(동해지방해양수산청) 해기품질관리규칙

제1장 총 칙 제1조(목적) 이 규정은 「선박직원법 시행령」 제16조의2 및 선원 관련 국제협약의 관계 규정을 충족하고 해기품질 관련업무의 질적 수준을 유지ㆍ향상시키기 위하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. 제2조(적용범위) 이 규정은 동해지방해양수산청(속초해양수산사무소를 포함한다. 이하 "동해청"이라 한다)의 다음 각 호의 업무에 대하여 적용한다. 1. 해기면허시스템 관리 2. 해기면허 발급 3. 그 밖에 청장이 해기품질관리(이하 "품질관리"라 한다)에 필요하다고 인정하는 업무 제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. "해기품질"이라 함은 선원이 선박에서의 직무를 적절히 수행하는데 필요한 지식ㆍ이해 및 기술 등 총체적인 능력의 정도를 말한다. 2. "해기품질관리체제"라 함은 해기면허의 발급ㆍ관리 등을 위하여 해당부서 에서 인적ㆍ물적 자원을 동원하고 이를 배분ㆍ관리하는 것과 관련하여 일정수준 이상의 해기품질을 유지하기 위하여 갖추어야 할 체제를 말한다. 3. "해기품질평가"라 함은 품질관리체제를 포함한 각 부서의 활동이 효과적으로 시행되고 목표를 성취하는데 적합한지 여부를 측정하기 위한 독립적인 조사를 말한다. 4. "내부평가단"이라 함은 동해청의 품질관리업무에 대한 자체평가를 위하여 내부에서 구성한 팀을 말한다. 5. "외부평가"라 함은 「해기품질기준」(해양수산부고시 제2016-233호) 제11조에 따른 평가를 말한다. 6. "부적합사항"이라 함은 품질관리업무 중 정해진 기준에 미달하거나 적절하지 못한 것으로 평가된 사항을 말한다. 제4조(품질관리방침) ① 이 규정의 목적을 달성하기 위하여 다음 각 호의 품질 관리방침을 정한다. 1. 적법한 자격과 절차에 의한 해기면허 발급ㆍ관리 2. 해기품질과 관련된 국내법과 국제협약의 관계규정 준수 3. 품질관리체제의 유지 및 지속적인 개선 4. 민원인을 위한 해기면허발급 서비스 환경 개선 ② 제1항의 품질관리방침의 이행을 위한 세부절차는 선원해사안전과장이 따로 정한다. 제2장 품질관리체제 제5조(품질관리체제) 청장은 제1조 및 제4조에서 규정하는 목적과 방침에 따라 해기면허 발급ㆍ관리 등에 관한 품질관리 절차와 지침을 문서화하여 품질관리체제를 구축한다. 제6조(품질관리계획의 수립) ① 선원해사안전과장은 매 회계연도 개시 전까지 다음연도의 품질관리계획서를 작성하여 품질관리위원회의 심의ㆍ조정을 거쳐 청장의 승인을 받아야 한다. 다만, 특별한 변동이 없는 경우에는 전년도의 계획에 의한다. ② 제1항의 품질관리계획에는 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다. 1. 품질관리 대상 업무에 관한 사항 2. 품질관리와 관련되는 각종 법령ㆍ품질계획서ㆍ품질관리절차 등의 준수에 관한 사항 3. 품질관리와 관련된 시설ㆍ장비의 운용 및 확보에 관한 사항 4. 품질관리에 대한 확인ㆍ통제절차 및 시행에 관한 사항 5. 해기품질개선에 관한 사항 6. 그 밖에 선원해사안전과장이 해기품질과 관련하여 필요하다고 인정하는 사항 ③ 제2항제1호의 품질관리대상에 관한 사항은 다음 각 호에 해당하는 해기면허 발급과 관련된 업무를 대상(이하 "품질관리대상업무"라 한다)으로 한다 1. 해기면허의 발급(신규ㆍ재발급ㆍ갱신ㆍ기재사항의 변경 및 정정포함) 2. 해기면허의 실효ㆍ정지 및 취소 3. 선원기록 관리에 관련된 사항 제7조(품질관리업무의 시행 및 기록관리) ① 품질관리업무는 이 규정 및 그 밖에 품질관리에 관계되는 규정이 정하는 바에 따라 시행되어야 한다. ② 품질관리업무의 시행결과는 문서화하고 정부공문서관리규정이 정하는 바에 따라 유지ㆍ관리해야 한다. 제8조(업무처리) 제6조제3항에 의한 품질관리대상 업무는 동해청 위임전결규정에 따라 전결 처리한다. 제3장 품질관리조직 제9조(품질관리조직) ① 품질관리책임자는 청장으로 하며 품질관리업무를 총괄 한다. ② 품질관리위원회는 운영지원과장, 항만물류과장, 해양수산환경과장, 항만건설과장, 항로표지과장, 속초해양수산사무소장으로 구성하되 선원해사안전과장을 위원장으로 하고 간사는 선원담당으로 하며 위원장은 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ조정한다. 1. 품질관리체제에 관한 중요사항 2. 품질관리업무 중 부서간 조정이 필요한 사항 3. 연간 품질관리계획 4. 해기품질 및 방침의 이행상태 검토 5. 내부평가(수시평가)의 시행여부 및 시기 6. 내부평가단원 추천 7. 외부평가에 관한 사항 8. 내부(외부)평가 결과의 분석 및 검토 9. 중대한 부적합사항의 처리 10. 그 밖에 품질관리책임자가 회의에 부치는 사항 ③ 품질관리조직의 행정지원 전담부서는 선원해사안전과로 하며 다음 각 호의 사항을 담당한다. 1. 품질관리책임자 및 품질관리위원회 업무지원 2. 품질관리체제의 유지를 위한 지원 3. 시정 및 예방조치에 대한 확인 4. 품질관리체제의 운용상황 기록 및 보관 등 ④ 내부평가단은 제2항에 따라 구성된 품질관리위원회의 추천을 받아 청장이 임명하는 6명 이내로 구성하고 단장은 평가단원 중에서 선출하며 다음 각 호의 업무를 담당한다. 1. 내부평가계획 수립 및 시행 2. 부적합사항 적출 3. 품질관리업무 개선책 제시 ⑤ 내부평가단은 내부평가 기간 중 한시적으로 구성ㆍ운용한다. 제10조(품질관리 교육) ① 품질관리책임자는 품질관리업무에 관하여 직원을 교육해야 하며 품질관리업무에 관한 교육과정ㆍ대상ㆍ내용ㆍ시간 등은 별표1과 같다. ② 품질관리책임자는 직원의 품질관리에 관한 직무수행능력 향상을 위하여 외부기관에 교육ㆍ훈련을 위탁하거나 관련 분야의 전문지식을 갖춘 외부강사를 초빙하여 교육할 수 있으며 해기품질관리업무 담당자는 교육내용을 별지1의 교육일지에 기록해야 한다 제11조(품질관리위원회 개최 등) ① 품질관리위원회 위원장은 회의를 개최하고자하는 경우에 회의 개최일시 및 심의안건을 회의개최 3일전까지 각 위원 에게 통보해야 한다. 다만, 긴급한 경우에는 그 기간을 단축할 수 있다. ② 품질관리위원회는 재적위원 과반수의 출석으로 개최하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 가부동수인 경우에는 위원장이 결정한다. 제4장 내부평가 및 부적합 사항관리 제12조(내부평가) ① 품질관리책임자는 품질관리 업무가 정해진 관련규정과 계획에 따라 이행되고 있는지를 점검하기 위한 내부평가를 주기적으로 실시해야 한다. ② 품질관리책임자는 제1항의 내부평가를 제9조제4항에 따라 구성한 내부평가단으로 하여금 실시하게 한다. ③ 내부평가단장은 평가 완료후 내부평가보고서를 품질관리위원회 위원장을 거쳐 품질관리책임자에게 보고해야 한다. ④ 평가에 대한 책임과 권한은 별표 2와 같다. 제12조의2(평가단 구성 및 자격) ① 품질관리위원회는 제9조제2항제6호에 따라 평가시행일 35일 전까지 평가단원을 추천하며, 청장은 평가시행일 30일전까지 제9조제4항에 따라 평가단원을 임명하여 평가단을 구성한다. ② 단장은 분야별로 평가단원을 지정한다. ③ 평가단장 또는 평가단원은 본인이 속한 부서의 평가에는 참여할 수 없다. ④ 품질관리위원회는 다음 각 호의 자격을 갖춘 자를 평가단원으로 추천해야 한다. 1. 해양수산부 소속기관 또는 산하단체에 5년 이상 재직 중인 자 2. 6급 또는 이에 상당하는 직급 이상인 자 3. 평가단원 중 전산직을 1명이상 포함시켜야 한다. 4. 해기면허 담당계장은 평가단원이 될 수 없다. 5. 그 밖에 청장이 특별히 추천하는 자 제13조(내부평가의 구분) ① 내부평가는 다음 각 호와 같이 정기평가와 수시평가로 구분한다. 1. 정기평가 : 5년마다 해양수산부장관이 고시하는 해기품질종합평가계획에 따라 실시 2. 수시평가 : 해기품질개선을 위해 청장이 필요하다고 인정할 때 실시 ② 정기평가의 평가사항은 다음 각 호와 같다. 1. 해기면허 발급에 관한 사항 가. 발급절차의 적절성 나. 자격요건 확인과정의 적절성 다. 그 밖에 해기면허 발급 관련규정의 준수여부 등 2. 전산기기 운용에 관한 사항 가. 시스템의 운용 및 보안실태 나. 시스템의 유지ㆍ보수실태 3. 해기품질관련 제 규정의 숙지 및 이행여부 4. 그 밖에 해기품질 향상을 위하여 평가단이 필요하다고 인정하는 사항 ③ 수시평가의 평가사항은 해기품질관리체제의 운영 중에 나타난 결함사항을 고려하여 평가시에 품질관리책임자가 정한다. 제13조의2(평가단원의 신분 및 기밀유지) ① 평가단원은 공정하고 성실하게 평가에 임해야 하며 평가행위로 인해 신분상의 불이익을 받지 아니한다. ② 평가단원은 업무상 인지한 기밀을 정당한 이유 없이 누설 또는 공개하여서는 아니 된다. 제14조(내부평가의 절차) ① 평가단장은 평가 시행일 10일전까지 평가계획서를 작성하여 품질관리책임자의 승인을 받아야 하며, 평가계획을 변경하거나 추가하고자 할 경우에는 품질관리책임자의 승인을 받아야 한다. ② 평가단장은 다음 각 호의 사항을 기록하여 평가대상 부서장에게 평가시행일 7일전까지 평가계획을 통보해야 한다. 다만, 그 기간을 단축하고자 할 때에는 품질관리책임자의 승인을 받아야 한다. 1. 평가일정 2. 평가분야 및 항목 3. 그 밖에 평가준비사항 등 ③ 제1항과 제2항에 의한 내부평가 절차는 별표 3과 같다. 제14조의2(평가의 시행) ① 평가단원은 평가계획서와 별표3의2의 세부기준에 따라 평가를 수행한다. 다만, 수시평가의 경우는 품질관리책임자가 정한 사항에 한한다. ② 평가단원은 평가를 시행하기 전에 문서검토, 평가대상 부서와의 협의 및 권고 등을 할 수 있으며 별지 제2호서식의 "내부평가 점검표" 를 작성한다. ③ 평가단장은 평가대상 부서장 및 평가단원에게 평가의 방향, 일정 및 방법 등을 미리 설명해야 한다. ④ 평가단원은 효율적인 평가를 하기 위하여 기록의 확인, 업무관찰 또는 업무수행의 재연 등을 요구할 수 있다. ⑤ 평가단원은 평가 시 발견된 부적합사항에 대해서는 부적합사항보고서를 작성해야 한다. ⑥ 평가단원은 평가 후 평가대상 부서장 및 담당자에게 다음 사항을 설명해야 한다. 1. 평가결과에 대한 총평 2. 부적합사항에 대한 설명 3. 부적합사항에 대한 시정조치 방안(평가대상 부서장과 협의) 제14조의3(평가의 보고 등) ① 평가단원은 평가 후, 다음 각 호의 사항을 포함한 내부평가보고서를 작성하고 제14조의2제5항의 부적합사항보고서를 첨부하여 단장에게 제출하며, 단장은 이를 종합하여 제12조제3항에 따라 보고해야 하며 물품관리책임자는 평가보고서를 검토하여 필요한 경우 재평가를 지시할 수 있다. 1. 평가대상부서 및 일자 2. 평가분야 및 항목 3. 평가기준 및 방법 4. 평가결과 5. 그 밖에 개선의견 및 참고사항 6. 평가자의 소속ㆍ직급ㆍ성명(보고서 끝 부분에 작성) ② 평가단장은 평가보고 후 즉시 보고 내용을 부서장에게 통보해야 하며, 평가에 관한 일체의 서류를 선원해사안전과에 인계하는 것으로 평가활동을 마치며 평가단은 당연 해체되는 것으로 한다. 제14조의4(시정조치의 이행 및 결과 보고) ① 평가대상 부서장은 평가결과가 통보되면 부적합사항에 대한 시정조치 방안을 검토하여 별표4의 시정조치 절차에 따라 시정조치를 완료하고, 별지 제3호 서식의 시정조치보고서를 첨부하여 품질관리위원회 위원장을 거쳐 품질관리책임자에게 보고해야 한다. ② 부적합사항에 대한 시정조치 기한은 시정조치를 통보 받은 날로부터 30일 이내를 원칙으로 하며, 조치 기한 내에 시정조치를 완료하지 못할 경우에는 부서장은 그 사유를 품질관리책임자에게 보고해야 한다. 제15조(부적합사항의 확인과 보고 등) ① 품질관리책임자는 품질관리활동상황을 점검하고 필요시 부적합사항의 유무를 확인하기 위한 품질관리보고회를 개최한다. ② 품질관리보고회에는 청장 및 품질관리위원회 위원이 참석한다. ③ 품질관리보고회에 참석하는 자는 소속 부서의 품질관리 관련사항 및 부적합 사항의 유무와 개선안을 보고해야 한다. ④ 제3항에 따른 보고와는 별도로 부적합 사항을 인지한 모든 직원은 선원해사안전과장에게 즉시 보고해야 하며 선원해사안전과장은 사안의 경중과 완급 등을 고려하여 직절한 시정조치를 마련해야 한다. 제16조(부적합사항의 관리) ① 품질관리책임자는 내부평가, 품질관리보고회, 기타 품질관리업무 과정에서 발견된 부적합사항을 검토ㆍ분석하여 이를 적시에 시정하도록 해야 한다. ② 다음 각 호를 부적합사항으로 한다. 1. 해기품질관리 관련 제 규정, 규칙, 지침(이하 "관련규정"이라 한다)의 불이행 또는 불합리한 사항 2. 관련규정에 포함되어야 할 사항의 누락 3. 국내법 및 국제법에서 요구하고 있는 규정의 미준수 4. 내부 또는 외부평가결과 시정조치가 필요하다고 지적된 사항 5. 그 밖에 연수원의 해기품질관리체제 발전을 방해하는 사항 ③ 제15조제4항에 따라 부적합사항을 인지한 직원은 즉시 별지 제4호서식의 부적합사항보고서를 작성하여 선원해사안전과장에게 보고해야 하며, 부적합사항을 인지한 직원은 해당 부적합사항이 본인이 속한 부서의 소관사항이 아닌 경우에는 부적합사항보고서를 즉시 소관부서에 문서로서 통보한다. ④ 선원해사안전과장은 부적합사항을 보고 또는 통보받은 날로부터 30일 이내에 시정조치를 완료해야 한다. 단, 그 기한내에 시정조치가 불가한 경우에는 그 사유를 품질관리책임자에게 보고해야 하며, 부적합사항을 통보받은 경우에는 그 시정여부 및 조치내용을 문서로서 통보부서에 통지해야 한다. 또한 부적합사항의 시정을 위하여 필요한 때에는 타 부서에 협조를 요청하거나 부서간 이견이 있는 경우에는 품질관리위원회에 안건을 상정하여 처리한다. 제16조의2(부적합사항 기록ㆍ관리) ① 선원해사안전과는 별지 제5호서식의 부적합사항 및 시정조치기록부를 비치하고 각 호의 요령과 같이 기록ㆍ관리해야 한다. 1. ‘과명’ 은 기록부를 비치하고 있는 과명을 기록한다. 2. ‘보고일자’ 는 부적합사항보고서의 보고일자 또는 부적합사항을 통보받은 날짜를 기록한다. 3. 부적합사항보고서의 ‘보고번호’, ‘제목’, ‘소관과’ 를 기록한다. 4. 시정조치보고서의 ‘보고번호’, ‘시정조치완료일’을 기록한다. 5. 시정조치 란의 ‘문서번호’는 타 부서로부터 시정조치 결과를 통보해온 문서번호를 기록한다. 6. 기재순서는 부적합사항을 보고하거나 통보받은 날짜순으로 기록한다. ② 부적합사항보고서 및 시정조치보고서의 원본 또는 사본과 첨부된 서류를 일건으로 하여 별지 제5호서식의 "부적합사항 및 시정조치기록부"에 기록된 건별 순서대로 정리하여 보관해야 한다. 제16조의3(부적합 보고서 기록) ① 부적합사항보고서의 기재 요령은 다음과 같다. 1. 보고번호는 부적합사항을 발견한 순서대로 일련번호를 기록한다. 2. 부적합종류는 확인자(평가단장 또는 부서장)가 최종 결정하여 v표시로 기록한다. 3. 부적합내용의 제목은 부적합내용을 함축하여 기록한다. 4. 부적합내용은 부적합사항의 개요, 원인(추정원인), 예상되는 문제점 등을 소제목으로 하여 작성하되 내용에 따라 소제목을 변경, 추가 또는 생략할 수 있다. 5. 개선의견은 개선의 목적, 방법(협조부서 등), 재발방지대책, 개선효과 등을 중심으로 작성하되 내용에 따라 이를 변경, 추가 또는 생략할 수 있다. 6. 보고자란 우측의 "과장"은 평가시의 평가단원이 보고할 때에는 결재를 생략한다. 7. 시정조치 내용은 시정조치 과정, 시정조치 결과 등을 기록한다. 8. 시정조치결과 란의 종결처리일자는 최종결재권자의 결재일을 기록한다. 제5장 보 칙 제17조(외부평가 대비 등) ① 해기품질기준 제13조제1항에 따라 동해청에 대한 외부평가 계획이 통보되면 부서장은 소관사항에 관한 외부평가대비계획서를 작성하여 품질관리위원회의 심의ㆍ조정을 거쳐 청장의 승인을 받아야 한다. 제18조(재정) ① 청장은 품질관리업무의 원활한 추진을 위하여 예산의 범위 내에서 필요한 재정지원을 할 수 있다. ② 제1항에 따른 재정지원 대상은 다음 각 호와 같다. 1. 해기면허발급용 전산기기의 확보 및 유지ㆍ보수 2. 해기면허발급 민원실의 서비스 환경의 개선 3. 직원의 교육 및 연구 제19조(전산기기의 적정성 점검) ① 해기면허발급용 전산기기의 적정성 점검은 매월 사이버 보안진단의 날을 통하여 시행한다. ② 선원해사안전과장은 전산기기의 적정성을 점검하고 그 결과를 품질관리책임자에게 보고해야 하며 점검결과 시정조치를 요하는 사항에 대해서는 적절한 개선조치를 강구해야 하며, 개선이 불가한 경우에는 품질관리책임자에게 보고해야 한다. ③ 선원해사안전과장은 소관 전산기기에 대한 적정성을 점검하기 위하여 다음 각 호의 사항을 포함한 계획을 수립하여 품질관리책임자에게 보고해야 한다. 1. 점검일자 2. 점검대상 3. 점 검 자 4. 그 밖에 점검에 필요한 사항 ④ 별지 제1호서식에서 정한 점검항목별로 5단계(매우양호 5점, 양호 4점, 보통 3점, 불량 2점, 매우불량 1점)로 평점 한다. 단, 3점 미만으로 평점된 항목은 시정조치를 요하는 것으로 한다. 제20조(품질관리업무요령) ① 이 규정의 시행을 위하여 필요한 세부사항은 선원해사안전과장이 따로 정한다. ② 품질관리업무요령의 개정 또는 폐지는 선원해사안전과장이 시행한다. 제21조(재검토기한)「훈령ㆍ예규등의발령및관리에관한규정」에 따라 2024년 1월 1일을 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 12월 31일까지를 말한다)마다 법령이나 현실여건의 변화 등을 검토하여 개선 등의 조치를 해야 한다.