금융위원회 기록관 운영 규정

제1장 총칙 제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 금융위원회 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. 제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. 1. "기록물"이란 금융위원회 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다. 2. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다. 3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 4. "기록관리시스템"이란 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 5. ‘처리과’라 함은 기록물이 최종적으로 생산ㆍ등록되는 부서를 말한다. 제3조(적용 범위) 이 규정은 금융위원회에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에서 정하는 바에 따른다. 제2장 구성 및 업무분장 제4조(소속 및 인원 구성) ① 기록관은 행정인사과에 설치하고, 해당 부서의 장이 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)이 된다. ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다. 제5조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술(目錄記述) 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는 데 필요한 전문성을 갖춘 사람 중에서 기록관장의 추천으로 금융위원회 위원장이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하고 연임할 수 있다. ③ 기록관장은 위촉된 자문위원에게 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. 제6조(주요 업무 및 업무분장) ① 기록관은 다음 각 호의 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립 및 시행 2. 소관 기록물의 수집ㆍ관리 및 활용 3. 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제25조에 따른 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황의 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 8. 제19조제1항에 따른 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리 9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 10. 기록물 서고 관리 11. 기록물 정수점검(整數點檢) 및 실태조사 12. 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 13. 중요 기록물의 재난대비 계획 수립 14. 기록관의 시설 및 장비 관리 15. 기록관리시스템의 운영 16. 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람 제공 17. 소관 비전자(非電子) 기록물의 전자화 18. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체에의 수록 19. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공 20. 정보공개 접수 및 배부 21. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보 22. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리 23. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 ② 기록관장은 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장을 한다. 제3장 처리과의 기록물관리 제7조(기록물의 생산) ① 처리과의 장은 해당 부서가 수행하는 업무의 입안단계부터 종결단계까지의 모든 업무수행 과정 및 결과가 전자기록생산시스템으로 생산ㆍ등록되도록 관리하여야 한다. ② 처리과의 장은 영 제17조부터 제19조까지의 각 항 및 각 호의 어느 하나에 해당되는 업무를 수행하는 경우에는 반드시 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록, 시청각물을 생산하여 전자기록생산시스템에 등록하여야 한다. 제8조(기록물의 등록) ① 처리과의 장은 업무수행과 관련하여 생산ㆍ접수한 모든 유형의 비전자 기록물에 대하여 별지 제1호서식에 따른 생산ㆍ접수등록번호를 부여하고, 전자기록생산시스템에 등록ㆍ관리하여야 한다. ② 처리과의 장은 해당 부서의 비전자 기록물철이 전자기록생산시스템상의 기록물철과 일치하도록 편철ㆍ관리하여야 한다. 제9조(기록물 생산현황 통보) 처리과의 장은 전년도에 생산ㆍ종결한 기록물을 분류ㆍ정리하여 생산현황을 해당연도 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통해 통보하여야 한다. 제10조(간행물의 발간등록 및 제출) ① 처리과의 장은 간행물을 발간하려면 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제9조제2항에 따른 중앙기록물관리기관 인터넷 홈페이지에서 간행물 발간등록번호를 신청하여 발간등록번호를 발급받아야 한다. ② 재무관 또는 지출관은 간행물 발간경비를 지출하기 전 발간등록번호의 인쇄 여부를 확인하여야 한다. ③ 처리과의 장은 법 제22조제2항 및 영 제55조제4항에서 정한 바에 따라 간행물의 발간 완료 후 15일 이내에 그 간행물 3부를 기록관과 영구기록물관리기관으로 송부하여야 한다. 이 경우 전자적 형태로 생산되지 아니한 간행물에 대한 전자파일이 있는 경우에는 이를 함께 송부하여야 한다. 제11조(기록물의 이관) ① 처리과의 장은 업무수행 과정에서 생산이 완료된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년 이내에 별지 제2호서식에 따른 이관 목록을 작성하여 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 전자기록생산시스템에서 생산이 완료된 기록물은 다음해 5월 31일까지 기록관리시스템으로 이관한다. ② 처리과의 장은 제1항에 따라 기록물을 이관할 때 영구기록물관리기관의 이관 지침에 따라 정리ㆍ분류ㆍ편철 등을 선행하고, 이관에 따른 일정ㆍ절차ㆍ장소 등을 기록관장과 협의하여야 한다. ③ 처리과의 장은 제1항에도 불구하고 업무활용을 목적으로 이관을 연기할 경우에는 별지 제3호서식에 따른 기록물 이관 연기 신청서를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다. 이 경우 이관이 연기된 기록물은 해당 처리과에서 보관ㆍ관리하고, 활용 목적이 종결되면 지체 없이 기록관으로 이관하여야 한다. ④ 처리과의 장은 직제 개편 등에 따라 해당 처리과가 폐지되고 업무를 승계하는 처리과가 없을 경우에는 모든 기록물을 지체 없이 기록관으로 이관하여야 한다. 제4장 기록관의 기록물관리 제12조(기록물의 생산 관리) ① 기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정 및 결과가 기록물로 생산ㆍ등록ㆍ관리ㆍ보존ㆍ활용되도록 기본계획을 수립ㆍ시행하여야 한다. 제13조(기록물의 수집) ① 기록관장은 처리과에서 이관된 모든 유형의 기록물을 기록관리시스템에 등록하여 전자적으로 관리하여야 한다. ② 기록관장은 금융위원회와 관련된 기록물의 수집계획을 수립ㆍ시행하고, 수집된 모든 유형의 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 전자적으로 관리하여야 한다. 제14조(기록물의 생산현황 취합 및 통보) ① 기록관장은 제9조에 따른 처리과의 생산현황을 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. 제15조(기록관 기록물의 이관) ① 기록관장은 기록관 보유 기록물 중 보존기간 기산일부터 10년이 지난 보존기간 30년 이상 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다. ② 기록관장은 제1항에도 불구하고 처리과에서 이관 연기를 요청하는 경우에는 영구기록물관리기관의 장과 협의를 거쳐 이관 연기에 따른 필요한 조치를 하여야 한다. ③ 기록관장은 소관 기록물 중 원본의 영구 보존이 시급할 경우에는 영구기록물관리기관과 협의하여 조기 이관하여야 한다. 제16조(기록물의 보존관리) ① 기록관장은 소관 기록관에서 인수한 기록물의 형태ㆍ생산연도ㆍ보존기간ㆍ생산부서 등을 구분하여 기록관의 서가에 배치하고, 매년 1회 이상 정수점검 및 상태점검을 실시하여야 한다. ② 기록관장은 소관 기록관이 보유하고 있는 기록물의 체계적 보존ㆍ관리를 위해 기록관 보존시설ㆍ장비 및 환경기준의 관리책임자를 지정하고, 기록물의 보존환경 및 열람환경 개선 등에 필요한 조치를 강구하여야 한다. 제17조(기록물의 평가 및 폐기) 기록관장은 제19조제1항에 따른 기록물평가심의회를 구성하여 법 제27조제1항, 영 제43조 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제35조에 따라 보유 기록물을 평가 및 폐기하여야 한다. 제18조(기록물의 보존장소) ① 보존기간 1년, 3년, 5년, 10년에 해당하는 기록물은 보존기간 종료 시까지 소관 기록관에서 보존한다. ② 보존기간이 30년(구 보존기간 20년 포함), 준영구, 영구에 해당하는 기록물은 소관 기록관에서 10년간 보존하고, 다음 해에 영구기록물관리기관으로 이관하여 보존한다. 제5장 기록물평가심의회 제19조(기록물평가심의회의 설치 및 구성) ① 기록관장은 금융위원회 보유 기록물을 평가하기 위하여 기록관장을 위원장으로 하는 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 설치ㆍ운영하여야 한다. ② 심의회는 위원장을 포함하여 5명으로 구성한다. ③ 심의회의 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속 공무원 2명과 민간전문가 2명으로 구성하며 기록물평가심의의 전문성을 보장하기 위해 평가대상 기록물 생산부서의 장을 참석시켜 의견을 청취할 수 있다. ④ 심의회의 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다. 다만, 공무원이 아닌 위원의 임기는 2년으로 하며, 한 차례만 연임할 수 있다. 제20조(심의회의 기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다. 1. 폐기 대상 기록물에 대한 폐기의 적정성 2. 기록물 보존기간 재분류의 적정성 3. 그 밖에 기록물관리와 관련된 중요한 사항 제21조(심의회의 운영) ① 심의회의 위원장(이하 이 조에서 "위원장"이라 한다)은 필요하다고 인정되거나 처리과의 장이 요청하는 경우 심의회를 소집할 수 있다. ② 심의회는 위원장을 포함하여 재적위원 과반수의 출석으로 개의(開議)하며, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. ③ 위원장은 의결 내용을 포함하는 별지 제5호서식에 따른 기록물 평가심의서를 작성한다. 제6장 기록물의 전산화 관리 제22조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다. ② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고ㆍ자료실(열람)공간ㆍ작업공간ㆍ사무공간을 확보하여야 하며, 기록정보의 검색ㆍ활용ㆍ정보공개 등에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다. 제23조(기록관리시스템 및 장비 구축) ① 기록관장은 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. ② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물관리가 전자적으로 수행되도록 구축ㆍ운영되어야 한다. 제24조(주요 기록물의 전산화) ① 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 간행물, 시청각물 등 주요 비전자 기록물 중 활용가치가 높은 기록물을 전산화하여 기록정보를 신속하게 검색ㆍ활용할 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 제1항에 따라 기록물을 전산화하려는 경우에는 영구기록물관리기관의 지침을 준수하여야 한다. 제25조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다. ② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수에 전문성이 필요한 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지보수를 실시하여야 한다. 제7장 보안관리 및 점검 제28조(보안관리) ① 기록관장은 기록관을 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 같은 규정에서 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다. ② 기록관은 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등의 사유로 부득이하게 출입할 경우에는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다. 제29조(긴급사태 시의 대비) 기록관장은 기록관의 화재 또는 천재지변 등 긴급사태에 대비한 재난대비시설을 갖추고, 재난대비계획을 수립하여야 한다. 제30조(점검) ① 기록관 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다. 1. 기록관 자료실 및 보존서고의 전원, 소화설비 등 각종 시설물의 작동 상태에 대한 점검 2. 중요 전산자료의 등록관리 대장 및 입출력 대장의 관리 3. 기록물의 열람 및 대출 대장의 점검 및 관리 4. 보존기록물의 오손 및 해충의 발생 여부 등에 대한 점검 제8장 기록물의 대출 및 열람 제31조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 열람시간을 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다. 제32조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람은 다음 각 호와 같다. 1. 금융위원회 직원 2. 다른 부처 등의 공무원 3. 그 밖에 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하려는 사람 ② 제1항제2호 및 제3호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다. 제33조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다. 1. 기록물을 훼손ㆍ오손 또는 파기하는 행위 2. 무단으로 열람실 밖으로 반출하는 행위 3. 복사기 등 기록관 시설을 훼손하거나 파괴하는 행위 4. 열람실 구역 안으로 음식물 등을 반입하는 행위 5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위 ② 기록관의 시설을 이용하려는 사람에게는 이용 대장에 필요한 사항을 적도록 하고, 열람 등에 드는 용지를 부담하게 할 수 있다. ③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 사람은 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다. 제34조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 규정에 따른다. 1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다. 2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다. 3. 기록물을 대출하려는 사람은 별지 제6호서식의 기록물 반출반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 받아야 한다. 4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리 정할 수 있다. 제35조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다. 1. 비밀(대외비를 포함한다)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하려는 경우 2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하려는 경우 3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우 4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무를 추진하기가 곤란하다고 인정되는 경우 5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물인 경우 6. 분실ㆍ소멸 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우 7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우 8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우 제36조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 다른 사람이나 다른 기관에 전대(轉貸)할 수 없다. 제37조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출기간을 연장하려는 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 한다. 이 경우 연장 신청을 하지 않으면 추가 대출을 금지할 수 있다. ② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다. 1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 부처로의 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시 2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우