농촌진흥청 기록관운영규정

제1장 총 칙 제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 ‘공공기록물법’이라 한다) 및 동법 시행령에서 위임한 농촌진흥청 기록관 설치 및 그 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. 제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. 1. "기록물"이란 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2. "기록물관리"란 기록물의 수집ㆍ보존ㆍ활용 및 관리와 이에 부수되는 모든 활동을 말한다. 3. "기록관"이란 기록물을 효율적으로 관리ㆍ보존ㆍ활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 4. "전자기록생산시스템"이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다. 5. "기록관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집ㆍ보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다)ㆍ활용ㆍ이관ㆍ폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 6. "영구기록물관리시스템"이란 영구기록물관리기관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 7. "행정정보 데이터세트"란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조제12호에 따른 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다. 제3조(적용범위) 이 규정은 농촌진흥청 및 그 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다. 제2장 구성 및 주요업무 제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 운영지원과에 설치하고 운영지원과장이 기록관장이 된다. ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자 및 담당자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다. ④ 기록관을 설치하지 않은 소속기관은 당해 소속기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다. 제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용 2. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 3. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 4. 행정정보 데이터세트의 관리 5. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기관리 6. 소관 비공개기록물의 공개 재분류 7. 기록물 서고 관리 8. 농촌진흥청 및 그 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ교육ㆍ감독 및 지원 9. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 10. 기록관의 시설 및 장비관리 11. 기록관리시스템의 설치 및 운영 12. 활용대상 주요기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람 제공 13. 소관 비전자기록물의 전자화 14. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 15. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공 16. 정보공개 접수 창구 운영 17. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보 18. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 ② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다. 제3장 기록물의 관리 제6조(기록물 생산) ① 기록관장은 농촌진흥청 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "시행령"이라 한다)제17조 내지 제19조에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다. 제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물을 생산ㆍ접수한 때에는 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호를 부여하여 전자적으로 생산ㆍ관리하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다. 제8조(기록물의 정리) ① 기록관장은 농촌진흥청 및 그 소속기관 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 3월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. ② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 말까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 농촌진흥청 및 그 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 말까지 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. 제9조(기록물 이관) ① 처리과의 장은 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 기록물 현황을 파악하여 매년 기록관이 정하는 기간 안에 기록물과 이관목록을 함께 기록관으로 이관하여야 한다.(별지1, 2 참고) 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지3을 기관에 제출하여야 한다. ② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다. ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에는 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다. ④ 처리과의 장은 제1항에 따라 해당부서 보관 기록물을 기록관으로 이관할 때에는 반드시 공공기록물법과 기록물 이관지침에 따라 정리ㆍ분류ㆍ편철 등을 선행하고, 이관에 따른 일정, 절차, 장소 등을 기록관장과 협의하여야 한다. 제10조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다. 제10조의2(행정정보 데이터세트의 관리) ① 각 처리과의 장은 처리과에서 운영ㆍ관리하는 행정정보 데이터세트에 대해서 관리정보, 법령정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보 및 기록관리정보를 포함한 행정정보 데이터세트 기록관리기준표를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다. 다만, 단순 정보 제공을 위한 웹사이트 운영시스템은 제외한다. ② 각 처리과의 장은 처리과에서 운영 중인 시스템의 기능개선 및 신규 시스템 구축 추진 시 기록관과 협의하여 기록관리 기능을 구현하여야 한다. 제4장 기록물 평가와 기록물평가심의회 제11조(기록물의 평가 및 폐기) ① 기록물의 평가 및 폐기는 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)의 심의를 거쳐야 한다. ② 심의회는 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 「공공기록물법」제27조제1항에 따라 처리과 의견조회, 전문요원의 심사 및 심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다. ③ 기록관은 전자기록물을 폐기할 때에는 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 완전히 삭제하여야 하고, 전자적인 형태가 아닌 기록물의 폐기는 소각, 파쇄 및 용해 등의 방식으로 하며, 폐기대상기록물이 유출되지 않도록 하여야 한다. ④ 기록관은 폐기대상 기록물 선정, 폐기 심사 및 심의, 폐기 집행 등 기록물의 폐기와 관련된 일련의 과정을 기록으로 작성ㆍ보존하여야 한다. 제12조(기록물평가심의회 구성 및 기능) ① 기록관장은 시행령 제43조제2항에 따른 기록물평가 및 폐기를 심의하기 위하여 기록물평가심의회를 설치ㆍ운영한다. ② 심의회는 위원장 1인을 포함한 5인 이내의 위원으로 다음 각 호와 같이 구성한다. 1. 위원장 : 운영지원과장 2. 내부위원 : 연구정책과장, 농촌지원정책과장 3. 외부위원 : 농촌진흥업무 또는 기록관리 업무에 관한 전문지식을 가진 외부전문가로 관련학계와 법조계 2인 ③ 제2항의 위원장 및 내부위원은 당연직으로 하며, 외부위원은 농촌진흥청장이 위촉하고 그 임기는 2년으로 하며 1차에 한하여 연임할 수 있다. 외부위원의 경우 보궐위원의 임기는 전임자의 잔임기간으로 한다. ④ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다. 1. 평가대상기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부 2. 단위과제 및 기록물의 보존기간 조정에 관한 사항 3. 그 밖에 기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항 ⑤ 기록관장은 위촉된 심의위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. 제13조(기록물평가심의회의 심의) ① 심의회 위원장은 심의회가 개최되기 1주전에 심의안건 및 별지 4, 기타 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부한다. ② 위원들은 시행령 제26조의 보존기간별 분류기준과 역사적ㆍ사료적ㆍ증거적ㆍ정보적 가치 등을 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등이 타당한지 심의하여야 한다. ③ 위원들은 평가심의 과정에서 필요하다고 판단될 때, 단위과제별 보존기간에 관한 심의도 함께 실시해야 한다. 전문요원은 심의 결과의 적정성 여부를 검토하여 실제 보존기간 책정에 반영될 수 있도록 조치를 취하여야 한다. ④ 위원들은 기록물을 평가 및 폐기하고자 하는 때에는 별지5 서식에 따른 기록물 평가심의서를 작성하고, 이에 따라 기록물을 폐기하여야 한다. 제14조(기록물평가심의회의 운영) ① 위원장은 기록물 평가심의가 필요한 경우 심의회를 언제든지 소집ㆍ개최할 수 있으며, 심의회는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. ② 위원장이 필요하다고 인정할 때에는 관련자의 출석을 요청할 수 있다. ③ 전문요원은 별지6을 작성, 관리한다. 제15조(전자기록물의 폐기) 전자기록물의 경우에도 이와 같은 절차를 거치되 기록관리시스템을 통해 전자적으로 수행한다. 제5장 기록물의 전산화 관리 제16조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 시행령 별표6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다. ② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다. 제17조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. ② 기록관리시스템은 농촌진흥청 및 그 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 영구기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다. 제18조 삭제 제19조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 보유기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다. 제20조(전산화 기록물의 보존관리) 전산화 기록물은 디스크ㆍ자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다)ㆍ디스켓ㆍ광파일 또는 CD 자료로 구분하여 관리한다. 제21조 삭제 제6장 보안관리 및 점검 제22조(보안관리) ① 기록관장은 기록관을 제한구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다. ② 기록관 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다. ③ 기록관에는 필요시 감시장치를 설치할 수 있다. 설치할 때에는 이를 알리는 내용을 게시함을 원칙으로 한다. 제23조(긴급사태시의 대비) 기록관장은 기록관의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재산대비시설 및 계획을 작성하여 운영하여야 한다. 제24조(점검) 기록관의 보존서고 관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다. ① 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부 ② 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검 제7장 기록물의 대출 및 열람 제25조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다. 제26조(열람 및 대출자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다. 1. 농촌진흥청 및 그 소속기관의 직원 2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자 ② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다. 제27조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다. 1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기 2. 무단으로 열람실 외부로의 반출 3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴 4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위 5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위 ② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다. ③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 별지 제8호의 서식에 의한 문서고 출입대장을 작성하고 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다. 제28조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다. 1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다. 2. 기록물의 대출기간은 14일(공휴일 포함) 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다. 3. 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 자는 별지7을 작성하여야 한다. 4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다. 제29조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다. 1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우 4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우 5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물 6. 분실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우 7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우 8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우 제30조(대출 기록물의 재대출 금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 재대출 할 수 없다. 제31조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다. ② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다. 1. 휴가ㆍ정직ㆍ퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가ㆍ병가ㆍ장기 출장 시 2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우 제8장 보 칙 제32조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 농촌진흥청 및 그 소속기관의 처리과별 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다. ② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 농촌진흥청 및 그 소속기관의 처리과별 기록물관리책임자 및 담당자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다. 제33조(세부사항) 이 규정의 운영에 관한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.