㆍ연구ㆍ검토서 및 주요 회의록 2. 방송미디어통신위원회 연간 업무계획에 포함된 주요 정책의 결정 또는 변경에 관한 조사ㆍ연구ㆍ검토서 및 주요 회의록 3. 「행정절차법」에 의한 행정예고사항에 관한 조사ㆍ연구ㆍ검토서 및 주요 회의록 4. 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약ㆍ협약ㆍ협정ㆍ의정서 등에 관한 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 주요 회의록 및 시청각기록물 5. 「국가재정법」에 의한 ‘예비타당성조사’ 대상 사업 및 ‘대규모 개발사업’에 관한 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 주요 회의록 및 시청각기록물 6. 방송미디어통신위원회 회의록 및 속기록 7. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의의 회의록 8. 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의의 회의록 9. 각종 정부위원회 등 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회의 회의록 10. 방송미디어통신위원회 위원장ㆍ부위원장ㆍ상임위원의 업무 관련 활동에 관한 시청각기록물 11. 주요 외국인사의 동정 중 방송미디어통신위원회와 관련되는 사항에 관한 시청각기록물 12. 방송미디어통신위원회의 주요 행사에 관한 시청각기록물 13. 방송미디어통신위원회 연간 주요업무계획 ② 처리과의 장은 중요기록물로 지정된 사안이 발생한 때에는 처리과 기록물관리책임자로 하여금 중요기록물 해당 사안 및 기록물 생산 내역을 별지 제1호서식의 대장에 기재하여 관리하도록 하여야 한다. 제7조(기록물 등록) ① 모든 기록물은 생산ㆍ접수 후 즉시 기록물생산시스템에 등록하여 등록번호를 부여하고, 해당 기록물에 등록번호를 표시하여야 한다. ② 등록번호란이 표시되어 있지 않은 문서ㆍ도면ㆍ카드ㆍ대장 및 증거서철과 사진ㆍ필름ㆍ테이프ㆍ디스켓 등의 특수매체 기록물에는 별표 1의 양식에 따라 해당 기록물에 등록번호를 표기하여야 한다. ③ 시청각기록물은 별지 제2호서식에 따라 설명문을 작성하여 등록 시 첨부하여야 한다. 제8조(기록물 분류와 편철) ① 모든 기록물은 처리과별ㆍ단위과제별로 분류하여 편철ㆍ관리하여야 한다. ② 전자문서가 아닌 기록물의 경우, 기록물생산시스템에 등록 시 선택한 전자기록물철과 동일한 비전자기록물철을 만들어 기록물을 편철하여야 한다. ③ 전자문서가 아닌 기록물의 편철은 기록물관리법 시행규칙 제9조부터 제13조까지의 기록물 유형별 편철방법에 따른다. 제9조(기록관리기준표 운영) ① 기록관장은 정부기능분류체계의 단위과제별로 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정사유를 정한 보존기간 책정 기준과 단위과제 및 기록물 유형별 공개여부 및 접근권한에 대한 기준을 작성하여야 한다. ② 모든 기록물은 기록관리기준표에 따라 보존기간과 공개여부 및 접근권한을 정해야 한다. ③ 기록관리기준표의 변경이 필요한 경우 처리과 기록물관리책임자는 기록관에 변경을 신청하여야 하며, 기록관장은 이를 검토하여 기록관리기준표를 변경하여야 한다. ④ 기록관장은 매년 1월 말까지 기록관리기준표를 정기적으로 점검하여 변경ㆍ관리하여야 한다. 제10조(기록물 정리) ① 처리과 기록물관리책임자는 매년 2월 말까지 해당 부서에서 전년도에 생산ㆍ접수한 기록물에 대하여 공개여부와 접근권한을 재분류하고, 분류ㆍ편철을 확정하여야 한다. ② 전자문서가 아닌 기록물을 정리할 때에는 기록물철별로 표지와 색인목록을 작성하여 부착하여야 하며, 정리 완료된 기록물철은 단위과제별로 보존상자에 담아 보관하여야 한다. ③ 기록관장은 매년 1월 말까지 처리과 기록물관리책임자에 대한 기록물 정리 교육을 실시하여야 한다. 제11조(기록물 생산현황 보고) ① 처리과 기록물관리책임자는 해당 부서의 기록물 정리 결과를 매년 3월 31일까지 기록관에 제출하여야 한다. ② 기록관장은 처리과의 기록물 정리 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 국가기록원에 통보하여야 한다. 제12조(기록물 이관) ① 처리과 기록물관리책임자는 기록물을 보존기간의 기산일부터 1년간 보관한 후 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무를 수행하는 데 수시로 참고해야 하는 비전자 기록물의 경우에는 보존기간 기산일부터 10년의 범위 안에서 기록물 이관 시기를 연장할 수 있으며, 이때 처리과에서는 기록물관리법 시행규칙 별지 제3호서식에 따라 기록물 이관시기 연장 신청서를 기록관에 제출하여야 한다. ② 처리과 기록물관리책임자는 이관 기록물의 건별로 그 기록물의 공개 여부를 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」(이하 ‘정보공개법’이라 한다) 제9조제1항 및 「방송미디어통신위원회 행정정보공개지침」의 비공개대상정보 세부기준에 따라 구분하여 색인목록에 표시하여야 하며, 기록관장은 이에 따라 이관 기록물의 공개 여부를 분류하여 관리하여야 한다. ③ 전자적으로 생산ㆍ접수한 기록물은 기록관리시스템으로 인수하여 관리하여야 하며, 비전자기록물을 이관하는 경우 처리과에서는 기록물철별 색인목록을 첨부하여 기록물관리법 시행규칙에서 정한 방법에 따라 정리하여야 한다. ④ 기록관은 처리과에서 작성한 별지 제3호서식의 이관목록과 이관 기록물을 확인하고 그 결과를 해당 처리과에 공문으로 통보하여야 한다. ⑤ 이관 기록물 확인 시 기록관이 배포한 지침에 따라 정리가 이루어지지 않은 경우, 기록관장은 이 사항을 처리과로 즉시 통보하여야 하며, 해당 처리과는 미비사항 또는 오류사항을 수정ㆍ보완한 후에 재이관하여야 한다. ⑥ 기록관에서 인수하여 보존ㆍ관리하는 보존기간이 30년ㆍ영구ㆍ준영구인 기록물 중 보존기간 기산일부터 10년이 경과한 기록물은 국가기록원으로 이관하여야 한다. 제13조(조직개편 시 기록물 관리) ① 인사이동 등으로 업무담당자가 변경되는 경우 처리과 기록물관리책임자는 해당 직원 간에 소관 기록물에 대한 인계ㆍ인수가 이루어지도록 하여야 하며, 별지 제4호서식의 기록물 인계ㆍ인수 확인서를 보관하여야 한다. 다만 업무 후임자가 없는 경우에는 처리과 기록물관리책임자가 해당 기록물을 인수하여 관리하여야 한다. ② 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 별지 제4호서식의 기록물 인계ㆍ인수 확인서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무 승계 부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 인수하여 관리하여야 한다. 제3장 기록물 보존과 폐기 제14조(처리과의 기록물 보관) 처리과 기록물관리책임자는 제10조에 따라 정리하여 처리과에서 보관하는 비전자 기록물에 대하여 별지 제5호 서식의 목록을 작성ㆍ관리하여야 한다. 제15조(기록물 보존) ① 기록관이 인수한 기록물은 기록물형태별ㆍ처리과별ㆍ생산연도별 등으로 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열 방식은 기록관장이 정한다. 제16조(서고관리) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고 관리 책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다. ② 기록물 보존 서고 관리 책임자는 다음 각 호의 사항을 주1회 점검하여야 한다. 1. 서고의 각종 전원ㆍ소화설비 등 각종 시설물 작동상태 2. 보존 기록물의 열람 및 대출 상황 제17조(기록물 평가) ① 기록관장은 보존기간이 경과된 기록물을 대상으로 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 폐기보류로 구분하여 처리하여야 한다. ② 기록물 평가 시 다음 각 호에 해당하는 기록물은 보존기간을 재책정하여 장기적으로 보존ㆍ관리하여야 한다. 1. 방송미디어통신위원회의 역사를 증명할 수 있는 조직 및 직제 변경에 관한 기록물 2. 방송미디어통신위원회의 연도별 업무계획 및 추진과정ㆍ결과ㆍ심사분석 관련 기록물 3. 법령 제ㆍ개정, 주요정책 수립ㆍ변경 등과 관련하여 역사적 가치가 있다고 판단되는 기록물 4. 국회 또는 국무회의의 심의를 거친 기록물 5. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고 관련 기록물 6. 장기 존속 물건 또는 재산의 관리ㆍ확정ㆍ증빙에 필요한 기록물 7. 민원증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록물 8. 징계시효, 회계법상 시효, 민ㆍ형사상 시효, 계약기간, 기타 관계법상 보존이 필요한 기록물 9. 기타 기록물관리법 시행령 별표 1에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 가운데 보존기간이 영구ㆍ준영구 또는 30년인 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물 제18조(기록물평가심의회 구성) ① 기록물 평가에 대한 사항을 심의하기 위하여 방송미디어통신위원회 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다. ② 심의회는 위원장 1명, 공무원 위원 2명, 민간위원 2명 등 전체 5명의 위원을 구성하되, 민간위원은 평가 심의의 내실화를 위해 방송통신 분야 또는 기록관리학에 정통한 외부 전문가 2인을 위촉한다. ③ 심의회의 위원장은 기록관장(운영지원과장)이 되고, 소속공무원인 위원은 혁신기획담당관과 방송미디어정책기획과장이 된다. ④ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다. 1. 보존기간 경과된 기록물에 대한 평가심사 결과의 적정 여부 2. 보존기간 경과된 기록물에 대한 보존기간의 재책정 3. 기타 보존기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항 제19조(심의회 운영) ① 심의회는 제18조제4항에 대한 심의가 필요한 경우 심의회위원장이 소집하며, 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. ② 심의회위원장이 심의 과정에 필요하다고 인정할 때에는 관련자의 출석을 요청할 수 있다. ③ 기록물관리전문요원은 심의회에 배석하여 회의록을 작성하여야 하며, 회의 종료 후에는 별지 제6호서식에 따른 기록물평가심의서와 회의록, 기타 관련 서류를 첨부하여 심의회위원장의 서명을 받은 후 보존하여야 한다. 제20조(기록물 평가 절차) ① 기록관장은 매년 기록물 평가 계획과 평가대상 기록물 목록을 각 처리과에 통보하여야 한다. ② 평가 대상 기록물의 생산 또는 소관 처리과의 기록물관리책임자는 처리과 내 업무담당자의 폐기여부에 대한 의견을 취합하여 기록관에 제출하여야 한다. ③ 기록물관리전문요원은 처리과에서 제출한 폐기여부 검토의견을 취합하고 기록물관리법 시행령 별표 1에서 규정한 보존기간별 분류기준 및 기록관리기준표의 단위과제 보존기간과 역사적ㆍ증거적ㆍ정보적 가치 등을 고려하여 기록물 폐기의 적정성을 심사하여야 한다. ④ 기록관장은 심의회를 개최하여 기록물 폐기의 적정성 여부를 종합 심의하고, 별지 제6호서식의 기록물평가심의서와 별지 제7호서식의 기록물평가심의의결서를 작성한다. ⑤ 기록관장은 평가 및 폐기 계획, 검토, 심사, 심의, 집행 등 기록물 평가와 관련된 일체의 행위에 대한 기록을 생산하여야 하며, 보존기간을 준영구로 책정하여 보존하여야 한다. 제21조(기록물 폐기 집행) ① 기록관장은 심의회에서 폐기 결정된 기록물을 반드시 폐기하여야 하며, 폐기 과정에서 개인정보나 업무상의 보안 정보가 유출되지 ㆍ않도록 필요한 조치를 하여야 한다. ② 기록관장은 폐기 집행 내역을 별지 제8호서식의 폐기기록물 목록에 기록하여 관리하여야 한다. 제4장 기록물 활용 제22조(열람 및 대출) ① 기록관장은 별지 제9호서식에 따른 열람 신청서를 제출한 모든 신청인에게 기록물 열람 서비스를 제공한다. 다만, 업무 수행을 목적으로 하지 않은 공무원 및 일반 국민의 열람 요청은 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」에 의한 정보공개 청구 처리 절차에 따라 처리한다. ② 기록관에 이관된 기록물은 그 대출이 불가하나, 부득이한 경우 방송미디어통신위원회 소속 공무원에 한하여 별지 제10호서식에 따른 기록물 대출 신청서를 제출받고 대출할 수 있다. ③ 기록관 담당 직원은 기록물 열람 및 대출 처리에 관련된 기록을 작성ㆍ유지하여야 한다. 제23조(열람ㆍ대출 시 준수사항) ① 기록관 내에서 기록물을 열람하는 자는 기록관 담당 직원의 지시에 따라야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다. 1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기 2. 무단으로 열람실 밖으로 반출 3. 기록관 시설의 훼손 또는 파괴 4. 열람실 지역 내로 음식물 등의 반입 ② 기록관 보존 기록물을 대출할 때에는 다음 각 호의 사항을 따른다. 1. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다. 2. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제10호서식의 대출신청서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다. 3. 기록관장은 제1호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다. 제24조(열람 및 대출 제한) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다. 1. 비밀, 대외비가 해제되지 않은 기록물을 열람하고자 하는 경우 2. 정보공개법 및 다른 법령에서 공개를 제한하고 있는 경우 3. 기록물의 열람ㆍ대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우 4. 분실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우 5. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우 6. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 판단되는 경우 ② 기록물을 분실 또는 훼손한 자에 대해서는 추후 열람 및 대출을 제한할 수 있다. 제25조(대출기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물 및 행정자료를 타인이나 다른 기관에 대여할 수 없다. 제26조(반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하고, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다. ② 기록물을 대출받은 자는 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장 시에는 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다. 제5장 기타 유형 기록물의 관리 제27조(간행물 관리) ① 처리과에서 간행물을 발간하는 경우에는 국가기록원에 간행물 발간등록번호 부여를 신청하고, 국가기록원으로부터 부여받은 간행물 발간등록번호를 해당 간행물에 인쇄하여야 한다. ② 지출관은 간행물 발간 관련 경비를 집행하고자 하는 때에는 해당 간행물의 발간등록 여부를 확인하여야 한다. ③ 처리과는 간행물 발간 후 15일 이내에 당해 간행물의 책자 3부씩과 전자파일을 국가기록원과 기록관에 제출하여야 하며, 책자 2부씩을 국립중앙도서관과 국회도서관에 송부하여야 한다. 제28조(시청각기록물 관리) ① 처리과에서 사진ㆍ필름ㆍ테이프ㆍ비디오ㆍ음반ㆍ디스크 등 영상 또는 음성 형태의 기록물을 생산한 경우, 이를 기록물생산시스템에 등록하여 관리하여야 한다. ② 처리과에서 생산ㆍ관리하는 시청각기록물 중 비전자 기록물은 제12조제1항에 따라 기록관으로 이관하여야 한다. ③ 기록관은 보존기간이 30년 이상인 시청각기록물을 보존기간의 기산일부터 5년 이내에 국가기록원으로 이관하여야 한다. 다만, 부득이한 사유로 이관시기의 연장이 필요하다고 인정되는 때에는 보존기간 기산일부터 10년의 범위 내에서 이관시기를 연장할 수 있다. 제29조(행정박물 관리) ① 처리과에서 별표 2에 따른 행정박물을 생산, 접수 또는 취득한 경우 제조에 의한 기록물 생산현황보고 시 해당 목록을 기록관에 제출하여야 한다. ② 기록관장은 제1항에 따라 보고된 행정박물의 목록을 국가기록원에 제출하고, 국가기록원이 이관 대상으로 지정하는 행정박물을 처리과에 통보하여 국가기록원으로 이관하도록 하여야 한다. 제30조(비밀기록물 관리) ① 기록관장은 비밀기록물 관리에 필요한 시설ㆍ장비 등을 설치ㆍ운영하여야 하며, 전담 관리요원을 지정하여야 한다. ② 처리과는 비밀기록물 생산 시 당해 기록물의 원본에 비밀 보호기간 및 보존기간을 함께 정하여 별표 3의 방법에 따라 표기하여야 하며, 보존기간은 비밀 보호기간 이상의 기간으로 책정하여야 한다. ③ 처리과가 보관하는 비밀기록물 원본 중 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생한 경우 기록관으로 이관하여야 한다. 1. 일반문서로 재분류한 경우 2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우 3. 생산 후 30년이 지난 경우 ④ 기록관에서 인수한 비밀기록물 중 보존기간이 30년 이상인 기록물은 인수 다음 연도 중에 국가기록원으로 이관하여야 한다. 다만, 인수한 기록물이 보존기간 기산일부터 10년이 지나지 아니한 경우에는 남은 기간을 기록관에서 보존한 후 이관한다. 제6장 행정자료의 관리 제31조(행정자료실의 운영) 기록관장은 소속 직원의 정보 이용 편의를 위하여 간행물 및 일반도서류를 비치하여 열람ㆍ대출 서비스를 제공하는 행정자료실을 운영할 수 있다. 제32조(행정자료의 수집) ① 기록관장은 방송미디어통신위원회 및 소속기관에서 발간하는 간행물을 수집ㆍ비치하여야 하며, 정기적으로 간행물 발간 현황을 점검하여 미수집 간행물을 확보하여야 한다. ② 기록관장은 방송통신 관련 정책 개발 및 업무 수행을 지원하기 위하여 관련 기관 및 연구단체 발간 자료와 업무 관련 전문도서를 기증, 상호 교환 또는 구입의 방법으로 수집하여야 한다. ③ 소속 공무원이 공무 출장 중 수집한 자료나 학위논문 또는 일반시민이나 단체에서 기증하는 것으로서 지속적으로 보관하여 활용할 가치가 있다고 판단되는 자료 등은 상시 접수하여 관리하여야 한다. ④ 기록관장은 직원들의 학습 및 여가 선용에 활용될 수 있는 교양도서 등의 수요를 파악하여 예산의 범위 안에서 구입하여 비치할 수 있다. 다만, 이 경우의 도서 구입은 전체 도서 구입 예산의 2/3를 초과할 수 없다. ⑤ 이 외에 공공기관ㆍ단체ㆍ기업체나 개인이 무상제공 및 기증에 의한 방법으로 자료를 수집할 수 있다. 제33조(행정자료의 등록과 정리) ① 기록관장은 수집된 자료를 자료관리시스템에 모두 등록하여야 한다. 다만 행정자료실에서 소장할 가치가 없는 자료는 제외한다. ② 등록된 행정자료는 다음 각 호의 절차에 따라 정리하여야 한다. 1. 장서인 날인 및 등록번호 표기, 바코드 부착 2. 자체 분류체계 및 한국십진분류법에 따라 분류하여 분류기호 표기 및 부착 3. 분류기호에 따라 지정된 서가에 배열 제34조(행정자료의 열람ㆍ대출ㆍ복사) ① 행정자료의 열람은 누구나 할 수 있으며 대출은 방송미디어통신위원회 소속 공무원에 한한다. 다만, 방송미디어통신위원회 소속이 아닌 공무원과 유관기관의 임직원 등은 기록관장의 승인 하에 행정자료를 대출받을 수 있다. ② 행정자료의 대출은 1인 5책, 14일 이내로 하되, 1회에 한하여 대출기간을 연장할 수 있다. 다만, 연속간행물의 대출기간은 3일 이내로 한다. ③ 행정자료 대출 담당자는 행정자료 대출ㆍ반납 처리에 관련된 기록을 작성ㆍ유지하여야 한다. ④ 2회 이상 반납 통보를 받고도 정당한 사유 없이 반납하지 아니할 경우 다른 자료의 대출을 중지할 수 있으며, 분실도서로 간주하고 변상을 청구한다. ⑤ 기록관의 행정자료는 연구 및 정책 참고자료로 활용될 목적에 한하여 이를 복사할 수 있다. 다만, 자료 복사는 저작권을 침해하지 않는 범위 안에서 하여야 하며, 그 책임은 복사자가 진다. 제35조(행정자료의 변상) ① 행정자료를 열람하거나 대출받은 자가 분실 또는 훼손하였을 경우에는 같은 자료로 변상하여야 한다. ② 같은 자료를 구할 수 없는 경우에는 당해 자료의 현재 시가에 상당하는 금액으로 변상하여야 하며, 그 시가를 환산하기 어려운 자료일 경우에는 기록관장이 정하는 금액으로 한다. ③ 기록물 및 행정자료를 분실 또는 훼손한 자에 대해서는 추후 열람 및 대출을 제한할 수 있다. 제36조(행정자료의 폐기) 기록관장은 소장 행정자료가 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 때에는 폐기할 수 있다. 1. 기존 자료의 내용이 포함된 완전한 신자료를 입수한 경우 2. 활용할 수 없을 정도로 오손ㆍ파손된 경우 3. 자료의 내용이 정보로서의 가치가 없어진 경우 4. 최근 3년간 이용 실적이 없는 경우 제7장 기록물관리 실태점검 등 제37조(기록물관리 실태점검) 기록관장은 당해기관 및 소속기관의 처리과별 기록물 관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다. 제38조(기록물관리 교육) 기록관장은 기록물 관리 업무와 관련하여 처리과 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 할 수 있다. 제39조(비공개기록물의 공개여부 재분류) ① 기록관장은 소관 기록물 중 비공개로 분류된 기록물에 대하여는 매 5년마다 공개 여부를 재분류하여야 한다. ② 비공개기록물의 공개여부는 기록관 담당 직원의 검토와 소관 처리과의 검토를 거쳐 기록관장이 재분류한다. 제40조(세부사항) 이 지침의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.