우편업무 전자화 사무에 관한 지침

이 지침은 「우편법 시행령」(이하 "시행령"이라 한다) 제9조의3 제5항에 따른 우편업무의 전자화에 필요한 사항을 정함으로써 전자화문서 작성과정의 신뢰성과 작성된 전자화문서의 동일성을 확보함을 목적으로 한다.

이 지침에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. "전자화"라 함은 전자화대상문서(이하 "대상문서"라 한다)를 전자우편서류관리시스템을 이용하여 정보처리시스템이 인식할 수 있는 형태로 변환하는 과정을 말한다.

2. "스캐너"라 함은 대상문서의 전자화에 이용되는 입력장치를 말한다.

3. "전자우편서류관리시스템"이라 함은 스캐너 제어, 로그인 통제, 전자화문서의 작성, 보정 및 전송기능 등을 지원하며, 전자화단말기, 스캐너, 표시장치, 인쇄장치, 전자화프로그램 등으로 구성되어 전자화문서를 이관하기까지 전자화 등에 이용되는 일련의 장치를 말한다.

4. "전자화관계자"라 함은 전자화에 직접 또는 간접적으로 관여하는 자를 말한다.

이 지침은 전자화 준비작업부터 시작하여 전자화문서의 이관 및 폐기 이후 이 지침에 의한 관련기록 등의 보존의무가 종료되는 시점까지 적용된다.

① 전자화작업장은 폐쇄회로TV를 설치하고 24시간 실시간 감시 및 녹화하여야 한다.

② 제1항에 따라 녹화된 기록은 2개월간 보관하여야 한다.

③ 제1항의 폐쇄회로TV의 운영시스템은 관리자 이외의 자의 접근을 통제할 수 있는 보호 및 보안조치를 하여야 하며, 관리이력 등 관련사항을 기록하여야 한다.

① 전자화에 사용되는 전자화단말기, 스캐너, 표시장치, 인쇄장치 등은 전자화대상문서와 전자화문서의 출력본의 동일성을 확인할 수 있도록 기능 및 기술수준을 갖추어야 하며, 우편역무별 특징 등 전자화대상 문서의 각 특성을 고려하여 업무를 수행함에 적합한 품질을 갖추어야 한다.

② 우정사업본부장은 전자우편서류관리시스템에 사용되는 장비, 소프트웨어 등의 기술규격 등에 대하여 업무별 특성을 고려하여 이를 정할 수 있다.

전자화단말기는 다음 각 호의 기능을 갖추어야 한다.

1. 전자화문서의 임시저장 기능

2. 표시장치 및 인쇄장치와 물리적 연결 또는 논리적 보안 연결 기능

3. 스캐너와 물리적 또는 논리적 보안 연결 기능

4. 전자우편서류관리시스템과의 보안연결 기능

스캐너는 다음 각 호의 기능을 갖추어야 한다.

1. 전자화 기능

2. 대상문서의 상태와 크기를 고려한 색상과 해상도의 적용 및 보정 기능

3. 표준 인터페이스 지원

4. 장애제거의 편리성

① 전자우편서류관리시스템의 표시장치는 35cm 이상이며, 그 해상도는 화소 피치 0.25mm(화면해상도 4dot/mm)이하의 것을 사용하여야 한다.

② 표시장치의 계조는 변환장치와 동일하게 적ㆍ녹ㆍ청의 각각 256계조(24bit/pixel)이상의 성능을 가져야 한다.

전자우편서류관리시스템의 인쇄장치는 전자화문서와 동등한 해상도 및 색상으로 인쇄될 수 있어야 하며, 출력 시 출력자 등의 출력정보를 인쇄하여 복사본임을 식별할 수 있어야 한다.

전자화프로그램은 다음 각 호의 기능을 갖추어야 한다.

1. 사용자의 접근통제 기능

2. 스캐너의 제어관리 통제 기능

3. 전자화문서의 작성 기능

4. 전자화문서의 보안 처리 기능

5. 속성ㆍ색인정보의 생성, 입력 및 편집 기능

전자화관계자는 전자화 작업에 앞서서 대상문서에 대하여 다음 각 호의 사항을 검사 및 처리하여야 한다.

1. 구김 또는 접힘 여부

2. 첨부문서나 의미 있는 문서단위 중 대상문서 일부의 누락 여부

3. 첨부의 문서가 있거나 여러 면으로 구성된 대상문서는 함께 처리되어야 하며, 전자화하는 동안이나 이후에도 적절한 순서를 유지

① 전자화관계자는 전자화를 시작하기 전에 작업환경, 전자우편서류관리시스템의 환경설정 등을 점검 및 확인한다.

② 전자화관계자는 업무매뉴얼에 따라 전자화문서를 작성하고 해당사항을 전자화기록부에 기록한다.

③ 전자화관계자는 생성 및 작성된 전자화문서의 이상 유무를 확인하고 검사에 불합격한 전자화문서에 대해서는 수정하지 못하며 다시 작성하여야 한다.

④ 전자화관계자는 정해진 기준의 준수여부 및 대상문서와 전자화문서간의 동일성을 확인한다.

⑤ 전자화관계자는 전자화 작업을 관리하고 작업 이력에 대한 감사기록을 점검 및 확인한다.

전자화관계자는 전자화 작업에 앞서 이미지 환경설정을 위하여 대상문서의 종류에 따라 명도, 농도, 색상, 해상도 및 계조 등에 대해서 환경설정을 하여야 한다.

전자화관계자는 대상문서와 전자화문서의 내용 일치여부 및 이미지의 누락ㆍ중복여부를 검사하여야 하며, 이 경우 검사는 전수검사 또는 표본검사의 방법에 의한다.

① 전자화관계자는 전자화문서의 품질 확인을 위하여 다음 각 호의 사항들을 검사하여야 하며, 이 경우 검사는 전수검사의 방법에 의한다.

1. 전자화문서의 해상도, 채도 및 농도 등의 육안 판독 가능 여부

2. 총체적인 가독성

② 제1항의 검사는 검사 프로그램 등에 의하여 자동화된 절차의 수행으로 갈음할 수 있다.

시행령 제9조의3 제3항에 따라 발송인, 수취인 등이 동일성 확인을 요청한 경우 신청자를 대면하여 그 신원을 확인하고, 신청자가 보유하고 있는 전자문서 등에 수록된 정보와 전자우편서류관리시스템에 보관된 정보가 동일한지를 확인한 후 동일성 증명서에 전자서명을 하여 이를 신청자에게 제공하여야 한다.

전자화관계자의 업무는 다음 각 호의 사항에 대한 역할분담을 포함하여 명확히 분담되어야 한다.

1. 전자화문서 작성

2. 검사

3. 전자우편서류관리시스템의 보안 관리

4. 전자화문서의 삭제 및 재작성

5. 그 밖에 전자화에 필요한 업무

전자우편서류관리시스템의 네트워크는 보안을 위하여 다음 각 호의 기능을 갖추어야 한다.

1. 외부에서 네트워크를 통하여 전자우편서류관리시스템에 접근 방지

2. 내부전용망을 통한 네트워크 구성(다만, 별도의 보안수단을 강구할 경우 외부네트워크 사용이 가능)

전자우편서류관리시스템은 보안을 위하여 다음 각 호의 기능을 갖추어야 한다.

1. 허가된 전자화관계자 이외의 접근을 제한하는 기능

2. 전자우편서류관리시스템에 속하지 않은 외부 다른 프로그램의 전자화문서에 대한 변경 방지 기능

3. 전자화문서가 지정된 외부 시스템에 이관된 이후, 전자우편서류관리시스템에서의 전자화문서 잔존 방지 기능

4. 신뢰할 수 있는 인증 절차를 거쳐 전자우편서류관리시스템에 접속하는 기능

5. 이동형 디스크나 FTP 등을 이용한 전자화문서 외부유출 방지 기능

6. 전자화관계자의 권한에 따라 사용할 수 있는 기능 또는 작업 대상을 구분하는 기능

7. 바이러스, 스파이웨어 등 기타 악의적인 프로그램 탐지 및 치료 기능

8. 전자화관계자의 작업 정보 등을 감사기록으로 보관하는 기능

우정사업본부장은 이 고시에 대하여 「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 2024년 1월 1일을 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 12월 31일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.