우주항공청 기록관 운영규정

제1장 총칙 제1조(목적) 이 훈령은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조와 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제10조에 따라 우주항공청 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. 제2조(정의) 이 훈령에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. "기록물"이란 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2. "기록물관리"란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다. 3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위해 필요한 보존서고 및 시설, 사무ㆍ열람ㆍ정리 공간 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 4. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 제3조(적용범위) 이 훈령은 우주항공청(국가위성운영센터, 우주환경센터를 포함한다)에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다. 제2장 구성 및 분장업무 제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 운영지원과에 설치하고, 해당 부서의 장이 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)이 된다. ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위해 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리, 기록정보의 관리, 보존, 그 밖에 기록물관리 업무수행에 필요한 적정 인력을 배치해야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위해 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 해야 한다. 제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행 2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로 이관 6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구 또는 검토기록물, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리 8. 소관 비공개기록물 공개 재분류 9. 기록물 보존서고, 열람실 등 기록관 시설 및 장비 관리 10. 기록물관리 실태조사 및 정수점검 11. 기록물관리 교육 운영계획의 수립 및 시행 12. 처리과 및 관할 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 14. 기록관리시스템의 운영 15. 중요기록물 및 활용가치가 높은 기록물의 디지털 자료 변환 16. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 서비스 제공 17. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보에 관한 사항 18. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 ② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다. 제3장 기록물의 관리 제6조(기록물의 생산) ① 기록관장은 각 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 해야 한다. ② 기록관장은 영 제17조부터 제19조에 따른 조사ㆍ연구 또는 검토기록물, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리해야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 단위과제별로 관련 기록물을 생산ㆍ관리하는 경우에는 작성하지 아니할 수 있다. 제7조(기록물의 등록) ① 모든 기록물은 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수하고 등록번호를 부여해야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록ㆍ관리해야 하며, 비전자기록물은 전자적으로 관리될 수 있도록 조치해야 한다. 제8조(기록물의 정리) ① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위해 매년 2월 말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시해야 한다. ② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통해 통보해야 한다. ③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보해야 한다. 제9조(기록물의 이관) ① 기록관은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에 기록물철 단위로 이관 받아야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 이관 받아야 한다. ② 제1항에 불구하고 처리과는 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물의 경우에 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」(이하 "규칙"이라 한다) 별지 제3호서식에 따라 이관시기연장신청서를 기록관에 제출해야 한다. ③ 제2항 단서조항에 따라 이관시기 연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무 참고로 활용할 수 있으며, 해당 기록물의 보존기간을 초과할 수 없다. 또한, 업무 참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관해야 한다. ④ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 해야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리해야 한다. 제10조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치해야 한다. ② 제1항에 따른 기록물의 서고 배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위해 서고별로 관리책임자를 지정해야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위해 필요한 조치를 취해야 한다. 제11조(기록물의 평가 및 폐기) ① 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 법 제27조제1항, 영 제43조, 규칙 제35조의 규정에 따라 시행한다. ② 기록관에서 기록물 평가 및 폐기하고자 할 때에는 규칙 별지 제10호서식에 따라 기록물평가심의서를 작성하고 생산부서 의견조회, 전문요원 심사, 기록물평가심의회 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리해야 한다. ③ 기록물평가심의회를 거쳐 폐기가 확정된 기록물은 기록관장의 책임 하에 이를 행한다. 제12조(기록물평가심의회 구성 및 운영) ① 기록물의 평가 및 폐기를 심의하기 위해 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 설치ㆍ운영해야 한다. ② 심의회는 위원장 1명과 위원 4명으로 구성한다. ③ 심의회의 위원장은 기록관장으로 하고, 위원은 기획재정담당관, 임무지원단장 및 관련분야 민간전문가 2명으로 한다. ④ 민간위원은 우주항공청 업무 관련분야에 전문성을 갖춘 민간전문가로서 우주항공청 차장이 위촉하며, 위촉기간은 2년으로 하되, 1차에 한하여 연임할 수 있다. ⑤ 기록관장은 위촉된 민간전문가에 대해 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. ⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위해 간사 1명을 두며, 간사는 전문요원으로 한다. ⑦ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다. 1. 보존기간 10년 이하 기록물의 평가ㆍ폐기 등에 관한 사항 2. 기록물 보존기간 재책정에 관한 사항 3. 그 밖에 기록물의 평가ㆍ폐기 및 보존관리에 대해 필요한 사항 제13조(심의회의 소집 및 의결) ① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다. ② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. ③ 처리과의 장은 회의 개최가 필요하다고 판단되는 경우에 위원장에게 회의 소집을 요구할 수 있다. 이 경우 위원장은 개최 사유를 검토하여 필요하다고 판단되는 경우 회의를 소집할 수 있다. ④ 간사는 회의록을 작성하여 그 기록을 유지ㆍ관리해야 한다. 제14조(위원장의 직무) ① 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회의 운영을 총괄한다. ② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 공무원인 위원 중에서 직제 순에 따라 그 직무를 대행한다. 제4장 기록물의 전산화 관리 제15조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위해 영 제60조제1항 별표6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖춰야 한다. ② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위해 적정한 보존서고 및 작업ㆍ열람ㆍ사무공간을 확보해야 하며, 기록물의 열람서비스에 필요한 장비를 갖춰야 한다. 제16조(주요기록물의 전산화 등) 기록관장은 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물 및 전자문서 등 활용가치가 높은 기록물에 대해서 전산화를 추진하여 기록정보를 신속하게 검색ㆍ활용할 수 있도록 해야 한다. 제5장 보안관리 및 점검 제17조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 해야 한다. ② 기록관의 보존서고는 외부 인사의 출입을 원칙적으로 금지하고, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 하며, 별지 제1호서식에 따른 기록관 출입대장을 작성해야 한다. ③ 처리과의 장은 기록물을 기록관으로 이관하고자 할 때는 이관 시 보안업무규정에 따라 필요한 보안조치를 해야 한다. 제18조(재난대비계획의 수립) 기록관장은 기록관의 보존서고에 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비계획을 작성ㆍ운영해야 한다. 제19조(보존서고 점검) 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행해야 한다. 1. 보존서고의 각 종 전원 및 소화시설의 작동상태 점검 2. 보존 기록물의 정수점검 및 보존상태 점검 3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황 점검 제6장 기록물의 대출 및 열람 제20조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다. 제21조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다. 1. 우주항공청 및 관할 소속기관의 직원 2. 타 기관 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자 3. 우주항공청 및 관할 소속기관에 파견된 직원 ② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다. 제22조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 해야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 해서는 아니된다. 1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기 2. 무단으로 기록관 외부로의 반출 3. 기록관 시설의 훼손 또는 파괴 4. 기록관 내부로의 음식물 등 반입 5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위 ② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 별지 제1호서식의 기록관 출입대장에 필요한 사항을 기재하도록 한다. ③ 기록관 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 해야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다. 제23조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다. 1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다. 2. 기록물의 대출 기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되면 1회에 한해 10일 범위에서 연장할 수 있다. 3. 기록물의 대출하고자 하는 자는 별지 제2호서식의 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다. 4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다. 제24조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다. 1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우 4. 기록물의 열람 및 대출로 인해 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우 5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물 6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우 7. 대출로 인해 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우 8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우 제25조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다. 제26조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간에 기록물을 반납해야 한다. 다만, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장 신청을 해야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다. ② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다. 1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 등 복무 상황이 변경되었을 경우 2. 그 밖에 기록관장이 대출 기간 전 반납을 요구하는 경우 제27조(자료의 제출 요구 등) 기록관장은 기록물 관리 제도의 원활한 운영과 발전을 위해 기록물 관리에 관한 자료를 처리과의 장에게 요구할 수 있다. 제7장 보칙 제28조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 처리과의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검해야 한다. ② 기록관장은 기록물의 관리 업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다. 제29조(기타 운영에 필요한 사항) 이 규정에서 정한 것을 제외하고 기록관의 운영에 필요한 사항은 기록관장이 정할 수 있다. 제30조(세부사항) 이 규정의 운영에 관해 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다. 제31조(재검토기한) 우주항공청장은 「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 이 훈령에 대해 2025년 1월 1일을 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 12월 31일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.