법무부 지식관리 운영지침

제1장 총 칙 제1조(목적) 이 지침은 법무부 지식관리의 효율적 운영과 지식활동 활성화를 기하기 위해 추진조직, 업무절차, 활동기준 등 필요한 사항을 정하는데 그 목적이 있다. 제2조(용어의 정의) 1. "지식"이라 함은 자가 수집 또는 업무수행 과정에서 체득한 개인 및 부서의 자료, 경험, 노하우 등 유용한 정보를 말한다. 2. "지식관리시스템"이라 함은 조직 전체의 생산성을 향상시키기 위하여 지식을 체계적으로 축적하고 제공하는 정보시스템을 말한다. 3. "지식지도(Knowledge Map)"라 함은 지식을 일정 주제별로 분류하여 활용할 수 있도록 체계화한 것을 말한다. 4. "학습동아리(CoP:Community of Practice)"라 함은 업무와 관련하여 지식을 학습ㆍ연구ㆍ교류하거나, 특정 과제나 주제를 해결ㆍ연구하기 위한 직원들의 모임을 말한다. 5. "지식마일리지"라 함은 직원의 지식활동을 일정한 기준에 따라 종합적으로 평가하여 그 결과를 수치로 환산한 점수를 말한다. 6. "지식명장"이라 함은 활발한 지식활동을 바탕으로 지식정보 창출ㆍ공유에 기여한 성과를 인정받아 당해연도 최우수 지식으로 선정된 직원을 말한다. 7. "사이버신고소"라 함은 지식마일리지 제도를 악용하거나, 지식Q&A 활동을 저해하는 지식 행위에 대하여 이용자들이 지식관리시스템에 신고하는 곳을 말한다. 8. "지식콘테스트"라 함은 지식활동 참여 확산 및 우수지식 발굴ㆍ공유를 위해 일정기간 동안 특정주제, 목적에 부합하는 지식을 응모 받아 평가하는 경진대회를 말한다. 제3조(지식관리 대상) 지식관리 대상 지식은 법무부 본부 및 소속기관 업무 관련 내용으로 다음과 같다. 1. 업무수행 과정에서 체득한 노하우(성공 및 실수 사례) 2. 업무편람 및 업무지침 3. 주요보고서 및 계획서(비결재 문서 포함) 4. 각종 학위 취득 및 연구 관련 논문 5. 각종 국내ㆍ외 연수 수집 자료, 보고자료 및 관련 인터넷 사이트 주소 6. 기타 외부에서 인용한 업무추진에 유용한 자료(단, 출처를 명기한 것에 한 함) ※ 업무와 관련이 없는 생활 경험 등은 자료실에 별도 분류(폴더)하여 관리<평가대상에서 제외> 제2장 추진체계 제4조(지식관리 조직) 지식관리 조직 및 추진체계는 별표1과 같으며, 각각의 역할은 다음과 같다. 1. 기획조정실장은 지식관리관(CKO:Chief Knowledge Office)으로서 지식관리시스템의 운영 및 관리에 관한 업무를 총괄한다. 2. 정보화데이터담당관은 지식관리보좌관으로서 지식관리관을 보좌한다. 3. 그 밖에 자문단, 부문지식관리보좌관(실ㆍ국ㆍ본부 주무과장), 지식평가 실무협의회(실ㆍ국ㆍ본부 주무사무관), 지식검증자(지식지도별 담당자), 지식관리운영팀(정보화데이터담당관실) 등을 두어 지식관리 업무를 지원한다. 제5조(자문단) ① 지식관리관은 필요에 따라 산ㆍ학ㆍ연 및 유관기관의 전문가 등 외부전문가로 구성된 자문단을 둘 수 있다. ② 자문단은 6명 이내로 구성한다. ③ 자문단의 역할은 다음과 같다. 1. 법무지식관리 혁신 및 개선 관련 업무 전반에 관한 자문 2. 지식관리와 관련한 기법 또는 경험 전수와 교육 및 지원 제6조(부문지식관리보좌관) ① 지식관리관은 필요에 따라 실ㆍ국ㆍ본부 주무과장을 부문지식관리보좌관으로 둘 수 있다. ② 부문지식관리보좌관의 역할은 다음과 같다. 1. 실ㆍ국ㆍ본부별 지식활동 활성화 추진 및 우선순위 결정 2. 지식지도 구성 및 비공개 여부 결정 제7조(지식평가 실무협의회) ① 지식관리보좌관을 지원하기 위하여 실ㆍ국ㆍ본부 주무사무관으로 구성된 지식평가 실무협의회를 두며, 위원장은 지식관리보좌관으로 한다. ② 지식평가 실무협의회는 법무지식 분야별로 구분하여 다음과 같이 지정된 부서 소속의 주무사무관으로 구성하고, 간사는 기획조정실 정보화데이터담당관실 사무관으로 한다. 1. 행정ㆍ공통 : 기획조정실 혁신행정담당관실 2. 법무ㆍ인권 : 법무실 법무심의관실 3. 검찰 : 검찰국 형사법제과 4. 보호 : 범죄예방정책국 범죄예방기획과 5. 교정 : 교정본부 교정기획과 6. 출입 : 출입국외국인정책본부 출입국기획과 ③ 지식평가 실무협의회의 역할은 다음과 같다. 1. 우수지식인 후보 지식활동 심사 2. 업무기여도 및 지식품질 평가를 통한 우수지식인 선정 3. 실ㆍ국ㆍ본부간 지식활동 편차 극복을 위한 활성화 정책 수행 4. 학습동아리 활동실적 및 성과물에 대한 평가 5. 지식콘테스트 출품 지식 평가 6. 그 밖에 지식관리보좌관이 필요하다고 판단하는 심사 및 평가 업무 제8조(지식검증자) ① 법무지식 분야별로 1명 이상의 지식검증자를 지정하여 해당 실ㆍ국ㆍ본부 업무와 관련하여 등록된 지식을 검증, 관리한다. ② 지식검증자는 법무지식 분야별 실ㆍ국ㆍ본부 업무 담당자, 역대 지식명장, 일선 기관 업무 전문가 등으로 지정한다. ③ 지식관리보좌관은 지식검증자를 선임, 교체하며 지식검증자의 업무를 관리ㆍ감독한다. 제9조(지식관리운영팀) ① 지식관리보좌관은 정보화데이터담당관실 직원 중에서 선정하여 지식관리운영팀을 운영한다. ② 지식관리운영팀의 역할은 다음과 같다. 1. 지식관리시스템 개선 및 운영 2. 지식지도 추가ㆍ삭제ㆍ수정 및 등록지식 관리 3. 지식활동 실적 관리 4. 지식검증자ㆍ사용자 등 교육 및 지원 5. 그 밖에 지식관리보좌관이 필요하다고 판단하는 지식관리 관련 업무 지원 제3장 업무중심의 지식관리 제10조(지식등록) ① 법무샘에 사용자ID가 등록된 법무부 본부 및 소속기관 직원은 지식관리시스템에 법무지식과 BestPractice로 구분하여 지식을 등록할 수 있다. (BestPractice는 업무개선사례, 업무노하우, 학습동아리 연구결과 등 법무지식과 비교하여 완성도 및 업무활용도가 높은 창작지식을 의미한다.) ② 지식은 개인 또는 공동명의로 등록할 수 있으며, 지식을 등록 할 때는 지식지도(지식분류)를 참조하여 적합한 지식유형(폴더)에 등록하되 기존에 등록된 지식이 있는지를 확인하여 중복 등록되지 않도록 한다. ③ 지식등록자는 등록지식의 창조성, 업무적용성, 조직내 활용 가능성을 최대한 고려하여 등록한다. ④ 인용지식을 등록할 경우 지식등록자는 반드시 지식의 출처를 명확하게 기재하여야 한다. ⑤ 지식등록자는 일일 최대 3개 까지 지식을 등록할 수 있다. 제11조(수정 및 삭제) ① 지식등록자는 지식검증자의 승인 전까지는 자신이 등록한 지식에 대해 수정 및 삭제할 수 있다. ② 지식이 승인된 이후에는 원칙적으로 수정 및 삭제를 할 수 없다. 다만, 지식관리운영팀은 지식등록자가 삭제를 직접 요청하거나 다음의 사유에 해당한다고 자체 판단한 경우에는 지식관리보좌관의 승인을 받아 삭제할 수 있다. 1. 외부 비공개 대상 정보를 포함한 경우 2. 중대한 오류를 포함한 경우 3. 다른 사람의 생명ㆍ신체를 해할 우려가 있는 경우 4. 다른 사람의 재산과 이익을 부당하게 침해할 우려가 있는 경우 5. 그 밖에 심각한 문제가 있다고 판단되는 경우 ③ 지식관리운영팀의 자체 판단에 의해 삭제할 경우에는 지식등록자에게 삭제 이유를 통지하여야 한다. 제12조(승인 및 검증) ① 등록된 지식은 지식검증자의 지식검증을 통한 승인이 완료되어야만 일반사용자가 볼 수 있다. ② 지식검증자는 등록된 지식에 대해 승인여부를 결정하고 지식수준을 평가하여 지식마일리지 점수를 부여한다. ③ 지식의 검증, 승인은 등록일로부터 7일 이내로 한다. 지식검증자가 출장 등으로 장기간 검증하지 못할 경우 지식관리운영팀에서 관련부서의 자문을 받아 승인할 수 있다. ④ 지식검증자는 등록된 지식이 다음 사항에 해당하는 경우 지식승인을 반려 처리하며, 지식등록자에게 반려사유를 통지한다. 1. 지식지도 분류체계에 적합하지 않는 곳에 등록한 경우 2. 인용지식을 창작지식으로 위장하거나 인용 시 출처를 기재하지 않은 경우 3. 내용에 통계 등 오류가 있거나 개인정보가 포함되어 있는 경우 ⑤ 지식검증자는 등록된 지식이 다음 사항에 해당하는 경우 지식승인을 불채택 처리하며, 지식등록자에게 불채택 사유를 통지한다. 1. 인터넷에서 쉽게 찾을 수 있거나 내용이 부실한 단순자료인 경우 2. 동일 지식의 내용을 제목만 바꾸어 이중으로 등록한 경우 3. 이미 등록된 지식의 내용과 거의 유사한 지식을 등록한 경우 4. 1건 지식을 2건 이상의 지식으로 분할하여 등록한 경우 5. 동일지식을 다른 분류(폴더)에 중복하여 등록한 경우 6. 기타 지식의 내용이 공개 시 내ㆍ외부에 심각한 영향을 초래하거나 조치하기 어려운 오류를 포함한 경우 ⑥ 지식검증자는 인용지식 과다등록 등으로 업무에 지장이 있을 때는 공지 등을 통해 일정기간 동안 지식등록 중단요청을 할 수 있다. 제13조(지식활용 및 폐기) ① 지식관리시스템에 등록된 지식은 법무공무원 모두에게 제한없이 공개하여 공동 활용하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 정보성격에 따라 불가피하다고 판단될 때에는 지식검증자의 요청 및 지식관리보좌관의 승인에 의하여 지식공유를 제한할 수 있다. ② 실ㆍ국ㆍ본부 지식관리담당자(지식검증자) 및 지식관리운영팀은 지식관리시스템의 효과적인 관리를 위해 등록된 지식의 활용도가 낮거나 지식으로 가치가 없다고 판단된 지식에 대해서는 일정주기로 폐기하여야 한다. 제14조(업무편람의 등록ㆍ활용) 각 실ㆍ국ㆍ본부 및 소속기관의 장은 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제62조에 따라 작성한 업무편람(행정편람, 직무편람)을 지식관리시스템에 등록하여 담당직원이 활용할 수 있도록 하여야 한다. 제15조(지식지도 관리) ① 법무지식지도의 기본 구조는 별표2과 같으며, 직제개편, 부서간 업무분장 조정 등 변경사항을 신속히 반영함을 원칙으로 한다. ② 지식관리보좌관은 지식지도를 최적의 상태로 유지ㆍ관리하여 지식이 효과적으로 활용될 수 있도록 하여야 한다. 제4장 학습동아리(CoP) 활동 제16조(학습동아리 목적) ① 우리 부 직원이 수평적ㆍ능동적으로 참여할 수 있는 학습 분위기를 조성하고, 우수 지식 등록ㆍ활용 문화의 정착 및 직무 역량을 강화하기 위해 학습동아리(CoP)를 구성하여 운영한다. ② 학습동아리 활동의 기본방향은 다음과 같다. 1. 과제중심형 동아리 활동으로 업무개선 지원 2. 부서별, 관리자별 동아리 구성으로 활동 다양화 3. 전문가의 참여를 통하여 역량 강화 및 우수지식 창출 제17조(학습동아리 구성) ① 학습동아리는 공통의 업무와 관심사를 공유하는 직원들이 자발적으로 참여하거나, 관리자가 조직내부의 행정개선을 추진할 목적으로 조직원들을 참여시켜 구성할 수 있다. ② 학습동아리는 그 목적과 특성에 따라 필요한 경우 외부 전문가를 참여시키는 개방형 모임으로 운영할 수 있다. 제18조(학습동아리 등 승인) ① 학습동아리를 구성한 때에는 법무샘의 동아리 등록 코너에 등록 신청을 하여 지식관리보좌관의 승인을 받아야 한다. 취미동아리를 구성한 때에도 또한 같다. ② 학습동아리 등록을 신청할 시에는 "학습동아리 활동 계획 보고서"(별지 제1호 서식)를 제출하도록 한다. 다만, 취미동아리는 "소개글"로 대신할 수 있다. ③ 지식관리보좌관은 학습동아리 활동계획서, 소개글 등을 심사하여 승인한다. 제19조(학습동아리 활동) ① 학습동아리 활동은 학습동아리의 관리자를 중심으로 운영하며, 동아리 관리자는 동아리 구성원에게 일정한 임무를 부여할 수 있다. ② 동아리 활동의 효율적 수행을 위하여 On-line 활동과 아울러 Off-line 활동을 병행할 수 있다. ③ 동아리별로 활동목적, 연구ㆍ운영목표, 활동방침, 활동방법, 추진실적, 추진계획 등이 포함된 "학습동아리 활동 계획 보고서"(별지 제1호 서식)를 연1회 이상 작성하여 관련 게시판에 게시함으로써 동아리의 실질적 운영을 유도하고, 필요시 관련보고서를 작성하여 업무개선에 반영될 수 있도록 하여야 한다. ④ 지식관리보좌관은 학습동아리 평가 등의 목적으로 학습동아리 활동실적을 취합하고자할 때 "학습동아리 활동 실적 보고서"(별지 제2호 서식)를 활용한다. 제20조(학습동아리 유지관리) ① 학습동아리 관리자는 목적 달성 등으로 더 이상 동아리를 유지할 필요가 없을 때에는 지식관리보좌관에게 폐쇄 요청을 하여야 한다. ② 지식관리보좌관은 다음과 같이 활동이 저조한 학습동아리는 통보 및 활동의사 확인 등 절차를 거쳐 폐기할 수 있다. 1. 1년 이상 활동 실적이 없는 경우 2. 회원이 관리자를 포함하여 2인 이하인 경우 3. 지식관리보좌관의 판단에 의해 폐기 필요성이 상당한 경우 제5장 지식평가 제21조(평가 종류 및 기준) ① 업무중심의 지식관리(이하 "지식관리"라 한다.)와 학습동아리 활동, 지식콘테스트로 구분하여 평가한다. ② 지식관리에 대한 평가는 법무지식 수준평가, BestPractice 수준평가, 지식Q&A 답변평가로 구분하여 실시한다. ③ 법무지식 수준평가는 지식검증자가 지식관리시스템에 등록한 법무지식을 별표3의 "법무지식 평가기준"에 따라 채점한 평가문항별 점수의 총점을 마일리지 점수로 부여하는 것을 말한다. ④ BestPractice 수준 평가는 지식검증자가 지식관리시스템에 등록한 BestPractice를 별표3-1의 "BestPractice 평가 기준"에 따라 채점한 평가문항별 점수의 총점을 마일리지 점수로 부여하는 것을 말한다. ⑤ 지식Q&A 답변 평가는 지식Q&A 질의자가 별표3-2의 "지식Q&A 답변 만족도 평가기준"에 따라 마일리지 점수를 부여하는 것을 말한다.(단, 질의자가 일정기간(2주) 이상 답변 만족도 평가를 누락할 경우 지식관리운영팀에서 별표3-2의 "지식Q&A 답변 만족도 평가기준"에 따른 마일리지 점수(만족, 4점)를 부여할 수 있다.) ⑥ 학습동아리 활동 평가는 별표4의 "학습동아리 활동 평가기준"을 적용하여 실시한다. ⑦ 지식콘테스트 평가는 별표5의 "법무지식 콘테스트 평가기준"을 적용하여 실시한다. ⑧ 지식관리보좌관은 지식활성화 및 공정성을 위해 평가기준을 변경하거나 마일리지 취득 항목을 추가ㆍ삭제ㆍ수정하여 운영할 수 있다. 제22조(지식마일리지 정산ㆍ회수) ① 개인별 지식마일리지는 당해연도 1월1일부터 12월31일까지 제21조에 따라 부여받은 지식마일리지를 누적(합산)하여 관리한다. ② 당해연도에 취득한 개인별 지식마일리지는 다음연도 1월에 정산하며, 정산 후 전년도 12월31일까지 취득한 마일리지를 0점으로 환원한다.(단, 전체 누적 마일리지는 별도로 표시한다.) ③ 지식관리보좌관은 다음 사항에 해당하는 경우 부여한 지식마일리지를 회수한다. 1. 지식관리시스템의 오류로 인하여 이중으로 마일리지를 부여한 경우 2. 법무행정 수행과 관련이 없는 지식인 경우 3. 제24조 제①항 제3호에 해당하는 경우 제23조(등록지식의 평가 주체 및 원칙) ① 등록지식의 평가는 별표6의 등록지식 평가절차에 따라 지식검증자에 의한 지식수준 평가, 지식 사용자에 의한 지식활용가치 평가 등 2가지 방식으로 이루어진다. ② 지식검증자는 지식수준 평가기준을 엄격히 적용하여 객관적이고 공정하게 평가하여야 한다.(담합이나 임의평가가 확인될 경우 해당 마일리지 무효처리, 지식검증자 교체, 지식우수자 수상자격 제한 등 조치) ③ 지식 사용자는 조회ㆍ열람한 등록지식에 대해 자신의 의견과 판단을 댓글(리플)로 작성함으로써 지식활용가치를 평가한다. ※ 댓글 작성 시 지식에 대한 평가 의견임을 고려하여 공정성 및 객관성을 담보하여야 하며, 개인의 명예를 훼손하거나 비난하지 않도록 주의하여야 한다. 제24조(사이버신고소 운영) ① 지식관리보좌관은 지식Q&A 품질 통제 강화ㆍ마일리지제도 악용 방지를 위하여 지식관리시스템에 "사이버신고소"를 운영할 수 있으며, 다음 사항에 해당되는 경우 누구나 신고할 수 있다. 1. 마일리지 취득 목적의 단순 질문과 답변 2. 성실한 우수답변에 대한 고의적 미채택 등 지식활동을 저해하는 행위 3. [별표3, 3-1]의 ‘사용자의 댓글에 의한 마일리지 추가부여’를 악용하여 마일리지를 부여받은 경우 4. 기타 지식의 가치가 없다고 인정되는 경우 ② 지식관리보좌관은 사이버신고소로 신고된 안건이 타당하다고 판단될 경우 부여된 마일리지를 회수하는 한편 등록자에게 그 사유를 이메일로 통보하여야 한다. ③ 지식등록자는 제②항의 통보를 받은 경우 10일 이내에 지식관리보좌관에게 이의 제기 및 정정을 요구할 수 있다. 제25조(우수지식인 선정) 우수지식인 선정은 지식활동으로 획득한 지식마일리지를 기초로 1차 심사를 하고, 활동내용 및 업무 기여도 등을 반영한 2차 심사를 통해 최종 결정한다. 제26조(우수ㆍ신규 학습동아리 선정) ① 우수학습동아리는 업무중심의 학습동아리 활동을 장려하기 위해 경진대회를 개최하여 선정한다.(취미 관련 동아리는 선정 대상에서 제외) ② 신규 학습동아리는 평가일 기준 설립 2년 미만 학습동아리를 대상으로 안정적인 정착 및 우수 학습동아리로의 육성을 위해 경진대회를 개최하여 선정한다.(취미 관련 동아리는 선정 대상에서 제외) ③ 지식평가 실무협의회 등 평가주체가 제19조제4항의 "학습동아리 활동 실적 보고서"등 활동실적 및 성과물의 평가결과를 바탕으로 우수학습동아리를 결정한다. ④ 활동실적이 없는 신규 학습동아리는 제19조제3항의 "학습동아리 활동 계획 보고서"등 활동 의지 및 성장 가능성으로 지식관리운영팀(정보화데이터담당관실)에서 결정한다. 제27조(지식콘테스트 우수작 선정) ① 우수지식 발굴 및 지식활동 관심을 제고하기 위해 경진대회(지식콘테스트)를 개최한다. ② 우수작 선정 시 지식평가 실무협의회, 일반직원 심사단(역대 우수지식인 등에서 선정) 등 심사위원을 다양하게 구성하고 심사 기준 및 절차를 명확히 함으로써 공정성 및 객관성을 확보한다. 제28조(심사분석) ① 지식관리보좌관은 지식관리시스템의 문제점 및 개선방안을 마련하기 위하여 연 1회 이상 활용실태 및 활용만족도를 분석하여야 한다. ② 활용실태 분석은 지식등록ㆍ조회현황, 학습동아리 운영현황, 평가 및 보상 등 주요내용을 포함하여 실시한다. ③ 활용만족도 분석은 전 직원을 대상으로 지식관리 인식정도, 지식관리시스템 이용편의성, 지식관리 평가ㆍ보상제도, 지식의 품질 및 업무성과 향상도 등 설문조사 결과를 기반으로 실시한다. 제6장 보상제도 제29조(보상방침) ① 우수지식인, 우수학습동아리, 지식콘테스트 우수작 등에 대한 물질적 보상은 예산의 범위 내에서 실시하고, 그 외 상징적 보상, 인사상 보상을 병행하여 포상할 수 있다. ② 지식검증자, 지식실무협의회 위원, 지식콘테스트 심사자 등 평가자에게 물질적 보상을 실시할 수 있다. 제30조(보상방법) ① 지식활동이 꾸준하고 우수한 직원, 기관 및 동아리를 대상으로 별표7의 지식관리 보상기준에 의해 보상을 실시한다. ② 보상과 관련하여 필요한 경우 선정기준, 인원 및 시기, 금액 등을 조정할 수 있다.