국가기록원 기록물 대여 지침

제1장 총칙 제1조(목적) 이 지침은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제74조의3 및 같은 법 시행규칙 제33조의2에 따라 국가기록원이 관리하는 기록물을 전시 또는 업무활용 등의 목적으로 대여하는 경우 필요한 사항을 규정하는 것을 목적으로 한다. 제2조(적용범위) 이 지침은 국가기록원이 관리하는 기록물을 대여하는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제3조제1호 및 같은 법 시행령 제3조에 따른 공공기관에 대하여 적용한다. 제2장 기록물 대여 및 반납절차 제3조(대여신청) 기록물을 대여하는 공공기관(이하 "대여기관"이라 한다)의 장은 대여일로부터 1개월 전까지 별지 제1호서식의 기록물 대여신청서를 국가기록원장에게 제출하여야 한다. 제4조(기록물 상태검사 및 사전 전시환경 확인) ① 국가기록원장은 기록물을 대여하기 전에 대여 전후의 상태를 비교할 수 있도록 국가기록원 기록물 상태검사 지침에 따른 기록물 상태검사(이하 "기록물 상태검사"라 한다)를 실시할 수 있다. ② 국가기록원장은 전시를 목적으로 기록물의 대여를 신청받은 경우에는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제33조의2제1항에 따라 기록물을 대여하기 전에 대여기관이 별표의 전시환경기준을 준수하는지를 확인하여야 한다. 제5조(대여검토 및 결정) ① 국가기록원장은 기록물 대여의 목적, 기록물의 훼손상태, 전시환경 등을 고려하여 대여 여부를 결정할 수 있다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물에 대하여는 대여를 제한하거나, 일정한 조건을 부과하여 대여할 수 있다. 1. 비공개 기록물 또는 부분공개 기록물 중 비공개 부분에 해당하는 경우 2. 보존ㆍ복원처리, 평가ㆍ분류, 매체수록 등 해당기록물이 업무처리 과정에 있는 경우 3. 공공기관의 장이 대여신청서를 대여일로부터 1개월 이내에 제출하는 경우 4. 그 밖에 국가기록원장이 해당 기록물의 대여제한이 필요하다고 판단하는 경우 ② 국가기록원장은 훼손ㆍ분실 등에 대비하여 기록물을 대여하기 전에 사진촬영, 매체수록 등 필요한 조치를 취할 수 있다. 제6조(보험가입 및 보험평가액 산정) ① 대여기관의 장은 대여기록물의 훼손ㆍ분실 등에 따른 복원 조치나 변상을 위한 보험에 가입하고 대여기간이 시작되기 전까지 그 보험가입증서를 국가기록원장에게 제출하여야 한다. ② 국가기록원장은 대여기관의 보험가입을 위하여 대여기록물의 보험평가액을 산정할 수 있다. 제7조(보험평가심의회 구성) ① 국가기록원장은 제6조제2항에 따라 기록물의 보험평가액을 산정하기 위하여 보험평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 구성할 수 있다. ② 심의회의 위원은 국가기록원장이 지정하는 공무원 또는 외부전문가 5인 이상 7인 이내로 구성할 수 있다. ③ 심의회의 의장은 위원 중에서 호선한다. ④ 보험평가액은 위원 전원의 합의로 별지 제2호서식의 보험평가액 산정표를 작성한다. 다만, 합의가 안 될 경우에는 위원별 보험평가액 중 최고가액과 최저가액을 제외한 나머지 위원의 보험평가액을 산술평균한 금액을 보험평가액으로 한다. 제8조(대여조건) 국가기록원장은 대여기관의 장이 다음 각 호의 대여조건을 준수할 것을 서약한 경우에만 기록물을 대여할 수 있다. 1. 대여기록물의 목적 외 사용을 금지함 2. 대여기간을 준수함 3. 기록물 재대여를 금지함 4. 대여기록물 활용 시 국가기록원 소장 기록물임을 표시함 5. 포장ㆍ운송비 및 대여기간 중 기록물에 대한 관리비용을 대여기관이 부담함 6. 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제33조의2제1항에 따른 전시환경기준을 준수함 7. 제6조 및 제7조에 따라 산정된 보험평가액을 반영하여 보험을 가입함 8. 제6조제1항에 따른 보험계약의 보상범위를 벗어나거나 보상금액을 초과하는 기록물의 훼손, 멸실, 분실, 도난 등에 대한 수리ㆍ복원 또는 복제에 소요되는 비용을 부담함 9. 기록물 파손방지용 상자나 무진동차량을 이용하는 등 이송에 따른 훼손, 멸실, 분실, 도난 및 기타 안전사고 방지를 위한 조치를 함 10. 대여기간 중 대여기록물의 사본을 생산하려는 경우에는 사전에 국가기록원장의 동의를 얻어야 함 제9조(기록물 대여 시 조치사항) ① 국가기록원장은 기록물 대여 시 제4조제1항에 따라 작성한 기록물 상태검사 결과 사본을 대여기관의 장에게 교부할 수 있다. ② 대여기관의 장은 제8조의 대여조건이 기재된 별지 제3호서식의 기록물 대여조건 준수 서약서를 대여받기 전까지국가기록원장에게 제출하여야 한다. ③ 대여기록물의 인계ㆍ인수 시 별지 제4호서식의 기록물 대여 인계ㆍ인수서를 2부 작성하여 국가기록원장과 대여기관의 장이 각각 1부씩 보관한다. 제10조(기록물 반납 시 조치사항) ① 대여기관의 장은 대여기록물을 반납하고자 할 때에는 사전에 반납일시, 방법 등을 정하여 국가기록원장에게 신청하여야 한다. ② 대여기록물의 인계ㆍ인수 시 별지 제4호서식의 기록물 반납 인계ㆍ인수서를 2부 작성하여 국가기록원장과 대여기관의 장이 각각 1부씩 보관한다. ③ 국가기록원장은 반납된 기록물의 이상 유무를 확인하기 위하여 기록물 상태검사를 실시할 수 있다. ④ 국가기록원장은 제3항에 따라 실시한 기록물 상태검사 결과 기록물의 수리ㆍ복원 또는 복제가 필요하다고 판단한 경우 대여기관의 장에게 그 처리 비용을 청구할 수 있다. 제3장 대여기록물의 관리 제11조(이력관리) 국가기록원장은 중앙영구기록관리시스템(CAMS)으로 기록물의 대여 및 반납 이력을 관리하여야 한다. 제12조(대여기록물 관리기준) ① 대여기관의 장은 다음 각 호의 기준에 따라 대여기록물을 관리하여야 한다. 1. 보존환경 :「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제60조제1항 관련 별표 6의 보존환경 규정 2. 전시환경 : 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제74조의3제2항에 따라 규정된 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 별표의 대여기록물 전시환경기준 ② 국가기록원장은 전시 목적으로 3개월 이상 대여하는 기록물을 대상으로 별표의 대여기록물 전시환경기준을 충족하는지 여부를 확인할 수 있다. 제13조(대여기간 및 대여기간 연장) ① 국가기록원장은 기록물의 훼손상태, 전시환경, 전시기간 등의 여건을 고려하여 1년의 범위 내에서 대여기간을 정할 수 있다. ② 대여기관의 장은 대여기간을 연장하고자 할 경우 대여기간 만료 1개월 전까지 별지 제5호서식의 기록물 대여연장 신청서를 작성하여 국가기록원장에게 제출하여야 한다. ③ 국가기록원장은 대여연장 신청이 있을 경우 제5조의 규정에 따라 검토 후, 1년의 범위 내에서 기록물 대여기간을 연장할 수 있다. 제14조(대여중지) 국가기록원장은 다음 각 호의 경우 즉시 대여를 중지하고 대여기관의 장에게 대여기록물의 반납을 요청할 수 있다. 1. 대여기관이 대여기록물을 재대여한 경우 2. 대여기록물을 대여목적 외로 사용한 경우 3. 대여기록물의 훼손으로 더 이상 대여가 곤란한 경우 4. 전시ㆍ보존환경이 부적합하여 대여기록물의 훼손이 우려되는 경우 제15조(대여기간 경과에 따른 조치사항) 국가기록원장은 대여기간 만료 또는 제14조에 따른 반납요청에도 불구하고 대여기관이 반납 미이행 시에는 다음 각 호의 조치를 취할 수 있다. 1. 대여기간 만료일 또는 대여중지일로부터 1주일 경과 시 1차 반납촉구 2. 1차 반납촉구 기간 만료일로부터 1주일 경과 시 2차 반납촉구 및 향후 5년간 대여금지 3. 2차 반납촉구 기간 만료 후에도 반납 미이행시「공공기록물 관리에 관한 법률」 제51조제1호에 근거한 고발조치 및 무기한 대여금지 제16조(대여기록물 훼손ㆍ분실 등 책임) ① 제10조제3항에 따른 기록물 상태검사에서 대여기록물의 훼손이 확인된 경우, 대여기관의 장은 국가기록원장이 요구하는 바에 따라 기록물을 수리ㆍ복원 또는 복제하고 그 비용을 부담하여야 한다. ② 국가기록원장은 대여기록물의 무단 국외 반출, 폐기, 은닉, 유출하거나 중과실로 멸실, 손상 등이 발생하였을 경우 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제50조 및 동법 제51조에 따른 벌칙 규정에 해당하는지 여부를 검토하고 그에 따라 필요한 조치를 취할 수 있다.