10·29이태원참사 진상규명과 재발방지를 위한 특별조사위원회 자료기록단 설치·운영 및 기록물관리에 관한 규칙

제1조(목적) 이 규칙은「10ㆍ29이태원참사 피해자 권리보장과 진상규명 및 재발방지를 위한 특별법」(이하 "법"이라 한다) 제47조에 따라 10ㆍ29이태원참사 진상규명과 재발방지를 위한 특별조사위원회(이하 "위원회"라 한다)의 자료기록단 설치ㆍ운영 및 기록물관리에 관한 사항을 정함을 목적으로 한다. 제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. 1. "기록물"이란「공공기록물 관리에 관한 법률(이하 "공공기록물법"이라 한다)」제3조 제2호에 따라 위원회가 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서ㆍ웹기록물ㆍ행정정보 데이터세트 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물(行政博物)을 말한다. 2. "10ㆍ29이태원참사자료"(이하 "참사자료"라 한다)란 위원회가 10ㆍ29이태원참사와 관련하여 수집ㆍ보존하는 다음 각 목의 자료를 말한다. 가. 위원회가 생산ㆍ접수한 제1호에 따른 기록물. 단, 위원장이 10ㆍ29이태원참사와의 관련성이 현저히 낮아 참사자료로 관리하지 않는 것이 효율적이고 합리적이라고 판단하는 기록물은 제외할 수 있다. 나. 위원회가 취득한 10ㆍ29이태원참사 관련 기록정보 자료 다. 위원회가 취득한 10ㆍ29이태원참사 관련 물건 3. "10ㆍ29이태원참사 관련 기록물"(이하 "참사 관련 기록물"이라 한다)이란「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제2조 제3호에 따른 공공기관이 10ㆍ29이태원참사와 관련하여 수집하고 보존하는 기록물을 말한다. 4. "기록물관리"란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다. 5. "처리과"란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조 제4호에 따른 업무 처리를 주관하는 과ㆍ담당관 등을 말한다. 제3조(적용범위) 위원회 기록물관리와 관련한 업무는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다. 제4조(자료기록단의 설치) ① 위원회는 법 제47조에 따라 자료기록단을 설치한다. ② 자료기록단장은 위원장이 지명한다. ③ 자료기록단 내에 부단장을 둘 수 있고, 부단장은 단장을 보좌한다. ④ 단장은 위원회 또는 소위원회 회의에 출석하여 기록물관리 업무에 관한 의견을 진술할 수 있고, 필요시 부단장이 이를 대신하게 할 수 있다. ⑤ 자료기록단의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리에 관한 전문적 지식과 경험을 가진 사람을 배치하여야 한다. ⑥ 처리과 기록물관리 업무의 효율적 수행을 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자 및 담당자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다. 제5조(업무) ① 자료기록단은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 수행한다. 1. 위원회 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행 2. 기록관리기준표 작성ㆍ운영 3. 위원회 각 처리과의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독ㆍ교육 및 지원 4. 기록물의 생산(접수)ㆍ수집ㆍ이관ㆍ관리ㆍ보존 및 활용 5. 기록물 분류 및 데이터베이스 구축 6. 위원회 업무 지원을 위한 기록정보 가공ㆍ분석 7. 자료기록서고 관리 8. 법 제48조에 따른 참사자료의 추모시설 송부 9. 위원회 활동 종료 및 폐지에 따른 기록물의 영구기록물관리기관 이관 10. 그밖에 위원회 기록물관리와 관련하여 필요하다고 위원장이 인정하는 업무 ② 처리과의 장은 제4조 제6항의 규정에 따라 지정된 기록물 관리책임자 및 담당자가 다음 각 호의 업무를 담당하도록 한다. 1. 기록물의 생산ㆍ발송 및 접수의 등록 점검 사항 2. 처리과의 기록관리기준표 관리에 관한 사항 3. 단위과제 작성기준의 수립과 등록에 관한 사항 4. 기록물의 정리 및 이관에 관한 사항 5. 간행물의 발간등록번호 등록 및 관리에 관한 사항 6. 기타 처리과의 기록물 관리에 관한 사항 제6조(기록물의 생산ㆍ등록) ① 자료기록단장은 위원회에서 수행하는 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 위원회는 기록물을 생산하거나 접수ㆍ수집하였을 때 업무관리시스템 또는 행정정보시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 자료기록단장이 정하는 등록정보를 전자적으로 생산ㆍ관리하여야 한다. 다만, 첨부물의 규격차이가 심하거나 별도 매체로 구성된 경우에는 분리등록할 수 있다. ③ 위원회가 다음 각 호의 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 하며, 회의록 작성의 세부사항은「10ㆍ29이태원참사 진상규명 및 재발방지를 위한 특별조사위원회 운영에 관한 규칙」제11조를 준용한다. 1. 위원회 회의, 소위원회 회의, 자문위원회 회의 2. 기타 회의록의 작성이 필요하다고 위원장이 인정하는 회의 ④ 위원회는 다음 각 호의 사항에 대하여 시청각기록물을 생산하여야 한다. 1. 위원회 위원장 등 주요 직위자의 업무 관련 활동과 인물사진 2. 위원회의 주요 행사 3. 진상규명조사, 청문회 등 주요 활동과 관련한 사항 4. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항 ⑤ 제4항에 따라 생산된 시청각기록물은 별지 제1호 서식의 시청각기록물 설명문과 함께 업무관리시스템에 등록하여야 한다. ⑥ 위원회가 간행물을 발간하고자 할 때에는 공공기록물법 제22조 제1항에 따라 발간등록번호를 부여받아 시행하고, 간행물 발간 후 국가기록원, 국회도서관, 국립중앙도서관에 각 3부와 전자파일을 송부하여야 한다. 다만 전자적 형태로만 작성된 간행물은 전자파일로 송부할 수 있다. 제7조(자료의 수집) ① 위원회 자료의 수집은 기증, 위탁, 복사ㆍ제본 등의 방법에 의한다. ② 위원회가 기관ㆍ단체ㆍ개인 등에게 기증을 요청할 때에는 별지 제2호 서식의 기록물 기증 협약서를, 위탁을 요청할 때에는 별지 제3호 서식의 기록물 위탁 협약서를 발행할 수 있다. 다만, 자료 제출자가 반환을 요구하는 경우에는 사본 등 보존 조치를 취한 후에 반환하여야 한다. 제8조(기록물의 편철ㆍ정리) ① 위원회의 모든 기록물은 단위과제별로 분류하여 편철ㆍ관리하여야 한다. ② 전자적으로 생산되지 않은 기록물의 경우, 업무관리시스템에 등록 시 선택한 단위과제 또는 단위과제카드와 동일한 기록물 철을 만들어 기록물을 편철하거나, 중앙기록물관리기관이 정하는 방식에 따라 처리하여야 한다. 제9조(기록관리기준표) 자료기록단장은 공공기록물법 시행령 제25조에 따른 기록관리기준표를 작성ㆍ운영한다. 제10조(공개 여부의 구분관리) 기록물은 건 또는 데이터세트 단위로 공개여부를 구분하고 제6조 제2항에 따른 기록물 등록정보로 관리되도록 하여야 한다. 제11조(접근권한 관리) ① 자료기록단장은 수집, 생산, 보존 기록물의 무결성 보장 및 비공개 기록물의 체계적 관리를 위하여 접근범위를 구분하여 관리할 수 있도록 필요한 조치를 수립ㆍ시행하여야 한다. ② 접근권한은 기록물 및 접근자를 기준으로 기록물 내용 및 목록정보로 구분하여 접근범위를 설정하여야 한다. ③ 자료기록단장은 업무관리시스템 또는 행정정보시스템에서 생산ㆍ보존하고 있는 기록물에 대한 접근ㆍ접근시도에 관한 사항, 이력정보를 관리하여야 한다. 이 경우 접근이력, 처리상황 등의 관리정보는 해당 시스템에서 자동 생성되도록 하여야 하며, 해당 관리정보를 임의로 수정ㆍ삭제할 수 없어야 한다. 제12조(기록물의 보존) ① 위원회는 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 자료기록서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 한다. ② 자료기록단장은 기록물의 훼손이나 멸실을 막기 위한 보존대책을 마련하여야 한다. 제13조(주요 기록물의 전산화) ① 자료기록단장은 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다. ② 자료기록단장은 전자화된 기록물에 대해서는 사용자의 접근제한 및 해킹 등에 대비한 보안 대책을 수립하여야 한다. ③ 자료기록단장은 전산시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 요구할 경우에는 전문업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다. ④ 자료기록단장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업관리 등 필요한 조치를 하여야 한다. ⑤ 자료기록단장은 전산화된 기록물의 검색ㆍ활용을 위해 변환 등 필요한 조치를 할 수 있다. 제14조(보안관리) ① 자료기록단장은 자료기록서고와 전산장비의 보안관리를 철저히 하여야 한다. ② 자료기록서고는 외부인의 출입을 금지하며, 부득이하게 출입하고자 하는 사람에 대해서는 별지 제4호 서식의 자료기록서고 출입자대장을 작성하게 하는 등 신원을 확인하여야 한다. 제15조(기록물의 열람) ① 위원회 소속 직원이 기록물을 자료기록서고에서 열람하고자 하는 경우에는, 별지 제5호 서식의 기록물 열람 신청서를 작성ㆍ제출하여야 하며, 열람 시 별지 제6호 서식의 기록물 열람 대장에 기재하여야 한다. ② 제1항에도 불구하고, 위원회 소속 직원이 기록물을 업무관리시스템 또는 행정정보시스템에서 열람하고자 하는 경우에는, 접근정보를 전자적으로 관리하여 개별 신청 절차를 대신할 수 있다. ③ 위원장은 열람의 이유 등을 고려하여 기록물 열람의 주체, 대상과 범위 등을 제한할 수 있으며, 열람으로 인하여 위원회의 업무수행에 지장을 초래하는 경우에는 기록물의 열람을 제한할 수 있다. ④ 자료기록단장은 전자화된 기록물의 경우 전산시스템을 통해 제공할 수 있으며, 사전에 접근권한에 대한 관리 기준을 마련하여야 한다. 제16조(기록물의 공개 여부 재분류와 이관) 위원회는 기록물을 이관하려는 경우 그 기록물의 공개 여부를 재분류한 후 위원회 의결을 거쳐 이관하여야 한다. 제17조(기록물관리 실태 점검 및 교육) ① 자료기록단장은 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다. ② 자료기록단장은 기록물관리 업무 담당자에 대한 교육을 실시할 수 있다. 제18조(운영세칙) 이 규칙의 시행에 필요한 세부사항은 위원장이 따로 정한다.