기획예산처 기록관운영규칙

제1장 총칙 제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록법"이라 한다) 제14조 및 동법 시행령 제11조의 규정에 따라 기획예산처 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. 제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. 1. "기록물"이라 함은 기획예산처와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 3. "기록관"이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 4. "기록물관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 제3조(적용범위) 이 규정은 기획예산처 및 그 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다. 제2장 구성 및 분장업무 제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 운영지원과에 설치하고, 운영지원과장이 기록관장이 된다. ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다. ④ 기록관을 설치하지 않은 소속기관은 당해 소속기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정인원을 배치하여 관련업무를 수행하도록 한다. 이 경우 소속기관의 장은 사전에 기록관장과 협의하여야 한다. 제5조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 기획예산처 장관이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다. ③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. 제6조(주요업무 및 업무분장) 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행 2. 소관기록물 수집ㆍ보존 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리 7. 기록물 서고 관리 8. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행 9. 기획예산처 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 10. 기록물의 보안 및 재난대책 수립 ㆍ 시행 11. 기록관의 시설 및 장비관리 12. 기록관리시스템의 운영 13. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공 14. 정보공개 접수 창구 15. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 제3장 기록물의 관리 제7조(기록물의 생산) ① 기록관장은 기획예산처 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 처리부서의 장은 「공공기록법 시행령」제17조 내지 제19조의 각항 및 각호의 어느하나에 해당되는 업무를 수행할 경우 반드시 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물을 생산하여 전자기록생산시스템에 등록하여야 한다. 제8조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 전자적인 형태로 생산되지 않은 기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자적으로 관리되도록 하여야 한다. 제9조(기록물의 정리 및 생산현황통보) ① 처리과의 장은 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여야 하며, 그 결과를 3월31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ② 기록관의 장은 기획예산처 및 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월31일까지 국가기록원장에게 통보하여야 한다. 제10조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기관에 제출하여야 한다. ② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다. ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다. 제11조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다. 제12조(기록물의 평가) 기록관의 장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 「공공기록법」 제27조제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다. 제13조 (기록물평가심의회의 설치 등) ① 기록물의 평가 및 폐기를 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 설치한다. ② 심의회의 위원장은 기록관장으로 하고 내부위원은 평가대상 기록물의 소관실국 중 대표되는 2개의 실국 주무과의 주무서기관(또는 사무관) 2인, 외부위원 2인으로 하되, 외부위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 외부전문가로 한다. 심의회 내부위원의 임기는 직위에 재직하는 기간으로 하며, 외부위원의 임기는 2년으로 하며, 1차에 한하여 연임이 가능하다. ③ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두며, 간사는 기록물관리 전문요원 또는 위원장이 지정하는 담당자가 된다. ④ 공무원이 아닌 외부전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당ㆍ여비 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. ⑤ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다. 1. 폐기대상기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부 2. 기록물의 보존기간 조정에 관한 사항 3. 기타 보존기록물의 평가 및 폐기와 관련하여 필요한 사항 제14조 (심의회의 소집 및 의결) ① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다. ② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 단, 가부동수인 경우에는 위원장이 결정한다. ③ 부득이한 사정으로 심의회에 참석할 수 없는 경우에는 서면으로 의견을 제출할 수 있으며, 이 경우 당해 위원은 심의회에 출석한 것으로 본다. ④ 간사는 회의록을 작성하여 그 기록을 유지ㆍ관리하여야 한다. 제4장 기록물의 전산화관리 제15조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 「공공기록법 시행령」별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다. ② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다. 제16조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. ② 기록관리시스템은 기획예산처 및 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 국가기록원의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다. 제17조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다. ② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비에 대해 전문적인 유지보수가 필요한 경우에는 전문업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다. 제18조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 기획예산처 및 소속기관 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다. 제5장 보안관리 및 점검 제19조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다. ② 기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다. 제20조(긴급사태 시의 대비) 기록관장은 기록관의 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다. 제21조(점검) 기록관의 서고관리자는 다음 각호의 사항을 이행하여야 한다. 1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부 2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검 제6장 기록물의 대출 및 열람 제22조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다. 제23조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다. 1. 기획예산처 및 소속기관의 직원 2. 타 부처의 공무원 등 ② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다. 제24조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다. 1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기 2. 무단으로 열람실 외로의 반출 3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴 4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위 5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위 ② 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다. 제25조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다. 1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다. 2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다. 3. 기록물을 대출하고자하는 자는 「공공기록법」 시행규칙 별지 제8호 서식인 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여야 한다. 4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다. 제26조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다. 1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우 4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우 5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물 6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우 7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우 8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우 제27조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 한다. ② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다. 1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시 2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우 제7장 보칙 제29조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 기획예산처 및 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다. ② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 기획예산처 및 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다. 제30조(세부사항) 이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다. 제31조(재검토기한) 기획예산처장관은 「행정규제기본법」제8조 (및 「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」)에 따라 이 훈령에 대하여 2026년 1월 1일 기준으로 3년마다(매 3년이 되는 해의 1월 1일 전까지를 말한다) 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.