국가정보자원관리원 온메일운영지침

제1장 총칙 제1조(목적) 본 지침은 국가정보자원관리원(이하 "국정자원"이라 한다)내에서 구축ㆍ운영하는 온메일 서비스에 대한 운영 및 관리에 대한 사항을 규정함으로써 범정부 대상 메일서비스의 효율적인 운영을 도모하는 것을 목적으로 한다. 제2조(용어의 정의) ① 본 지침에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. 1. "온메일"이란 범정부 행정 협업체계(지식경영) 구축사업 일환으로 문서ㆍ지식ㆍ협업 기반의 업무환경을 위해 개발된 행정망 공용메일시스템을 말한다. 2. "AP"란 온메일 구동에 필요한 소스파일, 솔루션 등의 응용프로그램을 말한다. 3. "시스템관리자"란 온메일의 모든 서비스를 제어할 수 있는 권한을 가진 자를 말한다. 4. "기관관리자"란 온메일의 시스템 기관별 관리 권한을 가진 자를 말한다. 5. "사용자"란 정부부처, 지방자치단체의 공무원 및 행정지원인력 등 온메일을 사용하는 자를 말한다. 6. "메일데이터"란 송ㆍ수신내역과 메일본문(첨부파일을 포함한다)을 말한다. 7. "개인정보"란 「개인정보보호법」제2조에 따른 개인정보를 말한다. 8. "개인메일함"이란 시스템관리자가 할당한 메일함과 사용자가 설정한 메일함 모두를 말한다. ② 이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 제1항에서 정한 것을 제외하고는 국정자원 소관의 다른 행정규칙에서 정하는 바에 따른다. 제3조(적용 범위) ① 이 지침은 온메일 서비스를 이용하는 기관에 적용한다. ② 이 지침에 명시되지 않거나 세부기준이 없는 사항은 시스템 운영, 정보보안 등 관련법규 및 국가정보자원관리원 「정보보안지침」, 「보안업무규정」, 「데이터관리지침」을 따른다. 제2장 운영체계 제4조(관리체계) ① 국가정보자원관리원장은 온메일의 서비스 운영에 필요한 AP 및 운영관리 전반 업무를 총괄한다. ② 온메일 사용권한은 시스템관리자, 기관관리자, 사용자 권한으로 분류한다. ③ 국가정보자원관리원장은 온메일의 원활한 운영ㆍ연계를 위하여 온메일 관리부서와 시스템관리자를 지정해야 한다. ④ 시스템관리자는 온메일 서비스의 원활한 운영ㆍ연계를 위해 온메일 운영 전반에 대한 관리업무를 수행한다. ⑤ 온메일 기관관리자 명단은 "기관별 메일관리자 안내"에 공개한다. ⑥ 온메일을 이용하려는 기관의 장은 기관관리자를 지정하여 국가정보자원관리원장에게 문서에 의해 기관관리자 승인을 신청해야 한다. ⑦ 온메일 이용기관이 기관관리자를 변경하려는 경우 신규 기관관리자를 지정하여 국가정보자원관리원장에게 문서에 의해 변경 신청을 해야 한다. 제5조(조직정보 관리) ① 조직정보는 행정안전부에서 운영하는 행정표준코드관리시스템(LDAP) 자료를 전송받아 일1회 갱신한다. ② 조직도의 직제변경(전입ㆍ전출ㆍ신규임용ㆍ퇴직ㆍ휴직ㆍ파견 등)이 있는 경우 온메일 이용기관의 인사업무 총괄 부서에서 전송한 인사시스템 자료를 전송받아 갱신한다. 제6조(사용자정보 관리) ① 사용자정보는 행정안전부에서 운영하는 클라우드공통기반 통합계정(이하 "통합계정"이라 한다) 자료를 전송받아 실시간 갱신한다. ② 온메일을 이용하기 위한 사용자 아이디와 비밀번호는 통합계정에 따른다. 제7조(사용자 준수사항) ① 모든 사용자는 온메일을 이용함에 있어 다음 각 호에 해당하는 내용을 주고받지 않도록 하여야 한다. 1. 국가안전을 저해하거나 보안 법규에 위배되는 내용 2. 욕설 및 특정인에 대한 비방 등 인권침해 소지가 있는 내용 3. 음란한 표현 등 반사회적인 내용 4. 허위사실을 유포하는 내용 5. 정치운동 또는 공무 외의 집단행위금지에 해당하는 내용 6. 비밀문서(대외비 포함) 7. 저작권을 침해하는 파일 8. 그 밖에 정상적인 메일운영을 저해하는 내용 등 ② 사용자는 개인정보가 타인에게 노출되지 않도록 주의를 기울여야 하며 사용자의 부주의와 관리 소홀로 노출된 개인정보로 인해 발생하는 모든 책임은 사용자에게 있다. ③ 개인정보보호 및 보안이 요구되는 중요업무파일을 발송할 경우에는 내부 업무자료가 유출되지 않도록 첨부파일 암호화 등 별도의 보안조치를 강구하여야 한다. 제3장 데이터 관리정책 제8조(개인메일함 용량) ① 개인메일함의 기본용량은 2GB로 한다. 다만, 기관 업무특성 및 온메일 저장장치의 용량을 고려하여 최대 5GB까지 증설할 수 있다. ② 개인메일함 용량 증설이 필요한 경우 기관관리자를 통해 시스템관리자에게 증설을 요청할 수 있다. ③ 시스템관리자는 온메일 저장장치의 가용용량을 고려하여 개인메일함을 증설할 수 있다. 제9조(메일데이터 보관기간) ① 메일데이터는 개인에게 할당된 개인메일함 용량에 한하여 보관되며, 개인메일함에서 30개월이 경과한 메일데이터는 제10조에 따라 파기된다. ② 사용자가 삭제한 메일데이터는 삭제일로부터 7일간 휴지통에 보관한 후 파기된다. 다만, 사용자가 완전삭제 기능을 이용하여 삭제한 경우 즉시 파기처리된다. ③ 메일데이터 중 메일 송ㆍ수신 내역은 송ㆍ수신일로부터 30개월간 보관한다. ④ 사용자는 10MB미만 일반 첨부파일은 메일데이터의 보관기간이 유효할 때까지 조회할 수 있으며, 10MB이상 대용량 첨부파일은 발송일로부터 15일간 조회할 수 있다. ⑤ 메일데이터의 보관기간 이후에도 메일데이터를 보관하고자 하는 경우에는 사용자가 별도 전자매체를 이용하여야 한다. ⑥ 국가정보자원관리원장은 제1항부터 4항까지에도 불구하고 긴급성이 인정되는 경우 온메일 운영환경을 고려하여 메일데이터의 보관기간 및 첨부파일 크기를 조정할 수 있다. 이 경우 시스템관리자는 조정의 사유와 내용을 공지하여야 한다. 제10조(메일데이터 정비) ① 사용자는 할당된 용량이 초과되지 않도록 온메일에서 제공하는 관리기능을 활용하여 관리하여야 한다. ② 사용자가 완전삭제 기능을 사용하여 삭제하거나 보관기간이 경과되어 자동으로 파기되는 메일 데이터는 복구불가한 방법으로 파기한다. 제4장 보안정책 제11조(시스템관리자 접근권한) ① 시스템관리자는 AP운영을 위탁한 경우 AP위탁운영담당자에게 시스템관리자권한을 부여한다. ② 시스템관리자는 AP위탁운영담당자에게 시스템관리자 권한을 부여하기 위해서는 국가정보자원관리원 「보안업무규정」에 따른 신원확인를 실시하고 별지 제1호서식의 보안서약서와 별지 제2호서식의 개인정보 이용서약서를 제출받아야 한다. ③ 시스템관리자를 변경하는 경우 변경사항을 온메일 관리부서의 분임보안담당관에게 보고하여야 하며, 변경이력은 3년간 보관한다. 제12조(사용자 개인정보 보호) ① 시스템관리자는 「개인정보보호법」에 따른 개인정보처리자 업무를 수행하며, 「개인정보보호법」제30조에 따라 개인정보 처리방침을 수립하고 공개하여야 한다. ② 개인정보 정정ㆍ삭제ㆍ처리정지ㆍ열람 요청과 관련된 사항은 「온메일 개인정보처리방침」에 따른다. 제13조(사용자 보안정책) 사용자는 비밀번호를 분실한 경우 사용자가 직접 통합계정(클라우드포털)을 통해 비밀번호를 초기화한 후 재설정해야 한다.