외교행낭 및 신서사 운영에 관한 예규

제1장 총칙 제1조(목적) 이 예규는「보안업무규정」,「보안업무규정 시행규칙」,「외교부 정보통신보안지침」,「외교부 보안업무규정 시행세칙」과「비엔나 외교관계 협정」및 국제외교 관례에 따라 외교부 본부와 재외공관 간의 외교행낭 및 신서사의 운영과 비밀문서 수발에 필요한 사항을 규정한다. 제2조(적용 범위) 외교행낭 및 신서사의 운영은 다른 법령에 정해진 경우를 제외하고는 본 예규를 적용하며, 세부 사항은 별도로 정한다. 제2장 외교행낭 운영 제3조(정의) 외교행낭은 국제협약에 따라 국제적으로 공인된 외교 통신의 한 방식으로 외교부 본부와 재외공관 간 공문서 및 공용물품을 운송하기 위한 수단이며, 목적국과 경유국 통과 시 불가침의 특권을 향유한다. 제4조(내용물의 제한) ① 외교행낭의 내용물은 공용에 한한다. ② 공용이라 함은 다음 각 호에 해당하는 경우에 사용되는 것을 의미한다. 1. 재외공관 운영 및 대외교섭 업무수행 상 필요한 공문서 및 자료 2. 보안유지 상 필요한 서신 및 공용품 3. 업무 연락 서신 4. 기타 외교부장관 및 재외공관장이 필요하다고 인정한 사항 제5조(내용물 제한의 예외) ① 기후, 생활 여건 등이 현저히 불리하다고 외교부장관이 인정한 지역의 공관 운영 및 직원 근무에 필요한 의약품과 필수품에 대하여는 제4조 제2항의 규정에 준하여 외교행낭으로 발송할 수 있다. ② 제1항의 의약품 및 필수품 발송 대상공관, 연간 이용한도량 등 지원 기준은 외교부장관이 정한다. 제6조(외교행낭의 등급 분류) ① 외교행낭은 내용물에 따라 다음 각 호의 등급으로 분류한다. 1. 가등급 : 제22조 제2항제1호~제3호 신서사 휴대문건에 준한 내용물 2. 나등급 : 가등급을 제외한 비밀문건 및 기타 보안 유지가 필요한 물품 3. 다등급 : 일반 공문서 및 자료, 기타 물품 ② 가등급에 해당하는 내용물은「외교부 정보통신보안지침」제29조 및「보안업무규정 시행규칙」제31조에 따라 취급자의 직접 접촉을 통해 수발한다. 다만, 부득이한 경우에는 제13조에 따라 보안 조치를 강화하여 포장 후 외교행낭을 통해 수발할 수 있다. ③ 나등급에 해당하는 내용물은 제12조 제1항 및 제3항에 따라 처리하여 수발하고, 다등급에 해당하는 내용물은 같은 조 제2항 및 제4항에 따라 처리하여 수발할 수 있다. ④ 본부 운영지원담당관과 재외공관장은 정기 외교행낭 발송 시 항공 운송장 번호, 중량 및 수량 등을 회계행정포탈 시스템에 등록하여 접수처에 미리 통보한다. 제7조(행낭담당관, 확인관, 취급자) ① 행낭담당관은 외교행낭 취급 및 수발업무에 대한 책임을 지며, 행낭문서목록표에 등재된 내용을 확인ㆍ서명하고 외교행낭 관련 물품을 제13조(외교행낭 물품 취급 및 보안관리)에 따라 관리한다. ② 행낭확인관은 외교행낭 수발업무 및 내용물을 심사 감독한다. ③ 행낭취급자는 외교행낭 수발업무를 직접 수행하는 자로서, 수발업무 시 취급 부주의로 인한 사고에 대한 책임을 지며, 재외공관장은 행낭취급자를 지정하여야 한다. ④ 재외공관장은 행낭담당관 및 확인관을 임명 또는 교체할 경우 동 명단(대외직명, 성명, 전화번호, 임명일자 등을 포함한다)을 회계행정포탈 시스템에 등록하여야 한다. 제8조(외교행낭 수발) ① 외교행낭은 소속 공관원 중 지명된 자가 행낭취급자로서 직접 수발하여야 하며, 외교관 신분 직원 1인 이상이 동행하여야 한다. 다만, 본부는 국제항공운송협회(IATA)에 가입한 운송회사 중 외교부장관이 선정한 회사로 하여금 외교행낭 수발에 따르는 수송 및 통관 업무를 대행시킬 수 있다. ② 재외공관에서 비밀문건이 없는 외교행낭 수발은 전 항에도 불구하고 비밀취급인가를 받은 한국적 행정직원 1인을 포함한 2인 이상이 동행하여 수발할 수 있다. ③ 재외공관에서 외교행낭 수령은 공항 도착 후 행낭백의 포장상태의 이상 유무를 확인하고 최단 시간 내에 수령하여야 하며 통상적 수령 시간 대비 지체 수령 시 사유를 본부에 보고하여야 한다. ④ 본부 운영지원담당관 및 재외공관장은 비밀문건 외 중량 또는 용적이 작은 일반 문건 또는 물품 중 제12조 제1항에서 제3항의 절차에 따른 포장이 필요치 않다고 판단될 경우 국제항공운송협회(IATA)에 가입한 국제특송 업체를 이용하여 발송할 수 있으며, 이 경우 외교행낭임을 표시하고 사전에 회계행정포털시스템으로 전송한 후 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀)에 통보해야 한다. ⑤ 중량 또는 용적이 큰 화물로서 긴급을 요하지 않는 것은 선편 외교화물로 발송할 수 있으며, 이 경우 외교화물임을 표시하여야 하고 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀)에 통보해야 한다. 제9조(외교행낭 이용 및 제한) ① 본부 또는 재외공관 이외의 타 정부기관(이하 "타기관"이라 한다) 및 사인은 외교행낭을 이용할 수 없다. 다만, 외교문서 및 외교 업무와 관련된 공문 또는 자료로서 그 중요성을 관련 실ㆍ국(과ㆍ팀)장 및 재외공관장이 인정하여 공문으로 협조 요청한 경우에는 외교행낭을 이용할 수 있다. ② 타 기관(외교부 산하기관 포함)으로서 계속적(정기ㆍ부정기)으로 외교행낭을 이용하고자 하는 경우에는 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀)에 요청하여 별도의 외교부장관 승인을 받아야 한다. 이 경우 타 기관은 자체적으로 외교행낭 수발신 업무를 수행하기 위한 필요 조치를 취하여야 한다. ③ 재외공관 및 타 기관(외교부 산하기관 포함)이 제②항에 의하여 문서 등을 외교행낭을 통하여 상호 수발하는 경우에는 본부 내 관련 실ㆍ국(과ㆍ팀)에 문서 사본을 배포하여야 한다. ④ 외교행낭 편으로 문서 등을 재외공관으로 발송할 본부 실ㆍ국(과ㆍ팀)은 당해 문서 및 자료를 외교행낭발송 일정표상의 대상 공관별 발송 마감일 오전 11시30분(비밀문건은 11시)까지 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀)에 접수하여야 한다. ⑤ 제1항의 경우 소요 운송료를 포함한 해당 경비는 원칙적으로 의뢰기관이 부담한다. 제10조(임시 외교행낭) ① 본부 실ㆍ국(과ㆍ팀) 및 재외공관장은 긴급하고 중요한 사안이 있을 경우 정기 외교행낭 이외의 임시 외교행낭을 발송할 수 있으며, 세부 사항은 별도로 정한다. ② 임시 외교행낭발송 시 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀) 및 재외공관은 항공편, 운송장 번호, 목적지 및 도착 일시 등을 회계행정포탈시스템에 미리 등록하여야 한다. 제11조(외교행낭의 심사와 내용물 검사) ① 본부 운영지원담당관과 재외공관 행낭확인관은 제4조에 따라 외교행낭의 내용물을 심사하며, 필요한 경우 내용물을 개봉검사 할 수 있다. 다만, 특수 업무지원을 이유로 관계기관의 별도 협조 요청이 있는 경우에는 내용물의 개봉검사를 생략할 수 있다. ② 전항에 따라 내용물의 개봉검사를 생략할 때는 발송의뢰기관 취급자가 별지 제1호 서식에 작성한 내용물 확인서로 개봉검사를 대신할 수 있다. 이 경우 실제 내용물과 확인서 상의 내용이 상이하면 확인서 작성자가 이에 대한 책임을 지며 행낭담당관은 당해 내용물을 발송하지 않는다. 제12조(외교행낭 및 문서 포장) ① 외교행낭은 포장하여 디지털 자물쇠를 이용하여 봉인하며, 보관 중인 디지털 자물쇠가 없는 경우에는 번호식 자물쇠와 봉인물을 이용하여 봉인한다. ② 일반문서가방은 봉인씰로 봉인하여 외교행낭으로 발송한다. ③ 비밀문서가방은 봉인씰로 봉인한 후 일반문서가방에 넣어 외교행낭으로 발송한다. 이 경우 비밀문서가방 및 봉인씰 번호는 회계행정시스템에 등록하여야 한다. ④ 외교행낭 포장 시 분실 예방을 위해 행낭백에 여유 공간이 있을 때는 반드시 외교행낭용 스펀지를 투입하여야 한다. 제13조(외교행낭 물품 취급 및 보안관리) ① 본부 운영지원담당관은 외교행낭 용품(외교행낭가방, 일반문서가방, 비밀문서가방, 보안스티커, 봉인물, 번호식 자물쇠, 디지털 자물쇠, 디지털 키, 태그 등) 취급담당자를 지정하여 관리한다. ② 재외공관 행낭담당관은 외교행낭 관련 용품 취급담당자를 지정하여 관리하며 사용된 행낭용품은 수거하여 보관하고, 본부 지시에 따라 이를 처리한다. ③ 재외공관 행낭담당관은 외교행낭 수신 즉시 디지털 자물쇠 내의 암호화된 개폐 기록을 추출하여 회계행정포털시스템에 등록하고, 본부 운영지원담당관은 동 시스템을 통해 전송된 기록을 관리한다. 제14조(미도착 외교행낭의 조회와 추적) ① 재외공관장은 외교행낭 도착이 지연되는 경우 즉시 본부에 보고하고 환적지 공관과 해당 항공사에 추적을 요청하여야 한다. ② 행낭취급자는 접수 외교행낭의 잠금장치 및 봉인물 등에 이상이 있는 경우 증거를 확보하고, 당해 항공사에 사유 파악 등 선 조치 후 본부에 보고하여야 한다. 제15조(외교행낭 일정 변경) 재외공관은 공관발 정기 외교행낭 일정 변경 시 항공편, 출발 및 도착 일시 등을 본부에 즉시 보고하여야 하며, 본부발 공관행 정기 외교행낭 일정을 변경(순연 등)하고자 할 때는 공문으로 요청하여야 한다. 제16조(문서목록표 작성) 행낭을 발송할 때는 회계행정포탈시스템에서 출력한 외교행낭문서목록표 2부를 출력하여 1부는 발송처에 보관, 나머지 1부는 접수처로 발송한다. 접수처에서는 이를 내용물과 대조 확인한 후 이상이 없으면 1년간 보관한다. 단, 비밀문서수발증명서는 5년간 보관한다. 제17조(목록과 내용물의 대조) ① 접수된 외교행낭의 목록에는 기재되었으나 실물이 없을 때는 즉시 그 사실을 발송처에 조회하여야 하며, 착오로 수신처가 아닌 기관에 접수되었을 때는 지체없이 발송처에 통보하고 반송하여야 한다. ② 다만, 재외공관이 거리 관계로 당해 내용물을 수신처에 직송하는 것이 유리하다고 판단될 때는 그 부피 및 성질에 따라 외교행낭 또는 국제항공운송협회(IATA)에 가입한 국제특송 업체를 이용, 직접 발송하고 그 사유를 본부에 보고하여야 한다. 제18조(외교행낭 환적담당관) ① 외교행낭의 안전 수송을 위하여 주요 환적지 소재 공관 행낭담당관이 환적담당관이 되고, 그 임무 수행을 위한 사항은 별도로 정한다. ② 외교행낭 환적 공항 소재 각 환적담당관은 본부 또는 타 공관의 요청이 있으면 외교행낭 추적 임무를 수행하여야 한다. ③ 환적담당관의 원활한 업무수행을 위하여 소요 경비를 지원할 수 있다. 제3장 외교신서사 운영 제19조(임명) 외교통신용 암호자재와 주요 비밀문건 및 물품의 안전 수송을 위해 본부와 재외공관은 외교행낭 운영과 병행하여 외교신서사(이하 "신서사"라 한다)를 임명, 그 임무를 수행시킬 수 있다. 제20조(임명 절차) ① 신서사는 외교부 및 관계기관 소속 공무원 중에서 운영지원담당관의 건의에 따라 장관이 임명하되, 수송 문건의 양과 출장지의 치안 상황 등을 고려하여 필요시 보조요원을 임명할 수 있다. ② 재외공관 간의 신서사는 본부의 운영계획에 따라 해당 재외공관장이 임명한다. 제21조(운영 관할부서) 신서사 운영에 관한 사항은 운영지원담당관이 관할한다. 제22조(운영방법, 휴대문건 및 대상공관) ① 신서사 운영은 정기 및 비정기로 구분하여 시행하되 정기 신서사 운영은 전재외공관 대상 연 2회 이상 시행함을 원칙으로 하고(단, 예산 부족 시 조정 가능), 비정기 신서사 운영은 대통령, 국무총리 외국 순방 시 또는 외교부장관이 특별히 필요하다고 인정하는 경우에 시행한다. ② 신서사 휴대 문건(이하 "수하물"이라 한다)은 다음과 같이 정한다. 1. 외교통신 암호자재(정기 시행 대상) 2. 대통령 및 국무총리 외국 순방 관련 자료, 자재 3. 국가보안 유지에 필요한 중요 수하물 4. 기타 장관이 외교활동 및 기관운영에 필요하다고 인정하는 중요 수하물 ③ 운영지원담당관은 구체적인 신서사 파견시기 및 대상공관 선정 등에 관하여 관계 실ㆍ국장과 필요한 사항을 협의할 수 있다. 제23조(신서사증) 신서사는 업무수행 중 공무목적 여권과 신서사증을 상시 휴대하고, 임무종료 후 신서사증을 운영지원담당관에게 반납하여야 한다. 제24조(신서사 교육) 관할부서는 임명된 신서사에게 파견 최소 1주일 전 신서사 임무, 수하물의 보안 유지 및 안전 운송, 출장 여정 등 관련 사항에 대한 교육을 실시한다. 제25조(사전 준비) ① 관할부서는 신서사의 효율적인 업무수행을 위하여 사증발급, 예방접종 및 기타 출장 준비에 관하여 지원한다. ② 신서사는 업무수행과 관련된 출장 목적지 및 경유지 국가의 특수사정 등을 숙지하고, 필요한 대비를 하여야 한다. 제26조(수하물 포장 방법 등) ① 휴대문건, 수하물을 발송처가 규정에 따라 봉인하며, 외부에 신서사의 수하물임이 표시되어야 한다. ② 수하물은 반드시 신서사용 문서가방 등에 넣어서 휴대하여야 한다. ③ 신서사가 휴대하는 문서가방 등에는 다른 물품을 혼합할 수 없다. 제27조(수하물의 양도 및 보관) ① 관할부서는 신서사로 임명된 자에게 수하물, 신서사증, 신서사 수칙 등을 교부하고 수령증을 받아야 한다. ② 신서사는 수하물을 가장 안전한 상태로 상시 휴대하여야 하며, 항공 일정상 우리 재외공관 주재지에서 숙박하게 될 때는 동 주재지에 도착하는 즉시 해당 공관에 수하물을 안전하게 보관하여야 한다. 제28조(신서사 수칙) 신서사는 수하물 등의 안전 수송을 위하여 「신서사 수칙」을 숙지하고 이를 준수하여야 한다. 제29조(재검토 기한) 외교부 장관은 이 예규의 시행일을 기준으로 3년마다 그 타당성을 검토하여 개정 등의 조치를 하여야 한다.