질병관리청 기록물 관리 등에 관한 규정

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 질병관리청 기록물 관리 및 기록관 설치ㆍ운영 등에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. "기록물"이라 함은 질병관리청 및 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 간행물, 행정박물 등 모든 형태의 기록정보 자료를 말한다.

2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 필요한 제반업무를 말한다.

3. "기록관"이라 함은 기록물을 효율적으로 관리ㆍ보존ㆍ활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설ㆍ장비, 기록물관리시스템 및 기록물관리전문요원(이하 "전문요원"이라 한다) 등을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기구를 말한다.

4. "기록물관리시스템"이라 함은 전자문서의 생산 및 전자ㆍ비전자문서 등록을 처리하는 시스템으로서, ‘클라우드 온나라시스템’을 일컫는다.

5. "전자기록물"이라 함은 정보처리기능이 있는 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신ㆍ수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보데이터세트 등의 기록정보자료를 말한다.

6. "웹기록물"이란 웹사이트ㆍ블로그ㆍ소셜네트워크서비스(SNS)등 웹을 기반으로 생산된 기록정보자료와 웹사이트 운영 및 구축과 관련된 관리정보를 말한다.

7. "행정정보 데이터세트"란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제12호에 따른 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.

이 규정은 질병관리청과 그 소속기관에 적용하며, 기록물 관리 및 기록관 설치ㆍ운영 등에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 운영지원과에 설치하며, 기록관장은 운영지원과장으로 한다.

② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 평가, 보존, 폐기, 그 밖에 기록물관리 업무수행에 필요한 적정 인력을 배치하여야 한다.

기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행

2. 기록물의 생산현황 보고, 이관, 등록, 보존 및 활용

3. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기

4. 처리과 기록물관리 지도, 감독 및 지원

5. 기록관리기준표의 관리

6. 기록관리시스템의 운영

7. 기록물의 보안 및 재난대비책 수립ㆍ시행

8. 비공개 기록물과 비밀 기록물의 공개 여부 재분류

9. 보존시설ㆍ장비 관리 및 기록물의 점검

10. 기록물의 편찬, 전시, 홍보에 관한 사항

11. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

12. 행정정보데이터세트의 관리

13. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

① 기록관장은 질병관리청 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.

② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하"영"이라한다) 제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물 등 기록물 유형에 따른 생산, 등록 및 관리기준을 작성 ㆍ관리하여야 한다.

① 모든 기록물을 생산ㆍ접수한 때에는 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호를 부여하여 관리하여야 한다.

② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 한다.

① 기록관장은 질병관리청 및 소속기관의 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 다음 연도 2월말까지 공개 여부ㆍ접근 권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.

② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 말까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 보고하여야 한다.

③ 기록관장은 질병관리청 및 그 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 말까지 국가기록원장에게 통보하여야 한다.

① 기록관장은 시스템을 기본단위로 하여 행정정보 데이터세트를 관리하되, 관리대상 선정, 보존방법 등 행정정보 데이터세트의 관리를 위해 필요한 사항은 국가기록원장과 협의하여 정한다.

② 처리과의 장은 처리과에서 운영ㆍ관리하는 행정정보 데이터세트에 대하여 관리정보, 법령정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보 및 기록관리 정보를 포함한 행정정보 데이터세트 관리기준표를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다. 다만, 단순 정보 제공을 위한 웹사이트 운영시스템은 제외한다.

① 각 처리과의 장은「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하"법"이라 한다) 법 제19조제2항에 따라 기록물을 보존기간의 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 별지 제1호서식의 이관목록을 작성하여 기록물철 단위로 관할 기록관에 이관하여야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매1년 단위로 전년도 생산기록물을 기록관으로 이관한다.

② 처리과의 장은 감사, 소송, 민원, 정보공개, 행정업무 참고등의 이유로 이관을 연기하고자 할 때에는 사전에 기록관장에게 별지 제2호서식에 따른 이관연기신청서를 제출하여야 한다.

③ 제2항 단서조항에 따라 이관 연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 활용 목적이 달성된 경우에는 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.

④ 기록관장은 법 제19조 및 영 제40조의 규정에 따라 보존기간 30년 이상의 기록물을 국가기록원으로 이관하여야 한다. 다만, 영 제2조의 비치기록물은 제외한다.

① 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 별지 제3호서식의 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

② 제11조제1항에 따른 처리과의 장은 소관 기록물을 분류ㆍ편철한 후 기록관으로 이관하여야 하고, 업무관리시스템에서 생산한 기록물에 관하여는 해당부서의 폐지가 확정 된 날의 업무종료 시 까지 기록물관리시스템으로 이관하여야 한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물의 형태, 처리과, 생산년도, 보존기간 등을 구분하여 서고에 배치한다.

② 제1항에 따른 기록물 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.

③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고 관리책임자를 지정하고, 기록물의 정수 및 상태점검을 실시하며, 항온항습 환경구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다.

① 기록물의 평가 및 폐기는 기록물평가심의회(이하"심의회"라 한다)의 심의를 거쳐야 한다.

② 전문요원은 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 처리과에서 제출한 별지 제4호서식의 기록물평가심의서를 검토한 후, 폐기 적정성 여부 등을 심사하여 심의회에 심의대상으로 상정한다.

③ 심의회는 심의대상 기록물을 법 제27조제1항에 따라 기록물평가심의회 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.

① 심의회는 기록관장이 위원장이 되고, 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되, 2명이상의 민간전문가를 포함하여야 한다.

② 심의회의 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 외부전문가의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.

③ 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.

④ 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

⑤ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.

1. 평가대상기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부

2. 단위업무 및 기록물의 보존기간 조정에 관한 사항

3. 기타 보존기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

⑥ 심의회 위원들은 기록물을 평가 및 폐기하고자 하는 때에는 별지 제5호서식의 기록물평가심의서를 작성하고, 이에 따라 기록물을 폐기하여야 한다.

⑦ 전문요원은 별지 제6호서식의 기록물평가심의회 회의록을 작성하여 그 기록을 유지, 관리하여야 한다.

⑧ 기록관장은 위촉된 외부위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 형태, 처리과 등을 구분하여 기록물을 서고에 배치하고, 서고에는 서고 번호와 서가 번호를 표시하여 기록물의 보존위치를 식별할 수 있게 하여야 한다.

② 기록관장은 서고별로 관리자를 지정하고, 그 관리자에 의하여 서고의 출입과 기록물의 입ㆍ출고가 통제되도록 하여야 한다.

③ 서고관리자는 보존중인 기록물을 위하여 항온항습 환경 구축 등의 필요한 조치를 취하여야 하고, 점검주기별로 기록물점검계획서를 작성한 후, 정기적으로 정수점검(整數點檢)과 상태점검을 실시하여야 한다.

① 기록관장은 기록물을 효율적으로 전산 관리할 수 있도록 기록물관리시스템을 구축하여야 한다.

② 기록물관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 국가기록원의 영구기록관리시스템과 연계하여 기록물 생산현황 보고, 이관, 평가, 재분류, 폐기, 검색, 열람, 기록관리기준표의 신청 및 확정이 가능하도록 운영하여야 한다.

기록관장은 문서, 대장, 카드, 도면, 회의록, 조사ㆍ연구검토서, 간행물, 시청각기록물 등 주요기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여는 전산화를 추진하여 각종 기록정보로서 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 보존서고를 출입제한구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.

② 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

③ 기록관에는 필요 시 감시 장치를 설치할 수 있다. 설치할 때에는 이를 알리는 내용을 게시함을 원칙으로 한다.

④ 기록관장은 기록관의 화재 또는 천재지변 등 긴급 재난에 대비한 재난대비 시설 및 계획을 운영하여야 한다.

① 기록관의 열람시간은 당일 근무시간이 시작할 때부터 끝날 때까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

② 기록물의 대출기한은 7일로 제한하며, 1회에 한하여 7일간 연장할 수 있다.

③ 출입자 및 대출ㆍ열람 기록물에 대한 기록을 작성ㆍ유지하여야 하며, 기록물을 열람하는 사람은 기록관 직원의 지시에 따라야 한다.

④ 기록물 대출자는 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 제2항에 따른 대출기한이 끝나기 전이라도 대출한 기록물을 바로 반납하여야 한다.

1. 휴가ㆍ전직ㆍ퇴직ㆍ다른 부처 전출

2. 대출기한을 초과하는 휴가ㆍ병가ㆍ장기출장

3. 그 밖에 기록관장이 대출기한이 끝나기 전에 반납을 요구하는 경우

⑤ 보존 기간이 30년 이상인 기록물은 원칙적으로 서고 외로 반출해서는 아니 된다.

① 기록관장은 비밀기록물을 관리하기 위하여 전용서고를 설치하고 비밀기록물 전담 관리 요원을 지정하여야 한다.

② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생한 경우에는 비밀기록물 원본을 기록관으로 이관하여야 한다.

1. 일반문서로 재분류한 경우

2. 예고문에 따라 비밀보호 기간이 만료된 경우

3. 생산 후 30년이 지난 경우

③ 보존기간이 30년 이상인 비밀기록물은 인수한 다음 연도 중 국가기록원이 정한 일정에 따라 이관하여야 한다. 다만, 이관된 기록물이 생산연도부터 10년이 지나지 아니한 경우에는 남은 기간을 기록관에서 보존하여야 한다.

① 기록관장은 질병관리청 및 그 소속기관의 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.

② 기록관장은 기록물 정리 등 기록물관리 업무와 관련하여 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리담당자를 소집하여 교육을 시행할 수 있다.

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장 또는 소속기관의 장이 따로 정할 수 있다.