재외동포청 기록관 운영 규정

제1장 총 칙

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 재외동포청 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. "기록물"이란 재외동포청 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.

2. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.

3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위한 보존서고, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록연구사 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

4. "기록관리시스템"이란 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

5. ‘처리과’란 업무 처리를 주관하는 부서를 말한다.

6. ‘처리과 기록물관리책임자’란 처리과의 기록물관리 업무를 담당하는 부서담당자를 말한다.

이 규정은 재외동포청에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에서 정하는 바에 따른다.

제2장 구성 및 업무분장

① 기록관은 운영지원과에 설치하고, 운영지원과장이 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)이 된다.

② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록연구사 등 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.

③ 기록관장은 기록물관리를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관은 다음 각 호의 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립 및 시행

2. 소관 기록물의 수집ㆍ관리 및 활용

3. 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제25조에 따른 기록관리기준표의 관리

4. 기록물생산현황의 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보

5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관

6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리

9. 소관 비공개기록물의 공개 재분류

10. 기록물 서고 관리

11. 기록물 정수점검 및 상태점검

12. 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원

13. 중요 기록물의 재난대비 계획 수립

14. 기록관의 시설 및 장비 관리

15. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공

16. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보

17. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리

18. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공

19. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

② 기록관장은 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장을 한다.

제3장 처리과의 기록물관리

① 처리과의 장은 해당부서의 기록물관리 업무를 수행할 기록물관리책임자를 지정하여야 한다.

② 처리과 기록물관리책임자는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」(이하 "규칙"이라 한다) 제15조에 따라 각 호의 업무를 수행하여야 한다.

1. 처리과 내 기록물의 생산ㆍ등록에 관한 사항

2. 처리과의 단위과제 및 단위과제카드 관리에 관한 사항

3. 처리과 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항

4. 처리과내 직원 간의 기록물 인계인수에 관한 사항

5. 보존기간이 만료된 기록물의 평가ㆍ폐기 진행에 관한 사항

6. 간행물의 발간등록에 관한 사항

7. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항

① 처리과의 장은 해당 부서가 수행하는 업무의 입안단계부터 종결단계까지의 모든 업무수행 과정 및 결과가 전자기록생산시스템으로 생산ㆍ등록되도록 관리하여야 한다.

② 처리과의 장은 영 제17조부터 제19조까지의 각 항 및 각 호의 어느 하나에 해당되는 업무를 수행하는 경우에는 반드시 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록, 시청각물을 생산하여 전자기록생산시스템에 등록하여야 한다.

① 처리과의 장은 업무수행과 관련하여 생산ㆍ접수한 비전자 기록물에 별표에 따른 생산ㆍ접수등록번호를 부여하고, 전자기록생산시스템에 등록ㆍ관리하여야 한다.

② 처리과의 장은 해당 부서의 비전자 기록물철이 전자기록생산시스템상의 기록물철과 일치하도록 편철ㆍ관리하여야 한다.

처리과의 장은 전년도에 생산ㆍ종결한 기록물을 분류ㆍ정리하여 생산현황을 해당연도 5월 31일까지 기록관장에게 통보하여야 한다.

① 처리과의 장은 간행물 발간시 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제9조제2항에 따른 중앙기록물관리기관에 간행물 발간등록번호를 신청하여야 한다.

② 처리과의 장은 법 제22조제2항 및 영 제55조제4항에서 정한 바에 따라 간행물의 발간 완료 후 15일 이내에 그 간행물 3부를 기록관과 중앙기록물관리기관으로 송부하여야 한다. 이 경우 전자적 형태로 생산되지 아니한 간행물에 대한 전자파일이 있는 경우에는 이를 함께 송부하여야 한다.

① 처리과의 장은 업무수행 과정에서 생산이 완료된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년 이내에 별지 제1호서식에 따른 이관 목록을 작성하여 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 전자기록생산시스템에서 생산이 완료된 기록물은 다음 해 5월 31일까지 기록관리시스템으로 이관한다.

② 처리과의 장은 제1항에 따라 기록물을 이관하기 위하여 정리ㆍ분류ㆍ편철 등을 선행하고, 이관에 따른 일정ㆍ절차ㆍ장소 등을 기록관장과 협의하여야 한다.

③ 처리과의 장은 제1항에도 불구하고 업무활용을 목적으로 이관을 연기할 경우에는 별지 제2호서식에 따른 기록물 이관 연기 신청서를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다. 이 경우 이관이 연기된 기록물은 해당 처리과에서 보관ㆍ관리하고, 활용 목적이 종결되면 지체없이 기록관으로 이관하여야 한다.

④ 처리과의 장은 직제 개편 등에 따라 해당 처리과가 폐지되고 업무를 승계하는 처리과가 없을 경우에는 모든 기록물을 지체없이 기록관으로 이관하여야 한다.

제4장 기록관의 기록물관리

기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정 및 결과가 기록물로 생산ㆍ등록ㆍ관리ㆍ보존ㆍ활용되도록 기본계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.

기록관장은 제9조에 따른 처리과의 생산현황을 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 기록관장은 법 제19조 및 영 제40조의 규정에 따라 보존기간 30년 이상의 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.

② 기록관장은 제1항에도 불구하고 처리과에서 이관 연기를 요청하는 경우에는 영구기록물관리기관의 장과 협의를 거쳐 이관 연기에 따른 필요한 조치를 하여야 한다.

① 기록관장은 형태, 처리과 등을 구분하여 기록물을 서고에 배치하고, 기록물의 보존위치를 식별할 수 있도록 조치하여야 한다.

② 기록관장은 소관 기록관이 보유하고 있는 기록물의 체계적 보존ㆍ관리를 위해 기록물의 보존환경 및 열람환경 개선 등에 필요한 조치를 하여야 한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고ㆍ열람공간ㆍ작업공간ㆍ사무공간을 확보하여야 하며, 기록정보의 검색ㆍ활용ㆍ정보공개 등에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

기록관장은 제19조제1항에 따른 기록물평가심의회를 구성하여 법 제27조제1항, 영 제43조 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」제35조에 따라 보유 기록물을 평가 및 폐기하여야 한다.

① 보존기간 1년, 3년, 5년, 10년에 해당하는 기록물은 보존기간 종료 시까지 소관 기록관에서 보존한다.

② 보존기간이 30년, 준영구, 영구에 해당하는 기록물은 소관 기록관에서 10년간 보존하고, 다음 해에 영구기록물관리기관으로 이관하여 보존한다.

제5장 기록물평가심의회

① 기록관장은 재외동포청 보유 기록물을 평가하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 설치ㆍ운영하여야 한다.

② 심의회는 심의회의 위원장(이하 "위원장"이라 한다)을 포함하여 5명으로 구성하며, 위원장은 기록관장으로 한다.

③ 심의회의 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되, 2명 이상의 민간전문가를 포함하여야 한다.

④ 심의회의 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다. 다만, 공무원이 아닌 위원의 임기는 2년으로 하며, 한 차례만 연임할 수 있다.

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1. 폐기 대상 기록물에 대한 폐기의 적정성

2. 기록물 보존기간 재분류의 적정성

3. 그 밖에 기록물관리와 관련된 중요한 사항

① 심의회의 위원장은 필요하다고 인정되거나 처리과의 장이 요청하는 경우 심의회를 소집할 수 있다. 다만, 대면심의가 어려운 경우나 서면심사의 방법이 적절한 경우 서면심사의 방법으로 심의를 실시할 수 있다.

② 심의회는 위원장을 포함하여 재적위원 과반수의 출석으로 개의(開議)하며, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

③ 위원장은 의결 내용을 포함하는 별지 제3호서식에 따른 기록물 평가심의서를 작성한다.

제6장 보안관리 및 점검

① 기록관장은 기록관을 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 한다.

② 기록관은 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 공사ㆍ설비 등의 사유로 부득이하게 출입할 경우에는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 화재 또는 천재지변 등 긴급사태에 대비한 재난대비시설을 갖추고, 재난대비계획을 수립하여야 한다.

기록관 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 기록관 서고의 전원, 소화설비 등 각종 시설물의 작동 상태에 대한 점검

2. 기록물의 열람 및 대출 대장의 점검 및 관리

3. 보존환경 유지를 위한 청소상태 점검

4. 그 밖에 점검이 필요한 사항

제7장 기록물의 대출 및 열람

기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 열람시간을 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람은 다음 각 호와 같다.

1. 재외동포청 직원

2. 다른 부처 등의 공무원

3. 그 밖에 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하려는 사람

② 제1항제2호 및 제3호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물을 훼손 또는 파기하는 행위

2. 무단으로 열람실 밖으로 반출하는 행위

3. 기록관 시설을 훼손하거나 파괴하는 행위

4. 열람실 구역 안으로 음식물 등을 반입하는 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

② 기록관의 시설을 이용하려는 사람에게는 대장에 필요한 사항을 적도록 하고 기록물을 열람하는 사람은 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 규정에 따른다.

1. 대출은 공무원의 근무시간 이내로 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.

3. 기록물을 대출하려는 사람은 별지 제4호서식의 기록물 반출반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 받아야 한다.

4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리 정할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

2. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무를 추진하기가 곤란하다고 인정되는 경우

3. 분실ㆍ소멸 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

4. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

5. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 다른 사람이나 다른 기관에 전대(轉貸)할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출기간을 연장하려는 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 한다. 이 경우 연장 신청을 하지 않으면 추가 대출을 금지할 수 있다.

② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 부처로의 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시

2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우