병무청 기록관 운영규정

제1장 총칙 제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 병무청과 그 소속기관의 기록관 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2021.9.30.> 제2조(용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. "기록물"이란 병무청과 소속기관이 업무와 관련하여 생산ㆍ접수문서, 도서, 병무행정 역사자료, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. <개정 2012. 4. 2, 2021.9.30.> 2. "기록물관리"란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다. <개정 2012. 4. 2, 2019.12.30.> 3. "기록관"이란 기록물을 효율적으로 관리ㆍ보존ㆍ활용하기 위하여 필요한 보존서고, 열람ㆍ사무ㆍ작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. <개정 2012. 4. 2, 2021.9.30.> 4. "병무자료"란 병무청 및 그 소속기관에서 발간되는 행정관련 간행물, 도서ㆍ학위논문ㆍ비디오ㆍ카세트테이프 등과 비도서형태의 시청각자료 및 그 밖의 보존가치가 있는 자료를 말한다. <개정 2012. 4. 2> 5. "행정자료"란 국내외에서 발간되는 행정관련 간행물, 일반교양ㆍ전문도서 등 도서자료, 비디오ㆍ카세트테이프 등과 비도서형태의 시청각자료 및 그 밖의 보존가치가 있는 자료를 말한다. <개정 2012. 4. 2> 6. "병무행정 역사자료"란 병무청 및 병무행정 역사를 서술하는데 소재가 되는 모든 형태의 기록으로 보존가치가 있는 자료를 말한다. <신설 2012. 4. 2> 제3조(적용 범위) 병무청과 그 소속기관의 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다. <개정 2021.9.30.> [제목개정 2019.12.30.] 제2장 기록관의 설치 및 운영 제4조(기록관의 설치 및 운영) ① 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령(이하 "영"이라 한다) 제10조에 따라 다음 각 호의 기관에 기록관을 설치ㆍ운영하여야 한다. 다만, 기록관이 설치되지 않은 소속기관의 장은 기록관의 역할을 수행할 처리과(「병무청 사무분장 규정」 제2조제3호에 따른 부서를 말한다. 이하 같다)를 지정하고, 기록관리 업무를 수행할 인원을 배치하여 관련업무를 수행하도록 한다. <개정 2012. 4. 2, 2019.12.30, 2020. 6. 9., 2021.9.30., 2022.12.30., 2024.9.24.> 1. 병무청 2. 지방병무청(제주지방병무청은 제외한다) 3. 인천병무지청 ② 병무청과 소속기관의 운영지원과장은 해당 기관의 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)이 된다. <개정 ’08.4.16, 2019.12.30.> ③ 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물의 정리ㆍ기술, 기록물관리ㆍ간행물관리ㆍ시청각기록물관리ㆍ기록편찬ㆍ정보공개접수 및 기록관리시스템 운영 등의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다. ④ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다. <개정 ’08.4.16, 2021.9.30.> 제5조(자문위원 위촉 등) ① 기록물관리를 위한 조사ㆍ연구ㆍ분석 및 평가 등의 전문적 업무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 기록관장의 요청에 의해 병무청장이나 소속기관의 장이 위촉하며, 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다. <개정 2019.12.30.> 제6조(주요업무) 기록관장은 다음 각 호의 업무를 총괄한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행 2. 기록물 수집ㆍ보존 및 활용 3. 기록물관리 지도ㆍ교육 4. 기록관리기준표 취합관리 및 조정 5. 기록물생산현황 취합 및 국가기록원 통보, 주요목록 전산화 <개정 2024.9.24.> 6. 보존기간 30년 이상 기록물의 국가기록원 이관 <개정 2024.9.24.> 7. 기록관리시스템 운영 8. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공 9. 간행물 및 행정자료실관리 10. 기록물평가심의회 운영 11. 기록물 서고 관리 12. 기록물의 보안 및 재난대책 수립ㆍ시행 13. 정보공개에 관한 사항 <개정 2021.9.30.> 14. 다음 각 목의 관할에 따라 기록관이 설치되지 않은 소속기관의 기록물관리 <개정 2012. 4. 2, 2015. 6.22, 2019.12.30, 2020. 6. 9., 2022.12.30., 2024.9.24.> 가. 병무청 : 사회복무연수센터, 중앙병역판정검사소, 병무민원삼당소, 제주지방병무청, 대체역 심사위원회 나. 경인지방병무청 : 경기북부병무지청 다. 강원지방병무청 : 강원영동병무지청 15. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항 제7조(정보공개접수)기록관장은 국민의 알권리를 위하여 기록관에 정보공개 접수창구를 설치ㆍ운영하되, 정보공개 운영에 관한 사항은 「병무청 행정정보 공개에 관한 규정」에 따른다. 제3장 기록물의 관리 제8조(기록물의 생산) ① 기록관장은 해당 기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ관리 될 수 있도록 필요한 조치를 마련하여야 한다. <개정 2019.12.30.> ② 제1항에 따라 기록물을 생산ㆍ관리할 때에는 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 결재과정에서 발생한 수정내용, 이력정보, 업무수행과정의 보고사항 및 검토사항 등을 기록물로 남겨 관리하여야 한다. <개정 2019.12.30.> 제9조(기록물의 생산의무) ① 병무청과 소속기관은 다음 각 호에 해당하는 사항을 추진하고자 하는 경우에는 미리 조사ㆍ연구서 또는 검토서를 작성하여 보존하여야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 단위과제별로 관련 기록물을 생산ㆍ관리하는 경우에는 작성하지 아니할 수 있다. 1. 법령의 제정 또는 개정관련 사항 2. 주요정책의 결정 또는 변경 사항 3. 「행정절차법」에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항 4. 그 밖에 기록관장이 조사ㆍ연구서 또는 검토서 작성이 필요하다고 인정하는 사항 ② 병무청과 소속기관은 다음 각 호의 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 하며, 전자기록생산시스템을 통하여 회의록을 생산 및 등록하여 관리하여야 한다. 1. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 병무청장이 참여하는 회의 2. 정당과의 업무협의를 목적으로 병무청장이 참석하는 회의 3. 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의 4. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요회의 ③ 병무청과 소속기관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각기록물을 생산하여야 한다. 1. 병무청장 등 주요직위자의 업무 관련 활동과 인물사진 2. 병무청의 주요행사 3. 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 구조물 4. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고로 공공기관의 장이 시청각기록물의 작성ㆍ보존이 필요하다고 인정하는 사항 5. 증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항 6. 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항 7. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항 제10조(기록물의 등록) ① 병무청과 소속기관이 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하고 이를 그 기록물에 표기하여야 한다. ② 제1항에 따른 등록정보는 전자적으로 생산ㆍ관리하여야 하며, 임의로 수정 또는 삭제되지 아니하도록 관리하여야 한다. ③ 영 제21조제1항에 따른 병무청장의 업무관련 메모ㆍ일정표ㆍ방문객 명단 및 대화록 등 공식문서 외의 중요기록물도 전자기록생산시스템에 등록하여야 하며, 해당 등록번호를 기록물에 표기하여야 한다. <개정 2012. 4. 2, 2021.9.30.> ④ 전자기록생산시스템에 등록되지 아니하고 기록관에서 수집한 기록물은 기록관리시스템에 직접 등록하여 관리하여야 하며, 전자적인 형태로 생산되지 않은 기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자적으로 관리되도록 하여야 한다. 제11조(기록물의 생산현황 통보) ① 각 처리과의 장은 전년도에 생산된 기록물을 정리하여야 하며, 기록물 생산현황을 매년 5월 31일까지 기록관장에게 통보하여야 한다. <개정 ’08.4.16, 2021.9.30.> ② 기록관장은 매년 8월 31일까지 기록물 생산현황을 국가기록원장에게 제출하여야 한다. <개정 2021.9.30.> 제12조(기록물의 이관) ① 모든 기록물은 보존기간의 기산일부터 2년의 범위에서 처리과에서 보관한 후 기록물철 단위로 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 기록관으로 이관한다. <개정 ’08.4.16, 2019.12.30., 2021.9.30.> ② 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 이관시기를 연장하려는 경우에는 법 시행규칙 별지 제3호서식의 기록물이관시기 연장신청서를 제출하여야 한다. <개정 2012. 4. 2, 2021.9.30.> ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에는 업무를 인계 받는 처리과에서 기록물을 인수받아 관리하되, 인계 받는 처리과가 없는 경우에는 기록관으로 이관하여 관리하여야 한다. <개정 2021.9.30.> ④ 생산 후 일정기간이 경과된 30년 이상 기록물은 국가기록원에 이관하여야 한다. ⑤ 기록관으로 기록물을 이관할 때에는 생산년도ㆍ보존기간 공개여부를 표시하고 찾아보기 목록을 붙여 이관하여야 한다. <개정 2019.12.30.> ⑥ 병무행정 역사자료는 매년 소속기관 기록관에서 수집하고 그 목록을 본청 기록관에서 평가한 후 보존할 가치가 있다고 결정한 사료는 본청 기록관으로 이관하여야 한다. <신설 2012. 4. 2> 제13조(기록물의 평가 및 폐기) ① 기록물의 폐기는 기록관장의 책임하에 실시한다. ② 보존기간이 경과한 기록물은 법 제27조제1항에 따라 생산부서 의견조회, 법 제41조제1항에 따른 기록물관리 전문요원(해당 기록관 소속 기록물관리 전문요원을 말한다)의 심사와 기록물 평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다. <개정 2012. 4. 2, 2021.9.30.> ③ 폐기결정일부터 폐기까지 관련된 일련의 행위들을 기록으로 작성ㆍ보존하여야 한다. ④ 전자적인 형태가 아닌 기록물의 폐기는 소각ㆍ 파쇄 및 용해 등의 방식으로 하며, 기록관장은 폐기대상기록물이 유출되지 않도록 필요한 조치를 마련하여야 한다. [전문개정 2021.9.30.] 제14조(기록물평가심의회의 설치 및 구성) ① 법 제27조 및 영 제43조에 따른 기록물 평가에 대한 사항을 심의하기 위하여 제4조에 따라 기록관이 설치된 기관에 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다. <개정 2021.9.30., 2022.12.30., 2024.9.24.> ② 심의회는 위원장을 포함하여 5인으로 구성하되, 위원장은 기록관장이 되고, 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 민간 전문가 2명과 소속 공무원 2명으로 구성(병무청의 위원은 기획조정관실의 기획평가담당과 사회복무국의 총괄운영담당이 되며, 소속기관의 위원은 소속기관장이 임명한 사람이 된다)한다. <개정 ’08.4.16, ’09.8.12, 2012. 4. 2, 2021.9.30.> ③ 민간 전문가 위촉 시 특정 성(性)이 위촉직 위원 수의 60%를 초과하지 않아야 한다. <개정 2021.9.30.> ④ 민간 전문가를 위원으로 위촉할 때에는 사전에 별지 제1호서식의 직무윤리 사전진단서에 따라 직무윤리를 검증하여야 한다. <개정 2021.9.30.> ⑤ 민간 전문가는 위촉 후 최초로 참석하는 심의회 개최 전까지 별지 제2호서식의 직무윤리서약서를 제출하여야 한다. <개정 ’08.4.16, 2021.9.30.> ⑥ 삭제 <2021.9.30.> ⑦ 삭제 <2021.9.30.> 제15조(심의회 위원의 해촉) 위원장은 민간 위원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 임기 중에도 해당 위원을 해촉할 수 있다. <신설 2021.9.30.> 1. 심신장애로 인하여 직무를 수행할 수 없게 된 경우 2. 직무상 취득한 사실을 유포하여 병무청의 명예를 훼손하거나 피해를 입혔을 경우 3. 직무태만, 품위손상이나 그 밖의 사유로 인하여 위원으로 적합하지 아니하다고 인정되는 경우 4. 위원 스스로 직무를 수행하는 것이 곤란하다고 의사를 밝힌 경우 제16조(심의회의 운영) ① 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다. 1. 보존기간 10년 이하 기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항 2. 그 밖에 위원장이 정하는 기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항 ② 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개회하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. ③ 심의회는 원활한 회의 진행을 위하여 간사를 두며 간사는 서무담당 또는 기록물관리 전문요원으로 한다. ④ 심의회 개최 시 간사는 회의록을 작성하여야 한다. ⑤ 심의회는 필요에 따라 수시 소집하여 운영할 수 있으며, 외부 위원에 대하여는 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다. 제17조(기록물의 보존 장소) ① 보존기간이 10년 이하인 기록물은 보존기간 종료시까지 기록관에서 보존한다. ② 보존기간이 30년 이상인 기록물은 국가기록원으로 이관하여 보존하여야 한다. 다만, 계속 보존이 필요한 경우에는 국가기록원장과 협의하여야 한다. [기존 제15조에서 이동] 제18조(서고 관리) ① 기록물은 처리과별ㆍ생산년도별 및 보존기간별로 배열하고 기록물 보존현황을 기록ㆍ유지하여야 한다. <개정 ’08.4.16, 2021.9.30.> ② 정기적인 소독을 실시하여 기록물에 손상을 주는 해충과 미생물을 제거하여야 한다. 제19조(기록물 열람 및 대출) ① 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다. ② 서고를 방문한 자는 별지 제3호서식의 서고 출입자 명부를 작성하여야 하며, 기록물 열람과 관련한 사항은 기록물관리 담당직원의 안내에 따라야 한다. <신설 2021.9.30.> ③ 기록물을 업무에 사용하기 위하여 서고 외의 지역으로 반출하려는 경우에는 별지 제4호서식의 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여야 한다. <신설 2021.9.30.> ④ 기록물의 대출기한은 7일로 제한하며, 한 차례만 7일간 연장할 수 있다. <개정 2019.12.30.> ⑤ 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 반출한 기록물을 지체 없이 반납해야 한다. 1. 휴직ㆍ전직ㆍ퇴직ㆍ타부처 전출 2. 대출기간을 초과하는 휴가ㆍ병가ㆍ장기출장 3. 그 밖에 기록관장이 지정기간 전 반납을 요구하는 경우 제20조(비밀기록물 관리) ① 기록관장은 비밀기록물을 관리하기 위하여 전용 서고를 설치하고 비밀기록물 전담 관리요원을 지정하여야 한다. ② 비밀기록물이 다음 각 호 어느 하나에 해당하는 사유 발생시에는 기록관으로 비밀기록물 원본을 이관하여야 한다. 1. 일반문서로 재분류한 경우 2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우 3. 생산 후 30년이 지난 경우 ③ 보존기간이 30년 이상인 비밀기록물은 인수한 다음년도 중 국가기록원이 정한 일정에 따라 이관하여야 한다. 다만, 이관된 기록물이 보존기간의 기산일부터 10년이 지나지 않은 경우에는 남은 기간을 기록관에서 보존하여야 한다. <개정 2019.12.30.> 제21조(병무자료 및 행정자료의 폐기) 장서점검결과 훼손 또는 오손된 도서 및 자료, 시대의 변천에 의하여 이용가치가 없어진 자료는 기록관장의 승인하에 폐기할 수 있다. 제4장 행정자료 등의 관리 제22조(병무자료 및 행정자료의 대출) ① 행정자료의 대출은 공무원의 근무시간 이내로 하여야 한다. ② 행정자료의 대출은 1회 5권 이내로 하여야 하며, 기간은 7일 이내로 하되, 한 차례만 7일간 연장할 수 있다. <개정 2019.12.30.> ③ 제2항에도 불구하고 기록관장은 자료의 보존상태나 성격에 따라 대출범위와 조건을 제한할 수 있다. <개정 2012. 4. 2> 제5장 기록물의 전산화 관리 제23조(기록관리시스템 운영) ① 기록관장은 문서ㆍ간행물 및 시청각기록물 등을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 운영하여야 한다. ② 기록관리시스템은 업무관리시스템 및 영구기록물관리시스템에 연결하여 기록물 생산현황보고, 이관목록 제출, 주요 기록물의 행정참고자료 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 운영되어야 한다. [제목개정 2021.9.30.] 제24조(중요기록물의 전산화) 기록관장은 보존기간이 30년 이상인 중요기록물에 대하여 전산화를 추진하여 각종 기록정보가 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다. 제25조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다. ② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비에 대해 전문적인 유지보수가 필요한 경우에는 전문업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다. 제6장 보칙 제26조(기록물관리운영실태 점검) ① 병무청 기록관장은 병무청과 소속기관의 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 하며, 점검결과 우수직원에 대하여 표창을 수여할 수 있다. ② 병무청 기록관장은 병무청과 소속기관의 기록물관리 운영실태를 확인ㆍ점검하는 경우에는 해당 기관에 그 취지와 내용 등을 미리 통보하여야 한다. <개정 2019.12.30.> 제27조(기록물관리 교육) ① 병무청 기록관장은 기록물 관리업무와 관련하여 병무청과 소속기관의 기록물관리담당자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다. ② 제1항에 따른 교육은 병무연수원에 위탁하여 실시할 수 있다. <개정 2021.9.30.> 제28조(세부사항) 이 규정의 운영과 관련하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.