환경정보자료실 운영 및 정부간행물 관리에 관한 규정

제1장 총 칙 제1조(목적) 이 규정은 다음 각 호의 사항을 규정하여 환경자료에 대한 관리체계를 강화함으로써 행정정보로 적극 활용하고, 기후에너지환경부의 정책수행 결과를 신속하게 홍보ㆍ대국민 정보서비스의 질적 개선에 기여함을 목적으로 한다. 1. 환경자료의 관리와 제공을 위한 정보자료실 운영 및 관리에 필요한 사항 2. 환경디지털도서관 시스템 등의 운영 및 관리에 필요한 사항 3. 기후에너지환경부 및 소속ㆍ산하기관에서 생산하는 간행물의 체계적인 관리에 필요한 사항 제2조(적용범위) 이 규정은 기후에너지환경부와 그 소속기관 및 산하기관(이하 "소속기관"이라 한다)에 대하여 적용 한다. 제3조(용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. "자료"라 함은 「도서관법」에서 정한 정의규정을 준용하여 인쇄자료, 필사자료, 시청각자료, 마이크로형태자료, 전자자료 등 지식정보자원 전달을 목적으로 정보가 축적된 모든 자료(온라인 자료를 포함)로서 정보자료실이 수집ㆍ정리ㆍ보존하는 일체의 자료를 말한다. 2. "정보자료실"이라 함은 각 기관에서 수집, 생산된 자료의 등록ㆍ갱신 등을 관리하고 정보서비스를 제공하는 도서관을 의미한다. 3. "정부간행물"이라 함은 공공기관이 그 기관의 목적이나 업무수행을 위해 발간하는 자료로 책자, CD, 전자파일 형태의 모든 자료를 의미한다. 공문서와 달리 여러 부가 간행되며, 기관 내부나 일반인에게 그 내용을 전달하기 위한 것으로 연구용역보고서도 포함된다. 4. "발간등록번호"라 함은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제22조에 따라 소관 영구기록물관리기관으로부터 간행물에 대해 부여 받는 번호를 말한다. 5. "국제표준도서번호(ISBN)"라 함은 우리나라에서 발간되는 각종 출판물을 효율적으로 식별ㆍ처리ㆍ관리할 수 있도록 국제적으로 표준화된 방법에 따라 부여하는 고유번호를 말한다. 6. "연속간행물"이라 함은 일반적으로 분책의 권호나 연호를 가지고 무한히 연속하여 발간될 예정인 간행물을 말하며, 한정된 기간 동안 발간될 예정인 간행물은 제외된다. 7. "국제표준연속간행물번호(ISSN)"라 함은 우리나라에서 발간되는 각종 연속간행물을 효율적으로 식별ㆍ처리ㆍ관리할 수 있도록 국제적으로 표준화된 방법에 따라 부여하는 고유번호를 말한다. 제2장 정보자료실의 운영 및 관리 제4조(기후에너지환경부 정보자료실의 설치) ① 기획조정실장 소속하에 "환경정보자료실"을 설치하고 이의 운영을 위하여 운영책임자와 운영요원을 둔다. ② 운영책임자는 기획조정실 정보화담당관이 되며 운영요원은 사서자격증을 가진 자 또는 해당분야의 전문지식을 가진 자중에서 운영책임자가 지정한다. 제5조(소속기관 정보자료실 설치) ① 각 기관에서 설치한 정보자료실의 운영ㆍ관리는 원칙적으로 각 기관의 장이 관리책임을 관장한다. ② 각 기관 정보자료실의 운영ㆍ관리에 관한 사항은 본 규정과 상치되지 않는 범위 내에서 별도로 규정할 수 있다. ③ 각 기관에서는 정보자료실관리를 총괄하기 위하여 운영책임자를 임명하고, 운영요원은 사서자격증을 가진 자 또는 해당분야의 전문지식을 가진 자중에서 운영책임자가 지정한다. 제6조(정보자료실 운영) 정보자료실에서는 다음 각 호의 업무를 수행한다. 1. 자료의 수집, 정리, 분석 및 보존 2. 자료의 열람, 대출 및 정보서비스 제공 3. 도서관리 S/W 및 종합목록 DB 구축 4. 디지털도서관 홈페이지 운영 및 관리 5. 기후에너지환경부 및 소속기관 간 자료 상호 대출 6. 국내ㆍ외 문헌정보 교류 및 유관기관과의 협력 사업 7. 학술정보 자료의 유통과 관리 및 정보망을 통한 운영 8. 간행물 발간등록번호 관리 및 디지털화 제7조(자료의 범위) ① 정보자료실에서 관리하는 자료는 다음과 같다. 1. 국내ㆍ외 환경분야 전문도서, 학술논문 및 일반 단행본 2. 연보, 백서, 용역보고서 등 정부 간행물 3. 잡지, 학회지 등 정기간행물 4. 환경연구를 위하여 보존, 활용할 가치가 있는 기록ㆍ유인물 5. 기타 직원들의 정서 함양에 도움이 되는 자료 6. 인터넷을 통하여 구독하는 온라인 데이터베이스로 된 자료 제8조(자료의 수집) ① 자료의 수집은 구입, 납본, 기증, 교환 및 기타의 방법으로 한다. ② 운영책임자는 자료 수집을 위하여 각 기관 및 연구단체 등과 상호 교환관계를 맺어 필요한 자료를 수집하여야 한다. ③ 자료의 유료구입은 연 6회 정기구입을 원칙으로 하되 필요에 따라 수시로 구입할 수 있다. 제9조(구입희망도서의 신청) 소속 직원이 직무, 역량강화, 정서함양과 관련하여 구입을 원하는 도서가 있는 경우에는 그 도서의 저자명, 서명, 출판년도, 출판사, 가격 등을 기재하여 정보자료실에 구입을 신청할 수 있으며, 신청된 도서는 예산의 범위 내에서 도서구입계획에 포함하여 구입한다. 제10조(자료의 납본 등) ① 본부 각 부서ㆍ팀장, 소속기관장은 정기 또는 부정기적으로 발간하는 자료는 영구보존을 위하여 발간 후 15일 이내에 환경정보자료실로 간행물 3부와 원문파일을 납본하여야 한다. ② 직원이 국내외 여행 및 출장지에서 수집한 자료 중 업무에 참고가 되는 자료와 공무여행에 따른 귀국보고서를 정보자료실로 제출하여야 한다. ③ 운영책임자는 정보자료실 운영에 필요하다고 판단되는 경우에는 부서ㆍ팀에서 보유하고 있는 자료의 제출 또는 납본을 요구할 수 있으며, 자료 제출을 요구받은 부서에서는 특별한 사유가 없는 한 이에 응하여야 한다. ④ 제1항 내지 제3항의 규정에 불구하고 다음 각 호에 해당하는 자료는 제외한다. 1. 보안업무규정에 의한 비밀 및 대외비 관련 자료 2. 공문서와 동일한 성격을 가진 간행물 3. 회의참고자료 및 업무상의 단순한 참고자료 4. 업무연락 및 서무 관계 유인물 5. 소규모 유인물 등 보존 가치가 현저히 떨어지는 자료 6. 기타 외부 공개가 제한된 자료 제11조(자료구성 방침) ① 운영책임자는 예산의 범위 안에서 자료를 구입하되, 다음 각 호의 자료를 우선 구매하여야 한다. 1. 환경행정 업무의 성과를 높이는데 기여할 수 있는 자료 2. 정보자료실에 수집되어 있는 자료의 연차자료 3. 직원들의 구입희망 도서 4. 기타 직원들의 정서 함양에 도움이 되는 자료 ② 제1항의 규정에 불구하고 다음 각 호에 해당되는 자료의 구입은 자제하여야 한다. 1. 중복자료 구입 2. 문학류는 미풍양속을 저해할 우려가 있는 작품 및 판타지 작품(단, 문단에서 인정하는 작품 제외) 3. 개인 학습을 위주로 구성된 수험서, 참고서, 문제집 등 4. 저속한 언어, 사행심 조장, 미풍양속을 저해하는 내용, 기타 가족 및 사회윤리를 훼손시키는 내용이 포함된 자료 5. 기타 국가이념 및 환경정책 철학에 반하는 자료 제12조(자료의 정리) ① 자료의 주제분류는 "한국십진분류법(KDC)"를 준용하되 기후에너지환경부 특성에 맞도록 세부분류를 적용한 "환경분야 주제분류표"를 마련하여 적용한다. ② 자료의 도서기호는 "이재철 저자기호표"(동양서용) 및 "Cutter Sanborn 저자기호표"(서양서용)를 적용한다. ③ 자료의 편목은 "한국목록규칙(KCR)"을 적용하며, 전산화는 "한국문헌자동화목록형식(KORMARC)-통합서지용"을 준용하여 환경디지털도서관 시스템에 서지정보를 입력한다. ④ 기관인, 입수 날짜印을 날인하고 등록번호를 부여한다 ⑤ 분류된 자료는 주제별, 형태별 특성에 따라 서가에 배열한다. ⑥ 단, 각 기관의 특성에 따라 별도의 자료정리 기준을 마련하여 적용할 수 있다. 제13조(자료의 폐기ㆍ제적 등) ① 운영책임자는 자료의 효율적 이용을 위하여 소장 자료가 다음 각 호에 해당될 때에는 자료폐기대장에 등재하고 이를 폐기처분한다. 1. 활용도가 없다고 판단되는 자료 2. 파손 또는 훼손된 자료로서 제본이 불가능한 자료 3. 파손 또는 훼손된 자료로서 제본비가 구입가격을 상회하는 자료 4. 자료 정리 상 합책 또는 분책에 따라 형식상 제적을 요하는 자료 5. 기타 계속 보존이 불필요한 자료 ② 폐기 자료 중 타 기관에서 재활용이 가능한 자료는 필요로 하는 기관으로 기증할 수 있다. 제14조(자료제공의 매체 및 방법) ① 자료제공은 인쇄매체와 디지탈 매체, 시청각매체 등을 모두 포함한다. ② 운영책임자는 자료의 효율적인 제공을 위하여 열람, 대출, 자료의 디지털화, 자료복사 서비스 등의 방법을 강구하여야 한다. ③ 운영책임자는 보안, 저작권 보호 등에 필요한 경우 자료제공의 범위, 내용 및 방법을 제한할 수 있다. 제15조(자료의 대출관리) ① 자료의 대출은 기후에너지환경부 및 소속기관 직원(기관 상호대출)에 한하며 외부인에 대해서는 원칙적으로 대출하지 아니한다. ② 자료의 대출은 1인 10권 이내로 하고, 대출기간은 14일 이내로 하되 필요시 14일의 범위내에서 1회 연장을 할 수 있으며, 신간 및 이용 빈도가 많은 자료는 대출기간을 7일 이내로 제한 할 수 있다. ③ 대출중인 자료는 타인에게 전대하지 못하며, 이를 위반했을 경우에는 자료의 이용을 제한 할 수 있다. 제16조(대출제한) 다음 각 호에 해당하는 자료는 대출하지 아니한다. 1. 참고도서(사전류), 희귀도서, 연감류, 정기간행물 2. 망실 또는 파손되기 쉬운 자료 3. 열람 및 이용범위가 제한된 자료 4. 기타 대출이 부적당하다고 인정되는 자료 제17조(대출자료의 반 납) ① 대출중인 자료는 반납기간이 도래하기 전이라도 자료실의 사정에 따라 반납을 요구할 수 있으며 다음 각호의 1의 사유가 발생한 경우에는 지체 없이 반납하여야 한다. 1. 소속기관으로의 인사이동으로 근무지가 변동될 때 2. 전출ㆍ휴직ㆍ파견ㆍ퇴직 등으로 신분 또는 근무지가 변동될 때 3. 1개월 이상 병가ㆍ휴가ㆍ교육ㆍ출장 등으로 현직에서 근무하지 못할 때 ② 운영책임자는 대출된 자료의 반납기한이 경과한 때에는 대출받은 자에게 자료반납독촉장을 발부하여야 한다. ③ 장기 연체자에 대해서는 대출 자료를 반납할 때까지 자료이용을 제한 할 수 있다. 제18조(손ㆍ망실 자료의 변상) ① 자료를 훼손하거나 분실한 이용자는 변상통지를 받은 날부터 15일 이내(국외도서는 30일 이내)에 원본의 내용과 동일성을 가지는 자료로 대체하여야 한다. ② 제1항이 불가능할 경우에는 원본의 시중가격에 해당하는 금액을 현금으로 변상하여야 한다. 단, 국내에서 구입이 어려운 자료일 경우에는 이를 구입하는데 필요한 경비를 포함할 수 있다. ③ 비매품인 경우에는 운영책임자가 판단하여 변상액을 결정한다. ④ 변상의무자가 변상을 이행하지 아니하였을 경우에는 자료의 이용을 제한 할 수 있다. 제19조(소속기관 정보자료실 운영현황 제출) ① 소속기관 정보자료실은 매년 초에 전년도 추진업무 실적 및 당해 연도 계획을 기후에너지환경부에 보고하여야 한다. ② 업무실적에는 장서현황, 자료 대출현황, 자료구입 실적 등을 포함하고 업무계획에는 주요 업무계획, 예산, 자료구입 계획 등을 제출하여야 한다. 제3장 환경디지털도서관 시스템의 운영 및 관리 제20조(환경디지털도서관의 기능)환경디지털도서관(이하 "디지털도서관"이라 한다)은 기후에너지환경부 및 소속ㆍ산하기관 정보자료실 소장자료를 체계적으로 등록ㆍ관리ㆍ검색ㆍ활용하기 위하여 통합 구축ㆍ운영하는 시스템을 말한다. 제21조(관리체계) ① 기후에너지환경부 기획조정실장은 디지털도서관 시스템의 운영과 관리에 관한 업무를 총괄한다. ② 디지털도서관의 효율적 운영ㆍ관리를 위하여 관리책임자는 기후에너지환경부 정보화담당관으로 한다. ③ 각 기관에서는 자료의 디지털도서관에 수록ㆍ갱신, 홍보 등 소관분야의 자료관리를 총괄하기 위하여 운영책임자를 임명하고, 각 기관 정보자료실의 운영요원을 디지털도서관 운영요원으로 지정한다. 제22조(관리책임자의 임무) 관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다. 1. 디지털도서관 개편 등 관련 기본계획 수립ㆍ시행 2. 디지털도서관 메뉴의 신설, 폐지 등 개선방안 수립ㆍ시행 3. 디지털도서관 운영실태의 분석ㆍ평가 4. 디지털도서관 시스템의 유지ㆍ보수, 자료의 백업(backup) 및 보안대책 강구 5. 기타 디지털도서관 운영ㆍ관리에 필요한 사항 등 제23조(운영요원의 임무) 각 기관의 운영요원는 디지털도서관시스템과 관련된 사항에 대하여 다음 각 호의 업무를 수행한다. 1. 정보자료실 소장자료의 서지정보 등록 2. 생산 자료의 디지털화 및 시스템에의 등록 3. 수록된 자료의 주기적 갱신(현행화) 4. 자료복사 등 대민 정보서비스에 관한 사항 5. 기타 디지털도서관의 효율적인 운영에 관한 사항 제24조(자료 등 록) ① 정보자료실 운영요원은 소장한 자료에 대한 서지정보를 디지털도서관 시스템에 입력하여야 한다. ② 각 기관에서 생산한 자료의 원문파일을 디지털도서관 홈페이지에 등록할 것인지 여부를 검토한 후 게재하여야 한다. ③ 자료를 생산한 기관에서 자료를 직접 등록하기 어려운 경우 정보화담당관실에 요청할 수 있다. 제25조(자료 관 리) ① 디지털도서관에 게재된 자료의 수정, 보완, 삭제 등에 관한 사항은 해당 자료를 등록한 기관에서 관리하는 것을 원칙으로 한다. ② 정보화담당관은 시스템 운영상 필요한 경우, 해당 기관에 자료의 게재, 삭제, 수정을 요구할 수 있다. ③ 정보화담당관으로부터 자료게재 등의 요청을 받은 각 기관의장은 보안 등 특별한 사유가 없는 한 이에 응해야 한다. 제26조(저작권 등 보호) ① 각 기관의 운영책임자는 디지털도서관 홈페이지에 자료를 게재할 때에는 저작권과 개인정보 등을 침해하지 않도록 면밀히 검토한 후 게재하여야 한다. ② 기후에너지환경부에서 생산하지 않은 외부자료를 게재하고자 하는 경우에는 별표 1의 [저작물 이용 동의서]를 득한 후에 함께 게재한다. 제4장 정부간행물 발간등록번호 등록 및 관리 제27조(정부간행물 발 간등록) ① 기후에너지환경부 및 소속기관(산하기관 제외)에서는 정부간행물(이하 간행물)을 발간하고자하는 때에는 「공공기관의 기록물관리에 관한 법률」제22조에 따라 간행물 발간등록번호를 부여 받아 간행물 표지에「발간등록번호」를 표기하여 발간하여야 한다. ② 산하기관은 본 규정에 준하여 자체적으로 보고서 발간등록번호 등록 및 관리를 하여야 한다. 제28조(총괄부서) 간행물의 생산, 발간, 등록, 보존 관리에 관한 간행물 총괄 업무는 정보화담당관 소관으로 하며, 환경정보자료실 운영요원은 다음 각 호의 임무를 수행한다. 1. 발간물 등록번호 등록 및 관리 2. 국제표준도서번호(ISBN), 국제표준연속간행물번호(ISSN) 등록 및 관리 3. 간행물 발간부서의 지침 준수여부 검토ㆍ협조 4. 기타 간행물관련 업무에 대한 사항 제29조(간행물의 범 위) ① 각 기관이 그 기관의 목적이나 업무수행을 위해서 발간하는 자료로 공문서와 달리 여러 부를 간행하여, 기관내부나 일반인에게 그 내용을 전달하기 위한 것으로 연구용역보고서도 포함되며, 간행물을 CD로 제작하는 경우에도 간행물과 동일하게 취급한다. ② 다음 각 호의 유형의 자료가 간행물에 해당된다. 1. 주요 환경행정 추진 계획서 2. 사업보고서, 연구조사보고서 3. 각종 용역 사업에 따른 용역보고서 4. 기후에너지환경부 소관 각종 법령, 훈령, 예규 등의 법규집 5. 연감백서류, 업무편람, 통계류, 기관지 등 연속간행물 6. 교육자료, 사료연혁집, 연설강연지, 전시도감화보집 7. 기타 보존 및 활용이 필요한 간행물 제30조(발간등록 제외) 다음 각 호에 해당하는 자료는 간행물은 발간번호 등록에서 제외 한다. 1. 보존 및 활용가치가 낮은 10쪽 미만(본문기준)의 단순홍보용 간행물 2. 법령이나 지침을 소속기관이나 직원에게 시달하기 위해 내용의 변화 없이(약간의 편집가능) 추가로 인쇄하는 경우. 단, 당해 기관에서 내용을 추가하거나 해설 등을 추가한 경우는 간행물로 등록 3. 보도자료, 조사표, 소책자, 안내 팜플렛, 홍보자료, 소식지 등의 자료는 발간등록을 생략할 수 있다. 제31조(발간 등 록요령) ① 간행물 발간등록은 업무망의 [이지샘터]-[자원신청]-[간행물번호신청]를 통하여 신청하며, 붙임1<간행물 발간등록 요령>에 따른다. ② 환경정보자료실 운영요원은 국가기록원으로부터 간행물 등록번호를 부여받아 신청자에게 통보한다. 제32조(발간등록 시기) 간행물 원고가 완성되어 발간에 대한 결재를 받은 후 발간등록신청을 하며 부여받은 발간등록번호 통보문서를 첨부하여 회계부서에 인쇄를 의뢰하여야 한다. 제33조(연속간행물 발간등록) ① 연속적으로 발행되는 간행물(定期ㆍ不定期간행물)은 최초에 한번 발간등록신청을 하며, 그 이후 발간되는 간행물은 최초 부여받은 발간등록번호 계속 사용 한다. ② 단, 제목ㆍ발행기관ㆍ발간주기가 변경되면 발간등록번호를 다시 신청하여 새로운 발간등록번호를 사용하여야 한다. 제34조(발간등록번호 부여) ① 간행물과 CD를 동시에 발행할 경우 동일한 발간등록번호를 부여한다. ② 다음 각 호에 해당하는 경우 별개의 등록번호를 부여받아 사용한다. 1. 다권본(동일 제목의 간행물이 여러 권으로 구성)이나 총서형식으로 발간한 경우 2. 동일 내용 간행물을 각국 언어로 발간할 경우 3. 단행본으로 개정(수정)판을 발간할 경우 제35조(발간등록번호 표기) 발간등록의 표기는 붙임1<간행물 발간등록 요령>를 참고하여 식별이 용이한 정도의 규격으로 간행물의 앞표지 좌측 상단에 "발간등록번호"라 쓰고 그 아랫줄에 발간등록번호를 표기하는 방법으로 하여야 한다. 제36조(등록여부 확인) 각 기관의 재무관 및 지출관이 간행물 발간 관련경비를 집행하고자 하는 때에는 발간등록번호 통보 공문 등 당해 간행물의 발간등록여부를 확인하여야 한다. 제37조(국제표준도서번호 및 국제표준연속간행물번호 등록) ① 단행본 성격의 출판물을 발간하고자 하는 경우에는 미리 국립중앙도서관으로부터 국제표준도서번호(이하 도서번호)를 부여받아야 한다 ② 연속간행물을 발간하고자 하는 경우에는 국제표준연속간행물 번호(이하 도서번호라 한다)를 부여받아야 한다. ③ 발간부서는 등록대상 자료의 발간계획 결재 후 인쇄 의뢰를 하기 전에 환경정보자료실 운영요원에게 도서번호 등록을 신청하여야 한다. ④ 도서번호 신청은 붙임1<간행물 발간등록 요령-간행물 발간등록 신청 절차>에 따른다. ⑤ 환경정보자료실 운영요원은 발간부서가 신청한 도서번호를 국립중앙도서관 한국문헌번호센터에 신청하고, 그 등록 결과를 발간부서에 통보하여야 한다. ⑥ 도서번호 구성 및 표기방법 등은 붙임2<ISBN 및 ISSN 등록 및 관리요령> 에 의한다. 제38조(간행물 송부) 각 기관의 장은 간행물을 발간 후 15일이 경과하기 전까지 다음 각 호의 기관에 해당부수를 송부하여야 한다. 1. 기후에너지환경부 환경정보자료실 3부, 전자파일 2. 소속ㆍ산하기관 각 1부 3. 국가기록원 3부, 전자파일 4. 국회도서관 2부, 전자파일, 저작물 이용허락서 [별표 2] 5. 국립중앙도서관 3부, 전자파일 제39조(간행물 파일 송부)발간된 간행물의 전문이 수록된 디지털매체를 기후에너지환경부로 환경정보자료실로 송부하여야 하며 기후에너지환경부는 자료의 보존 및 대국민 홍보자료로 활용하여야 한다. 제40조(간행물 생산현황 통보) ① 기후에너지환경부 및 소속ㆍ산하기관은 자체적으로 발간한 간행물에 대하여 [별표 3]에 따라 매년 초에 그 현황을 기후에너지환경부에 제출하여야 한다. ② 간행물 생산현황 통보시에는 발간등록번호 부여 여부와 상관 없이 모든 정부간행물(연구보고서포함)에 대하여 작성하여야 한다. 제41조(재검토기한) 기후에너지환경부장관은 이 훈령에 대하여 2018년 7월 1일 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 6월 30일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.