경찰청 기록물 관리규칙

제1장 총칙 제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 경찰청 및 그 소속기관의 기록물관리기관 설치ㆍ운영과 기록물관리에 관해 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. 제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다. 1. "기록물"이란 경찰청 및 그 소속기관의 업무와 관련해 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2. "기록물관리"란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 부수되는 모든 업무를 말한다. 3. "처리과"란 기록물을 최종적으로 생산ㆍ접수ㆍ등록하는 부서를 말한다. 4. "특수기록관"이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제14조 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제11조에 따라 경찰청 및 시ㆍ도경찰청에 설치된 기록물관리기관을 말한다. 5. "기록물관리전문요원"이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제41조 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제78조에 따라 기록물관리를 수행하기 위해 경찰청 및 시ㆍ도경찰청에 배치되어 업무를 수행하는 사람을 말한다. 6. "기록관리시스템"이란 특수기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 정보시스템을 말한다. 7. "전자기록생산시스템"이란 기록물의 생산ㆍ등록 등을 처리하는 정보시스템으로서 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」제3조제11호의 업무관리시스템("온나라시스템"을 말한다)과 「경찰 정보화업무 관리규칙」 제2조제4호의 정보시스템을 말한다. 8. "행정정보 데이터세트"란 「경찰 정보화업무 관리규칙」 제2조제4호의 정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다. 제3조(다른 법령 및 규칙과의 관계) ① 특수기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다. ② 「범죄수사규칙」제244조에 따른 사건기록(이하 "사건기록"이라 한다) 관리에 관해 이 규칙에서 정하지 않은 사항은 「범죄수사규칙」을 따른다. 제2장 경찰청 기록물관리기관 제4조(특수기록관의 설치ㆍ운영) ① 경찰청의 장은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제14조 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제11조에 따라 다음 각 호에 따른 부서 소속으로 특수기록관을 설치하고, 특수기록관의 장은 해당 부서의 장으로 한다. 1. 경찰청: 경무담당관 2. 시ㆍ도경찰청: 경무기획과 또는 경무기획정보화장비과 ② 특수기록관의 장은 특수기록관의 운영에 관한 사항을 총괄하며, 운영을 위해 기록물관리전문요원과 그 밖에 필요한 인원을 배치해야 한다. 제5조(특수기록관의 업무) ① 경찰청 및 시ㆍ도경찰청 특수기록관의 장은 각 소속기관의 기록물관리 업무를 총괄하며, 다음 각 호에 따른 업무를 수행한다. 다만, 시ㆍ도경찰청 특수기록관의 장의 경우에는 제1호ㆍ제2호 업무는 제외한다. 1. 시ㆍ도경찰청 특수기록관에 대한 지휘 및 감독 2. 경찰 기록물관리 매뉴얼 등의 제ㆍ개정 3. 기록물 수집ㆍ보존 및 활용 4. 기록관리기준표 관리 및 조정 5. 기록물 생산현황 취합 및 중앙기록물관리기관으로의 통보 6. 보존기간 30년 이상 기록물의 중앙기록물관리기관으로의 이관 7. 기록관리시스템 운영 및 행정정보 데이터세트 관리 8. 주요 기록물의 전자적 관리체계 구축 및 표준화 9. 처리과의 기록물관리 지도ㆍ점검 및 기록물관리책임자 지정 10. 기록물평가심의회 운영 및 평가ㆍ폐기 등의 기록물 처분 11. 기록물 보존서고 관리 12. 기록물 보안 및 재난대비 계획 수립 13. 소장 기록물에 대한 열람 서비스 14. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항 ② 제1항 각 호에 따른 업무에 관한 세부업무분장은 특수기록관의 장이 정한다. 제6조(사건기록 관리 업무의 위임) ① 경찰청 및 시ㆍ도경찰청 특수기록관의 장은 사건기록에 관한 체계적인 관리를 위해 다음 각 호에 해당하는 부서(이하 "사건기록 관리부서"라 한다)에 사건기록 관리에 관한 업무를 위임할 수 있다. 1. 경찰청: 수사심사정책담당관 2. 시ㆍ도경찰청: 수사과 또는 수사심사담당관 ② 사건기록 관리부서의 장은 다음 각 호에 따른 업무를 수행한다. 1. 사건기록의 정리 및 인수 2. 사건기록의 보존 및 활용 3. 사건기록 보유현황 및 사건기록 보존서고 관리 4. 사건기록 관리에 대한 지도 및 점검, 교육 5. 그 밖에 사건기록 관리에 관한 사항 제3장 기록물관리 제1절 처리과의 기록물관리 제7조(기록물 생산과 등록) 처리과의 장은 모든 업무의 과정과 결과를 전자적 형태로 기록물을 생산해야 한다. 다만, 기록물을 전자적 형태로 생산할 수 없을 때는 전자기록생산시스템에 등록해 이를 관리해야 한다. 제8조(기록물 정리) ① 처리과의 장은 매년 2월 말까지 전년도에 생산을 완결한 기록물을 정리해야 한다. ② 처리과의 장은 전자문서가 아닌 기록물(이하 "비전자기록물"이라 한다)을 정리할 때에는 기록물철 단위로 표지와 색인목록을 작성하여 편철하고, 정리 완료된 기록물철은 단위과제별로 보존상자에 담아 보관해야 한다. ③ 처리과의 장은 처리과에서 보유하고 있는 비전자기록물의 목록을 작성ㆍ관리해야 한다. ④ 제1항부터 제3항까지에도 불구하고 사건기록의 정리에 관한 사항은 경찰청 특수기록관의 장이 경찰청 사건기록 관리부서의 장과 협의하여 다르게 정할 수 있다. 제9조(특수기록관으로의 기록물 이관) ① 처리과의 장은 제8조에 따라 정리가 완결된 기록물을 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제32조에 따라 관할 특수기록관으로 이관해야 한다. 다만, 업무에 참고하기 위해 이관 시기 연장이 필요한 기록물의 경우에는 사전에 해당 기록물 이관 시기 연장 신청서를 관할 특수기록관의 장에게 제출하여 승인을 받아야 한다. ② 제1항 단서에 따라 이관 시기가 연장된 기록물은 보존기간을 초과하지 않는 범위 내에서 최장 5년 동안 처리과에서 보관할 수 있으며, 이관 시기 연장 기간이 만료되면 지체 없이 관할 특수기록관으로 해당 기록물을 이관해야 한다. ③ 사건기록 관리부서의 장은 인수받은 사건기록에 대한 평가ㆍ폐기 등이 필요한 경우에는 관할 특수기록관의 장과 협의한 후 관할 특수기록관으로 이관해야 한다. 제2절 특수기록관의 기록물관리 제10조(기록물 보존 및 보존환경 점검) ① 특수기록관의 장은 인수한 비전자기록물의 처리과, 기록물 형태, 생산연도, 보존기간 등을 항목별로 구분하여 보존서고에 배치하고, 비밀기록물은 별도의 전용서고에 배치하여 보존해야 한다. ② 특수기록관의 보존서고 관리 담당자는 다음 각 호의 사항을 점검해야 한다. 1. 특수기록관 출입 보안장치, 비밀기록물 이중 잠금장치, 소화설비 등 시설물 상태 2. 보존기록물의 분실ㆍ오염ㆍ훼손 및 해충의 발생 여부 3. 보존기록물의 열람자 및 특수기록관 출입자 상황 4. 보존서고의 적정 온ㆍ습도 유지 상태 5. 그 밖에 특수기록관의 장이 필요하다고 인정하는 사항 제11조(중앙기록물관리기관으로의 기록물 이관) ① 특수기록관의 장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제40조에 따라 기록물을 이관할 때에는 보존기간이 30년 이상인 기록물 중 기산일로부터 10년이 경과한 기록물 목록을 중앙기록물관리기관의 장에게 통보해야 하고, 중앙기록물관리기관의 장과 이관 시기ㆍ방법 등을 협의하여 필요한 조치를 해야 한다. ② 처리과의 장은 중앙기록물관리기관으로 이관할 기록물의 이관 시기 연장이 필요한 경우에는 특수기록관의 장에게 이관 시기 연장 심사를 요청해야 한다. 이 경우, 특수기록관의 장은 이관 시기 연장이 승인된 기록물에 대해 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 필요한 조치를 해야 한다. 제12조(기록관리시스템 운영) ① 특수기록관의 장은 효율적인 기록물 관리를 위해 기록관리시스템과 필요한 장비를 구축해야 하고, 이에 대한 정기점검을 실시해야 한다. ② 특수기록관의 장은 기록관리시스템을 운영할 때에는 전자기록생산시스템 및 중앙기록물관리기관의 영구기록관리시스템과 연계하여 기록물의 생산현황 통보, 이관목록의 제출, 주요 기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 해야 한다. ③ 특수기록관의 장은 기록물에 대한 전산화를 추진하여 해당 기록물이 신속하게 검색 및 활용될 수 있도록 해야 한다. ④ 특수기록관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 담당자를 지정해 주기적으로 전자기록물의 보존상태를 점검하고 백업을 실시해야 한다. 이 경우 백업자료는 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관해야 한다. 제13조(행정정보 데이터세트 관리) ① 특수기록관의 장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제34조의3에 따라 「경찰 정보화업무 관리규칙」 제2조제4호의 정보시스템을 기본단위로 하는 행정정보 데이터세트의 기록물관리를 총괄한다. ② 특수기록관의 장은 행정정보 데이터세트의 관리대상 선정, 선정된 관리 대상의 보존 방법 등의 내용을 담은 관리기준표를 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 정한다. ③ 처리과의 장은 해당 부서에서 운영 중인 정보시스템의 기능 개선 또는 신규 정보시스템 구축 시 특수기록관의 장과 협의하여 기록관리 기능을 마련해야 한다. 제14조(기록물관리 실태 점검 및 교육) ① 특수기록관의 장은 처리과의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검해야 한다. ② 특수기록관의 장은 기록물 정리 등 기록물관리 업무와 관련하여 소속기관 직원을 대상으로 교육을 실시할 수 있다. 제15조(보안 관리 및 재난대비) ① 특수기록관의 장은 보존서고를 제한구역으로 지정하는 등 보안 관리를 철저히 해야 한다. ② 특수기록관의 장은 특수기록관의 보존서고에 외부인의 출입을 원칙적으로 금지해야 한다. 다만, 관람ㆍ견학ㆍ업무협조 등을 위해 출입하려는 외부인은 사전에 별지 제1호 서식의 특수기록관 출입신청서를 작성하여 특수기록관의 장에게 출입을 허가받은 경우 출입할 수 있다. ③ 특수기록관의 장은 특수기록관을 이용하려는 사람에게 별지 제2호 서식의 특수기록관 출입자대장에 필요한 사항을 기재하고 서명한 후 특수기록관을 이용하도록 해야 한다. ④ 특수기록관의 장은 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 기록물 반출 우선순위 등을 포함한 재난대비 계획을 수립하여 운영해야 한다. 제3절 기록물의 평가ㆍ폐기 및 기록물평가심의회 제16조(기록물 평가) ① 특수기록관의 장은 특수기록관에 이관된 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대해 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류를 결정하기 위한 평가를 실시해야 한다. ② 처리과의 장은 특수기록관의 장이 정한 기록물 평가심의 계획에 따라 평가심의대상 기록물의 처리에 대한 의견서를 작성하여 제출해야 한다. ③ 특수기록관의 기록물관리전문요원은 처리과에서 제출한 의견의 적정성 등을 평가ㆍ심사하고, 이에 대한 평가의견을 별지 제3호 서식의 기록물평가심의서에 작성해야 한다. ④ 특수기록관의 기록물관리전문요원은 사건기록을 평가할 경우 사건기록 관리부서의 기록물관리전문요원에게 기록물 처리에 대한 의견을 추가로 조회하고, 이에 대한 평가의견을 별지 제4호 서식의 사건기록 기록물평가심의서에 작성해야 한다. 제17조(기록물평가심의회의 구성) ① 기록물의 공정하고 객관적인 평가ㆍ심사를 위하여 경찰청 및 시ㆍ도경찰청에 기록물평가심의회(이하 "평가심의회"라 한다)를 둔다. ② 평가심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 위원으로 성별 및 평가대상 기록물의 성격과 내용을 고려하여 구성하되, 위원 중 1명 이상은 민간위원으로 한다. 이 경우 민간위원은 기록관리학ㆍ역사학ㆍ법학ㆍ수사 관련 분야 등에 관한 학식과 경험이 풍부한 사람으로 한다. ③ 평가심의회 위원장은 각 특수기록관의 장으로 하고, 위원은 위원장이 임명ㆍ위촉한다. ④ 「공직선거법」에 따라 실시하는 선거에 후보자(예비후보자 포함)로 등록한 사람, 「공직선거법」에 따른 선거사무관계자 및 선거에 의하여 취임한 공무원, 「정당법」에 따른 정당의 당원은 위원이 될 수 없다. ⑤ 위원이 제4항에 해당하게 된 때에는 당연 해촉된다. ⑥ 평가심의회의 간사는 특수기록관의 기록물관리전문요원으로 한다. ⑦ 그 밖에 평가심의회의 구성과 운영에 필요한 사항은 평가심의회 위원장이 정한다. 제18조(기록물평가심의회의 운영) ① 평가심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다. 1. 보존기간이 경과된 기록물에 대한 처리과 의견과 기록물관리전문요원이 평가한 결과의 적정성에 관한 사항 2. 기록물의 보존기간 재책정에 관한 사항 3. 그 밖에 기록물의 평가, 폐기 방법 및 보존관리에 대하여 필요한 사항 ② 평가심의회는 심의가 필요한 경우 위원장이 소집하며, 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. ③ 평가심의회 위원장은 필요한 경우 해당 업무 담당자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다. ④ 평가심의회에 위촉된 민간위원에게는 회의 참석 시 예산의 범위 안에서 자문료와 그 밖에 필요한 경비 등을 지급할 수 있다. ⑤ 간사는 평가심의회에 출석한 위원으로부터 별지 제5호 서식의 서약서를 제출받고, 별지 제6호 서식의 심의 의결서 및 별지 제7호 서식의 기록물평가심의회 회의록을 작성해야 한다. 제19조(보존기간 재책정 및 폐기보류 기준) ① 평가심의회는 기록물 평가심의 시 기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당할 경우 보존기간을 재책정하거나 폐기를 보류하여 해당 기록물을 장기 보존ㆍ관리하도록 해야 한다. 1. 경찰의 역사자료로서 가치가 높아 영구보존할 필요가 있는 기록물 2. 행정적ㆍ증빙적 가치가 높은 기록물로서 보존이 필요한 기록물 3. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사실 관련 기록물 4. 연구 자료로서 활용가치가 높다고 인정되는 기록물 5. 징계시효, 회계법상 시효, 민ㆍ형사상 시효, 계약기간, 그 밖에 관계 법령에 따라 보존이 필요한 기록물 6. 그 밖에 폐기를 보류할 필요가 있다고 인정되는 기록물 ② 제1항에 따라 폐기 보류된 기록물은 차기 평가심의회에서 보존가치를 재평가해야 한다. 제20조(기록물 폐기) ① 특수기록관의 장은 평가심의회의 의결에 따라 폐기 결정된 기록물에 대해서는 복구 또는 내용 확인이 불가능하도록 파쇄ㆍ용해ㆍ삭제 등의 방식으로 폐기해야 한다. ② 특수기록관의 장은 기록물 폐기를 민간 등에 위탁하여 시행할 수 있다. 이 경우 특수기록관의 기록물관리전문요원은 기록물의 폐기가 종료될 때까지 위탁한 폐기 업무를 감독하는 등 기록물이 유출되지 않도록 필요한 조치를 해야 한다. 제4절 기록정보서비스 제21조(열람 및 대출) ① 특수기록관의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람에게 특수기록관의 기록물을 열람하게 할 수 있다. 1. 경찰청 및 그 소속기관 공무원 2. 그 밖에 특수기록관의 장이 열람을 허가한 사람 ② 제1항에도 불구하고 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물은 열람을 제한할 수 있다. 1. 중앙기록물관리기관으로 이관하기 위해 보존 중인 비밀ㆍ대외비의 기록물 2. 법령에 따라 비공개로 규정된 내용이 포함되어있는 기록물 ③ 특수기록관에서 보존하는 모든 기록물은 대출되지 않는다. 다만, 특수기록관의 장에게 허가받은 경우에는 대출될 수 있다. ④ 제1항 및 제2항에도 불구하고 사건기록의 열람은 「경찰 수사서류 열람ㆍ복사에 관한 규칙」을 따른다. 제22조(열람 준수사항) ① 특수기록관의 열람 시간은 평일 9시부터 18시까지로 한다. 다만, 특수기록관의 장이 필요하다고 인정하는 경우에는 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다. ② 특수기록관의 기록물을 열람하려는 사람은 특수기록관 열람 업무 담당자의 지시에 따라야 하며, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 행위를 해서는 안 된다. 1. 기록물을 오염ㆍ훼손 또는 파기하는 행위 2. 특수기록관 내 열람실 이외의 공간에서 기록물을 열람하는 행위 3. 특수기록관 밖으로 기록물을 무단 반출하는 행위 4. 특수기록관 시설을 훼손 또는 파괴하는 행위 5. 열람실 내 음식물 등을 반입하는 행위 6. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위 제4장 보칙 제23조(세부사항) 이 규칙의 운영에 관한 세부사항은 경찰청 특수기록관의 장이 정한다. 다만, 사건기록 관리에 관해서는 경찰청 특수기록관의 장이 경찰청 사건기록 관리부서의 장과 협의하여 정한다.