평택지방해양수산청 기록관 운영규정

제1장 총 칙

이 예규는「공공기록물관리에 관한 법률」(이하 "법"이라고 한다) 제13조와「공공기록물관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라고 한다) 제10조 및 「해양수산부 기록관운영규정」제3조에 따라 평택지방해양수산청 기록관(이하 "기록관"이라고 한다) 설치ㆍ운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 예규에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. "기록물"이라 함은 평택지방해양수산청(이하 "평택청"이라 하고, 그 장을 "청장"이라 한다)에서 행하는 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ대장ㆍ도면ㆍ카드, 시청각물, 간행물, 행정박물, 도서, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.<종전의 제2호에서 이동>

2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.<종전의 제3호에서 이동>

3. "기록관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집ㆍ보존(복제본 제작 및 이중 보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리가 전자적으로 수행되는 시스템을 말한다.<종전의 제4호에서 이동>

4. 삭제

5. 삭제

6. 삭제

7. 삭제

이 규정은 평택지방해양수산청과 당진해양출장소에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제2장 주요 업무 및 업무분장

① 기록관은 운영지원과에 설치하고, 기록관장은 운영지원과장으로 한다.

② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원과 기록물의 정리, 기록정보의 관리, 보존 그 밖에 기록물관리 업무수행에 필요한 적정 인력을 배치하여야 한다.

③ 기록관장은 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관장은 다음 각 호의 1에 해당하는 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행

2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용

3. 기록관리기준표의 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보

5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관

6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구 또는 검토기록물, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리

8. 소관 비공개 기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류

9. 보존서고 관리

10. 기록물관리 실태조사 및 정수점검

11. 기록물관리 교육운영계획의 수립 및 시행

12. 당해 기관 및 소속기관의 기록물 관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원

13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립

14. 중요기록물 및 활용가치가 높은 기록물의 디지털 자료 변환

15. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공

16. 정보공개 접수창구 운영

17. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보에 관한 사항

18. 기록관리시스템의 설치 및 운영

19. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제3장 기록물의 관리

① 기록관장은 각 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.

② 기록관장은 영 제17조부터 제19조에 따른 조사ㆍ연구 또는 검토기록물, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 단위과제별로 관련 기록물을 생산ㆍ관리하는 경우에는 작성하지 아니할 수 있다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호를 부여하여 등록하여야 한다.

② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하고, 비전자기록물은 전자적으로 관리될 수 있도록 조치하여야 한다.

① 기록관장은 각 처리과에서 생산ㆍ완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.

② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산완결 된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.

③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 기록관은 처리과에서 생산ㆍ완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 이관받는다.

② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 「공공기록물관리에 관한 법률 시행규칙(이하 "규칙"이라 한다)」[별지 제3호 서식]에 따라 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.

③ 제2항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있고, 해당 기록물의 보존기간을 초과할 수 없다. 이 경우 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 이를 기록관으로 이관하여야 한다.

④ 기록관장은 다음에 해당하는 사유가 발생한 경우 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물의 인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 한다. 이 경우 업무승계부서가 없는 경우에는 이를 기록관으로 이관하여 관리하도록 하여야 한다.

1. 직제개편

2. 한시조직의 해산 등

3. 기타 불가피한 사유가 발생한 경우

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.

③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 한다.

④ 기록관장은 다음 사항에 대하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

1. 기록물의 정수 및 상태점검

2. 항온항습 환경 구축

3. 기타 필요한 사항

① 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 법 제27조제1항, 영 제43조 및 규칙 제35조에 따라 시행한다.

② 기록관에서 기록물을 평가 및 폐기하고자 할 때에는 규칙[별지 제10호 서식]에 따라 기록물 평가 심의서를 작성한 후 다음 절차를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분ㆍ처리하여야 한다.

1. 생산부서의 의견조회

2. 전문요원의 심사

3. 기록물평가심의회의 심의

③ 기록물평가심의회를 거쳐 폐기가 확정된 기록물은 기록관장의 책임하에 이를 행한다.

① 기록물의 평가 및 폐기를 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.

② 심의회는 위원장 1인과 위원 4인으로 구성한다.

③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되고, 위원은 처리부서의 장 2인 및 관련분야 외부전문가 2인으로 구성한다.

④ 외부위원은 제5조제1항의 업무 및 해양수산부 업무의 관련분야에 전문성을 갖춘 자로서 청장이 위촉하고, 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.

⑤ 기록관장은 위촉된 심의위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두며, 간사는 기록물관리전문요원 또는 위원장이 지정하는 담당자가 된다.

⑦ 기록물평가심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1. 보존기간 10년 이하 기록물의 평가ㆍ폐기 등에 관한 사항

2. 기록물 보존기간 재책정에 관한 사항

3. 그 밖에 기록물의 평가ㆍ폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항

① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.

② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

③ 처리과의 장은 회의개최가 필요하다고 판단되는 경우에는 위원장에게 회의소집을 요구할 수 있다. 이 경우 위원장은 개최사유를 검토하여 필요하다고 판단되는 경우 회의를 소집할 수 있다.

④ 간사는 회의록을 작성하여 그 기록을 유지ㆍ관리하여야 한다.

① 위원장은 심의회를 대표하고, 심의회의 운영을 총괄한다.

② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 공무원인 위원 중에서 직제 순에 따라 그 직무를 대행한다.

제4장 기록물의 전산화관리

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 제60조제1항 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업ㆍ열람ㆍ사무공간을 확보하여야 하고, 기록물의 열람서비스에 필요한 장비를 갖추어야 한다.

기록관장은 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물 및 전자문서 등 활용가치가 높은 기록물에 대해서는 전산화를 추진하여 기록정보를 신속하게 검색ㆍ활용할 수 있도록 하여야 한다.

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓ㆍ광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

제5장 보안관리 및 점검

① 기록관장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고,「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며,「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자에게 관리토록 하여야 한다.

② 기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하고, 관람 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 하며, [별지 제1호 서식]에 따른 기록관 출입대장을 작성하여야 한다.

③ 청장은 기록물을 기록관으로 이관하고자 할 때에는 이관 시「보안업무규정」에 따라 필요한 보안조치를 하여야 한다.

기록관장은 기록관 보존서고의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

기록관의 서고담당자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태 점검

2. 보존 기록물의 정수점검 및 보존상태 점검

3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제6장 기록물의 대출 및 열람

기록관의 열람시간은 당일 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 평택청 직원

2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

3. 해양수산부 또는 소속기관에 파견된 직원

② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기

2. 무단으로 기록관 외부로의 반출

3. 기록관 시설의 훼손 또는 파괴

4. 기록관 내부로의 음식물 등 반입

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는[별지 제1호 서식]에 따른 기록관 출입대장에 필요한 사항을 기재하도록 한다.

③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하고, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

④ 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 대출하는 경우 다음 사항을 준수하여야 한다.

1. 대출은 공무원의 근무시간 이내로 할 것. 이 경우 필요시 예외를 인정할 수 있다.

2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 할 것. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.

② 기록물을 대출하고자하는 자는 [별지 제2호 서식]에 따른 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

③ 기록관장은 제1항제2호에 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우

2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

8. 그 밖에 기록물의 성질 상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하고, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 특별한 사유 없이 기간 내 대출기록물을 반납하지 않을 시 3개월 간 대출을 금지한다.

② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직ㆍ정직ㆍ퇴직 및 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가ㆍ병가ㆍ장기 출장 등 복무상황이 변경되었을 경우

2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

기록관장은 기록물관리제도의 원활한 운영과 발전을 위하여 기록물관리에 관한 자료를 처리과의 장에게 요구할 수 있다.

제7장 보 칙

① 기록관장은 처리과의 기록물관리 실태를 연1회 이상 점검하여야 한다.

② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 예규에서 정한 것을 제외하고 기록관의 운영에 관하여 필요한 사항은 기록관장이 정할 수 있다.

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.