국가기록원 서고 관리 지침

제1장 총 칙

본 지침은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록물법"이라 한다) 및 같은 법 시행령ㆍ시행규칙에서 정하는 국가기록원 서고 관리에 대하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

본 지침은 국가기록원의 보존 기록물 및 시설ㆍ환경 관리에 대하여 적용한다.

본 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "서고"란 기록물을 보존하는 공간을 말하며, 수집된 기록물을 정리하여 서고에 배치하기 전까지 임시 보존하는 공간을 "임시서고"라 한다.

2. "출입권한"이란 서고구역(서고 및 서고에 접한 복도를 말한다. 이하 같다)에 출입할 수 있는 권한을 말한다.

3. "반출ㆍ입"이란 보존처리, 열람 등 기록관리 업무를 목적으로 기록물이 서고구역 외 지역으로 나가고 들어오는 것을 말한다.

4. "책임부서"란 해당 서고를 관리하는 소관 부서를 말한다.

5. "관리책임자"란 해당 서고의 기록물 및 시설ㆍ환경 관리 담당자를 말하며, 정ㆍ부로 구성한다.

6. "중앙영구기록관리시스템(Central Archives Management System)"이란 기록물의 등록에서부터 보존관리 및 반출ㆍ입 등을 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

7. "출입관리시스템"이란 서고구역 출입통제 및 출입자 이력사항을 기록ㆍ관리하는 시스템을 말한다.

8. "무선인식시스템(Radio Frequency Identification)"이란 기록물에 부착된 인식장치인 태그와 확인장치인 리더기 간의 정보교환을 라디오파를 활용하여 기록물을 확인하는 시스템을 말한다.

9. "제한구역"이란 「보안업무규정」에 따라 국가중요시설인 청사 내 출입이 허용된 자에 한하여 출입할 수 있는 특정 공간을 말한다.

제2장 서고 출입관리

① 서고에는 기록물 및 시설ㆍ환경 관리를 위하여 정ㆍ부 관리책임자를 둔다. 서고 관리책임자 정은 서고 관리 책임부서의 장으로 하고, 부는 서고 관리담당자로 한다. 다만 임시서고의 경우 별표 1에서 정하는 것과 같이 담당부서에서 관리책임자를 지정하여야 한다.

② 서고 관리책임자는 기록물 반출ㆍ입 및 서고 관리 전반적인 상황을 관리하여야 한다.

③ 서고 관리 책임부서의 장은 서고별 출입열쇠를 별도 잠금장치가 설치된 공간에 보관하여야 한다.

① 서고구역은 제한구역으로 설정하고, 출입자는 출입권한을 부여받아 출입하여야 한다. 이 경우 출입권한 설정 범위는 별표 2와 같다.

② 제한구역 중 서고에 상시 출입권한을 받고자 하는 자는 별지 제1호서식 서고 출입신청서, 별지 제2호서식 서고 출입서약서 및 별지 제3호서식 개인정보 수집ㆍ이용 동의서를 작성하여 서고 관리 책임부서의 장에게 신청하여야 한다.

③ 서고 관리 책임부서의 장은 서고 출입을 신청한 자의 소관업무, 출입목적 등을 검토하여 출입을 승인할 수 있다.

④ 출입권한이 부여되지 않은 자가 서고에 출입하고자 하는 경우에는 서고 관리 책임부서의 장에게 사전 신청 후, 해당 서고 관리책임자의 안내에 따라야 한다.

⑤ 제2항에 의거 수집된 개인정보는 3년간 보관하고 그 기간이 경과되면 즉시 폐기하여야 한다.

① 서고 관리 책임부서의 장은 서고 출입자를 통제 및 관리하여야 한다.

② 서고 출입 통제는 출입관리시스템으로 관리하는 것을 원칙으로 한다.

③ 비밀기록물 서고는 소관 부서 2인 이상의 출입자 인식설정 장치를 하여야 하며, 출입자는 별지 제4호서식 서고 출입대장에 기재하여야 한다.

④ 제5조 제4항에 따라 출입권한이 부여되지 않은 자가 서고에 출입하고자 할 경우 별지 제4호 서식 서고 출입대장에 기재하여야 한다.

① 서고에 출입하는 자는 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물 및 시설물의 훼손 및 무단 반출

2. 접착제, 화기, 인화물질, 칼 등의 위험물 반입

3. 음료수, 물 등의 음식류 반입

4. 카메라, 휴대전화 등 촬영도구 및 필기구 등의 무단 반입

5. 출입권한을 부여받은 목적 이외의 작업 및 행위

6. 기타 기록물 보안 및 보존에 위해 우려가 있는 행위

② 서고 관리책임자는 서고 출입자에게 제1항의 내용을 사전에 고지하고 위반 시 퇴실 조치하여야 한다. 다만, 기록물 보존을 위한 업무 및 작업을 수행하기 위해 필요한 경우 서고 관리 책임부서의 장의 승인 하에 반입할 수 있다.

③ 서고 관리 책임부서의 장은 서고 출입자가 기록물에 위해를 가할 우려가 있다고 판단되는 경우에는 서고 출입을 제한할 수 있다.

④ 제한구역인 서고와 복도에서는 부득이한 경우를 제외하고는 기록물 보존에 관한 업무 이외의 행위를 하는 것을 금한다.

서고 관리 책임부서의 장은 출입사유가 소멸된 자에 대하여 즉시 출입권한을 해제하여야 하며, 출입권한이 소멸된 자는 서고 관리 책임부서의 장에게 즉시 출입권한 해제를 신청하여야 한다.

① 근무시간 중에는 서고 관리 책임부서의 장의 통제에 따라 서고를 출입한다.

② 근무시간 외 화재 등 재해가 발생한 경우 당직근무자 통제하에 보관 중인 마스터키와 비밀번호로 서고에 출입할 수 있다.

③ 제2항의 마스터키는 야간 및 휴일 당직근무자에게 전달한다.

④ 제2항의 비상사태 시 공개된 비밀번호는 변경하여야 한다.

제3장 기록물 반출ㆍ입 관리

① 기록물을 보존서고에 배치하는 경우 공공기록물법 시행령 제48조제2항에 따라 구분하여 배치하여야 한다.

② 종이기록물은 일반문서, 도면, 간행물 등으로 구분하고, 시청각기록물은 오디오, 비디오, 필름 등으로 구분하여 배치하여야 한다.

① 기록물의 반출ㆍ입 신청은 중앙영구기록관리시스템을 이용하는 것을 원칙으로 하며, 부득이한 경우 별지 제5호서식에 의한 서면으로 신청할 수 있다.

② 기록물 반출 신청은 반출 받고자 하는 날로부터 최소 1일 이전에 신청하는 것을 원칙으로 한다. 단 열람실 방문 민원 등 긴급을 요하는 경우에는 그러하지 아니하다.

③ 기록물은 훼손 및 열화방지 등을 위하여 반출기간은 최단, 반출량은 최소화하며, 그 용도가 종료되었을 경우 즉시 서고로 반입하여야 한다.

④ 반출된 기록물은 훼손되지 않도록 관리하여야 하나, 열람, 매체수록 등을 위하여 해철한 경우 제본 후 반입하고 훼손 등이 발생한 경우 별도 상태검사를 진행한 후 후속조치를 수행하여야 한다.

기록물 반출ㆍ입 신청에 따른 인계ㆍ인수는 서고구역에서 하는 것을 원칙으로 한다.

① 서고 관리 책임부서의 장은 기록물이 서고구역 외 지역으로 반출하는 경우, 중앙영구기록관리시스템 및 무선인식시스템으로 승인 및 통제하여야 한다.

② 제1항의 규정에 의거 사전승인을 거치지 않고 무단 반출되는 기록물은 서고 관리 책임부서의 장이 통제하거나, 청사방호 규정에 따라 관리하여야 한다.

① 수집기록물 중 중앙영구기록관리시스템에 미등록된 기록물은 등록이 완료되어 보존서고에 배치되기 전까지 임시서고에서 보존ㆍ관리하여야 하며, 임시서고의 지정 및 해제는 서고 관리 책임부서의 장이 정한다.

② 임시서고 보존기록물의 반출ㆍ입 관리는 해당 서고 관리책임자가 담당한다.

③ 임시서고 관리책임자는 보존기록물의 안전한 관리를 위하여 별지 제4호서식에 의한 서고 출입대장 비치, 출입자 관리 등 필요한 제반 조치를 취하여야 한다.

제4장 기록물 통계관리ㆍ정수점검

① 보존관리과장은 국가기록원 보존기록물 통계현황을 매 분기별로 구분하여 관리하여야 한다.

② 역사ㆍ행정기록관의 장은 매 분기말 현재 보존기록물 통계현황을 다음달 15일까지 보존관리과장에게 통보하여야 한다.

③ 기록물 수집 및 인수담당자는 임시서고 내 기록물 통계현황을 관리하여야 한다.

① 서고 관리 책임부서의 장은 공공기록물법 시행령 제48조제3항 및 시행규칙 제31조제1항에 따라 정수점검을 실시하여야 한다.

② 정수점검은 철 단위로 육안 점검하는 것을 원칙으로 하되, 무선인식시스템을 활용할 수 있다.

③ 정수점검 결과는 중앙영구기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 한다.

제5장 서고 환경ㆍ시설 관리

① 서고 온ㆍ습도는 온ㆍ습도계를 이용하여 매월 1회 이상 정기적으로 이상 유무를 확인하여야 한다.

② 서고에 비치된 온ㆍ습도계는 매년 1회 이상 점검 및 교정하여야 하며, 필요 시 외부 전문기관에 의뢰하여 실시할 수 있다.

① 서고 환경점검은 공공기록물법 시행령 제60조제1항별표6의 기준에 따라 수행하여야 하며, 필요한 경우에는 점검항목 등을 확대할 수 있다.

② 서고 환경점검은 매년 2회 이상 실시하여야 하며, 필요 시 외부 전문기관에 위탁하여 시행할 수 있다.

③ 제1항에 따른 서고 환경점검 결과 기준에 적합하지 않은 경우, 보존환경 개선을 위해 환기 등 적절한 조치를 하여야 한다.

④ 서고 내 유해생물조사는 기록물 훼손을 예방하기 위해 매년 2회 이상 실시하여야 하며, 필요 시 외부의 공인된 전문기관에 위탁하여 시행할 수 있다.

서고 내부는 매년 1회 이상 정기적으로 청소 등 환경정비를 실시하여야 하며, 필요 시 외부 전문기관에 위탁하여 시행할 수 있다.

① 서고 시설은 매 반기 1회 이상 정기 점검하여야 하며, 응급상황 시 수시 점검을 통해 시설 안전을 확인하여야 한다.

② 서고 시설점검은 서고의 균열ㆍ누수, 출입문ㆍCCTV 등 보안시설, 서가, 공조시설 등 기록물 보존에 영향을 줄 수 있는 제반시설을 대상으로 한다.

③ 서고 관리 책임부서의 장은 서고 시설ㆍ장비에 고장ㆍ파손 등 문제가 발생하였을 경우 즉시 조치하여야 한다.

④ 서고 관리 책임부서의 장은 필요 시 제2항에 대하여 시설관리 담당부서에 별도 시설점검을 요청할 수 있다.

기록물 중 조선왕조실록, 주요 행정박물, 비밀기록물 등은 별도 잠금장치가 설치된 서고 및 서가 또는 수장함 등에 보존하여야 한다.

제6장 대외 주요기록물 보존관리 지원

① 국가기록원장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 주요 기록정보 자료의 위탁보존 등을 지원할 수 있다.

1. 공공기록물법 제45조, 같은 법 시행령 제83조 및 시행규칙 제47조에 따라 국가지정기록물의 안전한 보호 등의 목적으로 소유자 또는 관리자로부터 위탁보존을 요청받은 경우

2. 공공기록물법 제21조에 따라 안전한 분산 보존 등의 목적으로 기록물관리기관으로부터 보존관리를 요청받은 경우

3. 그 밖에 국가기록원장이 필요하다고 인정하는 경우

② 제1항제3호의 경우에는 기록정보 자료의 중요성, 서고 환경ㆍ공간 등을 고려하여야 하며, 보존기간 등 세부사항은 상호 협의하여 정한다.