외교부 외교사료관 운영규정

제1장 총 칙

이 규정은「공공기록물 관리에 관한 법률」(약칭:공공기록물법), 같은 법 시행령 (이하 ‘영’이라 한다.),「외교부와 그 소속기관 직제 시행규칙」(이하 ‘직제 시행규칙’이라 한다.), 「외교문서 공개에 관한 규칙」(이하 ‘공개규칙’이라 한다.)에 따라 위임된 사항과 외교부에 두는 특수기록관(이하 ‘외교사료관’)의 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. ‘기록물’이라 함은 외교부와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서(전자문서 포함), 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 행정박물 등 모든 형태의 기록정보자료를 말한다.

2.‘기록물 관리’라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.

3. ‘외교사료관’이라 함은 외교부 특수기록관으로서, 기록물의 체계적인 보존ㆍ관리와 효율적인 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람실, 사무실, 작업공간 등 일정한 시설 및 장비와 기록물관리시스템, 기록관리 전문인력 등을 모두 갖춘 기관을 말한다. 외교사료관 건물 및 시설현황은 별표와 같다.

4. ‘외교사전시실ㆍ외교체험실ㆍ기획전시실ㆍ수장고’라 함은 대한민국의 외교사와 관련된 사료의 수집ㆍ보존ㆍ관리 및 전시를 위해 외교사료관 내에 설치한 공간을 말한다.

5. ‘외교문서열람실’이라 함은 30년이 지난 공개 외교문서를 열람할 수 있도록 외교사료관 내에 설치한 공간을 말한다.

제2장 구성 및 주요 업무

① 외교사료관은 기획조정실(조정기획관실) 외교사료팀장이 관장한다.

② 이 조 제1항의 외교사료팀의 장은 외교사료관의 운영 및 관리에 관하여 기획조정실장(조정기획관)을 보좌한다.

③ 외교사료팀장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 외교기록물의 수집ㆍ정리ㆍ보존, 전자적 구축ㆍ관리, 외교사료 편찬, 외교사료관 운영ㆍ관리(시설관리 제외), 30년이 지난 외교문서 공개, 외교부 정보공개제도 운영, 외교사료의 전시ㆍ홍보 등의 업무를 관장한다.

① 외교부장관은 외교사료관 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 공개, 편찬, 전시 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 둘 수 있다. 단, 연례 30년 경과 외교문서공개 업무 자문위원은 공개규칙에 따른다.

② 이 조 제1항의 자문위원은 외교관련 분야 전문지식과 경험을 갖춘 자로서 외교부 장관이 위촉하며, 위촉기간은 2년으로 하되 한차례 연임할 수 있다. 단, 연임 위원의 임기는 1년으로 한다.

③ 외교사료팀장은 위촉된 외부 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

외교사료팀장은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 기록물 관리에 관한 기본계획의 수립 및 시행

2. 기록물의 수집ㆍ정리ㆍ평가ㆍ보존ㆍ폐기ㆍ이관 및 활용

3. 기록물의 전자적 구축 및 관리

4. 기록관리기준표의 관리

5. 보존기간 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록

6. 기록물 관리에 대한 지도ㆍ감독 및 교육

7. 중요 기록물의 보안 및 재난대비 계획 수립

8. 30년이 지난 외교문서의 공개 및 열람

9. 외교부 정보공개제도 운영

10. 외교연표ㆍ외교문서요약집 등 외교사료의 편찬

11. 외교사전시실, 외교체험실, 기획전시실의 운영 및 홍보

12. 외교사료관 교육 프로그램 운영

13. 소관 심의회 및 위원회 운영

14. 외교사료관 시스템ㆍ장비의 운영 및 관리(시설관리 제외)

15. 국내외 유관 기관과의 협력

16. 기타 기록물 관리와 관련된 업무

제3장 기록물의 관리

① 외교사료팀장은 외교부 및 그 소속기관의 생산ㆍ종료된 기록물의 정리를 위하여 부내 각 과ㆍ팀(이하 ‘처리과’라 한다.) 및 전 재외공관을 대상으로 매년 기록물정리기간을 실시하며, 해당 연도에 정하는 평가지표 기준에 따라 그 결과를 평가할 수 있다.

② 이 조 제1항의 평가를 위해 처리과 방문 점검이 필요한 경우는 현장실사를 할 수 있다.

③ 외교사료팀장은 본부 처리과 기록관리담당자를 대상으로 매년 기록물의 관리에 대한 교육을 실시하며, 재외공관의 경우에는 온라인 교육으로 대체할 수 있다.

① 외교사료팀장은 처리과에서 생산ㆍ접수된 후 활용이 종료된 비전자기록물을 기록물 인수계획에 따라[별지 제1호 서식]이관목록과 함께 외교사료관으로 이관받아야 한다. 단, 처리과는 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물의 경우에는[별지 제2호 서식]기록물 이관시기 연장신청서를 작성, 제출하여 이관시기 연기를 협의할 수 있다.

② 이 조 제1항의 단서 조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용이 종료된 경우 외교사료팀으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.

③ 직제 개편, 한시조직의 해산 등의 경우, 외교사료팀장은 인계인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성, 관리하도록 지도하여야 하며, 업무승계 부서가 없는 기록물은 외교사료팀에서 인수받아 관리한다.

④ 30년이 경과한 기록물의 중앙기록물관리기관으로 이관 및 이관시기 연장은 영 제40조 및 제41조에 따른다.

⑤ 전자기록물의 인수는 영 제32조 및 제35조에 따른다.

① 제7조 제1항에 따라 인수받은 기록물은 영 제38조 기준에 따라 보존ㆍ관리한다.

② 외교사료팀장은 보존서고의 서가배치 계획을 수립하고 각 처리과로부터 인수받은 기록물을 서고에 입고하기 전 소독 및 탈산처리를 실시할 수 있으며, [별지 제3호 서식] 기록물보존처리서 및 [별지 제4호 서식] 기록물복원처리서에 그 처리현황을 기록ㆍ유지한다.

③ 외교사료팀장은 중요 기록물의 이중보존과 공개규칙에 따른 공개업무에 활용하기 위하여 보존기간이 30년 이상인 기록물을 영 제39조 제2항에 따른 규격의 보존매체에 수록한다.

외교사료팀에서 수집한 비전자 기록물은 별도로 정하는 정리지침과 기록물관리자동화시스템에 의해 관리되도록 한다.

① 기록물의 폐기는 영 제43조에서 정한 기준에 따라 실시하고 폐기를 위한 관련 서식은 별지 제5호, 제6호, 제7호, 제8호로 한다. 단, 구체적 시행에 관한 사항은 외교부 연례 기록물정리기간 시행지침으로 정한다.

② 이 조 제1항의 폐기를 위한 평가는 외교부 기록물평가심의회(이하 ‘심의회’라 한다.)의 의결에 따르며, 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1. 보존기간이 10년 이하인 기록물에 대한 폐기 심사 및 보존기간 재책정

2. 기타 기록물의 평가 및 폐기와 관련하여 위원장이 부의하는 사항

① 심의회는 위원장을 포함한 5인 이내 위원으로 하며, 그 구성 및 운영은 다음과 같다.

1. 심의회 위원장은 외교부 기획조정실장으로 하고, 위원은 조정기획관, 외교사료팀장 및 외교부 장관이 위촉한 외부전문가 2인으로 한다.

2. 위원장이 직무를 수행할 수 없을 때에는 외교부 공무원인 위원 중에서 상위 직급자가 그 직무를 대행한다.

3. 심의회에 간사를 두되, 외교사료팀에 소속된 기록물평가담당자로 한다.

② 위원장은 연1회 정기회의를 소집하고, 필요에 따라 임시회의를 소집할 수 있다.

③ 심의회는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 단, 위원장이 필요하다고 인정할 경우에는 서면으로 심의, 의결할 수 있다.

④ 공무원이 아닌 위원에 대하여는 수당 등 기타 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제4장 기록물의 부내외 이용

① 외교부와 그 소속기관 직원이 기록물을 대출하는 경우[별지 제9호 서식]기록물 대출 신청서를 첨부한 공문으로 신청한 후 외교사료관을 직접 방문하여 반출하여야 한다. 단, 부득이한 사유로 신청인이 직접 방문하지 못하는 경우에는 대리인이[별지 제10호 서식]위임장을 제출하여야 하며, 대리인은 외교부에 소속된 자로 한다.

② 외교부 이외의 공공기관이 기록물을 대출하는 경우, 기록물 대출 신청서를 첨부한 공문을 송부한 후 외교사료관에 직접 방문하여 대출하여야 하며, 외교사료팀은[별지 제11호 서식]기록물반출ㆍ반입서를 작성, 관리하여야 한다.

③ 전직 외교부 소속 공무원의 열람에 관한 사항은 해당 기록물 담당부서의 장으로부터 사전에 열람에 대한 동의를 얻어야 한다.

① 기록물의 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출은 공무원의 근무시간 내에 처리함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우 외교사료팀장과 협의하여 1회에 한하여 14일 추가 연장을 할 수 있으며 사전에 공문으로 연장 신청을 하여야 한다. 그 이상의 기간이 필요하여 연장하는 경우에는 외교사료팀에 반납 처리 후 재대출할 수 있다.

3. 대출은 외교사료팀장의 사전 허가를 받아 직접 수령해야 하며, 대출받은 기록물은 다른 사람 또는 다른 기관에 대여할 수 없다.

② 이 조 제1항의 규정에도 불구하고 외교사료팀장은 기록물의 보존상태나 성격에 따라 대출범위와 조건을 제한할 수 있다.

① 기록물을 대출한 자는 대출기한 이내에 소속 부서장의 확인을 받은 공문을 송부한 후, 기록물을 직접 반납하여야 한다. 단, 부득이한 사유로 신청인이 직접 방문하지 못하는 경우에는 대리인이[별지 제10호 서식]위임장을 제출하여야 하며, 대리인은 외교부에 소속된 자로 한다.

② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시

2. 그 밖의 업무상 필요에 의하여 외교사료팀장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

③ 외교사료팀장은 대출 기록물이 기간 내에 반납되지 않을 경우 다음 각 호의 절차에 따라 처리하여야 한다.

1. 대출기간 만료일로부터 1주일 이내 1차 반납 촉구

2. 1차 반납 촉구 기간 만료일로부터 1주일 이내 2차 촉구

3. 타당한 사유 없이 2차 반납 촉구 기간 내에도 반납하지 않을 경우에는 해당부서 담당직원과 부서장에 확인 후 경고 및 ‘소재 미확인’ 또는 ‘분실’ 기록 등 관련 조치

제5장 기록물의 공개 및 편찬

① 생산 또는 접수된 지 30년이 지난 외교문서의 공개는 공개규칙이 정하는 바에 따르되, 세부사항은 별도의 지침으로 정하여 운영ㆍ관리한다.

② 생산 또는 접수된 지 30년이 지나지 않은 외교문서의 공개는 외교부「정보공개운영지침」에 따른다.

① 공개된 외교문서의 이용은 다음 각 호에 따른다.

1. 이용장소 : 외교문서열람실(이하 ‘열람실’이라 한다.)

2. 이용시간 : 월-금 09:30-17:00

3. 휴관일 : 토요일, 일요일, 법정공휴일, 기타 외교사료팀장이 필요하다고 인정하는 날

② 외교문서의 열람 및 사본 출력 등에 소요되는 비용은 이용자의 부담으로 하며, 소요비용 청구 등 열람실 이용에 관한 세부사항은 별도로 정하는 지침에 따른다.

① 외교사료팀장은 외교문서를 활용하여 외교문서요약집, 외교연표 등 편찬에 관한 업무를 수행한다.

② 외교사료팀장은 제1항의 편찬업무를 수행하기 위해 제4조 제1항 및 제2항에 따라 자문위원 등을 위촉할 수 있다.

③ 외교문서요약집, 외교연표 등 편찬에 관한 세부사항은 별도의 지침으로 정한다.

제6장 전시실 및 프로그램 운영ㆍ관리

외교사료팀장은 대한민국 외교와 관련된 사료의 수집ㆍ보존 및 전시를 위하여 외교사전시실ㆍ외교체험실ㆍ기획전시실(이하 ‘전시실’이라 통칭한다.)ㆍ수장고를 설치하여 운영ㆍ관리한다.

전시실의 소장품으로 수집하는 사료는 다음 각 호와 같다.

1. 외교관련 기록물

가. 외교문서의 원본 또는 사본 및 관련자료(조약, 신임장, 공한, 지도 등)

나. 외교사적 가치가 있는 문건(예: 서한, 여권, 사증, 각종 증명서 등)

다. 외교활동 관련 사진

2. 외교관련 물품

가. 외교행사용 복식 등

나. 훈장, 감사패 등

다. 외교사적 가치가 있는 물품(예: 초기 외무부 및 재외공관 사용 비품 등)

3. 기념물

가. 외국 정부 또는 귀빈의 선물

나. 외교사적 가치가 있는 기념품

4. 기타 외교사료관에서 소장할 가치가 있다고 인정되는 자료

외교사료관 소장품의 수집은 다음 각 호의 방법에 의한다.

1. 기증 또는 기탁에 의한 수증

가. 개인 또는 단체로부터의 외교사적 가치가 있는 자료의 기증(탁)

나. 기증(탁)자에게는 [별지 제12호 서식] 기증(탁) 확인서를 교환하여야 하며 필요시에는 예산 범위 안에서 기증 감사패를 제작하여 증정할 수 있다.

2. 구입

3. 수증 및 구입이 곤란한 경우 복제(모조, 모사 및 사진촬영)

4. 발굴 및 채집

외교사료관의 소장품으로 수집하는 사료는 [별지 제13호 서식]소장품 목록에 등재하며 다음의 각 호와 같이 관리하여야 한다.

1. 소장품은 적정시설을 갖춘 수장고에 보관하여 관리한다.

2. 소장품은 외부에 반출하지 아니함을 원칙으로 한다. 단, 국가기관 및 지방자치단체 또는 교육기관의 정식요청이 있는 경우, 외교사료팀장은 기획조정실장(조정기획관)의 위임을 받아 제한적 반출을 승인할 수 있다.

3. 외부기관이 외교사료관 소장품의 촬영모사 또는 영인본을 제작하고자 할 때에는 사전에 외교부장관의 허가를 받아야 하며 담당직원의 입회하에 작업을 하여야 한다.

① 전시실에 소장품을 전시할 때에는 시대별, 기능별로 관람이 용이하도록 그 위치를 구획하여 각각 전시ㆍ진열함을 원칙으로 한다.

② 교육적 효과와 관람자의 관심을 높이기 위하여 소장품의 전부 또는 일부를 주기적으로 교체 전시할 수 있다.

외교사료팀장은 국내외 관련기관과 정보교환, 인적교류, 공동전시 등을 위해 상호 협력할 수 있다.

① 외교사료관 전시실은 다음 각 호의 휴관일을 제외하고 매일 개관한다.

1. 일요일, 법정공휴일

2. 외교사료관 교육프로그램이 운영되지 않는 토요일

3. 기타 외교사료팀장이 필요하다고 인정하여 정하는 날

② 외교사료관 전시실 관람시간은 다음과 같다.

1. 관람시간: 09:30-17:00

2. 전시관 입장은 관람시간 종료 30분 전까지로 하며, 외교사료팀장은 외교사료관의 운영상 특별한 사정이 있는 경우 이 항 제1호에도 불구하고 관람시간을 조정할 수 있다.

③ 관람료는 무료로 한다.

④ 관람자는 안전한 관람을 위하여 전시실 담당직원의 지시에 따라야 하며, 외교사료팀장은 다음 각 호에 해당되는 경우 관람을 거부하거나 퇴실을 명할 수 있다.

1. 전시실 안에서의 흡연 및 소란 행위

2. 소장품을 만지는 등 훼손 행위

3. 전시물품 및 전시실의 안전을 방해하는 물품 휴대

4. 타 관람자의 관람에 지장을 주는 행위

5. 담당직원의 안내 및 지시사항 무시

① 외교사료팀장은 외교사료관이 대국민 외교활동 홍보 및 차세대 외교학습장으로 활용될 수 있도록 교육프로그램을 운영할 수 있으며, 필요한 경우 특별프로그램을 기획, 운영한다.

② 이 조 제1항의 프로그램 운영을 위하여 외부강사를 위촉할 수 있다.

외교사료팀장은 외교사료관 전시실 및 프로그램의 원활한 운영을 위하여 자원봉사자를 모집ㆍ활용할 수 있으며, 관리에 필요한 세부사항은 별도의 지침으로 정한다.

제7장 보안 및 점검

① 외교사료관 보안관리에 관한 사항은 「외교부 보안업무규정 시행세칙」(이하 ‘보안 시행세칙’ 이라 한다.) 에 따르며, 보안 시행세칙 제53조 제1항 4호에 의거 보존서고는 통제구역으로, 그 밖의 전시실 소장품 수장고, 소독ㆍ복원실, 기계실은 제한구역으로 설정하여 관리한다.

② 외교사료관의 통제구역 및 제한구역에 대한 외부인의 출입 및 사진촬영은 원칙적으로 금지한다. 단, 부득이한 필요에 의하여 출입하고자 하는 경우에는 사전에 외교사료팀장의 허가를 받아야 하며, [별지 제14호 서식] 출입기록부를 비치, 작성하여야 한다.

① 외교사료팀장은 서고 및 수장고 등의 보안을 위하여 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 보존서고ㆍ수장고ㆍ기타 시설 및 장비 등에 대한 수시 점검

2. 보존기록물의 오염ㆍ손상 여부 및 해충의 발생여부 확인

3. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검

① 외교사료팀장은 긴급사태에 대비하여 중요 전산자료를 주기적으로 백업하고 중요 기록물 및 전산자료를 안전한 장소에 보관하여야 한다.

② 외교사료팀장은 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 중요문서이송 및 안전한 대피 및 관리 등을 포함하는 재난대비책을 별도로 마련하여야 한다.

제8장 보 칙

이 규정에서 정한 사항 이외에 외교사료관의 운영에 관하여 필요한 사항은 외교사료팀장이 정한다.