통일부 시청각기록물 관리 지침

이 지침은 통일부에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 시청각기록물의 생산ㆍ등록ㆍ이관ㆍ보존 등 관리절차를 명확히 규정함으로써 중요 시청각기록물의 멸실 및 훼손을 방지하고 효율적인 관리체계를 구축함에 그 목적이 있다.

이 지침에서 사용하는 정의는 다음과 같다.

1. "시청각기록물" 이란 업무수행과 관련하여 생산 또는 접수한 사진, 필름, 테이프, 비디오, 음반, 디스크 등 영상 또는 음성 형태의 기록물을 말한다.

2. "처리과"란 업무 처리를 주관하는 과ㆍ담당관 등을 말한다

3. "단위과제"라 함은 정부기능분류체계의 소기능(小機能)을 유사성, 독자성 등을 고려하여 영역별, 절차별로 세분한 업무를 말한다.

4. "전자기록생산시스템"이라 함은「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조 제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템(제3조 각 호의 기관에서 사용하는 이에 준하는 정보시스템을 포함한다. 이하 같다)을 말한다.

시청각기록물에 관한 사항에 대하여는 다른 행정규칙의 규정에도 불구하고 이 훈령을 우선 적용한다.

① 처리과는 업무수행과 관련하여 시청각 기록물을 생산하여야 한다. 처리과는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여는 반드시 시청각기록물을 생산하여야 한다.

1. 통일부 장관의 업무 관련 주요활동과 인물사진

2. 통일부 국내 외 주요행사

3. 남북간의 회담ㆍ교류ㆍ 인도 ㆍ 각종 행사 등의 추진과 관련된 주요 활동

4. 대규모의 토목ㆍ건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항

5. 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항

6. 남북관계와 관련하여 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 통일부 장관이 시청각기록물의 작성ㆍ보존이 필요하다고 인정하는 사항

7. 증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항

8. 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항

9. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

② 제1항 각 호의 시청각기록물은 전자기록생산시스템으로 등록ㆍ관리함을 원칙으로 하며, 시행 전ㆍ시행 과정 그리고 시행 후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산하여야 한다.

① 처리과가 시청각기록물을 생산 또는 접 수한 때에는 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여 하고 이를 그 기록물에 표기하여야 하며, 전자적으로 생산ㆍ관리하여야 한다. 다만, 동일한 사안의 시청각기록물에 관련된 처리과가 2개 이상인 경우에는 해당 처리과 모두 단위과제에 등록하여야 한다.

② 시청각기록물은 「통일부와 그 소속기관 직제 시행규칙」이 반영된 전자기록생산시스템의 해당 단위과제에 등록함을 원칙으로 한다.

③ 시청각기록물을 전자기록생산시스템으로 등록할 때에는, 반드시 내용요약란에 생산정보인 생산일자, 주요내용, 장소, 주요 인물 성명ㆍ직위 및 위치정보 등을 기입하여야 한다.

처리과는 제4조 각 호의 시청각기록물 중 영구보존이 필요한 기록물은 별도로 「주요 시청각기록물 관리」단위과제(영구)를 신설하여 편철한다.

처리과는 전년도의 시청각기록물 생산현황을 별지 제1호를 작성하여 매년 5월 31일 까지 기록관에 통보해야 한다.

① 처리과는 보존기간의 기산일부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 통일부 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 전자기록생산시스템으로 생산ㆍ접수된 기록물은 매 1년 단위로 전년도에 생산ㆍ접수된 기록물을 통일부 기록관으로 이관한다.

② 전자기록생산시스템에서 등록정보 및 목록만을 관리하고 시청각기록물(원본 생산매체)을 별도 관리하는 경우, 별지 제2호를 작성하여 해당 기록물과 함께 이관하여야 한다.

① 제8조에도 불구하고 처리과가 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간의 기산일로부터 5년의 범위 내에서 이관시기를 연장할 수 있다.

② 처리과는 이관시기를 연장할 때에는 이관예정 만료일의 2개월 전까지 통일부 기록관에 대상기록물, 연장시기 및 구체적 연장 사유를 기재한 별지 제3호를 제출하여야 한다. 다만, 통일부 기록관은 연장사유가 적합하지 아니할 경우 보완을 요청할 수 있다.

통일부 기록관으로 이관된 시청각기록물 중 보존기간 30년 이상의 기록물은 보존기간 기산일로부터 5년까지 기록관에서 보존 후, 국가기록원으로 이관한다.

① 통일부 기록관은 보존중인 시청각기록물의 활용 및 열람을 위해 처리과에 제공할 수 있으며, 별지 제4호에 기입 후 반출한다.

② 통일부 기록관은 시청각기록물의 업무 활용을 위해 사본을 제작할 수 있다.

① 통일부 기록관은 시청각기록물의 등록 및 관리 현황을 조사하기 위해 처리과를 대상으로 기록물 실태조사를 연 1회 실시할 수 있다.

② 통일부 기록관은 제1항에 따른 실태조사 결과를 해당 처리과에 통보하여야 한다. 처리과는 실태조사 결과 후속조치를 지체없이 마련하고 그 결과를 통일부 기록관에게 회신하여야 한다.

그 밖에 시청각기록물의 생산ㆍ등록ㆍ편철ㆍ관리ㆍ이관ㆍ열람ㆍ 등에 이견이 있는 경우 「통일부 주요사업 기록물 관리에 관한 규정」제3조에 따른 기록물관리위원회에서 심의ㆍ결정한다.

시청각기록물 관리에 관한 사항 중 지침에서 정하지 않은 사항은 「공공기록물 관리에 관한 법률」,「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」, 「공공기록물 관리에 관한 시행규칙」에서 정한 바에 따른다.

통일부장관은 이 규정에 대하여 「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 2023년 2월 1일을 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 1월 31일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.