이프로스 관리·운영 규정

제1장 총칙

이 규정은 이프로스(검찰지식관리시스템, 영문은 "e-PROS"로 한다)의 관리ㆍ운영 및 이용절차에 관한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.

① 이 규정은 이프로스에서 생산ㆍ관리되는 모든 지식, 커뮤니티, 전자문서시스템, 게시판, 콘텐츠, 전자우편, 메신저를 대상으로 한다.

② 이프로스와 관련된 사항에 관하여 따로 정하는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "이프로스"라 함은 검찰 구성원 사이에 의사소통을 원활히 하고, 지식을 공유하기 위하여 검찰종합정보통신망에 구축한 시스템을 말한다.

2. "지식"이라 함은 조직 구성원이 업무수행, 연구활동 등으로부터 수집한 경험, 사례, 노하우 등의 정보를 말한다.

3. "지식영역"이라 함은 프로스피디아, 지식Q&A, 간행물, 매뉴얼코너 등 지식을 공유하는 공간을 말한다.

4. "커뮤니티"라 함은 전문검사커뮤니티, 전문수사관커뮤니티, 지식커뮤니티, 동호회 등 특정 목적을 위하여 구성원이 상호간 의견을 공유하고 연구하는 모임을 말한다.

5. "전자문서시스템"이라 함은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

6. "게시판"이라 함은 검찰총장게시판, 검찰게시판, 우리청게시판 등 조직 구성원 간 의사소통 및 의견 수렴을 위하여 글을 게시하는 공간을 말한다.

7. "콘텐츠"라 함은 이프로스에서 생산ㆍ관리되는 모든 정보로서 "지식"과 "전자우편"을 제외한 것을 말한다.

8. "전자우편"이라 함은 검찰 업무용 메일 및 인터넷 메일을 말한다.

9. "메신저"라 함은 검찰 메신저를 말한다.

10. "통합인증 로그인"이라 함은 이프로스에 접속한 사용자들이 개별 정보시스템에 별도 로그인 없이 접속가능하도록 하는 것을 말한다.

제2장 관리기구 및 역할

① 이프로스의 관리ㆍ운영을 총괄하기 위하여 대검찰청에 이프로스관리위원회(이하 "위원회"라고 한다)를 둔다.

② 위원회의 위원장은 대검찰청 기획조정부장이 되고, 위원은 대검찰청 정책기획과장, 정보통신과장, 감찰1과장 및 운영지원과장으로 한다.

③ 위원회는 이프로스 관리ㆍ운영에 관한 사항으로서 위원들이 건의하는 사항이나 위원장이 필요하다고 인정하는 사항을 결정한다.

④ 위원회는 위원장이 소집하고, 위원은 위원장에게 소집을 요구할 수 있다.

⑤ 위원회는 위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결하고, 위원장의 결정이 있으면 서면으로 의결할 수 있다. 서면을 통하여 의견을 개진한 경우 위원회에 출석한 것으로 본다.

⑥ 위원회는 이프로스의 게시물 관리 및 시스템 운영에 관한 사항을 결정하되, 전자에 관하여는 대검찰청 정책기획과장에, 후자에 관하여는 대검찰청 정보통신과장에 필요한 사항을 위임하거나 지시할 수 있다.

① 정책기획과장은 이프로스의 지식영역, 커뮤니티, 게시판 등에 등록된 게시물을 관리하기 위하여 다음 각 호의 업무(이하 "이프로스 관리 업무"라고 한다)를 수행한다.

1. 게시물 관리의 전반적인 계획 수립

2. 이프로스 메뉴 및 게시판의 신설ㆍ변경ㆍ폐지

3. 콘텐츠의 현행화 및 관리

4. 제10조제1항에 따른 등록지식의 이동ㆍ수정ㆍ삭제

5. 제13조제1항에 따른 커뮤니티 게시물의 이동ㆍ수정ㆍ삭제

6. 제14조제1항에 따른 커뮤니티의 폐쇄 건의

7. 이프로스 사용자에 대한 권한의 부여

8. 기타 이프로스 관리와 관련하여 필요한 사무

② 정책기획과장은 이프로스 관리를 위하여 정책기획과 직원 중에서 이프로스 관리담당자를 지정할 수 있다.

③ 정책기획과장은 이프로스 관리 업무와 관련한 중요 상황이 발생할 경우, 즉시 위원장에게 보고하여야 하고 필요한 조치사항을 건의할 수 있다.

① 정보통신과장은 이프로스 시스템의 안정적인 운영을 위하여 다음 각 호의 업무(이하 "시스템 운영 업무"라고 한다)를 수행한다.

1. 시스템의 기능개선, 유지관리 및 장애처리

2. 이프로스 사용자에 대한 교육ㆍ홍보

3. 대검찰청, 법무부, 법무연수원 사용자의 전입ㆍ전출ㆍ퇴직 등 정보 현행화

4. 기타 시스템 운영과 관련하여 필요한 사무

② 정보통신과장은 시스템 운영을 위하여 정보통신과 직원 중에서 시스템관리자를 지정할 수 있다.

③ 시스템관리자는 제6조제1항제3호의 업무 수행을 위하여, 대검찰청 운영지원과, 복지후생과 및 법무부 검찰과 등에 협조를 요청할 수 있다.

④ 시스템관리자는 시스템 운영 업무에 관한 사항을 문서(전자문서 포함)로 기록ㆍ보존하여야 한다.

⑤ 정보통신과장은 시스템 운영 업무와 관련한 중요 상황이 발생할 경우, 즉시 위원장에게 보고하여야 하고 필요한 조치사항을 건의할 수 있다.

① 고등검찰청, 지방검찰청 및 지방검찰청 지청(이하 "각급 검찰청"이라 한다)의 장은 해당 검찰청의 시스템운영자를 지정하여 대검찰청 정보통신과장에게 통지하여야 한다.

② 정보통신과장은 청별 시스템운영자 대장(별지 제1호 서식)을 작성ㆍ비치하도록 하여야 한다. 다만, 위 대장은 전자적으로 작성ㆍ비치할 수 있다.

③ 각급 검찰청의 시스템운영자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 소속청 사용자 전입ㆍ전출 및 퇴직 등 정보 현행화

2. 소속청 직제 개편 등에 따른 사용자 부서 이동

3. 제18조제2항에 따른 청별 우리청게시판의 게시물에 대한 관리

4. 장애 발생 시 응급조치 및 대검찰청 정보통신과장에 대한 보고

제3장 지식영역 관리

① 지식영역은 프로스피디아, 지식Q&A, 간행물 및 매뉴얼코너로 구성한다.

② 정책기획과장은 위원장의 결재를 받아 지식영역의 메뉴를 신설ㆍ변경ㆍ폐지할 수 있다.

① 이프로스 사용자는 정책기획과장으로부터 각 지식영역에 대한 사용 권한을 부여받아 지식을 등록할 수 있다.

② 지식의 등록은 지식을 생산한 자가 등록함을 원칙으로 한다. 단, 지식을 일괄 취합하여 등록하는 경우 취합한 자가 등록할 수 있다.

③ 지식을 등록하는 자는 지식의 유형에 맞게 분류하여 등록하여야 한다.

④ 지식의 공유제한이 필요한 경우 기간이나 범위 등을 정하여 등록할 수 있다.

① 정책기획과장은 지식영역에 등록된 지식이 다음 각 호에 해당하는 경우, 이를 이동ㆍ수정ㆍ삭제할 수 있다. 다만 등록지식의 내용이 다음 각 호에 해당하는지 여부가 명확하지 아니하다고 판단되는 경우에는 위원회의 의결을 거쳐야 한다.

1. 정당한 사유 없이 타인의 명예를 훼손할 우려가 있는 경우

2. 타인의 저작권을 침해할 우려가 있는 경우

3. 등록지식의 내용이 등록항목의 성격에 부합하지 않는 경우

4. 공무원의 정치적 중립 의무에 위배되는 경우

5. 저속하거나 혐오감을 주는 등 선량한 풍속을 해하는 경우

6. 개인정보가 포함되어 개인정보 유출의 우려가 있는 경우

7. 기타 등록지식의 내용이 이프로스 운영취지에 부적합하다고 판단되는 경우

② 제1항에 따라 등록지식을 삭제하는 때에는 이프로스 관리담당자는 등록자에게 그 사실을 전자우편으로 통지하여야 한다.

제4장 커뮤니티 관리

커뮤니티는 전문검사커뮤니티, 전문수사관커뮤니티, 지식커뮤니티, 동호회로 구성한다.

① 전문검사커뮤니티는 정책기획과장이 개설ㆍ관리하고, 전문수사관커뮤니티는 운영지원과장이 개설ㆍ관리한다.

② 커뮤니티는 회원중 1인을 관리자로 지정하여 관리하여야 한다.

③ 지식커뮤니티, 동호회는 승인절차 없이 누구나 개설할 수 있다.

① 커뮤니티의 게시물이 제10조제1항 각 호에 해당하는 경우, 정책기획과장은 이를 이동ㆍ수정ㆍ삭제할 수 있다. 다만, 게시물이 제10조제1항 각 호에 해당하는지 여부가 명확하지 아니하다고 판단되는 경우에는 위원회의 심의를 거쳐야 한다.

② 제1항의 경우 정책기획과장은 위원장의 결재를 받아 해당 커뮤니티의 잠정 폐쇄 등 위해의 방지에 필요한 임시조치를 취할 수 있다.

① 정책기획과장은 커뮤니티의 활동이 공무원의 정치적 중립의무에 위배되거나 이프로스 운영취지나 공공성에 부적합하다고 판단되는 경우 위원회에 해당 커뮤니티의 폐쇄를 건의할 수 있다.

② 위원회는 제1항의 건의가 있는 경우 심의를 거쳐 해당 커뮤니티를 폐쇄할 수 있다.

③ 정보통신과장은 개설된 커뮤니티가 1년 이상 온라인 활동 실적이 없거나 가입 회원이 4인 미만인 상태가 6개월 이상 지속될 경우 위원장의 결재를 거쳐 이를 폐쇄할 수 있다.

① 커뮤니티의 관리자는 회원 및 게시물의 관리를 성실히 하여야 한다.

② 관리자는 전보, 퇴직 등의 사유로 그 임무를 수행할 수 없게 된 경우, 커뮤니티 회원 중 1인을 후임 관리자로 지정하여야 한다.

제5장 전자문서시스템 관리

① 정보통신과장은 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정에 따라 전자문서시스템을 구축ㆍ운영할 수 있다.

② 시스템관리자는 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제17조 및 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제20조에 따라 전자문서시스템에서 결재 완료된 문서를 수정ㆍ삭제할 수 없다.

③ 시스템관리자는 전자문서시스템에 보관 중인 전자문서를 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제32조에 따라 보존기간의 기산일부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 매년 국가형사사법기록관으로 이관하여야 한다. 단, 업무상 필요한 경우 보존기간의 기산일로부터 10년의 범위 내에서 계속 보관할 수 있다.

제6장 게시판 관리

① 게시판은 검찰총장게시판, 검찰게시판, 각급 검찰청의 우리청게시판(이하 "우리청게시판"이라 한다), 기타 이프로스 운영상 필요에 따라 개설한 게시판으로 구성한다.

② 우리청게시판은 각급 검찰청의 사정에 따라 구성을 달리 할 수 있다.

① 정책기획과장은 검찰총장게시판과 검찰게시판, 기타 이프로스 운영상 필요에 따라 개설한 게시판을 관리한다.

② 정책기획과장은 특수한 목적으로 개설된 게시판에 대한 운영ㆍ관리를 요청한 부서의 장에게 위임할 수 있다. 요청한 부서의 장은 부서원을 지정하여 관리 업무를 위임할 수 있다.

③ 우리청게시판은 각급 검찰청의 장이 개설ㆍ관리한다. 각급 검찰청의 장은 제7조의 청별 시스템운영자에게 관리 업무를 위임할 수 있다.

① 사용자는 정책기획과장으로부터 해당권한을 부여받아 게시물을 등록할 수 있다.

② 정책기획과장은 검찰게시판에 지식으로서의 성격을 갖는 게시물이 등록된 경우 등록자에게 지식관리 영역으로 게시물을 이동하도록 요청할 수 있고, 등록자는 특별한 사정이 없는 한 이에 따라야 한다.

③ 정책기획과장은 게시판의 게시물이 다음 각 호에 해당하는 경우, 게시자에게 게시물의 수정 또는 삭제를 권고할 수 있다. 다만, 게시물이 각 호에 해당하는지 여부가 명확하지 아니하다고 판단되는 경우에는 위원회의 의결을 거친 후 권고하여야 한다.

1. 국가공무원법, 국가공무원 복무규정, 검찰청 공무원 행동강령에 위배되는 경우

2. 정당한 사유 없이 타인의 명예를 훼손하는 경우

3. 저속하거나 혐오감을 주는 등 선량한 풍속을 해하는 경우

4. 주민등록번호 등 개인정보가 포함되어 개인정보 유출의 우려가 있는 경우

5. 영리 목적의 상업성 광고나 타인의 저작권을 침해할 우려가 있는 경우

6. 기타 게시물의 내용이 게시판의 운영취지에 부적합하다고 판단되는 경우

④ 게시자가 제3항의 권고를 이행하지 않은 경우 정책기획과장은 해당 게시물을 수정 또는 삭제할 수 있다.

제7장 전자우편 관리

① 정보통신과장은 소속 직원이 효율적으로 업무를 처리할 수 있도록 전자우편 시스템을 구축ㆍ운영할 수 있다.

② 정보통신과장은 이프로스의 원활한 운영을 위하여 필요한 경우, 사용자별 편지함의 용량 및 편지 보관기간 등을 제한할 수 있다.

③ 각 사용자의 편지함에 보관된 전자우편이 면직 등의 사유로 장기간 방치되거나, 시스템의 원활한 운영에 장애가 발생할 우려가 있는 경우, 정보통신과장은 해당 전자우편의 삭제 등 적절한 조치를 취할 수 있다.

① 사용자는 수신자가 원하지 않는 전자우편의 대량발송, 선량한 풍속을 해하거나 혐오감을 주는 전자우편의 발송, 네트워크에 과도한 부담을 주는 대용량 또는 다량의 전자우편 발송행위를 하여서는 아니된다.

② 사용자가 외부에서 전자우편을 열람하려고 하는 경우에는 검찰보안정책에 따라야 한다.

제8장 메신저 관리

① 정보통신과장은 소속직원이 효율적으로 업무를 처리할 수 있도록 메신저 시스템을 구축ㆍ운영할 수 있다.

② 정보통신과장은 메신저의 원활한 운영을 위하여 필요한 경우, 메신저 대화 및 쪽지의 첨부파일 용량을 제한할 수 있다.

사용자는 서버 및 네트워크에 과도한 부담을 주는 대용량 또는 다량의 파일을 메신저 대화 및 쪽지를 이용하여 송신하여서는 아니된다.

제9장 사용자 및 시스템 관리

① 사용자 계정 신규발급은 "e-PROS 계정 신규발급ㆍ변경ㆍ해지 신청서"(별지 제2호 서식)에 필요한 사항을 기재하여 정책기획과로 신청한다.

② 정책기획과장은 제1항의 신청 내용을 검토하여 신규 발급을 승인한 경우 정보통신과장에게 공문으로 통보하여야 한다.

③ 사용자는 개명, 사용기간 변경 등의 사유로 신규 발급 당시의 정보가 변경되거나 계정을 해지할 경우 "e-PROS 계정 신규발급ㆍ변경ㆍ해지 신청서"(별지 제2호 서식)를 작성하여 정보통신과로 송부하여야 한다. 단, 사용기간이 만료된 계정의 경우 제1항의 신규 발급을 신청하여야 한다.

④ 정보통신과장은 제2항의 신규 발급 통보 및 사용자 계정의 변경, 기간 연장 및 해지에 대한 신청을 검토하여 처리한다.

⑤ 사용자는 부득이한 경우를 제외하고는 원칙적으로 사용자 계정을 변경할 수 없다.

정책기획과장은 신규 발급 신청한 이프로스 사용자 계정에 대해 행정기관 정보시스템 접근권한 관리 규정 제12조제1항에 따라 이프로스(전자문서시스템, 업무용메일, 인터넷메일, 메신저 포함) 이용권한을 업무수행에 필요한 최소한의 범위로 제한할 수 있다.

① 청별 시스템운영자의 권한 부여ㆍ변경ㆍ해지는 정보통신과로 신청한다.

② 정보통신과장은 전항의 신청 내용을 검토하여 승인 여부를 결정하고, 시스템관리자는 청별 시스템 운영자 권한을 부여, 변경 및 해지한다.

③ 청별 시스템운영자의 소속 및 담당업무가 변경된 경우 전항의 방법으로 정보통신과로 통보하여야 한다.

① 사용자는 자료유출 방지 등 정보보호를 위해 다음 각 호의 사항을 준수하여 비밀번호를 설정하여야 한다.

1. 비밀번호는 최소 9개 이상의 알파벳, 숫자 및 특수문자를 조합하여야 한다.

2. 사용자 계정 및 사용자 신상에 관련된 사항을 비밀번호로 사용하여서는 아니 된다.

② 사용자는 이프로스 비밀번호를 90일마다 변경하여야 한다. 시스템관리자는 사용자가 동일한 비밀번호를 90일을 초과하여 사용하려고 할 경우, 시스템 접속을 차단할 수 있다.

① 검찰정보시스템을 운영하는 부서의 장은 운영 중인 시스템이 통합인증 로그인을 하고자 하는 경우 정보통신과장과 사전에 협의하여야 한다.

② 검찰정보시스템을 운영하는 부서의 장은 이프로스 로그인 장애를 대비하여 운영 중인 시스템이 단독 로그인을 할 수 있도록 구성하여야 한다.

시스템의 보안에 관하여 본 지침에 규정되지 아니한 사항은 별도의 규정이 없는 한 "대검찰청 정보보호 기본지침"에 따른다.

「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」(대통령훈령 제394호)에 따라 이 예규에 대하여 2024. 4. 26.을 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 4. 25.까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.