국세청 기록관 운영규정

제1장 총칙 제1조(목적) 이 규정은「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 ‘공공기록법’이라 한다)제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 의하여 설치한 국세청 기록관(이하"기록관"이라 한다)의 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. 제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. "국세청 기록관"이라 함은 국세청에서 생산 또는 접수한 기록의 보존, 평가, 처리, 이관 등의 기록관리 업무를 전문적으로 수행하기 위한 조직과 인력, 사무 및 작업 공간, 서고 및 장비, 기록관리시스템 등을 갖춘 기록정보센터로서의 역할을 하는 기구를 말한다. 2. "소속기관"이라 함은「국세청과 그 소속기관 직제 시행규칙」 총칙 제1장 제2조의 기관을 말한다. 3. "기록물"이라 함은 국세청이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ간행물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다. 4. "행정자료"라 함은 국내외에서 발간되는 행정관련 간행물, 학위논문, 일반도서, 비디오 등의 시청각자료 및 그 밖의 보존가치가 있는 자료를 말한다. 5. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 6. "기록관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물 수집ㆍ보존ㆍ활용ㆍ이관 등 기록물의 관리가 전자적으로 수행되는 시스템을 말한다. 제3조(적용범위) 이 규정은 국세청 및 그 소속기관에 설치된 기록관의 운영에 관하여 적용하며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별히 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다. 제4조(국세공무원의 의무) 모든 국세 공무원은 이 규정이 정하는 바에 따라 기록물을 보호ㆍ관리할 의무를 갖는다. 제2장 구성 및 분장업무 제5조(소속 및 구성) ① 기록관은 국세청 및 지방 국세청 운영지원과에 각각 설치하고, 기록관의 장은 운영지원과장으로 한다. ② 국세공무원교육원, 주류면허지원센터, 국세상담센터는 기록물의 효율적인 보존관리 및 활용에 필요한 기록관을 설치ㆍ운영할 수 있으며, 기록관을 설치하지 않을 경우는 당해 소속기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서 및 부서장을 지정하고, 적정인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 하여야 한다. ③ 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원(이하"전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다. ④ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리담당자 1인(행정서무)과 기록물관리책임자 1인(사무관 이상)을 지정하여 관련 업무를 수행하도록 한다. 제6조(자문위원의 위촉 등) ① 기록물관리를 위한 조사ㆍ연구ㆍ분석ㆍ평가 등의 전문적인 업무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 국세청장 또는 소속기관의 장이 위촉하되, 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다. ③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. 제7조(주요업무) ① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록관리기준표의 관리 2. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 3. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 4. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 시청각 기록물의 관리 5. 기록물평가심의회 운영 6. 기록관의 보존서고, 작업실, 열람실 등의 기록관 시설 및 장비 관리 7. 각종 기록물관리 통계의 작성ㆍ관리 8. 기록물관리 지도ㆍ교육 운영계획의 수립 및 시행 9. 국세청 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 10. 기록물관리 전산시스템의 도입 및 운영관리 11. 소관 비전자기록물의 전자화 계획 수립 및 시행 12. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공 13. 소관 비공개 기록물의 공개 재분류 14. 한시 기록물의 보존기간 재분류 15. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보 16. 그 밖에 기록관 기록물관리에 관한 사항 17. 소관 기록물의 수집ㆍ보존 및 활용 ② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다. 제3장 처리부서의 기록물관리 제8조(기록물의 생산) ①처리부서의 장은 해당 부서가 수행하는 업무의 모든 업무수행 과정 및 결과가 기록물로 생산ㆍ등록되도록 관리하여야 한다. ② 전자문서로 생산하지 않은 기록물(회의록, 회의자료, 조사연구검토서, 각종 보고문서 등), 간행물, 대장, 카드, 도면, 시청각 기록물은 전자기록생산시스템에 등록 관리하여야 한다. 제9조(처리부서 기록물의 등록) 처리부서의 장은 업무수행과 관련하여 생산ㆍ접수한 모든 유형의 비전자 기록물의 생산 또는 접수등록번호【별지 1호 서식】를 부여하고, 전자기록생산시스템에 등록ㆍ관리하여야 한다. 제10조(처리부서 기록물의 분류 및 정리) 처리부서의 장은 전년도에 생산 완결된 기록물을 단위과제별로 분류ㆍ정리하여 그 결과를 2월말까지 전자기록생산시스템을 통해 기록관장에게 제출하여야 한다. 제11조(처리부서 보관 기록물의 이관) ① 처리부서의 장은 해당 부서의 업무 수행과정에서 생산ㆍ종결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년의 범위 이내에 기록관 보존서고로 이관하여야 한다. 단, 업무관리시스템에서 생산된 기록물은 매 1년 단위로 단위과제카드 종결 즉시 기록관리시스템으로 이관하여야 한다. ② 처리부서의 장은 제1항의 규정에 따라 처리부서 보관 기록물을 기록관 보존서고로 이관할 때는 반드시 공공기록법과 영구기록물관리기관의 이관 지침에 따라 정리ㆍ분류ㆍ편철 등을 선행하고, 이관에 따른 일정, 절차, 장소 등을 기록관장과 협의하여야 한다. ③ 기록관으로 기록물을 이관하고자 하는 때에는【별지 제2호 서식】의 이관 목록을 작성하여야 한다. ④ 처리부서에서는 보존기간이 경과한 기록물이라 하더라도 임의로 폐기할 수 없으며, 반드시 기록관으로 이관하여야 한다. ⑤ 처리부서의 장은 제1항의 규정에도 불구하고 업무참고 등 활용을 목적으로 이관을 연기하고자 할 경우 이관연기신청서【별지 제3호 서식】를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다. 이때, 이관연기가 결정된 기록물은 활용 목적이 달성될 때까지 처리부서에서 보관ㆍ관리하고, 활용 목적이 달성된 후에는 기록관 보존서고로 이관한다. ⑥ 처리부서의 장은 직제개편 등에 따라 당해 부서의 기록물을 인계인수할 부서가 존재하지 않을 경우 즉시 기록관 보존서고로 이관하여야 한다. 제4장 기록관의 기록물관리 제12조(기록물의 생산관리) 기록관장은 국세청 및 그 소속기관이 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록ㆍ관리ㆍ보존ㆍ활용되도록 교육, 지도, 점검 등 필요한 조치를 강구하여야 한다. 제13조(기록물의 수집ㆍ등록관리) ① 기록관장은 처리부서에서 이관된 모든 유형의 기록물을 기록관리시스템에 등록하여 전자적으로 관리되도록 필요한 조치를 강구하여야 한다. ② 기록관장은 국세청과 관련된 기록물의 수집계획을 수립ㆍ시행하고, 수집된 모든 유형의 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 전자적으로 관리되도록 전자화 계획을 수립ㆍ시행하여야 한다. 제14조(기록물의 정리) ① 기록관장은 제1항의 규정에 따라 처리부서의 전년도 생산ㆍ종결 기록물의 체계적 분류 및 정리를 지원하고, 관리ㆍ감독하여야 한다. ② 기록관장은 처리부서의 전년도 생산ㆍ종결된 기록물의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. 제15조(기록관 기록물의 보존관리) ① 기록관장은 기록관에서 인수한 기록물의 형태, 생산연도, 생산부서 등을 구분하여 보존서고 서가에 배치하고, 2년에 1회 이상 정수점검 및 상태검사를 실시하여야 한다. ② 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다. 제16조(기록물의 평가 및 폐기) ① 기록물의 폐기는 기록관장의 책임 하에 실시한다. ② 보존기간이 경과한 기록물 중 중요기록물의 멸실을 방지하기 위하여 처리부서의 의견조회, 전문요원의 폐기심사 및 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 폐기를 결정하여야 한다. ③ 제2항에 따른 의견조회결과는【별지 제4호 서식】의 의견조회결과서, 폐기심사결과는 【별지 제5호 서식】의 기록물평가심사결과서, 심의결과는 【별지 제6호 서식】의 기록물평가심의서에 따라 작성ㆍ보존하여야 한다. ④ 전자기록물을 폐기할 때에는 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 완전히 삭제하여야 하고, 전자적인 형태가 아닌 기록물의 폐기는 소각, 파쇄 및 용해 등의 방식으로 하며, 폐기대상기록물이 유출되지 않도록 하여야 한다. ⑤ 폐기대상 기록물 선정, 폐기심사 및 심의, 폐기 집행 등 기록물 폐기와 관련된 일련의 과정을 기록으로 작성ㆍ보존하여야 한다. 제5장 간행물 및 행정자료의 관리 제17조(간행물의 발간통제) ① 간행물을 발간하고자 하는 때에는 각 처리과의 기록물관리책임자로 하여금 국가기록원으로부터 간행물 등록번호를 부여받도록 하여야 한다. ② 재무관 및 지출관은 간행물 발간 관련경비를 지출하기 전에 당해 간행물의 발간등록번호를 확인하여야 한다. ③ 제1항의 규정에 의해 발간하는 간행물은 발간등록번호를 표기하여야 하며, 간행물을 발간 후 15일이 경과하기 전까지 간행물 3부를 각각 관할 기록관 및 국가기록원에 제출하여야 한다. 제18조(행정자료의 수집 등) ①대외기관에서 발간하는 국세관련 행정자료의 수집은 구입, 기증, 교환 등의 방법으로 한다. ② 기록관장은 매년 1회 이상 업무에 활용가치가 높다고 인정되는 도서를 각 국ㆍ실 또는 과별로 파악하여 예산의 범위 안에서 구입한다. ③ 국내ㆍ외 각 기관에서 공익목적으로 송부되어온 기록물은 개인에게 송부된 경우라도 기록관에서 보관ㆍ관리한다. ④ 소속직원이 해외출장 중 수집한 자료나 학위논문 또는 일반시민이나 단체에서 기증하는 것으로써 지속적으로 보관하여 활용할 가치가 있다고 판단되는 자료 등은 상시 접수하여 관리하여야 한다. 제6장 기록물평가심의회 설치ㆍ운영 제19조(심의회의 설치) 공공기록법 시행령 제43조에 따라 기록관에 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 평가와 폐기 등에 대한 심의ㆍ조정을 위하여 기록물평가심의회(이하"심의회"라 한다)를 둔다. 제20조(심의회의 구성 및 기능) ① 심의회는 위원장 1인을 포함하여, 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속공무원 3인, 외부전문가 2인으로 구성하며, 원활한 회의 진행을 위해 간사는 전문요원으로 한다. ② 심의회의 위원장은 기록관장으로 하되, 내부 위원은 각 국ㆍ실 수석 팀장으로 구성하며, 위원장이 직무를 수행할 수 없을 때는 위원장이 지정한 내부위원이 위원장의 직무를 대리한다. ③ 심의회 위원이 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다. ④ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다. 1. 평가 및 폐기 대상 기록물에 대한 평가 결과의 적정 여부 2. 기록물에 대한 보존기간의 조정 3. 기타 보존기록물의 평가 및 폐기와 관련하여 필요한 사항 제21조(심의회 심의) ① 심의회는 위원장은 심의회 개최일 1주일 전에 심의안건, 평가대상기록물의 평가결과서, 기타 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부하여야 한다. ② 위원들은 공공기록법 시행령 제26조의 보존기간별 분류기준과 역사적ㆍ사료적ㆍ증거적ㆍ정보적 가치 등을 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등의 타당성을 심의하여야 한다. ③ 위원들은 평가심의 과정에서 필요하다고 판단될 때 단위업무별 보존기간에 관한 심의도 함께 실시해야 하며, 기록물관리 전문요원은 심의결과의 적정성 여부를 검토하여 실제 보존기간 책정에 반영될 수 있도록 조치하여야 한다. ④ 심의회 위원들은 기록물 평가심의서【별지 제6호 서식】를 작성하여야 한다. 제22조(심의회 운영) ① 위원장은 기록물 평가 심의가 필요한 경우 심의회를 언제든지 소집ㆍ개최할 수 있으며, 심의회는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. ② 위원장이 필요하다고 인정할 때에는 관련자의 출석을 요청할 수 있다. ③ 기록물관리 전문요원은 심의회 회의록 【별지 제7호 서식】을 작성하여 그 기록을 유지ㆍ관리한다. 제7장 기록관리 시스템 관리 제23조(보존시설 및 장비의 확보) 기록관장은 기록물을 안전하게 보존ㆍ관리할 수 있도록 공공기록법 시행령 제60조 제1항에서 제시하는 기준에 따라 보존시설과 장비를 갖추어야 한다. 제24조(기록관리시스템 및 장비 구축ㆍ운영) ① 기록관에는 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ간행물ㆍ전자문서 등 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. ② 기록관리시스템은 국세청 및 소속기관 처리부서의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영하여야 한다. 제25조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관의 장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기 점검을 실시하여야 한다. ② 기록관의 장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 관리를 위하여 전문성을 필요로 할 경우에는 외부기관과 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다. 제8장 보안관리 및 점검 제26조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안 관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무 규정이 정하는 바에 따라 비밀 취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다. ② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이한 필요에 의하여 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 하며, 문서고 출입대장 【별지 제9호 서식】을 반드시 작성하여야 한다. 제27조(긴급사태의 대비) 기록관장은 기록관 보존서고에서 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 긴급 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성ㆍ운영하여야 한다. 제28조(점검) 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 점검하여야 한다. 1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부 2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검 제9장 기록물의 대출 및 열람 제29조(기록관의 운영시간) 기록관의 운영시간은 당일 정규근무시간 이내로 함을 원칙으로 한다. 제30조(열람 준수 사항) ① 보존기록물의 열람은 담당직원의 지시에 따라 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다. 1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기 2. 열람실 외부로의 무단 반출 3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴 4. 열람실 내로의 음식물 등 반입 행위 5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위 ② 기록물을 열람하는 자는 기록관 담당 직원의 지시에 따라야하며, 반드시 열람대장【별지 제9호 서식】에 그 내용을 기재하여야 한다. 제31조(대출의 한도 및 기간) 기록관 기록물의 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다. 1. 대출은 공무원의 근무시간 이내로 함을 원칙으로 한다. 2. 기록물의 대출기간은 14일을 초과할 수 없으며, 도서자료의 대출은 대출기간을 7일 이내로 하되, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다. 3. 기록물을 대출하고자 하는 자는【별지 제8호 서식】에 그 내용을 기재하여야 한다. 4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리 할 수 있다 제32조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다. 1. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우 3. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우 4. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물 5. 분실 또는 파손되기 쉬운 기록물 6. 대출로 인하여 업무 수행에 지장을 초래하는 기록물 7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우 제33조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하되, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다. ② 제1항에도 불구하고 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다. 1. 휴직, 퇴직, 파견, 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시 2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우 ③ 기록물을 대출받은 자는 기록물의 분실 또는 파손에 주의해야 하며, 반납 시에는 대출 당시의 상태를 유지하도록 하여야 한다. 제10장 보 칙 제34조(기록물의 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 국세청 및 그 소속기관의 기록물 관리 실태를 매년 1회 이상 점검하고 기관평가에 반영한다. ② 제1항에 따른 점검 결과 공공기록법에 대한 사항에 위배되거나 부당한 사실이 발견된 때에는 당해 기관의 장 및 업무담당자에게 시정조치 및 행정조치를 취할 수 있다. ③ 기록관장은 기록물의 무단폐기ㆍ유출ㆍ훼손 등 공공기록법을 심각하게 위반하였을 경우에는 감사담당관에게 감사 및 징계 등을 요구할 수 있다. ④ 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 국세청 및 그 소속기관의 처리부서별 기록물관리담당자와 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다. 제35조(세부사항) 이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.