국립문화유산연구원 기록관 운영 규정

제1장 총칙 제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하‘법’이라 한다.) 제13조 및 동법 시행령(이하‘영’이라 한다.) 제10조의 규정에 따라 기록관 설치 및 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. 제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. 1. "처리부서"라 함은 국립문화유산연구원 본원과 지방연구소의 소속 실ㆍ과 및 문화유산보존과학센터를 말한다. 2. "기록물관리시스템"이란 업무 수행 중 발생한 기록물을 온나라시스템으로부터 이관하여 관리하는 시스템을 말한다. 제3조(적용범위) ① 이 규정은 국립문화유산연구원 소속 전 처리부서에 적용한다. ② 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다. 제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 디지털연구정보팀 소속으로 하고 기록관장은 디지털연구정보팀장(이하 "기록관장" 이라 한다.)이 된다. ② 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 각 처리부서의 장으로 하여금 기록관리책임관과 기록물관리담당자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다. 제2장 기록관 구성 및 업무 제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관은 다음 각 호의 업무를 총괄한다. 1. 당해 기관 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행 2. 당해 기관 기록물의 수집ㆍ관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 영구기록물관리기관으로의 기록물의 이관 5. 기록물평가 및 기록물평가심의회 운영 6. 당해 기관 및 소속 처리부서의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 7. 기록관의 시설 및 장비관리 8. 발간물의 수집, 등록번호 관리 9. 그 밖에 기록관의 운영에 관한 사항 ② 기록관장은 문화유산 관련 기록물의 수집, 보존, 활용을 위해 대내외적으로 협의체를 구성ㆍ운영할 수 있다. 제3장 처리부서의 기록물관리 제6조(기록물의 등록 및 수집) ① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 온나라시스템에 등록하고, 해당 문서에 별지 제1호 서식에 의한 생산ㆍ접수번호를 표기하고 과제카드 단위로 편철하여야 한다. ② 민간으로부터 문서를 접수하는 경우에는 행정자치부에서 운영하는 문서24서비스를 활용하여 전자적으로 접수하여야 하며, 부득이한 경우 제1항에 따른다. ③ 업무과정에서 수집되는 연구정보 중 온나라시스템에 등록할 수 없는 형태의 원천정보는 연구자원관리시스템에 등록ㆍ관리할 수 있다. ④ 처리부서의 장은 공공기관ㆍ개인ㆍ민간단체ㆍ조사연구기관ㆍ민간기업ㆍ언론사 등이 소장하고 있는 문화유산 관련 기록물을 수집하도록 노력하여야 한다. 제7조(기록물의 정리) ① 각 처리부서의 장은 온나라시스템에서 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 매년 2월말까지 공개여부, 접근권한 재분류, 문서종결, 중단문서 처리 등을 완료하여야 한다. ② 처리부서의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 과제카드별로 편철하고 단위과제별로 박스편성하는 비전자기록물 정리와 원천정보의 연구자원관리시스템 등록을 완료하고 그 결과를 5월말까지 기록관장에게 통보 하여야 한다. ③ 기록관장은 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월말까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. 제8조(기록물의 이관) ① 처리부서의 장은 처리부서에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관하여야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우 별지 제2호 서식의 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다. ② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 5년의 범위 이내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다. ③ 기록관장은 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우 업무를 인계ㆍ인수하는 부서간에 기록물인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다. ④ 처리부서의 장은 보존기간이 경과한 기록물이라 하더라도 임의로 폐기할 수 없으며, 기록관으로 이관하여야 한다. 제9조(간행물의 관리) ① 처리부서의 장은 다음 각 호에 해당하는 경우 간행물 발간번호를 부여받아야 한다. 1. 각종 조사ㆍ연구ㆍ검토보고서, 주요 회의 자료집 2. 국립문화유산연구원 소관 법규집 3. 국립문화유산연구원 이 발간하는 도서ㆍ백서ㆍ연감ㆍ통계ㆍ도록 등의 간행물 4. 국립문화유산연구원 주관의 주요 교육 교재 또는 자료집 5. 각종 용역 사업에 따른 완료보고서 ② 처리부서의 장이 업무와 관련하여 간행물을 발간할 때에는「국가유산청 간행물 관리 지침」과「국립문화유산연구원 자료정보관 운영규정」에 따른다. 제4장 기록관의 기록물관리 제10조(기록관 기록물의 보존) ① 기록관은 처리부서에서 인수한 기록물을 기록물 형태, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 제반여건을 고려해 기록관의 장이 정한다. ③ 기록관장은 전자기록물의 안전한 보존을 위해 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하도록 하고 백업 자료는 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산ㆍ보관하여야 한다. ④ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다. 제11조(기록관 기록물의 이관) ① 기록관장은 처리부서에서 기록관으로 이관된 기록물 중 보존기간이 30년, 준영구, 영구인 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년간 관할 기록관에서 보관한 후 다음 연도 중에 영구기록물관리기관으로 이관할 때에는 법 제19조 및 영 제40조에 따른다. ② 기록관장은 제1항에도 불구하고 처리부서의 장으로부터 이관 연기 요청을 받은 경우와 장기간의 지속사업인 경우 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 이관 연기에 필요한 조치를 강구하여야 한다. 제12조(기록관 기록물의 평가 및 폐기) ① 기록관의 보유기록물 중 보존기간이 만료된 기록물을 평가하여 폐기할 때에는 법 제27조 및 영 제43조의 규정에 따라 시행한다. 제13조(기록물 실태점검 및 교육) ① 기록관장은 제7조 제2항에 따라 정리된 결과를 확인하고 이관하는 내용을 포함하여 처리부서의 기록관리 실태점검을 실시하고, 점검결과에 따른 조치계획을 수립하여야 한다. ② 기록관장은 직원교육을 연1회 이상 실시하여야 한다. 제14조(중요 기록물의 전산화) ① 기록관장은 제11조에 따른 기록물과 활용가치가 높은 기록물의 원본을 데이터베이스로 구축하고 기록관리시스템과 관련 시스템을 통해 공공에 제공하거나 직원이 업무에 활용할 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 제1항에 따라 데이터베이스를 구축한 때에는 구축데이터의 부본을 보존기록물에 적합한 저장매체에 주기적으로 백업 수록하여 관리하여야 한다. 제5장 기록물평가심의회 제15조(심의회의 구성) ① 기록물평가심의회(이하‘심의회’라 한다)는 위원장을 포함하여 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속공무원과 민간위원 2인 등 5인 이내로 구성하며 기록물평가심의의 전문성을 보장하기 위해 평가대상 기록물 생산부서의 장을 참석시켜 의견을 청취할 수 있다. ② 심의회의 위원장은 위원 중 호선으로 하고, 소속 공무원은 각 실과 주무과장 또는 평가대상 기록물의 수량을 기준으로 해당 부서장 중에서 선임한다. ③ 민간위원은 국가유산행정에 대한 이해가 높은 관련분야 연구자 또는 기록관리 분야의 전문가 중 기록관장의 추천으로 국립문화유산연구원이 위촉한다. ④ 심의회 위원의 임기는 2년으로 하되 1차에 한하여 연임할 수 있다. 다만, 공무원인 위원의 임기는 따로 정하지 않는다. ⑤ 심의회에 참석한 민간위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당ㆍ여비, 기타 필요 경비를 지급할 수 있다. 제16조(위원의 의무) ① 심의위원은 제18조의 폐기보류 기준을 준수하여 중요 기록물이 폐기되지 않도록 신중한 평가심의를 수행해야 한다. ② 위원 중 부득이하게 심의회에 참석할 수 없는 경우 별지 제3호 서식의 서면의견서를 제출하여야 한다. 제17조(심의 내용) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다. 1. 보존기간 10년 이하 기록물의 평가ㆍ폐기 등에 관한 사항 2. 기록물의 보존기간 재책정에 관한 사항 3. 기타 기록물의 평가ㆍ폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항 제18조(폐기 보류 기준) 심의는 보존기간이 경과된 한시 기록물을 대상으로 하며, 다음 각 호에 해당하는 기록은 폐기보류 또는 보존기간을 연장하여 보존ㆍ관리되도록 해야 한다. 1. 국가유산청 및 국립문화유산연구원 역사를 증명할 수 있는 조직 및 직제 변경에 관한 기록 2. 국립문화유산연구원 역사자료로서 가치가 있다고 판단되는 기록 3. 공무원채용과 관련하여 이후 소송 등의 증빙자료로 활용될 수 있는 기록 4. 소속공무원의 임용, 징계 및 상벌, 교육 등 개인인사정보에 관련된 기록. 단, 해당 공무원의 임용일로부터 50년이 경과된 기록은 폐기할 수 있다. 5. 회계법상 시효, 민ㆍ형사상의 시효, 계약기간, 혹은 관계 법령에 정해진 보존기간이 경과되지 않은 기록 6. 주요 정책수립 기록으로 해당 정책의 시행 및 그 결과를 알 수 있는 기록 7. 기타 영 제26조에 규정되어 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 중 보존기간이 영구 또는 준영구에 해당하는 기록물과 관련된 기록물 제19조(평가목록 작성 및 의견서 제출) 기록물관리책임자는 기록관장이 정한 기록물 평가심의 계획에 따라 당해 처리부서 폐기대상 기록물의 처리에 대한 의견을 기재한 별지 제4호 서식 제20조(기록관리전문요원의 평가심사) ① 전문요원은 처리부서 의견서의 적정성 여부 검토 등 평가 심사를 수행하고 그 내용을 기재한 뒤 별지 제5호 서식에 의한 기록물평가심사서를 작성하여야 한다. ② 전문요원은 기록물 폐기대상목록이 결정되면 심의회 개최 7일 전까지 국립문화재연구원 홈페이지에 공개하여 국민의 의견을 들을 수 있다. 제21조(평가심의회의 심의) ① 심의회 위원장은 심의회 개최 7일 전까지 심의안건, 기록물평가의견서 및 평가심사서 등 기록물 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부하여야 하고 심의위원들이 원본열람을 요청할 경우, 기록관에서 열람할 수 있도록 조치하여야 한다. ② 위원장은 심의 결과, 보존기간 또는 보존방법의 변경이 필요하다고 인정될 경우, 관련 단위과제의 보존기간 및 보존방법 등의 수정을 요구할 수 있다. 이 경우 기록관리 전문요원은 해당 단위과제의 기록물 관리 속성을 변경ㆍ관리하여야 한다. ③ 위원장은 심의 종료 후 별지 제6호 서식에 의한 기록물평가심의서를 작성하고 별지 제7호 서식의 기록물평가심의회 의결서에 참석위원의 서명ㆍ날인을 받아 기록관장에게 제출하여야 한다. 제22조(심의회의 운영) ① 위원장은 필요한 경우 심의회의를 소집할 수 있으며, 심의회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. ② 위원장은 기록물의 가치판단 여부 등 필요한 경우 당해 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다. ③ 간사는 심의회에 배석하여 회의록을 작성하여야 하며, 회의 종료 후에는 별지 제7호 서식에 의한 기록물평가심의회 의결서와 회의록, 기타 관련 서류를 첨부하여 위원장의 서명을 받은 후 제23조 제2항의 규정에 따라 보존ㆍ관리하여야 한다. 제23조(평가심의 관련 기록의 보존) ① 기록관장은 기록물평가심의회에서 물리적 폐기 진행이 완료될 때까지 전 과정의 기록을 생산ㆍ관리하여야 하며, 필요한 경우 시청각 기록물을 생산ㆍ관리하여야 한다. ② 폐기심의 관련 기록물은 다음 기준에 따라 보존ㆍ관리한다. 1. 기록물평가심의회 의결서 및 기록물평가심의서, 회의록 : 영구 2. 기록물평가의견서 및 기록물평가심사서 등 : 10년 3. 기타 기록물 폐기와 관련된 기록물 : 5년 제24조(전자기록물의 폐기) ① 전자기록물은 종이기록물의 평가심의와 동일한 절차와 기준으로 진행되어야 하며 필요한 경우 종이로 출력하여 심사 및 심의할 수 있다. ② 전자기록의 폐기는 전자적 방법으로 수행된다. 단, 제1항의 규정에 의해 종이로 출력된 기록물은 일반 기록물과 같이 폐기한다. 제6장 기록물의 이용 제25조(기록관 열람실 이용시간) 기록관 열람실의 이용 시간은 공무원의 근무시간과 동일하게 적용한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우, 연장 또는 단축 운영할 수 있다. 제26조(정보공개접수창구) ① 기록관 열람실에 정보공개접수창구를 두며 그 운영에 관하여는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」에 따른다. ② 기록관장은 기록관 열람실에 기록물보유목록을 비치하여야 하며, 이용자 및 정보공개 청구인의 편의증진을 위한 열람시설 및 장비를 갖추어야 한다. 제27조(열람ㆍ대출의 자격) ① 기록관의 기록물 열람ㆍ대출 자격은 다음 각 호와 같다. 1. 국가유산청 및 소속기관의 직원 2. 타 부처 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자 3. 제1항 제2호의 경우 기록관장의 지정 장소에서 열람만 할 수 있으며 공개 기록의 경우 사본을 제공할 수 있다. ② 영리목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자는 행정자치부의 문서24시스템으로 요청하여야 하며, 자료 이용 시 출처를 명시하고, 목적물이 발생된 경우 2주 이내에 관련 결과물 2부를 기록관에 납본하여야 한다. 제28조(열람ㆍ대출의 제한) ① 다음 각 호에 해당하는 경우 열람ㆍ대출을 제한할 수 있다. 1. 비밀이 해제되지 않은 기록물과「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조 제1항 각호에 해당하는 경우 2. 망실 또는 파손우려가 있는 경우 3. 사전 공표대상과 홈페이지 등에 공개된 정보 4. 기술정보 등 특허에 관한 사항과 저작권 소유 정보가 불명확한 경우 5. 초상권 보호 요청이 있는 경우 6. 신탁 등 별도의 이용절차로 정한 정보 7. 국가유산 도난, 훼손, 도굴 등의 가능성이 있는 정보 ② 제1항에도 불구하고 해당 자료의 제공을 요청하는 경우에는 영 제37조에 따르며 기록관은 신청자에게 법원 및 검찰의 명령 등 추가 보조자료를 요청할 수 있다. 제29조(열람ㆍ대출 절차) ① 기록관의 기록물 열람ㆍ대출은 다음 각 호의 사항에 따른다. 1. 기록관의 기록물을 열람ㆍ대출하는 자는 별지 제8호 서식에 따른 기록물 열람ㆍ대출신청서를 제출하여야 한다. 2. 기록관 기록물의 대출기간은 14일이내로 한다. 다만, 기록관리시스템을 통한 전자파일의 열람은 7일 이내로 한다. 3. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다. ② 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다. ③ 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 대출 기록물을 지체 없이 반납하여야 한다. 1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장 등 복무상황이 변경되었을 경우 2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우 3. 매년 12월 15일 제30조(열람 준수사항) ① 기록관 열람실에서는 담당직원의 지시에 따라야 하며 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다. 1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기 2. 기록관 시설 및 장비의 훼손 또는 파괴 3. 음식물 및 필기도구, 휴대전화 등의 반입 행위 4. 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위 ② 기록물을 열람 또는 복사하고자 하는 경우에는 기록물 열람대장에 필요한 사항을 기재하고, 복사, 매체수록 등에 소용되는 실비는 열람자가 부담하여야 한다. 제31조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다. 제32조(벌칙) ① 열람ㆍ대출 자료를 훼손하거나 분실한 자와 제31조에 따라 전대한 자는 법 제50조에서 제53조에 따른다. 제7장 기록관 시설 및 재난관리 제33조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 제60조제1항 별표6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다. ② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업ㆍ열람ㆍ사무공간을 확보하여야 한다. 제34조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무 규정에 따라 관리하여야 한다. ② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 금지하며, 관람ㆍ견학 등을 목적으로 출입이 필요한 경우 기록관장의 사전 허가를 받아야 한다. 제35조(재난대비계획의 수립) 기록관장은 기록관 및 보존서고에 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비계획을 작성ㆍ운영하여야 한다. 제36조(기록관 점검 및 유지보수) ① 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다. 1. 보존서고의 각종 전원 및 소화시설의 작동 상태 점검 관리 2. 보존기록물의 정수점검 및 보존상태 점검 3. 보존기록물의 열람 및 대출상황 점검 ② 기록관장은 기록관 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 하며 장비의 관리를 위하여 전문성을 필요로 할 경우에는 외부업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다. 제37조(세부사항) 이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다. 제38조(재검토기한) 국립문화유산연구원장은 「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 이 고시에 대해 2025년 2월 14일 기준으로 매3년이 되는 시점(매3년째의 2월 13일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 해야 한다.