행정정보 공동이용 지침

제1장 총칙 제1조(목적) 이 지침은 「전자정부법」제37조 및 같은법 시행령 제42조에 따른 행정정보공동이용센터를 통한 행정정보 공동이용과 관련된 세부사항을 정함을 목적으로 한다. 제2조(정의) 이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. "행정정보보유기관"이란 행정정보를 직무상 작성ㆍ취득하여 유지ㆍ관리하는 행정기관 또는 공공기관을 말한다. 2. "이용기관"이란 다음 각 목의 어느 하나에 해당하는 기관 중 「전자정부법」(이하 "법"이라 한다) 및 같은 법 시행령(이하 "영"이라 한다)과 이 지침(이하 "지침등"이라 한다)이 정하는 절차에 따라 행정정보를 이용하는 기관을 말한다. 가. 법 제2조제2호에 따른 행정기관 나. 법 제2조제3호에 따른 공공기관 다. 「은행법」 제8조제1항에 따라 인가를 받은 기관(이하 "은행"이라 한다) 라. 「금융위원회의 설치 등에 관한 법률」 제38조에 따른 검사대상기관으로서 영 제39조제1항에 따라 행정안전부장관이 지정한 기관 마. 「민원 처리에 관한 법률」제2조제3호다목에 따라 법령 또는 자치법규에 근거하여 행정권한이 있거나 행정권한을 위임 또는 위탁받은 법인ㆍ단체 또는 기관으로서 영 제39조제1항에 따라 행정안전부장관이 지정한 법인ㆍ단체 또는 기관. 다만, 같은 법 제36조제1항에 따른 민원처리기준표에 올라 있는 민원을 처리하는 경우로 한정한다. 3. "민원사무"란 민원인이 행정기관, 공공기관 또는 제2호마목에 해당하는 자(이하 "행정기관등"이라 한다)에 대하여 처분 또는 일정한 서비스의 제공 등 특정한 행위를 요구하는 사항에 관한 사무를 말한다. 4. "고객사무"란 은행 및 제2호라목에 해당하는 자(이하 "은행등"이라 한다)에 대하여 고객이 계약 또는 일정한 서비스의 제공 등 특정한 행위를 요구하는 사항에 관한 사무를 말한다. 다만, 「우체국 예금ㆍ보험에 관한 법률」에 따른 체신관서가 예금ㆍ보험사업과 관련된 사무를 처리할 때에도 고객사무로 본다. 5. "내부사무"란 민원사무 외에 행정기관등이 해당 법령에 따라 처리하는 사무를 말한다. 6. "조례규칙사무"란 지방자치단체가 해당 조례ㆍ규칙에 따라 처리하는 사무를 말한다. 7. "공동이용관리자"란 이용기관의 행정정보공동이용에 관한 사항을 관리하는 사람을 말한다. 8. "분임공동이용관리자"란 제23조제1항에 따른 이용기관의 각 권한부여단위에 대하여 행정정보공동이용에 관한 사항을 관리하는 사람을 말한다. 9. "업무처리담당자"란 업무수행 과정에서 행정정보 공동이용을 통하여 담당 사무를 처리하고자 할 경우 해당 행정정보에 접근할 수 있는 권한이 있는 사람을 말한다. 10. "전자민원서류관리시스템"이란 법 제2조제7호 및 제8호에 따른 전자문서 및 전자화문서의 효과적이고 안전한 공동이용을 위하여 민원인이 직접 제출하는 구비서류 및 민원발급기관에 요청한 발급서류 등을 온라인으로 제출ㆍ보관할 수 있도록 하여 이용기관으로 하여금 이를 열람할 수 있도록 하는 시스템을 말한다. 제3조(적용범위) 이 예규는 행정정보공동이용센터(이하 "공동이용센터"라 한다), 행정정보보유기관, 이용기관의 행정정보의 공동이용에 대하여 적용한다. 제2장 공동이용시스템의 구축ㆍ운영 등 제4조(공동이용시스템의 구축ㆍ운영) 공동이용센터는 행정정보보유기관이 유지ㆍ관리하는 행정정보 데이터베이스 및 전자적 체계와 이용기관이 관리하는 전자적 체계를 연계하여 영 제43조제2항에 따른 공동이용 대상 행정정보를 공동이용하기 위하여 필요한 행정정보공동이용시스템(이하 "공동이용시스템"이라 한다)을 구축ㆍ운영한다. 제5조(공동이용시스템 구축을 위한 기준 제시 등) 공동이용센터는 공동이용시스템을 구축하기 위하여 필요한 경우 행정정보보유기관 및 이용기관과 행정정보를 공동이용하고자 하는 기관에 대하여 표준화 등 전자적 체계의 연계방안, 개인정보 보호정책 등에 관한 기준을 제시하고 그에 필요한 사항을 지원한다. 제6조(공동이용 대상 사무) ① 행정기관등은 지침등이 정하는 절차에 따라 공동이용센터가 승인하는 사무의 처리를 위하여 행정정보를 공동이용하여야 한다. ② 은행등은 고객사무 중에서 지침등이 정하는 절차에 따라 공동이용센터가 승인하는 사무의 처리를 위하여 행정정보를 공동이용할 수 있다. 제3장 공동이용의 신청 및 승인 제7조(행정정보 공동이용 대상기관 지정신청) ① 행정정보 공동이용 대상기관으로 지정을 받으려는 이용기관은 별지 제1호서식에 따른 행정정보공동이용 대상기관지정신청서와 별지 제2호서식에 따른 행정정보 공동이용 환경조사표를 작성하여 행정안전부장관에게 제출하여야 한다. ② 제1항에 따른 신청이있는 경우에는 행정안전부장관은 이용기관으로 지정하기에 적합한지 여부를 확인하기 위하여 행정정보 공동이용 환경조사표의 공동이용방식, 보안수준 등에 대해 현장실사를 실시하여야 한다. ③ 행정안전부장관은 제2항에 따른 현장실사 결과 이용기관으로 적합하다고 인정된 경우에는 공동이용 대상기관으로 지정하여 통보한다. 제8조(공동이용 행정정보 선정절차 등) ① 행정안전부장관은 법 제36조제3항에 따라 이용기관이 공동이용을 필요로 하는 행정정보에 대해서 다음 각 호의 사항에 대해서 수요조사를 할 수 있다. 1. 공동이용 대상정보 2. 예상 이용사무 및 사무 구분 3. 공동이용에 대한 법적 근거 4. 연간 이용예상 규모 5. 기타 행정정보 공동이용에 필요한 사항 ② 행정안전부장관은 제1항에 따라 수요조사 결과 공동이용이 필요하다고 판단되는 행정정보에 대해서는 행정정보보유기관과 공동이용 여부, 열람범위 등에 대해서 협의하여야 한다. ③ 행정안전부장관은 행정정보보유기관과 협의 후에 공동이용이 가능한 행정정보에 대해서 고시한다. 제9조(공동이용의 신청) ① 행정정보 공동이용을 신청하고자 하는 기관(이하 "신청기관"이라 한다)은 공동이용센터에 공동이용의 신청을 하기 전에 공동이용을 통하여 처리하고자 하는 사무를 지휘ㆍ감독할 권한이 있는 중앙행정기관(은행 등의 경우 금융위원회를 말하며, 이하 "소관부처"라 한다)의 장으로부터 해당 사무를 처리하기 위하여 행정정보 공동이용이 필요한지 여부에 대하여 의견조회를 하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 사무에 대하여서는 그러하지 아니하다. 1. 법령 또는 자치법규(이하 "법령등"이라한다)의 규정에 따라 수행하는 사무로서 해당 법령등에 그 사무의 처리절차 및 확인하여야 하는 행정정보 등에 관하여 구체적으로 정하여진 사무 2. 「민원처리에 관한 법률」제36조제1항에 따른 민원처리기준표에 따라 수행하는 사무 3. 기타 행정안전부장관이 중앙행정기관의 확인을 필요로 하지 않는다고 인정하는 사무 ② 신청기관은 별지 제3호서식에 따라 공동이용센터에 행정정보 공동이용을 신청한다. 이 경우 제1항에 따른 의견조회의 결과가 있는 경우에는 이를 첨부하여야 한다. 제10조(공동이용 신청에 따른 사전협의 및 심사) ① 공동이용센터는 공동 이용의 신청이 있는 경우에 행정정보보유기관의 장, 이용기관의 장과 제4항 각 호의 사항에 대하여 사전협의를 진행할 수 있다. ② 제1항의 사전협의에는 행정정보보유기관의 장, 이용기관의 장은 행정정보 공동이용에 관한 사항을 관리하는 권한이 있는 사람으로 하여금 대리 참석하도록 하여 의견을 제출하게 할 수 있다. ③ 공동이용센터는 사전협의가 이루어진 사항에 대하여 협의서를 작성하고 이를 심사에 반영하여야 한다. ④ 공동이용센터는 공동이용 신청기관으로부터 제9조에 따른 신청이 있는 경우에 다음 각 호의 사항에 관하여 심사한다. 1. 공동이용 사무의 분류ㆍ등록에 관한 사항 2. 공동이용에 따른 기술적ㆍ물리적 환경의 적합성 여부 3. 공동이용에 따른 개인정보보호에 관한 사항 4. 공동이용에 따른 공동이용시스템의 보안에 관한 사항 5. 영 제45조제1항 각 호에 관한 사항 6. 공동이용 행정정보가 「개인정보 보호법」 제2조제1호에 따른 개인정보인 경우 관련 법령에서 정한 요건 및 절차 등의 이행여부 7. 공동이용의 범위ㆍ유형ㆍ조건 등 공동이용의 승인에 따른 조치 사항 8. 그 밖에 공동이용을 위하여 필요한 사항 ⑤ 공동이용센터는 제1항에 따른 심사를 위하여 필요한 경우 신청기관에 대하여 개인정보의 관리 및 보호실태를 확인하고 개인정보처리자, 신청기관의 장 및 관련 임직원 등에게 자료의 제출이나 의견의 진술 등을 요청할 수 있다. 제11조(승인 등의 통보) 공동이용센터는 영 제45조제5항에 따라 승인 결과를 통보하는 때에는 다음 각 호의 사항을 포함하여야 한다. 1. 공동이용을 통하여 처리하는 사무의 명칭과 내용 2. 공동이용할 행정정보 3. 공동이용 행정정보의 세부항목 4. 공동이용의 방식 등 제12조(공동이용 사무의 등록) 공동이용센터는 법 제39조제2항에 따라 공동이용시스템 이용의 승인을 통지한 사무에 대하여 다음 각 호의 사항을 공동이용시스템에 등록하여 관리하여야 한다. 1. 공동이용 사무명, 공동이용 사무의 유형 및 공동이용 사무의 소관부처 2. 공동이용 행정정보 3. 행정정보보유기관 4. 이용기관 5. 공동이용 사무의 법적 근거가 있는 경우 그 근거 6. 사무처리기간 및 보존기간 제13조(공동이용 사무의 변경 신청) ① 이용기관이 제12조 및 제13조에 따라 승인ㆍ등록된 사무의 명칭 또는 공동이용할 행정정보 등의 사항을 변경하고자 할 때에는 별지 제3호서식에 따라 공동이용센터에 사무의 변경을 신청하여야 한다. ② 제1항에 따른 사무 변경신청에 대한 심사 및 승인에 관하여는 지침 등이 정하는 공동이용 신청의 심사ㆍ승인 절차를 준용한다. 제14조(공동이용 사무의 폐지) ① 이용기관 또는 소관부처는 승인ㆍ등록된 사무가 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 공동이용센터에 그 사유를 알리고 해당 사무의 폐지를 요청하여야 한다. 1. 공동이용이 필요하지 않은 사무를 신청한 경우 2. 해당 사무의 공동이용이 더 이상 필요하지 않은 경우 3. 그 밖에 공동이용을 폐지할 사유가 있는 경우 ② 공동이용센터는 폐지를 요청받은 사무가 제1항 각 호에 해당된다고 판단되는 경우에는 해당 사무를 폐지하고 그 사실을 이용기관 및 소관부처에 통보하여야 한다. ③ 공동이용센터는 승인ㆍ등록된 사무가 제1항의 어느 하나에 해당하는 경우 해당 사무를 폐지할 수 있다. 이 경우 공동이용센터는 사무를 폐지한 사실을 이용기관 및 소관부처에 통보하여야 한다. 제15조(행정정보 유통서비스의 제공절차 등) ① 행정정보 공동이용 대상기관은 법령등에 따른 소관 업무를 처리하기 위해 기관업무시스템에서 다른 기관이 수집ㆍ보유하고 있는 대량 정보를 주기적으로 이용하거나 단 건 정보를 실시간으로 이용하려는 경우 공동이용센터를 통해 기관 간 송ㆍ수신하는 방식(이하 "행정정보 유통서비스"라 한다)으로 공동이용할 수 있다. ② 행정정보보유기관이 보유ㆍ관리하고 있는 행정정보에 대해서 공동이용센터를 통해서 행정정보 유통서비스를 제공받고자 하는 행정정보 공동이용 대상기관(이하 "행정정보 유통서비스 이용기관"이라 한다)은 행정정보보유기관과 미리 협의를 하여야 한다. 다만, 개인정보가 포함된 행정정보에 대해서는 「개인정보 보호법」제17조제1항제2호 및 제18조제2항 각 호에 따라 제3자에게 제공될 수 있는 행정정보에 한해 협의할 수 있다. ③ 제2항에 따른 협의시 행정정보보유기관은 정보유통의 법적근거, 개인정보 보호법령과 지침에 따른 안전성 조치등을 검토하여 행정정보 유통서비스에 적합하다고 판단될 경우에 행정정보 유통서비스 제공에 동의할 수 있다. ④ 행정정보 유통서비스 이용기관은 제3항에 따라 행정정보보유기관이 행정정보 유통서비스 제공에 동의한 경우에는 별지 제4호서식에 따른 행정정보유통서비스신청서를 작성하여 행정안전부장관에게 제출하여야 한다. 이 경우 행정정보보유기관이 동의한 문서를 첨부하여야 한다. ⑤ 행정안전부장관은 제4항에 따른 신청이 있는 경우 행정정보보유기관이 동의한 내용에 따라 공동이용센터를 통하여 행정정보 유통서비스를 제공할 수 있다. ⑥ 행정정보 유통서비스 이용기관은 행정정보 유통서비스 중에서 정보 주체가 직접 장애인, 국가유공자, 임산부 등 자격 요건을 갖추었는지 실시간으로 확인할 수 있는 서비스(이하 "자격확인 서비스"라 한다)를 활용하려는 경우 제2항부터 제4항까지의 규정에 따른 절차를 생략하고, 별지 제7호서식에 따른 자격확인 서비스 신청서를 작성하여 행정안전부장관에게 제출하여야 한다. 이 경우 행정안전부장관은 자격 확인의 법적 근거 및 지침등에 따른 안전성 조치 등 적합성을 검토한 후 자격확인 서비스를 제공할 수 있다. ⑦ 행정안전부장관은 제6항에 따라 행정정보 유통서비스 이용기관에 제공할 수 있는 자격확인 서비스의 종류를 행정정보 보유기관의 장과 협의하여 정한다. ⑧ 제5항 및 제6항에 따라 행정정보 유통서비스를 제공받은 행정정보 유통서비스 이용기관은 개인정보 보호에 대해서 「개인정보 보호법」등 개인정보 보호 법령의 규정을 준수하여야 하며, 장애예방 등 안전한 운영과 보안을 위해 공동이용센터에 적극 협력하여야 한다. 제16조(행정정보 유통서비스개인정보 관리 실태점검) ① 행정정보 유통서비스 이용기관은 개인정보가 목적 외 사용 또는 유출되지 않도록 별지 제5호서식에 따른 행정정보 유통서비스 개인정보 보호관리 점검표에 의거 연 1회이상 점검하여 개인정보 보호에 철저를 기하여야 한다. ② 행정정보보유기관은 행정정보 유통서비스 이용기관에게 제1항에 따른 점검결과를 요구하거나 직접 개인정보 보호실태에 대해 현장조사를 실시할 수 있다. ③ 행정안전부장관은 제1항 및 제2항에 따른 점검결과나 현장조사 결과를 요청할 수 있으며, 행정정보보유기관이 행정정보 유통서비스 이용기관에 대해서 현장조사를 하지 아니한 경우에는 해당 행정정보 유통서비스 이용기관에 대해서 직접 조사를 할 수 있다. ④ 행정정보보유기관은 제2항에 따른 점검결과 행정정보 유통서비스 이용기관이 개인정보보호법령과 지침에서 정한 개인정보 보호 의무사항을 위반한 경우에는 행정안전부장관에게 행정정보 유통금지 조치를 요청할 수 있다. ⑤ 행정안전부장관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당되는 행정정보 유통서비스 이용기관에 대하여 행정정보 유통금지 조치를 할 수 있다. 1. 제3항에 따른 점검결과 개인정보 보호 의무사항을 위반한 경우 2. 제4항에 따라 행정정보보유기관이 행정정보 유통금지 요청을 한 경우 3. 연간 행정정보 유통서비스 이용실적이 미흡하다고 판단되는 경우 제4장 행정정보 공동이용을 위한 권한관리 제17조(공동이용시스템관리자의 지정ㆍ운영) ① 공동이용센터는 공동이용시스템 전반에 관하여 총체적으로 관리하는 권한을 가진 사람(이하 "공동이용시스템관리자"라 한다)을 지정ㆍ운영하여야 한다. ② 공동이용시스템관리자는 다음 각 호의 업무를 수행한다. 1. 공동이용시스템 구축ㆍ운영 및 유지보수 2. 공동이용 사무의 등록 3. 이용기관의 공동이용관리자 등록 승인 4. 공동이용시스템을 통한 공동이용 기록관리 5. 공동이용시스템 관련 보안대책의 수립 및 보안시설의 구축 6. 공동이용 현황의 모니터링 7. 기타 공동이용시스템 관리에 필요한 사항 ③ 공동이용시스템관리자는 제2항 각호에 해당하는 업무를 분야별로 수행하는 자("분야별 관리자"라 한다)를 지정ㆍ운영할 수 있다. 제18조(보유기관관리자의 지정ㆍ운영) ① 행정정보보유기관의 장은 그 기관이 보유하고 있는 행정정보 공동이용에 관한 사항을 관리하는 권한이 있는 사람(이하 "보유기관관리자"라 한다)을 지정ㆍ운영하여야 한다. ② 보유기관관리자는 다음 각 호의 업무를 수행한다. 1. 해당 기관이 보유한 공동이용 행정정보의 관리 2. 해당 기관의 데이터베이스 및 전자적 체계와 공동이용시스템의 연계 등 공동이용 업무의 지원 3. 해당 기관이 보유한 행정정보 공동이용현황 모니터링 등 ③ 행정정보보유기관의 장은 제1항의 규정에 따라 지정된 보유기관관리자의 소속ㆍ연락처에 관한 사항을 공동이용센터에 통보하여야 한다. 보유기관관리자가 변경된 때에도 또한 같다. 제19조(공동이용관리자의 지정ㆍ운영) ① 이용기관의 장은 행정정보공동이용 업무와 업무 관련도가 가장 높은 부서의 장을 공동이용관리자로 지정하여 이를 공동이용센터에 통보(공동이용관리자가 변경된 경우를 포함한다)하여야 한다. 이 경우 공동이용센터는 공동이용관리자의 직위ㆍ직급 및 직책이 공동이용의 취지에 어긋나거나 부적절한 경우 이를 조정할 것을 요청할 수 있다. ② 공동이용관리자는 다음 각 호의 업무를 수행한다. 이 경우 공동이용관리자는 소속직원 중에서 담당자(이하 "업무보조자"라 한다)를 지정하여 다음 각 호의 업무를 수행하게 할 수 있다. 1. 영 제46조제2항 각 호의 업무 2. 법 제43조에 따른 열람청구에 관한 사항 제20조(분임공동이용관리자의 지정ㆍ운영) ① 이용기관의 장은 행정정보 공동이용에 관한 업무를 효율적으로 수행하기 위해 기관의 특성에 따라 해당 이용기관을 2 이상의 단위(이하 "권한부여단위"라 한다)로 구분하여 각 권한부여단위별로 소속 부서의 장 중에서 분임공동이용관리자를 지정ㆍ운영할 수 있다. 이 경우, 권한부여단위의 구분은 필요한 범위에서 최소한으로 이루어져야 한다. ② 제1항에 따라 분임공동이용관리자가 지정된 경우 분임공동이용관리자는 소관 권한부여단위 내에서 영 제46조제2항제1호부터 제4호까지의 업무를 수행한다. 이 경우 분임공동이용관리자는 소속직원 중에서 업무보조자를 지정하여 수행하게 할 수 있다. ③ 이용기관의 장은 제1항에 따라 분임공동이용관리자를 지정하는 경우 지역적 범위, 업무처리담당자의 수, 해당 이용기관의 조직도, 처리 업무의 성격 및 절차 등을 고려하여 권한부여단위를 지정하여야 한다. 이 경우 공동이용센터는 권한부여단위가 부적절하거나 분임공동이용관리자의 직위ㆍ직급 및 직책이 공동이용의 취지에 어긋나거나 부적절한 경우 이를 조정할 것을 요청할 수 있다. 제21조(행정정보 접근권한의 신청 및 승인 등) ① 행정정보 공동이용을 통하여 사무를 처리하고자 하는 사람은 별지 제6호서식에 따른 행정정보공동이용 접근권한신청서(전자문서를 포함한다)를 작성하여 부서장의 결재를 얻은 후 공동이용관리자 또는 권한부여단위가 분리되어 분임공동이용관리자가 지정된 경우에는 해당 분임공동이용관리자(이하 "공동이용관리자등"이라 한다)에게 공동이용시스템을 통하여 접근권한을 신청하여야 한다. ② 공동이용관리자등은 제1항에 따라 신청을 한 사람이 업무분장상 정당한 권한이 있는지를 확인한 후에 접근권한을 승인하여야 한다. ③ 공동이용관리자등은 접근권한 승인 및 변경 내역을 기록ㆍ관리하여야 하며, 공동이용센터는 이를 전자적으로 처리할 수 있는 기능을 공동이용시스템에 구현하여 이용기관에 제공할 수 있다. ④ 행정정보보유기관의 요청이 있는 경우 업무처리담당자는 제2항에 따라 공동이용관리자등으로부터 접근권한을 승인받은 후에 관련 보유기관관리자의 승인을 별도로 얻어야 한다. 제22조(다자열람권한의 부여) ① 공동이용관리자등은 공동이용 사무의 처리를 위하여 필요한 경우 업무처리담당자를 지휘ㆍ감독하는 관계에 있거나 협조하여야 하는 관계에 있는 사람에게 업무처리담당자가 공동이용한 행정정보를 열람할 권한(이하 "다자열람권한"이라 한다)을 부여할 수 있다. ② 제1항에 따른 다자열람이 필요한 사람에 대한 접근권한은 업무처리담당자가 신청할 수 있다. 이 경우 제21조의 규정을 준용한다. 제23조(접근권한의 등록 및 변경등록) ① 이용기관은 다음 각 호에 해당하는 사항을 공동이용시스템에 등록한다. 1. 공동이용관리자 및 분임공동이용관리자 2. 업무보조자 3. 제21조 및 제22조에 따라 접근권한을 승인ㆍ부여받은 업무처리담당자 및 다자열람권한을 부여받은 자(이하 "업무처리담당자등"이라 한다) ② 제1항에 따라 등록한 사항이 이용기관의 조직개편ㆍ인사발령ㆍ사무분장의 변경이나 이용기관의 파산ㆍ분할ㆍ인수ㆍ합병 등으로 변경된 경우에 이용기관은 지체없이 그 변경된 내용을 공동이용시스템에 등록하여야 한다. ③ 이용기관이 처음으로 공동이용시스템을 이용하는 경우 공동이용센터는 제1항의 사항을 일괄적으로 등록할 수 있도록 하여야 한다. ④ 공동이용관리자등은 제2항의 경우 직권으로 업무처리담당자등의 접근권한을 회수ㆍ조정할 수 있다. 제24조(접근권한의 관리) ① 공동이용시스템 접근, 공동이용 행정정보의 열람 등 모든 접근권한은 법령, 자치법규, 관련 규정 등에 의해 허용된 사람에 한하여 업무 수행에 필요한 최소한의 범위로 부여하여야 한다. ② 공동이용관리자, 분임공동이용관리자, 업무보조자 및 업무처리담당자등은 공동이용시스템 접근 권한 신청 시 「개인정보 보호법」 및 지침등 관련 규정을 준수할 것을 서약하여야 하며, 공동이용센터는 이를 전자적으로 처리할 수 있는 기능을 공동이용시스템에 구현하여 이용기관에 제공할 수 있다. ③ 접근권한을 승인받은 사람은 접근권한을 임의로 양도 또는 대여해서는 아니되며, 공동이용관리자등은 이를 수시로 확인 및 지도ㆍ감독하여야 한다. ④ 공동이용관리자등은 업무처리담당자등이 소관 사무를 처리함에 있어 특별한 사정이 없는 한 공동이용시스템을 통하여 해당 사무를 처리하도록 접근권한의 신청 및 이용을 독려하고, 제23조제1항에 따른 접근 권한의 등록사항에 관하여 수시로 점검하여야 한다. ⑤ 공동이용관리자등은 공동이용시스템에 등록된 사무에 대한 이용현황을 파악하여 그 이용을 독려하고 해당 이용기관 또는 권한부여단위에서 처리하는 사무 중 공동이용시스템에 등록되지 아니한 사무가 공동이용을 통하여 처리될 수 있는 경우에는 이를 공동이용 사무로 신청하여야 한다. 제25조(이용기관의 조직 및 구성원 정보의 제공) ① 공동이용센터는 이용기관에 대하여 공동이용시스템의 구축 및 공동이용 권한관리 등 공동이용의 관리에 필요한 조직 및 구성원에 관한 정보를 공동이용센터가 정의하는 표준방식으로 제공하도록 요청할 수 있다. ② 이용기관은 제1항의 규정에 따라 제공한 사항에 변동이 있는 경우 지체 없이 이를 공동이용시스템에 반영하여야 하고, 정기적으로 조직 및 구성원에 관한 정보를 확인하여야 한다. ③ 행정안전부장관은 제2항의 규정을 위반한 공동이용기관에 대하여 법 제41조제2항 및 영 제47조제4항에 따라 해당 기관의 공동이용을 일시 정지하거나, 법 제41조제1항에 따라 공동이용의 승인을 철회할 수 있다. ④ 공동이용센터 및 그 직원은 업무목적으로 제공된 이용기관의 직원정보에 대하여 그 제공목적에 직접 해당하는 업무 외에 다른 용도로 사용할 수 없으며, 제3자에게 임의제공 또는 누설하여서는 아니된다. 제26조(신원확인) 공동이용시스템 또는 공동이용행정정보에 접근하고자 할 때에는 행정전자서명 등 행정안전부장관이 정하는 방법을 이용하여 신원을 확인하여야 한다. 제5장 행정정보 공동이용 등 제27조(공동이용의 방식) 행정정보 공동이용은 특정한 이용목적에 따라 필요한 범위 내에서 이루어져야 하며, 행정안전부장관은 영 제45조제1항제2호 및 제5호에 따라 이용기관의 공동이용사무 특성을 고려하여 열람ㆍ출력ㆍ저장 등 안전하고 신뢰할 수 있는 방식으로 이용하도록 조건을 정할 수 있다. 제28조(정보주체의 사전동의) ① 이용기관은 「개인정보 보호법」 제2조제1호에 따른 개인정보를 공동이용함에 있어서 법 제42조제2항 각 호 및 영제49조제2항 각 호의 경우를 제외하고는 법 제42조제1항에 따른 정보주체의 사전동의를 받아야 한다. ② 영 제49조제2항제3호에 따라 행정정보의 성질상 누구든지 서류로 발급받거나 열람할 수 있는 행정정보(이하 "공시성 행정정보"라 한다)는 다음 각 호와 같다. 다만, 가목 및 나목의 정보는 주민등록번호 등 개인정보를 포함하여 공동이용하지 않을 경우에만 공시성 행정정보로 본다. 가. 「상업등기법」 제15조제1항에 따른 법인 등기사항증명서 나. 「부동산등기법」 제19조에 따른 토지등기사항증명서 및 건물등기사항증명서 다. 「공간정보의 구축 및 관리 등에 관한 법률」제2조제19호가목에 따른 토지대장, 임야대장, 지적도 및 임야도 라. 「건축법」 제38조에 따른 건축물대장 마. 「토지이용규제 기본법」제12조에 따른 국토이용정보체계에 등재된 토지이용계획정보 바. 「부동산 가격공시에 관한 법률」 제10조에 따른 개별공시지가확인서, 제17조에 따른 개별주택가격확인서 및 제18조에 따른 공동주택가격확인서 ③ 법 제42조제1항에 따른 정보주체의 사전동의는 법령등으로 정하여진 공동이용에 관한 동의 서식, 별지 제8호서식, 정보주체의 전자서명(「전자서명법」제2조제2호의 전자서명을 말한다)이 있는 전자문서(「전자서명법」제2조제1호의 전자문서를 말한다. 이하 같다) 또는 그 밖에 행정정보의 제공 내용 및 제공 목적 등을 고려하여 행정정보공동이용 사전동의의 안전성과 신뢰성이 확보될 수 있는 유무선 통신으로 개인비밀번호를 입력하는 방식 등으로 할 수 있다. ④ 이용기관이 그 기관이 사용하는 사무별 서식(전자문서를 포함한다)의 일부로서 사전동의를 얻기 위한 서식을 별도로 정하여 사용하는 경우에도 별지 제8호서식의 내용이 반영되도록 하여야 한다. 제29조(전자민원서류관리시스템) ① 공동이용센터는 법 제2조제7호 및 제8호에 따른 전자문서 및 전자화문서(이하 "전자문서등"이라 한다)에 관한 다음 각 호의 업무를 수행하기 위하여 영 제6조제4항에 따른 전자민원서류관리시스템을 구축하여 이를 이용기관에 제공할 수 있다. 1. 민원인 또는 고객이 제출하는 전자문서등 및 민원사무 또는 고객사무의 처리결과물의 진본성 확인 2. 전자문서등의 제출 및 열람에 따른 등록ㆍ조회ㆍ보관기능의 제공 및 그 이력 또는 통계관리 등 ② 전자민원서류관리시스템을 이용하고자 하는 이용기관의 장은 행정전자서명의 이용 등 공동이용센터가 정하는 이용절차, 연계표준 및 보안사항 등을 준수하여야 한다. 제6장 개인정보보호 및 관리 제30조(개인정보 보호대책 마련 등) ① 공동이용센터는 행정정보 공동이용과 관련하여 다음 각 호의 사항이 포함된 개인정보 보호 등에 관한 규정을 제정ㆍ시행하는 등 개인정보보호 등에 필요한 대책을 마련하여야 한다. 1. 제32조 및 영 제42조제1항제7호에 따른 행정정보 공동이용에 필요한 시설과 전자적 체계의 설치ㆍ운용 기준, 필요한 개인정보 보호 등에 관한 기술의 적용 기준에 관한 사항 2. 제32조제2항에 따라 지정된 자의 운영에 관한 사항 3. 그 밖에 공동이용 행정정보의 안전성과 신뢰성 유지에 필요한 사항 ② 이용기관의 장은 행정정보를 공동이용함에 있어 개인정보를 누설하거나 권한 없이 열람ㆍ처리하거나 타인의 이용에 제공하는 등 부당한 목적으로 처리되는 위반행위를 방지하기 위한 개인정보 보호 조치사항을 강구하여야 한다. ③ 제27조에 따라 행정정보를 출력하거나 저장하는 경우 업무처리담당자등은 해당 행정정보의 이용목적을 달성한 때 또는 법령에 따라 지정된 보존기간이 만료된 때에는 지체없이 해당 행정정보를 파기하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 경우에는 그러하지 아니하다. 1. 상법 등 관계법령의 규정 또는 중앙행정기관 또는 지방자치단체가 제정한 훈령ㆍ예규ㆍ고시 및 조례 등에 의하여 보존하여야 하는 경우 2. 해당 행정정보가 공시성 행정정보인 경우 3. 미리 정보주체에게 고지하였거나 정보주체가 사전동의할 때 명시한 보존기간 이내인 경우 4. 보존기간의 만료 이전에 해당 행정정보의 보존기간 연장에 관하여 개별적으로 정보주체의 동의를 받은 경우 ④ 업무처리담당자등이 제3항의 규정에 의하여 개인정보를 파기할 때에는 다음 각 호의 방법에 의한다. 1. 종이에 출력된 행정정보의 경우 분쇄기로 분쇄하거나 소각 2. 전자적 파일 형태로 저장된 행정정보의 경우 기록을 재생할 수 없는 기술적 방법을 사용하여 삭제 제31조(정보주체의 열람청구) ① 이용기관이 열람청구(법 제43조제1항 정보주체의 열람청구를 말한다. 이하 같다)를 받은 경우 공동이용관리자가 법 제43조제2항 및 제3항에 따른 통보를 하여야 한다. 이 경우 공동이용관리자는 정보주체 본인에 관한 행정정보의 공동이용 내역을 확인하여 빠짐없이 통보하여야 한다. ② 행정안전부장관이 열람청구를 받은 경우 행정안전부장관은 이를 해당 이용기관의 공동이용관리자에게 즉시 통보하여야 하며, 해당 이용기관의 공동이용관리자로부터 법 제43조제1항의 각 호의 사항을 제출받아 정보주체에게 통보하여야 한다. ③ 제2항의 규정에 따라 행정안전부장관으로부터 통보를 받은 공동이용관리자가 법 제43조제2항 후단 및 제3항에 따라 즉시 제출할 수 없는 정당한 사유가 있는 경우에는 그 사유를 행정안전부장관에게 통보하여야 하며, 그 사유가 소멸하였을 때에 지체 없이 법 제43조제1항 각 호의 사항을 행정안전부장관에게 제출하여야 한다. ④ 공동이용센터는 이용기관이 법 제43조에 따른 열람청구에 대응할 수 있도록 하기 위하여 공동이용시스템의 개선 등 필요한 서비스를 제공할 수 있다. 제32조(개인정보 보호 등 관리) ① 이용기관은 행정정보 공동이용에 필요한 시설과 전자적 체계를 설치ㆍ운용함에 있어서 위조ㆍ변경ㆍ훼손의 방지에 필요한 개인정보보호기술 등을 적용하여야 한다. ② 이용기관의 장은 행정정보를 공동이용함에 있어서 다음 각 호의 업무를 수행하게 하기 위하여 개인정보 보호의 총괄 책임이 있는 자(이하 "개인정보보호책임자"라 한다)를 지정ㆍ운영하여야 한다. 1. 이용기관 구성원에 대한 개인정보보호 등의 교육 및 홍보 2. 개인정보 침해사고 등의 예방ㆍ대응 및 복구 3. 주기적인 업무 실태점검 및 개인정보보호 실태점검 및 그에 관한 기록 유지 4. 개인정보 보호 등에 관한 제반사항을 지속적으로 점검 5. 기타 행정정보공동이용과 연계된 개인정보 보호 등에 관한 업무의 이행 ③ 개인정보보호책임자는 업무처리담당자의 타인 인증서 도용 및 인증 우회 등 비정상적인 방법을 통한 정보 열람 및 화면캡처, 인가되지 않은 비정상적인 열람 및 출력을 통제하고, 출력된 행정정보에 대한 관리 및 폐기 절차를 마련하여 공동이용관리자에게 보고하고, 공동이용관리자는 이를 공동이용센터에 통보하여야 한다. 행정정보의 관리 및 폐기 절차가 변경된 때에도 또한 같다. ④ 이용기관은 개인정보 보호 등에 관한 교육계획을 수립하여 행정정보공동이용과 관련된 업무 수행자에게 정기적으로 개인정보 보호 등에 관한 교육을 실시하여야 하며, 담당자 및 조직의 신설ㆍ변경 등 필요시 관련 교육을 하여야 한다. ⑤ 제4항에 따른 개인정보 보호 등에 관한 교육을 위하여 공동이용센터는 이용기관에 대하여 정기 교육을 실시하여야 한다. 제33조(개인정보 보호를 위한 장치의 이용) 공동이용센터는 키보드해킹방지, 해킹 툴 차단 프로그램 등의 개인정보 보호 등을 위한 프로그램을 이용기관에게 배포하고, 이용기관으로 하여금 특별한 사유가 없는 한 공동이용센터가 배포한 개인정보 보호 등을 위한 프로그램을 적용하도록 하여야 한다. 제34조(자체 이용규정의 수립ㆍ통보) ① 이용기관은 업무처리담당자별로 공동이용에 사용하는 정보통신기기, 공동이용의 범위ㆍ절차 등에 관한 사항 및 기타 업무처리담당자 준수사항에 관한 규정을 정하여 이를 공동이용센터에 통보하여야 한다. 통보한 내용을 변경하는 때에도 같다. ② 공동이용센터는 제1항에 따른 규정이 행정정보공동이용의 취지 및 그 보호대책에 적합하지 않다고 인정되는 경우 공동이용관리자에 대하여 이를 보완할 것을 요청하여야 한다. 제35조(개인정보 침해사고 등의 대응) ① 공동이용센터는 법 제43조제6항 및 영 제51조제1항에 따른 공동이용 기록을 주기적으로 조사하여, 법 제41조제1항 각 호에 해당한다고 판단되는 경우 해당 공동이용 기록을 이용기관의 개인정보보호책임자에게 통보하여 필요한 조치를 취하도록 하여야 한다. ② 이용기관은 법 제41조제1항 각 호 및 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 또는 행정정보공동이용시스템과 관련된 중대한 사고가 발생할 경우에 대비하여 침해 등 사고에 대한 대응 및 행정정보공동이용시스템의 복구를 위한 계획을 수립하고 이행하여야 하며, 이를 공동이용센터에 통보하여야 한다. 1. 공동이용 관련 전산기기 또는 통신회선 등의 장애로 30분 이상 전산업무가 중단된 경우 2. 중요 장비의 가동이 중단된 경우 3. 전산보안시스템이 손괴된 경우 제36조(공동이용 기록의 관리) 공동이용센터 또는 이용기관은 행정정보를 공동이용하기 위하여 처리되는 행정정보(각종 신청서 및 사전동의서를 포함한다. 이하 이조에서 같다)에 대한 저장ㆍ출력등에 대해서는 다음 기준에 의하여 유지ㆍ관리한다. 이 경우 제1호 또는 제2호에 따른 기간과 제3호에 따른 기간이 상이한 경우에는 그 중 장기(長期)인 것에 따른다. 1. 해당 행정정보를 열람하여 처리한 사무에 관한 법령등에 그 보존기간이 정하여진 경우에는 그 보존기간 2. 제1호에 따른 보존기간이 불명확하거나 정함이 없는 경우에는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 별표1에 따른 보존기간 3. 이용기관과 합의에 따라 보존기간을 정한 경우에는 그 기간 4. 제1호부터 제3호까지의 보존기간 이외의 경우에는 5년 제37조(증적관리) ① 공동이용센터는 이용기관이 공동이용한 행정정보를 보존ㆍ관리하기 위하여 증적관리시스템을 운영하여야 한다. ② 공동이용센터는 이용기관이 행정정보의 열람을 공동이용 조건으로 승인받은 경우 해당 행정정보를 열람하는 시점에 이를 증적관리시스템에 보존하고 그 내용의 진정성을 확보하여야 한다. ③ 제2항에 따라 보존하는 행정정보의 보존기간에 관해서는 제36조를 준용한다. 제38조(증적관리시스템의 열람) ① 이용기관의 공동이용관리자 및 업무처리담당자는 이미 공동이용한 행정정보의 내용을 확인하거나 기타 행정정보의 진정성을 확인하기 위하여 필요한 경우 증적관리시스템에 보관된 행정정보의 내용을 열람할 수 있으며, 공동이용센터는 특별한 사정이 없는 한 이에 응하여야 한다. ② 제1항에 따라 업무처리담당자등이 증적자료를 열람하는 경우 업무처리담당자등은 특별한 사정이 없는 한 해당 행정정보를 최초에 열람한 당시의 행정전자서명을 사용하여야 한다. 이를 위하여 공동이용관리자는 해당 이용기관이 과거에 사용한 행정전자서명을 보관ㆍ관리하여야 한다. ③ 공동이용센터는 증적관리시스템의 안정성 및 보관된 증적의 진정성을 확보하기 위하여 필요한 시책을 수립ㆍ시행하여야 한다. 제7장 보칙 제39조 〈삭제 2014. 7. 29.〉 제40조(공동이용 실태조사) ① 공동이용센터는 공동이용시스템의 운용의 개선, 공동이용을 통한 적정한 행정사무 처리 도모, 그 밖에 개인정보보호 등을 위하여 이용기관의 공동이용 현황을 모니터링하거나 현지에 출장하여 공동이용 실태를 조사하고 지도ㆍ지원하도록 한다. ② 공동이용센터는 제1항에 따른 업무의 처리를 위하여 이용기관에 대하여 필요한 자료의 제출을 요구할 수 있으며, 이용기관은 특별한 사정이 없는 한 이에 응하여야 한다. 제41조(공동이용 매뉴얼의 보급) 공동이용센터는 지침등으로 정한 사항 외에 공동이용과 관련하여 행정정보보유기관, 이용기관 및 공동이용센터가 수행하는 공동이용 사무처리에 관한 요령ㆍ절차ㆍ기준 등에 관한 매뉴얼을 개발하여 보급하도록 한다. 제42조(공동이용에 관한 교육) ① 공동이용센터는 다음 각 호의 사항이 포함된 행정정보공동이용에 관한 교육계획을 수립ㆍ시행한다. 1. 행정정보공동이용의 신청 및 승인 등에 관한 절차 2. 행정정보공동이용을 위한 접근권한의 관리원칙 및 절차 3. 행정정보공동이용 관련 개인정보보호 대책 4. 그 밖에 행정정보공동이용을 위해 필요한 사항 ② 이용기관은 제1항에 따라 수립된 교육계획이 정하는 바에 따라 자체계획을 수립ㆍ시행하여야 한다. 제43조(공동이용에 관한 홍보) ① 공동이용센터는 행정정보 공동이용에 관한 홍보계획을 수립ㆍ시행한다. ② 이용기관은 민원 신청시 제출하지 않아도 되는 구비서류에 관한 사항을 민원인에게 적극 안내하는 등 공동이용에 관한 홍보를 실시하며, 공동이용센터는 홍보물 배포 등 홍보에 필요한 사항을 이용기관에 지원할 수 있다. 제44조(재검토기한) 행정안전부장관은 이 예규에 대하여「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 2025년 1월 1일 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 12월 31일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.