종이기록물 복제본 관리 규정

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」과 같은 법 시행령 및 시행규칙에서 정하는 국가 중요 종이기록물의 복제본의 제작ㆍ관리에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. 제2조(적용범위) 본 지침은 국가기록원 내에서 제작되는 종이기록물의 복제본 관리에 대하여 적용한다. 제3조(정의) 본 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. "복제"란 기록물 원본의 외형과 동일하게 만드는 행위를 말한다. 2. "종이기록물 복제본"이란(이하 "복제본"이라 한다.) 기록물 원본의 보호와 활용을 목적으로 제작되는 원본과 유사한 규격과 품질의 사본을 말한다. 3. "대외지원"이란 맞춤형 복원ㆍ복제처리 지원 서비스 등 업무관련 외부 민간 및 공공기관의 지원을 말한다. 4. "복제본 담당부서"(이하 "담당부서"라 한다.)란 복제본을 실제로 제작하고 관리하는 전담부서를 말한다. 제4조(제작대상 기준) 담당부서는 다음 각 호의 목적으로 대상기록물의 복제본을 제작한다. 1. 세계기록유산 등「공공기록물 관리에 관한 법률」제21조제1항에 따른 중요기록물을 이중보존하는 경우 2. 원본을 대체하여 국가기록원의 전시 및 행사 등에 활용하는 경우 3. 국가 중요기록물 수집을 목적으로 복제본을 기증하는 경우 4. 대외지원 대상으로 선정된 경우 제5조(제작 신청 절차) ① 원내에서 복제본 제작을 신청하는 경우에는 매년 1회 실시되는 복제본 수요조사 기간에 신청한다. ② 대외기관에서 복제본 제작을 신청하는 경우에는 맞춤형 복원ㆍ복제처리 지원 서비스 신청기간에 신청한다. ③ 제1항의 수요조사, 제2항의 신청기간 내에 신청하지 못한 복제본 제작 신청은 담당부서와 별도 협의한다. ④ 복제본 제작을 신청할 경우 별지 1호 서식 ‘복제본 제작 신청서’를 제출한다. 맞춤형 복원ㆍ복제처리 지원 서비스일 경우는 별지 2호 서식 ‘맞춤형 복원ㆍ복제 지원 서비스 신청서’를 제출하여야 한다. 제6조(제작 기준) ① 담당부서는 신청 사안의 시급성, 중요도, 전시 일정 등을 고려하여 협의를 통해 우선순위를 정한다. ② 대외지원(맞춤형 복원ㆍ복제처리 지원 서비스) 대상 외부기록물은 맞춤형 복원ㆍ복제 처리 순위에 따른다. 제7조(대여 및 연장) ① 모든 복제본의 활용 시 대여를 원칙으로 한다. ② 단기간 대여의 경우 전시 및 사안 종료 시까지, 장기간 대여의 경우는 1년 단위로 연장하는 것을 원칙으로 한다. 단 원내 장기대여의 경우 담당부서와의 협의를 거쳐 달리 정할 수 있다. ③ 복제본을 대여 및 연장 하고자 하는 원내부서 또는 대외기관은 복제본 담당부서에 별지 3호 서식 ‘복제본 대여ㆍ연장 신청서’를 제출하여야 한다. ④ 전시관 관리부서는 복제본의 대여기간 중 심각한 훼손이 발생 할 경우 즉시 담당부서에 통보해야 하며, 도난 또는 분실 시 별지 4호 서식 ‘복제본 분실서’를 제출하여야 한다. 제8조(반납) 복제본의 활용목적이 소멸한 후에는 담당부서에 복제본을 반납하여야 한다. 제9조 (표기 및 관리) 담당부서는 복제본의 제작이 완료되면 원본과 구분하여 관리하기 위하여 다음 각 호에 따라 처리한다. 1. 제작 완료된 복제본에 복제본임을 표기하고 복제본 번호를 부여 한다. 2. 복제본 표기는 인쇄나 스탬프로 별표 1에 따라 표기하고, 복제본 번호와 제작일은 수기로 표기한다. 3. 복제본 표기가 완료된 복제본에 대해 별지 5호 서식 ‘복제본 관리대장’을 작성하고 지정된 장소에서 관리한다. 4. 담당부서는 장기대여 복제본에 대해서 상태를 점검할 수 있다. 제10조(기증) 다음 각 호에 해당되는 경우 복제본을 기증할 수 있다. 1. 중요기록물을 수집할 때 원본 소장처의 요청이 있어 복제본을 제공하는 경우 2. 기관간의 업무교류 시 원활한 협조를 위해 복제본을 제공하는 경우 3. 그 밖의 필요에 따라 국가기록원장이 승인하는 경우 제11조(폐기) 담당부서는 복제본 중에 심한 변색 등 훼손으로 인해 더 이상 활용이 불가하다고 판단되는 경우나 전시관 관리부서 또는 대여부서로부터 폐기 요청이 있을 경우에는 해당 복제본을 폐기할 수 있다. 담당부서는 복제본을 폐기할 경우 별지 6호 서식 ‘복제본 폐기서’를 작성하여야 한다.