국립해양유산연구소 기록물관리 및 기록관 운영 규정

제1장 총칙 제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 ‘법’이라 한다) 제13조 및 같은법 시행령(이하 ‘영’이라 한다) 제10조의 규정에 따라 국립해양유산연구소(이하 ‘연구소’라 한다)의 기록물관리와 기록관 설치ㆍ운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. 제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. 1. "기록물"이란 연구소가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료 및 행정박물과 해양유산 조사ㆍ연구와 관련된 연구기록물을 말한다. 2. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반 업무를 말한다. 3. "국립해양유산연구소 기록관"이란 연구소 기록물의 체계적 관리, 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 4. "처리부서"라 함은 연구소의 부서단위를 말한다. 5. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물 이관, 보존, 평가, 폐기 등 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 6. "자료실"이란 연구소가 수집한 도서ㆍ자료 등을 정리ㆍ보존하여 공중에 제공, 학술총서번호 부여 등에 관한 업무를 수행하는 시설을 말한다. 제3조(적용범위) ① 이 규정은 연구소에 소속된 모든 처리부서에 적용한다. ② 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다. 제2장 기록관의 소속 및 업무 제4조(기록관의 소속) ① 기록관은 기획운영과 소속으로 하고 기록관장은 기획운영과장(이하 "기록관장"이라 한다.)이 된다. ② 기록관장은 기록관의 효율적인 업무수행을 위하여 기록연구사를 두어야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 각 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다. 제5조(기록관의 주요업무) ① 기록관은 다음 각 호의 업무를 총괄한다. 1. 당해 연구소 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행 2. 당해 연구소 기록물의 수집ㆍ관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 영구기록물관리기관으로의 기록물 이관 5. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리 6. 당해 연구소 처리부서의 기록물관리 지도ㆍ감독 및 지원 7. 기록관의 시설 및 장비 관리 8. 기록관의 운영ㆍ관리 9. 기록관 기록물 재난대비계획 수립 10. 발간물의 수집 및 운영 관리 11. 그 밖에 기록물 관리에 관한 사항 ② 기록관장은 해양유산 관련 기록물의 수집, 보존, 활용을 위해 대내외적으로 협의체를 구성ㆍ운영할 수 있다. 제3장 처리부서의 기록물관리 제6조(기록물의 생산) ① 처리부서의 장은 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ관리될 수 있도록 하여야 한다. ② 처리부서의 장은 영 제17조 및 제19조에 따른 업무를 수행할 때는 제1항에 따라 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물을 생산ㆍ등록하여야 한다. 제7조(비전자 기록물의 등록) ① 처리부서의 장은 업무수행과정에서 비전자 기록물을 생산ㆍ접수ㆍ수집한 때에는 온나라시스템에 등록하여 전자적으로 관리하여야 한다. ② 제1항 규정에 따라 시스템에 등록을 완료한 비전자 기록물은 해당 기록물의 좌측 상단에 [별지 제1호 서식]에 따른 생산ㆍ접수등록번호를 표기하여야 한다. 제8조(기록물의 저작권 관리) 처리부서의 장은 생산ㆍ수집한 기록물의 저작권양도계약서 및 저작권 이용허락 동의서 등 관련 서류를 확보하여 함께 관리하여야 한다. 제9조(기록물의 정리) ① 처리부서의 장은 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물에 대하여 매년 2월 말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등을 완료하여야 한다. ② 처리부서의 장은 전년도에 완결된 비전자 기록물을 과제카드별로 편철하고 단위과제별로 박스에 정리하여야 한다. ③ 처리부서의 장은 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물의 정리결과를 5월 말까지 기록관장에게 통보하여야 한다. 제10조(기록물의 이관) ① 처리부서의 장은 생산이 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 기록관으로 이관해야 한다. ② 처리부서의 장은 업무 참고 등을 위해 필요한 경우 사전에 [별지 제2호 서식]의 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하고 기록관장과의 협의를 거쳐 이관을 연기할 수 있으며, 이관 연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 5년의 범위 이내에 처리부서에서 활용할 수 있다. 다만, 활용 목적이 종결된 때에는 지체없이 기록관으로 이관하여야 한다. ③ 처리부서의 장은 용역사업, 사진촬영, 동영상촬영, 도서발간, 해양유산 조사ㆍ연구 등의 업무 수행으로 생산된 기록물을 이관할 경우 저작권 관련 서류를 함께 제출하여야 한다. 제11조(간행물의 관리) 처리부서의 장이 업무와 관련하여 간행물을 발간하거나 수집한 도서자료 등을 관리할 때에는「국가유산청 간행물 관리 지침」에 따른다. 제4장 기록관의 기록물관리 제12조(기록관 기록물의 보존) ① 기록관장은 처리부서에서 이관된 기록물의 형태, 생산부서, 생산연도 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항에 따른 기록물의 서가배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. ③ 기록관장은 전자기록물의 안전한 보존을 위해 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하고 백업 자료는 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산ㆍ보관하여야 한다. ④ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다. 제13조(기록물 생산현황통보) 기록관장은 처리부서의 전년도 기록물 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 말까지 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. 제14조(기록관의 기록물 이관) ① 기록관장은 처리부서에서 기록관으로 이관된 기록물 중 보존기간 기산일로부터 10년 이상이 경과하고, 보존기간이 30년 이상 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관할 때에는 법 제19조 및 영 제40조에 따른다. ② 기록관장은 제1항에도 불구하고 처리부서로부터 이관 연기 요청을 받은 경우 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 이관 연기에 필요한 조치를 강구하여야 한다. 제15조(기록물 실태점검 및 교육) ① 기록관장은 기록관 및 처리부서의 기록관리 실태를 연1회 이상 점검하고, 점검결과에 따른 조치계획을 수립하여야 한다. ② 기록관장은 직원교육을 연1회 이상 실시하여야 한다. 제16조(중요 기록물의 전산화) 기록관장은 활용 가치가 높은 기록물에 대하여 데이터베이스를 구축하고 관련 시스템을 통해 공공에게 제공하거나 업무에 활용할 수 있도록 하여야 한다. 제17조(기록물의 평가 및 폐기) 기록관의 보유기록물 중 보존기간이 만료된 기록물을 평가하여 폐기할 때에는 법 제27조 및 영 제43조의 규정에 따라 시행한다. 제5장 기록물평가심의회 제18조(기록물평가심의회의 구성) ① 기록물의 평가를 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다. ② 심의회는 위원장을 포함하여 5명 이내의 민간전문가와 소속공무원으로 구성하되, 그 중 민간전문가를 2명 이상 포함하여야 한다. ③ 위원장은 기록관장이 되고, 심의회 사무 처리를 위하여 기록물관리 주관부서 담당계장을 간사로 둔다. ④ 외부위원은 본소 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 민간전문가로서 국립해양유산연구소장이 위촉한다. ⑤ 위원의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있다. 다만, 소속공무원 위원의 임기는 따로 정하지 않는다. 제19조(심의내용) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다. 1. 보존기간 10년 이하 기록물의 평가ㆍ폐기 등에 관한 사항 2. 기록물의 보존기간 재책정에 관한 사항 3. 기타 기록물의 평가ㆍ폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항 제20조(준수사항) ① 심의회의 위원은 기록물평가심의 과정에서 취득한 정보를 누설하거나 관련 서류를 무단으로 유출하여서는 아니 된다. ② 심의회의 위원은 회의의 시작에 앞서 [별지 제3호 서식]의 기록물평가심의서약서를 작성하여 위원장에게 제출하여야 한다. 제21조(심의회 운영) ① 위원장은 필요한 경우 심의회를 소집할 수 있으며 심의회 개최 전에 [별지 제4호 서식]의 기록물평가의견서 등 기록물 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부할 수 있다. ② 심의회는 제적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. ③ 위원장은 기록물의 가치판단 여부 등 필요한 경우 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다. ④ 위원장은 심의결과를 [별지 제5호 서식]의 기록물평가심의서를 작성하고 [별지 제6호 서식]의 기록물평가심의의결서에 참석위원의 서명ㆍ날인을 받아야 한다. ⑤ 간사는 회의록을 작성하여야 하며, 심의회 종료 후 기록물평가심의서 및 기록물평가심의의결서를 보존ㆍ관리하여야 한다. ⑥ 위원은 공정한 심의를 기하기 위해 본인과 직접 이해관계가 있는 안건의 심의에는 참여할 수 없다. 제22조(수당의 지급) 심의회의 위원 중 민간 위원에게는 예산의 범위 내에서 심사수당과 여비를 지급할 수 있다. 제6장 기록물의 열람 및 대출 제23조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다. 1. 국가유산청 및 그 소속기관의 직원 2. 타 부처 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자 ② 제1항 제2호의 경우 열람만 할 수 있다. 제24조(열람 및 대출의 제한) 기록관장은 다음 각 호에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다. 1. 비밀(대외비 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하려는 경우 2. 개인정보가 포함된 기록물을 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우. 단 업무를 위해 필요한 경우는 제외한다. 3. 다른 법령에서 기록물의 열람ㆍ대출을 제한하고 있는 경우 4. 기타 기록물의 열람ㆍ대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우 5. 분실 또는 파손되기 쉬운 기록물 6. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우 제25조(열람 및 대출 절차) ① 기록물의 열람ㆍ대출 절차는 다음 각 호의 사항에 따른다. 1. 기록물을 열람 및 대출하고자 하는 자는 [별지 제7호 서식]의 기록물 열람ㆍ대출 신청서를 작성하여 제출하여야 한다. 2. 기록물의 대출 기간은 14일 이내로 한다. 다만, 기록관리시스템을 통한 전자파일의 열람은 7일 이내로 한다. 3. 대출 기간의 연장이 필요한 경우, 기록관장의 승인을 거쳐 연장할 수 있다. 4. 기록관장은 제1호 및 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다. ② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 대출 기록물을 지체 없이 반납하여야 한다. 1. 휴직ㆍ정직ㆍ퇴직ㆍ타 부처 전출 시 2. 대출기간을 초과하는 휴가ㆍ병가ㆍ장기 출장 시 3. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우 ③ 기록물의 열람은 정해진 장소에서 기록관 업무 담당자 입회하에 가능하며 사본 제공을 원칙으로 한다. 제26조(열람 준수사항) ① 기록물 열람 시에는 담당 직원의 지시에 따라야 하며 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다. 1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기, 촬영, 무단반출 2. 기록관 시설 및 장비의 훼손 또는 파괴 3. 음식물 및 필기도구 등의 반입 행위 4. 그 밖에 직원의 지시에 따르지 않거나 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위 제27조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다. 제7장 자료실 운영 제28조(자료실의 이용시간 및 인력) ① 자료실의 이용 시간은 공무원의 근무시간과 동일하게 적용한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 연장 또는 단축 운영할 수 있다. ② 기록관장은 자료실의 효율적인 업무 수행을 위하여 전담 인력을 두어야 한다. 제29조(수집) ① 자료의 구입은 다음 각 호의 도서 중에서 선정하여 예산의 범위 내에서 구입한다. 1. 각 처리부서에서 업무수행 및 학술연구를 위해 구입을 신청한 자료 2. 일반 교양도서 중 업무 활용 가치가 높거나 직원이 구입을 희망하는 자료 3. 기타 기록관장이 소장할 필요가 있다고 인정하는 자료 ② 국가유산청 및 소속기관에서 발간되는 도서는 2부 이상 자료실에 등록ㆍ비치한다. ③ 유관기관이나 학술단체 등에 도서의 기증을 요청하여 해양유산 관련 자료를 수집한다. 제30조(열람 및 대출의 자격) ① 자료실의 자료를 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음과 같다. 1. 연구소 직원 2. 학술연구 또는 비영리목적으로 자료를 이용하고자 하는 자 ② 제1항 제2호의 경우 기록관장의 승인을 받은 자여야 한다. 제31조(열람) ① 자료의 열람은 지정된 장소에서 열람하며 열람한 도서는 도서반납대에 반납하여야 한다. ② 자료 열람 시 훼손, 잡담, 흡연 등 타인의 열람에 방해가 되는 행위를 하여서는 아니 되며, 관계 직원은 이 규정을 위반한 자를 퇴실시킬 수 있다. 제32조(대출) ① 자료의 대출 한도 및 대출기간은 다음 각 호와 같다. 1. 연구소 직원의 경우 : 1인 30권 30일 2. 기록관장이 대출을 허락한 경우 : 1인 5권 7일 ② 대출기간의 연장이 필요한 경우, 사전에 기록관장의 승인을 거쳐 1회에 한하여 최대 10일 간 연장할 수 있다. ③ 제1항, 제2항에도 불구하고 도서의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다. 제33조(대출제한) 다음 각 호의 자료는 대출하지 않음을 원칙으로 하되 학술연구, 관외 전시 등 기록관장이 필요하다고 인정한 때에는 대출할 수 있다. 1. 귀중자료와 희귀자료 2. 기타 기록관장이 지정하는 자료 제34조(반납) ① 자료를 대출받은 자는 정해진 기간 내에 자료를 반납하되, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다. ② 제1항에도 불구하고 제25조 제2항 각 호의 사유가 발생한 경우에는 반납기한 전이라도 지체 없이 대출 자료를 반납해야 한다. 제35조(자료의 점검) 기록관장은 자료의 체계적인 관리를 위하여 연1회 이상 정수점검을 실시하여야 한다. 제36조(자료의 폐기ㆍ제적) 다음 각 호에 해당하는 간행물 등 도서자료에 한해 그 가치를 평가하여 폐기 또는 제적 처분할 수 있다. 1. 이용가치가 없다고 인정하는 자료 2. 훼손, 오손 등으로 이용할 수 없는 자료 3. 자연재해 또는 이에 준하는 사유로 인하여 유실된 자료 4. 정수점검 결과 2년 이상 소재가 불명된 경우 제37조(자료의 변상) 자료를 분실하거나 훼손하였을 때는 동일 자료로 변상하여야 한다. 다만, 동일 자료로 변상할 수 없을 때에는 기록관장의 승인을 얻어 동등 이상의 가치가 있고 주제가 유사하다고 인정되는 자료로 대물 변상할 수 있다. 제8장 기록관 시설의 관리 제38조(점검) 기록관장은 기록관의 보존시설ㆍ장비의 작동상태, 보존환경을 주기적으로 점검하여야 한다. 제39조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안관리를 철저히 하여야 한다. ② 제1항에 의거 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다. 제40조(재난관리) 기록관장은 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비계획을 수립하여야 한다.