성평등가족부 기록관 운영규정

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록법"이라 한다) 제13조와 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 성평등가족부 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다. 제2조(적용범위) 기록물관리 및 기록관 운영을 위하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다. 제3조(소속 및 인력배치) ① 기록관은 운영지원과 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 "기록관장" 이라 한다)은 운영지원과장이 된다. ② 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장에게 기록물관리책임자를 지정하게 하여 그 부서의 기록물관리 업무를 수행하게 하여야 한다. 제4조(주요업무) ① 기록관장은 다음 각 호의 사무를 총괄한다. 1. 기록물 관리에 관한 기본계획 수립 또는 시행 2. 소관 기록물의 수집보존과 활용 3. 기록물관리 지도ㆍ교육 4. 기록관리기준표와 기록물분류기준표 관리 5. 기록물생산현황 취합과 영구기록물관리기관으로 통보 6. 보존기간 30년 이상 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관 7. 소관 비공개기록물의 공개 재분류 8. 기록물평가심의회의 운영과 기록물 폐기 관리 9. 기록물 정수점검과 실태조사 10. 기록물 보존서고, 시설ㆍ장비 관리 11. 기록물관리 시스템의 설치와 운영 12. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 13. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공 14. 그 밖의 기록물관리에 관한 사항 ② 제1항 각 호에 따른 세부업무분장은 기록관장이 정한다. 제5조(기록물의 생산) ① 기록관장은 성평등가족부가 수행하는 모든 업무의 과정과 결과를 기록물로 생산하고 등록할 수 있도록 하여야 한다. ② 처리부서의 장은 「공공기록법 시행령」(이하 "시행령"이라 한다)제17조부터 제19조까지의 업무를 수행하는 경우 반드시 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물을 생산하여 전자기록생산시스템에 등록하여야 한다. 제6조(기록물의 생산현황 통보) 처리부서의 장은 매년 2월말까지 전년도에 생산되고 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월 31일까지 기록관장에게 통보하여야 한다. 제7조(기록물의 이관) ① 처리부서의 장은 생산되고 완결된 기록물을 보존기간의 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보존한 후 별지 제1호 서식에 따라 이관목록을 작성하여 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 기록물이 업무참고 등의 필요가 있는 경우에는 사전에 별지 제2호 서식에 따른 이관연기신청서를 제출하여야 한다. ② 제1항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간의 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 그 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. ③ 기록관장은 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 업무를 인계인수하는 부서의 장에게 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없을 경우에는 해당 기록관에서 기록물을 이관받아 관리하여야 한다. 제8조(기록물의 평가 및 폐기) ① 기록물 폐기는 기록관장의 책임하에 실시하며 처리부서에서는 기록물을 폐기할 수 없다. ② 보존기간이 경과된 기록물 중 중요기록물의 멸실을 방지하기 위하여 처리부서 의견조회, 기록물관리 전문요원의 폐기심사와 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 폐기를 결정하여야 하며, 기록물평가심의서를 작성하고 보존하여야 한다. ③ 비전자기록물의 폐기는 소각, 파쇄, 용해 등의 방식으로 하며, 기록관장은 폐기대상기록물이 유출되지 않도록 필요한 조치를 강구하여야 한다. 제9조(기록물평가심의회의 구성 및 기능) ① 기록물 폐기를 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다. ② 심의회는 위원장을 포함하여 5인 이내의 민간전문가와 소속공무원으로 구성하되, 그 중 2인은 민간전문가로 위촉하고 그 세부사항은 다음 각 호와 같다. 1. 위원장은 기록관장이 되며, 공무원인 위원은 기록물 폐기대상이 많은 부서의 장으로 한다. 2. 간사는 기록관리 업무를 주관하는 담당사무관으로 한다. 3. 민간전문가로 위촉하는 위원의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있으며 예산의 범위 안에서 회의수당 등 필요한 경비를 지원할 수 있다. ③ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다. 1. 보존기간 경과 기록물 폐기의 적정 여부 2. 기록물의 보존기간 변경에 대한 사항 3. 그 밖에 보존 기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항 제10조(심의회의 소집 및 의결) ① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집할 수 있으며, 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. ② 위원장이 필요하다고 인정할 때에는 관련자의 출석을 요청할 수 있다. 제11조(기록관리시스템구축) 기록관리시스템은 성평등가족부 처리부서의 전자기록생산시스템이나 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물의 검색이나 활용등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다. 제12조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템이나 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다. ② 기록관리시스템이나 관련 장비의 유지보수에 전문성이 필요할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다. 제13조(보안관리) ① 기록관장은 기록관 보존서고를 통제구역으로 지정하고 「성평등가족부 보안업무규정 시행세칙」에 따라 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하는 등 보안관리를 철저히 하여야 한다. ② 기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람이나 견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다. ③ 비밀기록물은 「성평등가족부 보안업무규정 시행세칙」에 따라 관리하도록 한다. 제14조(긴급사태 대비) ① 기록물은 보존가치의 중요도, 복구 가능 여부 등의 특성에 따라서 우선순위를 정하고, 우선순위가 높은 기록물은 피난이 용이한 비상통로 가까운 곳에 배치한다. ② 문서고 내에서 작업 시 다음 각 호에 해당하는 안전조치를 철저히 한다. 1. 주변의 위험 물질제거(화학약품, 발화물질 등) 2. 손상된 전선과 약한 회선이 없는지 정기 점검 3. 기록물을 배수관 옆이나 아래 직접 보관하지 말 것 ③ 기록관의 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 중요문서를 이송할 수 있는 이송장비와 소화시설을 확보하여야 한다. ④ 기록관담당자는 긴급사태에 대비하여 중요 전산자료를 백업하여 안전한 장소에 관리하여야 한다. 제15조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람하고 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다. 1. 성평등가족부 직원 2. 타 부처 등의 공무원이나 공무원이 아닌 사람으로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 사람 ② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다. 제16조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다. 1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 하는 것을 원칙으로 한다. 2. 기록물의 대출기간은 14일(공휴일 포함) 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다. 3. 기록물을 대출하고자하는 사람은 별지 제3호 서식의 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여야 한다. 4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다. 제17조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람과 대출을 제한할 수 있다. 1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우 3. 그 밖에 기록물의 열람과 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우 4. 관보와 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물 5. 분실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우 6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우 7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우 제18조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하고, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다. ② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다. 1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시 2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우