선거관리위원회 사무관리규칙 시행규정

제1장 총 칙 제1조(목적) 이 규정은 「선거관리위원회 사무관리규칙」(이하 "규칙"이라 한다)에서 위임된 사항과 그 시행에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. 제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. <개정 2005. 9. 12., 2008. 12. 29., 2013. 10. 1.> 1. "기관번호"라 함은 행정사무의 표준화를 위하여 안전행정부장관이 정한 행정전산망 공통행정코드 중 기관별 코드번호를 말한다. 2. "누년 일련번호"라 함은 연도구분과 관계없이 누년 연속되는 일련번호를 말한다. 3. "연도별 일련번호"라 함은 연도별로 구분하여 매년 새로 시작되는 일련번호로서 연도표시가 없는 번호를 말한다. 4. "연도표시 일련번호"라 함은 연도표시와 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호를 말한다. 5. "결재권자"라 함은 각급선거관리위원회(소속기관을 포함하며, 이하"각급위원회"라 한다)위원장, 규칙 제18조제2항의 규정에 의하여 각급위원회위원장으로부터 결재권을 위임받은 자 및 규칙 제18조제3항의 규정에 의하여 대결하는 자를 말한다. 제3조(사무의 인계ㆍ인수) ① 사무를 인계ㆍ인수하는 자는 별지 제1호서식의 사무인계ㆍ인수서 1부를 작성하여 처리과에서 보존한다. ② 후임자가 정하여지지 아니한 경우 그 밖에 특별한 사유로 후임자에게 사무를 인계할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 자에게 인계하고, 그 대리자는 후임자가 사무를 인수할 수 있게 된 때에 즉시 이를 인계하여야 한다. <개정 2005. 12. 29.> 제2장 공문서 관리 제1절 문서작성 일반사항 제4조(문서작성의 원칙) 규칙 제7조의 규정에 의한 문서는 다음 구분에 따라 작성한다. <개정 2005. 9. 12.> 1. 법규문서는 조문형식에 의하여 작성하고, 누년 일련번호를 사용한다. 2. 지시문서는 다음 구분에 의하여 작성한다. 가. 훈령 　 상급기관이 하급기관에 대하여 장기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지시하기 위하여 발하는 명령으로서 조문형식 또는 별지 제3호서식의 시행문형식(이하 "시행문형식"이라 한다)에 의하여 작성하고, 누년 일련번호를 사용한다. 나. 지시 　 상급기관이 직권 또는 하급기관의 문의에 의하여 하급기관에 개별적ㆍ구체적으로 발하는 명령으로서 시행문형식에 의하여 작성하고, 연도표시 일련번호를 사용한다. 다. 예규 　 행정사무의 통일을 기하기 위하여 반복적 행정사무의 처리기준을 제시하는 법규문서 외의 문서로서 조문형식 또는 시행문형식에 의하여 작성하고, 누년 일련번호를 사용한다. 라. 일일명령 　 당직ㆍ출장ㆍ시간외근무ㆍ휴가 등 일일업무에 관한 명령으로서 시행문형식 또는 별지 제2호서식의 회보형식(이하 "회보형식"이라 한다)등에 의하여 작성하고, 연도별 일련번호를 사용한다. 3. 공고문서는 다음 구분에 의하여 작성한다 가. 고시 　 법령이 정하는 바에 따라 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서로서 연도표시 일련번호를 사용한다. 나. 공고 　 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로서 연도표시 일련번호를 사용한다. 4. 비치문서는 비치하여 사용하는 대장류 및 카드류의 문서로서 적합한 형태의 서식으로 정하여 작성한다. 5. 민원문서 및 일반문서는 시행문형식등에 의하여 작성한다. 다만, 회보 및 보고서는 다음구분에 의하여 작성한다. 가. 회보 　 각급위원회위원장이 소속공무원 또는 하급기관에 업무연락ㆍ통보 등 일정한 사항을 알리기 위한 경우에 사용하는 문서로서 회보형식에 의하여 작성하고 연도별 일련번호를 사용한다. 나. 보고서 　 특정한 사안에 관한 현황 또는 연구ㆍ검토결과등을 보고하거나 건의하는 때에 사용하는 문서로서 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별지 제3호서식의 기안문형식에 의하여 작성한다. 제5조(용지의 색깔등) ① 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다. ② 문서는 용지의 위부터 30밀리미터, 왼쪽부터 20밀리미터, 오른쪽 및 아래부터 각각 15밀리미터의 여백을 두어야 한다. ③ 문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주위환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다. 제6조(문서의 수정 등) 규칙 제13조 본문의 규정에 의하여 문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 당해 글자의 중앙에 가로로 두선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인하여야 하며, 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 시행문을 정정한 때에는 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 관인을 찍어야 한다. 제7조(문서의 간인) ① 결재권자가 규칙 제14조제1항 각 호에 해당하는 문서를 결재한 때에는 관인관리자는 관인으로 문서에 간인하여야 한다. <개정 2005. 12. 29.> ② 규칙 제14조제3항의 규정에 의한 전자문서의 간인은 다음 각 호의 어느 하나의 방법에 의한다. <개정 2005. 9. 12.> 1. 면표시의 방법 : 제증명발급에 관한 문서를 제외한 문서는 제8조의 규정을 준용한다. 2. 발급번호기재의 방법 : 제증명발급에 관한 문서는 당해 전자문서의 왼쪽기본선의 아래에서 시작하여 발급번호를 기재하되, 다음 예시와 같이 표시한다. 　 (예시) 단말번호-출력연월일/시ㆍ분ㆍ초-발급일련번호-쪽번호 제8조(면표시) ① 문서의 면 표시는 문건별 면수를 중앙 하단에, 문서철별 면수를 우측 하단에 각각 표시하되, 2장이상으로 이루어진 문서중 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서의 경우에는 문건별 면수를 당해 문건의 전체 면수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시하고, 문서철별 면수는 당해 문서철의 첫 번째 면에서 시작한 그 면의 일련번호만 표시한다. ② 문건별 면수는 위로부터 아래의 순으로 부여하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수를 부여하여야 하며, 문서철별 면수는 표지와 색인목록을 제외한 본문부터 시작하여 면수를 부여한다. ③ 동일한 문서철을 2권이상으로 나누어 편철한 경우 2권이하의 문서철별 면수는 전권 마지막면수 다음의 일련번호로 시작하며, 이 경우에도 표지와 색인목록은 면수 부여대상에서 제외한다. ④ 문서철별 면수는 최초에 연필로 표시한 후 기록물 정리행사가 끝나면 잉크등으로 표시한다. 제9조(문서에 대한 표시) ① 문서에 서식ㆍ금전ㆍ유가증권ㆍ참고서류 그 밖의 물품이 첨부되는 때에는 본문의 내용이 끝난 다음줄에 붙임의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2가지 이상인 때에는 제12조의 규정에 의하여 나누어 표시하여야 한다. <개정 2005. 12. 29.> ② 문서 및 유가증권에 금액을 표시하는 때에는 규칙 제11조제2항의 규정에 의하여 아라비아숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 기재하여야 한다. 　 (예시) 금 113,060원(금일십일만삼천육십원) ③ 기안문 및 시행문에는 가능한 한 선거관리위원회(이하 "위원회"라 한다)의 로고ㆍ상징ㆍ마크 또는 홍보문구 등을 표시하여 위원회의 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다. <개정 2005. 9. 12.> 제10조(각종 대장ㆍ서식등의 전자관리) 규칙 및 이 규정에서 정한 각종 대장ㆍ서식 등은 특별한 사유가 없는 한 전자문서시스템등으로 관리하여야 한다. 제2절 문서의 구성 제11조(문서의 구성 등) ① 기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문ㆍ본문 및 결문으로 구성한다. 다만, 전자문서인 경우에는 두문ㆍ본문ㆍ결문 및 붙임으로 구성하거나 표제부와 본문부로 구성할 수 있으며, 표제부와 본문부로 구성하는 경우에는 표제부는 두문, 본문의 제목 및 결문으로, 본문부는 제목ㆍ내용 및 붙임으로 구성한다. <개정 2013. 10. 1.> 1. 두문은 발신기관명 및 수신자로 한다. 2. 본문은 제목ㆍ내용 및 붙임으로 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 제목 및 내용으로 할 수 있다. 3. 결문은 발신명의, 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(전자문자서명ㆍ전자이미지서명 및 행정전자서명을 포함한다. 이하같다), 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 발신기관의 우편번호ㆍ주소ㆍ홈페이지 주소ㆍ전화번호ㆍ팩스번호, 공무원의 공식 전자우편주소 및 공개구분으로 한다. ② 제1항 제3호의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호는 「선거관리위원회 기록물관리 규칙」 제12조의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호로 하며, 두문의 수신자란에는 수신자명 또는 수신자기호를 쓰고 이어서 괄호안에 업무를 처리할 보조기관 또는 보좌기관의 직위를 쓰되, 보조기관 또는 보좌기관의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당과장 등으로 쓴다. <개정 2005. 9. 12., 2007. 4. 27.> ③ 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우에는 두문의 수신자란에 "수신자 참조"라고 쓰고 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명 또는 수신자기호를 표시한다. ④ 제2항의 규정에 의한 수신자기호는 별표 1과 같다. ⑤ 제2항의 규정에 의한 수신자기호와 제2조제1호의 규정에 의한 기관번호를 연계하고, 기관번호의 생성ㆍ폐지ㆍ변경 등의 내력이 관리되도록 하여야 한다. ⑥ 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운말로 간략하게 작성하되, 회보를 제외하고는 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 아니된다. 제12조(항목의 구분) 문서의 내용을 2이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는 다음 구분에 의하여 표시하여야 한다. 다만, 필요한 경우에는 부분적으로 □, ○, -, ㆍ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다. 1. 첫째항목의 구분은 1., 2., 3., 4. … 로 나누어 표시한다. 2. 둘째항목의 구분은 가., 나., 다., 라. … 로 나누어 표시한다. 3. 셋째항목의 구분은 1), 2), 3), 4)‥‥로 나누어 표시한다. 4. 넷째항목의 구분은 가), 나), 다), 라)‥‥로 나누어 표시한다. 5. 다섯째항목의 구분은 (1), (2), (3), (4)‥‥로 나누어 표시한다. 6. 여섯째항목의 구분은 (가), (나), (다), (라)ㆍㆍㆍㆍ로 나누어 표시한다. 7. 일곱째항목의 구분은 ①, ②, ③, ④, … 로 나누어 표시한다. 8. 여덟째항목의 구분은 ㉮, ㉯, ㉰, ㉱, … 로 나누어 표시한다. 9. 제2호ㆍ제4호ㆍ제6호 및 제8호의 경우에 하., 하), (하), ㉻이상 더 계속되는 때에는 거., 거), (거), <img id="159042695"> </img>, 너., 너), (너), <img id="159042697"> </img>ㆍㆍㆍㆍ로 이어 표시한다. 제13조(끝표시) ① 문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 "끝"표시를 하며, 첨부물이 있는 때에는 붙임의 표시문 끝에 한 자 띄우고 "끝"표시를 하여야 한다. ② 본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 "끝"표시를 하여야 한다. ③ 연명부 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄운 후 "끝"표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한 "끝"표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막자의 다음 칸에 "이하빈칸"표시를 하여야 한다. 제3절 기안문서의 작성 제14조(기안문서) ① 규칙 제16조제2항의 규정에 의한 기안문서는 별지 제3호서식, 별지 제3호의2서식(전자문서에 한한다. 이하 같다) 또는 별지 제3호의3서식(내부결재문서에 한한다. 이하 같다)에 의한다. ② 별지 제3호의3서식은 보고서ㆍ계획서 또는 검토서 등 내부 결재문서에 한하며, 이는 시행문으로 변환하여 시행할 수 없다. 제15조(수정기안) 수신한 문서를 수정하여 기안하고자 하는 때에는 수신한 문서와 다른 색깔의 글자로 수정 또는 기입하는 방법으로 기안할 수 있다. 제16조(공동기안) ① 규칙 제16조제3항의 규정에 의하여 기안한 문서는 당해 위원회위원장의 결재를 받은 후 관계 위원회위원장의 결재를 받아 공동명의로 시행하여야 한다. 이 경우 생산등록번호는 당해 문서의 처리를 주관하는 위원회의 생산등록번호를 사용한다. ② 제1항의 규정에 의한 공동기안의 경우 발신명의표시는 당해 문서의 처리를 주관하는 위원회위원장의 명의를 위에, 관계 위원회위원장의 명의를 바로 밑에 표시한다. 제17조(서식에 의한 처리) 규칙 제51조제2항의 규정에 의하여 생산등록번호란ㆍ접수등록번호란ㆍ수신자란 등이 설계된 서식으로 작성한 문서는 제14조의 규정에 의한 기안문을 따로 작성하지 아니하고 별표2의 간이결재인을 찍어 이에 결재함으로써 기안에 갈음할 수 있다. 제18조(작성자의 표시) 기안문에 첨부되는 계산서ㆍ통계표ㆍ도표 그 밖에 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 문서의 여백에 작성자가 서명 또는 날인하여야 한다. <개정 2005. 12. 29.> 제19조(기안자 등의 표시) ① 규칙 제16조의 규정에 의하여 기안한 자는 기안문의 기안자란에 서명하고, 규칙 제17조제1항 및 제2항의 규정에 의하여 검토 또는 협조한 자는 해당란에 직위 또는 직급을 쓰고 서명하되, 규칙 제17조제3항의 규정에 의하여 다른 의견을 표시하는 때에는 기안문의 해당직위 또는 직급 다음에 "(의견있음)"이라고 표시하고 해당 서명란에 서명하여야 한다. 이 경우 그 의견을 당해 문서의 본문의 마지막에 표시하거나 별지에 표시하여야 한다. ② 규칙 제5조의 규정에 의한 처리과의 업무분장상 수개의 단위업무를 총괄하는 책임자(이하 "총괄책임자"라 한다)가 있는 경우에 그 소관업무를 분담하고 있는 자(이하 "업무분담자"라 한다)가 기안한 때에는 총괄책임자의 검토를 거쳐야 하며, 총괄책임자가 기안한 때에는 업무분담자의 의견을 들은 후 규칙 제17조 및 제18조의 규정에 의한 검토ㆍ결재등을 받아야 한다. 다만, 총괄책임자 또는 업무분담자의 출장 등 부득이한 사유로 검토를 받을 수 없는 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다. ③ 제2항의 규정에 의하여 총괄책임자 또는 업무분담자가 기안문에 대하여 검토 등을 하는 때에는 기안문의 검토자의 서명란에 서명하되, 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 기안문의 해당 직위 또는 직급 다음에 "(의견있음)"이라고 표시하고 해당 서명란에 서명하여야 한다. 이 경우 그 의견을 당해 문서의 본문의 마지막에 표시하거나 별지에 표시하여야 한다. ④ 규칙 제16조제4항의 규정에 의하여 기안문의 해당 직위 또는 직급의 앞 또는 위에 발의자는 ★표시를, 보고자는 ㆍ표시를 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 발의자는 해당란에 ★표시를 하거나 발의자가 누구인지를 검색할 수 있도록 기안자ㆍ검토자 또는 결재권자의 직위 또는 직급란에 발의자의 항목을 추가할 수 있으며, 전자문서로 결재하거나 결재권자에게 직접 보고하지 아니하는 경우에는 보고자의 표시를 생략한다. 제20조(결재) ① 규칙 제18조제2항의 규정에 의하여 위임된 사항을 전결하는 경우에는 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 "전결"표시를 한후 서명하여야 한다. ② 규칙 제18조제3항의 규정에 의하여 위임전결사항을 대결하는 경우에는 각급위원회위원장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 "전결"표시를 한후 대결하는 자의 서명란에 "대결"표시를 하고 서명하여야 하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결하는 경우에는 각급위원회위원장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 "대결"표시를 하고 서명하여야 한다. ③ 제1항 및 제2항의 규정에 의한 결재권자의 서명란에는 서명일자를 표시할 수 있다. 제21조(발신방법의 지정) 결재권자가 규칙 제20조의 규정에 의하여 발신방법을 지정하는 때에는 기안문 본문의 마지막에 "암호" 또는 "음어"표시를 하여야 한다. 제22조(문서의 생산등록) 문서를 생산한 때에는 「선거관리위원회 기록물관리규칙 시행규정」 별지 제1호서식의 기록물등록대장에 등록하고 내부결재문서인 경우에는 기록물등록대장의 수신자란에 "내부결재"표시를 하여야 한다. <개정 2005. 9. 12.> 제4절 시행문의 작성ㆍ심사 및 발송 제23조(시행문의 작성) ① 규칙 제21조의 규정에 의한 시행문은 별지 제3호서식 또는 별지 제3호의 2 서식에 의하여 작성한다. 다만, 수신자가 각급위원회 또는 행정기관이 아닌 경우와 그 밖에 특별한 사유가 있는 때에는 문서접수란을 표시하지 아니할 수 있다. <개정 2005. 12. 29.> ② 제17조의 규정에 의한 문서를 시행하는 때에는 따로 시행문을 작성하지 아니하고 당해 문서의 발신명의란에 관인(전자이미지관인을 포함한다. 이하 같다)을 찍거나 각급위원회위원장이 서명(전자문자서명 및 행정전자서명을 제외한다)하여 시행할 수 있다. ③ 각급위원회위원장이 소속공무원 또는 소속위원회에 단순업무에 관한 지시, 단순한 자료요구ㆍ업무연락ㆍ통보, 공지사항, 일일명령 등의 시행문을 전자문서시스템의 전자게시판 또는 당해 위원회의 홈페이지 등에 게시한 때에는 당해 문서를 시행한 것으로 본다. 보조기관 또는 보좌기관 상호간에 발신하는 문서를 시행하는 경우에도 또한 같다. 제24조(관인생략등) ① 규칙 제22조제1항 단서에서"경미한 내용의 문서"라 함은 일일명령등 단순업무처리에 관한 지시문서와 위원회간의 단순한 자료요구ㆍ업무연락ㆍ통보등을 위한 문서로서 처리과의 장이 결정한 문서를 말한다. ② 제1항의 규정에 의한 문서에는 기안문 및 시행문의 발신명의 표시의 오른쪽에 별표3의 관인생략 또는 서명생략(보조기관 및 보좌기관 상호간에 발신하는 문서에 한한다)의 표시를 하여야 한다. ③ 보조기관 및 보좌기관 상호간에 발신하는 시행문에는 보조기관 또는 보좌기관이 발신명의 표시의 마지막 글자 위에 서명(전자문자서명ㆍ전자이미지서명 및 행정전자서명을 제외한다)하여 시행하되, 필요한 경우에는 소속공무원으로 하여금 발신명의인의 서명표시인을 찍어 시행하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 서명표시인을 사용하지 아니하고 전자문자서명, 전자이미지서명 또는 행정전자서명이 자동적으로 생성되도록 하여 시행하여야 한다. 제25조(시행문의 발송) ① 처리과의 문서수발업무를 담당하는 자(문서과의 지원을 받아 문서를 발송하는 경우에는 문서과의 문서수발업무를 담당하는 자를 말한다)는 발송할 문서와 기록물등록대장의 기재사항을 확인한 후 발송하여야 한다. ② 우편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 별표 4의 규격에 의한 행정사무용 봉투에 넣어 발송하여야 하며, 인편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 기안문의 적당한 여백에 수신기관의 수령자의 소속과 수령일자를 표시하고 서명(전자문자서명ㆍ전자이미지서명 및 행정전자서명을 제외한다) 또는 날인을 받아야 한다. ③ 각급위원회위원장은 공문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 분실ㆍ훼손 및 도난방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다. ④ 관인(전자이미지관인을 제외한다)을 찍어 시행하는 문서는 관인관리자가 관인을 찍은 후 처리과에서 발송하여야 한다. 전자문서인 경우에는 처리과의 문서수발업무를 담당하는 자가 전자이미지관인을 찍은 후 처리과에서 발송하여야 한다. 제26조(문서의 발신방법 등) ① 규칙 제23조제2항본문에 따라 정보통신망으로 문서를 발신할 때에는 그 발신 기록을 전자적으로 관리하여야 한다. ② 규칙 제23조제2항 단서에 따라 팩스의 방법으로 문서를 발신한 때에는 그 발신기록을 증명할 수 있는 관계서류 등을 기안문과 함께 보존하여야 한다. [전문개정 2013. 10. 1.] [제목개정 2013. 10. 1.] 제27조(암호 또는 음어송신) 규칙 제20조의 규정에 의하여 암호 또는 음어로 송신하여야 할 문서중 비밀로 분류된 문서의 송신은 송신자와 수신자 사이에 서로 응답이 있는 경우에 한하여 송신하여야 하며, 송신문의 제목 또는 본문의 "끝"표시 또는 "이하빈칸"표시 다음에 따옴표("")를 하고 그 안에 비밀등급을 표시하여 송신하여야 한다. 제28조(비밀번호 등) ① 각급위원회위원장은 보유하고 있는 컴퓨터에 대하여 비밀번호를 부여하여야 하며, 각 과(이에 준하는 보조기관 또는 보좌기관을 포함하며, 구ㆍ시ㆍ군위원회는 사무국ㆍ과를 말한다)별로 비밀번호관리대장을 작성관리하여야 한다. <개정 2005. 12. 29.> ② 정보통신망을 이용하여 문서를 작성ㆍ처리하고자 하는 자는 개인별 사용자계정(ID)ㆍ비밀번호 및 전자이미지서명을 별지 제4호서식에 의하여 등록하여 사용하여야 한다. 이 경우 비밀번호는 최초로 등록한 후 즉시 변경하여 사용하여야 한다. ③ 제1항 및 제2항의 비밀번호는 문서의 보호 및 보안유지를 위하여 수시로 변경하여야 한다. 제5절 접수문서의 처리 제29조(문서의 접수) ① 문서를 접수한 때에는 「선거관리위원회 기록물관리규칙 시행규정」 별지 제1호서식의 기록물등록대장에 등록하여야 한다. <개정 2005. 9. 12.> ② 규칙제24조 제2항의 규정에 의한 접수인은 별표 5에 의하며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 두문의 오른쪽 여백에 찍어야 한다. 다만, 별지 제3호서식 또는 별지 제3호의2서식을 사용한 경우에는 접수인을 찍지 아니한다. ③ 우편으로 발송한 문서를 접수한 경우에 발송자의 요구가 있는 때에는 별지 제5호서식의 공문서영수증을 보내 주어야 하며, 인편에 의하여 문서를 접수한 때에는 제25조제2항의 규정에 의하여 서명(전자문자서명ㆍ전자이미지서명 및 행정전자서명을 제외한다) 또는 날인하여 영수의 표시를 하여야 한다. ④ 당직근무자가 문서를 받은 때에는 다음 근무시간 시작후 지체없이 이를 문서과에 인계하여야 한다. ⑤ 삭제 <2013. 10. 1.> 제30조(문서의 공람) 규칙 제24조제3항에서 "중앙위원회훈령이 정하는 문서"라 함은 다음 각 호의 문서를 말한다. 다만, 통계ㆍ설문조사 등을 위하여 각급위원회로부터 취합하는 문서를 제외한다. <개정 2005. 9. 12.> 1. 결재권자로부터 처리지침을 받아야 할 필요가 있는 문서 2. 민원문서 3. 각급위원회간 또는 당해위원회내 보조기관 또는 보좌기관간 업무협조에 관한 문서 4. 접수된 문서를 처리하기 위하여 소관사항 등 형식적인 면 또는 법률ㆍ예산 등 내용적인 면에서 검토가 필요한 문서 5. 그밖에 공무원의 신상(身上), 교육훈련 등과 관련하여 공무원이 개별적으로 또는 전체적으로 알아야 할 필요가 있는 문서 제31조(문서의 배부 및 처리) ① 문서과는 받은 문서가 2이상의 보조기관 및 보좌기관에 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 보조기관 또는 보좌기관에 보내야 한다. 처리과에서 직접 접수한 경우에도 같다. ② 경유위원회는 접수한 경유문서에 대한 검토를 마친 후 다른 경유위원회위원장 또는 최종 수신위원회위원장에게 경유문서를 첨부한 문서를 결재권자의 결재를 받아 경유위원회위원장의 명의로 발송하여야 한다. 이 경우 경유위원회의 의견이 있는 때에는 그 의견을 본문에 표시하거나 첨부하여 보내야 한다. ③ 삭제 <2005. 9. 12.> ④ 제1항의 규정에 의하여 문서를 접수한 처리과는 당해문서를 복사하여 관련 보조기관 또는 보좌기관에 처리과의 장(처리과가 소속된 보조기관 또는 보좌기관을 포함한다)의 명의로 이송하여야 한다. 제32조(문서의 반송 및 재배부 등) ① 각급위원회위원장은 접수한 문서에 형식상의 흠이 있는 때에는 그 문서의 생산등록번호ㆍ시행일자ㆍ제목과 반송사유를 명시하여 발신위원회(기관)등의 장에게 이를 반송할 수 있다. ② 처리과는 문서과로부터 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계받은 때에는 지체없이 문서과에 반송하여야 하며, 문서과는 당해 문서를 즉시 재배부 하되, 문서과의 장이 지정하는 처리과로 보내야 한다. ③ 처리과에서 직접 접수한 문서가 그 소관에 속하지 아니하는 경우에는 이를 지체없이 문서과에 보내어 해당 처리과에 배부하도록 요청하여야 한다. ④ 각급위원회위원장은 접수한 문서가 다른 위원회의 소관사항인 경우에는 이를 지체없이 해당 위원회위원장에게 이송하여야 한다. 제6절 전자문서의 표준 및 유통 제33조(전문기관의 지정) 규칙 제28조제3항의 규정에 의하여 중앙위원회사무총장(이하 "사무총장"이라 한다)이 전자문서시스템에 대한 인증을 행하는 전문기관을 지정하는 경우에는 인증을 실시할 수 있는 시설과 인력 또는 인증실적 등을 고려하여 지정하여야 한다. 제3장 정책실명제 등 제34조(정책자료집의 발간) ① 규칙 제30조의 규정에 의한 정책자료집은 매년 처리과에서 만들되, 단위업무별로 만들어야 한다. ② 정책자료집은 관련문서를 복사하여 완결일자별로 정리하여 편철한다. ③ 관련문서중 비밀문서는 「보안업무규정」에 따라 정책자료집을 비밀로 분류하여 관리하여야 한다. <개정 2005. 9. 12.> ④ 관련문서가 종이문서와 전자문서로 혼재되어 있는 경우에는 전자문서를 출력하여 합철한다. ⑤ 수년에 걸쳐 추진되는 정책 또는 사업은 1년 단위로 만든다. 제35조(정책자료집의 제출) 규칙 제30조제2항의 규정에 의하여 정책자료집을 중앙위원회에 제출하는 시기에 관한 사항은 사무총장이 정한다. 제4장 관인관리 제36조(관인의 재료) 관인의 재료는 쉽게 마멸되거나 부식되지 아니하는 재질을 사용하여야 한다. 제37조(직인의 사용) 직인은 그 직의 직무대리자라도 이를 사용할 수 있다. 제38조(찍는 위치) 관인은 그 위원회 또는 직위의 명칭의 끝자가 인영의 가운데 오도록 찍는다. 제39조(관인인영의 색깔) 관인인영의 색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 전자문서를 출력하여 시행하거나 팩스를 통하여 문서를 발신하는 경우에는 관인인영의 색깔을 검정색으로 할 수 있다. <개정 2013. 10. 1.> 제40조(관인의 관수) ① 중앙위원회 총무과장, 선거연수원 기획운영부장, 인터넷선거보도심의위원회 심의지원팀장, 중앙선거방송토론위원회 토론기획팀장, 중앙선거여론조사심의위원회 기획ㆍ협력팀장, 국회의원선거구획정위원회 사무국장, 시ㆍ도위원회 선거과장, 시ㆍ도선거방송토론위원회 간사, 시ㆍ도선거여론조사심의원회의 사무를 처리하는 해당 시ㆍ도선거관리위원회 지도과장(경기도선거관리위원회는 지도1과장을 말한다), 구ㆍ시ㆍ군위원회 선거계장 또는 선거1계장, 구ㆍ시군선거방송토론위원회 간사는 각각 관인에 대한 관수책임을 진다. 다만, 규칙 제32조제1항의 회계관계공무원직인은 담당 본인에게 관수의 책임이 있다. <개정 2007. 12. 10., 2008. 12. 29., 2014. 3. 21., 2014. 12. 30., 2015. 8. 4., 2017. 4. 17., 2019. 6. 5., 2021. 8. 25., 2022. 12. 19., 2023. 12. 26.> ② 관인은 항상 소중히 취급되어야 하며, 관수책임자는 관인의 관수 및 담당사항을 사무담당자에게 위임할 수 있으나 관인에 대한 책임은 전가할 수 없다. ③ 읍ㆍ면ㆍ동위원회의 간사는 관인에 대한 관수책임을 지며, 관할 구ㆍ시ㆍ군위원회 사무국장 또는 사무과장은 그 관수사항을 연 1회 이상 확인ㆍ점검하여야 한다. <개정 2005. 9. 12.> 제41조(인영의 내용) 관인의 인영은 한글 전서체로 하여 가로로 새기되, 그 기관 또는 직위의 명칭에 "인" 또는 "의인"자를 붙인다. 제42조(관인의 등록) ① 규칙 제34조제1항의 규정에 의하여 각급위원회는 관인(전자이미지관인을 제외한다. 이하 이 조 및 제43조에서 같다)의 인영을 별지 제7호서식의 관인대장에 등록하여 보존하여야 한다. ② 구ㆍ시ㆍ군위원회가 규칙 제34조제1항 단서의 규정에 의하여 시ㆍ도위원회에 관인을 등록하고자 하는 경우에는 별지 제6호서식에 의하여 등록신청을 하여야 한다. 제43조(재등록 신청 및 폐기신고) ① 규칙 제35조의 규정에 의하여 각급위원회가 관인을 재등록하거나 폐기하는 경우에는 관인대장에 그 인영을 등록하여 보존하여야 한다. ② 시ㆍ도위원회에 등록을 한 구ㆍ시ㆍ군위원회가 관인을 재등록하거나 폐기하고자 하는 경우에는 별지 제6호서식에 의하여 재등록신청을 하거나 폐기신고를 하여야 한다. 다만, 읍ㆍ면ㆍ동위원회의 관인의 재등록ㆍ폐기ㆍ공고ㆍ이관에 관한 사무는 관할 구ㆍ시ㆍ군위원회가 행한다. <개정 2005. 9. 12.> 제44조(전자이미지관인의 등록 및 관리) ① 전자이미지관인을 등록(재등록을 포함한다. 이하 이 조에서 같다)하는 각급위원회는 별지 제7호의2서식의 전자이미지관인대장에 의하여 문서과에 등록하고, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 문서과가 전자이미지관인대장을 관리하며, 정보화담당부서가 전자이미지관인을 컴퓨터 파일로 관리하여야 한다. ② 구ㆍ시ㆍ군위원회가 시ㆍ도위원회에 전자이미지관인을 등록하고자 하는 경우에는 별지 제6호서식에 의하여 등록신청을 하여야 한다. ③ 읍ㆍ면ㆍ동위원회의 전자이미지관인의 등록 및 관리에 관하여는 제1항 과 제43조제2항 단서의 규정을 준용한다. <개정 2005. 9. 12.> ④ 각급위원회위원장은 전자이미지관인을 위조 또는 부정사용하지 못하도록 필요한 안전장치를 하여야 한다. ⑤ 문서과의 장은 전자이미지관인을 등록하는 경우에 일반관인의 인영을 전자이미지관인대장의 해당란에 찍고, 그 찍은 인영을 전자적인 이미지형태로 컴퓨터화일에 등록한 후 이를 출력하여 전자이미지관인대장의 해당란에 붙여야 한다. 제45조(공고의 내용) 관인등록위원회는 규칙 제36조의 규정에 의하여 관인을 관보에 공고하는 때에는 다음 사항을 명시하여야 한다. 다만, 전자이미지관인인 경우에는 전자이미지관인임을 표시하여 공고하여야 한다. 1. 관인의 등록ㆍ재등록 또는 폐기사유 2. 등록ㆍ재등록관인의 최초사용연월일 또는 폐기관인의 폐기연월일 3. 등록ㆍ재등록 또는 폐기관인의 관인명 및 인영 4. 공고위원회위원장 제46조(인영의 인쇄사용) ① 처리과의 장은 규칙 제22조제2항의 규정에 의하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용하고자 하는 때에는 당해위원회위원장의 승인을 얻기전에 당해 관인을 관리하는 부서의 장과 협의하여야 한다. 이 경우 업무수행에 지장이 없다고 인정되는 때에는 문서의 크기나 용도에 따라 인영의 크기를 적절하게 축소인쇄하여 사용할 수 있다. ② 처리과의 장은 제1항의 규정에 의하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용하는 때에는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 별지 제8호서식의 관인인쇄용지관리대장을 비치하고 그 사용내역을 기록ㆍ유지하여야 한다. 제5장 보고사무 제47조(정기보고의 지정 및 서식승인) 시ㆍ도위원회위원장 및 중앙위원회 실ㆍ국장(이에 준하는 보조기관 또는 보좌기관의 장을 포함한다)은 규칙 제41조의 규정에 의하여 정기보고의 지정 또는 서식승인을 받고자 하는 때에는 별지 제9호서식의 정기보고지정신청서 및 항목심사서 1부와 보고서식 2부를 사무총장에게 제출하여야 한다. 지정된 정기보고의 내용을 변경하고자하는 때에도 또한 같다. <개정 2005. 12. 29.> 제48조(정기보고 지정번호) ① 사무총장이 지정한 정기보고의 지정번호는 위원회명과 처리과명 다음에 붙임표(-)를 일련번호를 이어 기재한 번호로 한다. ② 사무총장이 지정한 정기보고를 요구하거나 정기보고를 하는 때에는 기안문과 시행문의 본문의 첫째 항목에 별표 6의 예시와 같이 정기보고의 지정번호를 표시하여야 한다. 제49조(정기보고서식의 승인번호) 제47조의 규정에 의한 정기보고서식의 승인번호는 정기보고의 지정번호로 하며, 서식제원의 표시에 관하여는 규칙 제52조제1항의 규정을 준용한다. 제50조(수시보고 요구의 심사신청) 처리과의 장은 규칙 제42조제1항의 규정에 의하여 보고심사를 받고자 하는 때에는 결재권자의 결재를 받은 후 다음의 서류를 보고심사관에게 제출하여야 한다. 1. 수시보고심사신청서(별지 제9호서식) 1부 2. 보고서식 2부 제51조(수시보고의 심사표시) ① 수시보고의 심사번호는 심사일자, 위원회명ㆍ수시와 보고요구과명을 표시한 다음에 붙임표(-)로 연도별 일련번호를 이어 기재한 번호로 한다. ② 보고심사관은 규칙 제42조의 규정에 의하여 수시보고요구에 대한 보고심사를 한때에는 별표 6의 표시예시와 표시위치에 관한 사항을 기재한 결과를 통보하여야 한다. ③ 수시보고심사를 받은 후 수시보고를 요구하거나 수시보고를 하는 때에는 기안문과 시행문의 본문의 첫째 항목에 별표 6의 규정에 의한 수시보고심사의 표시를 하여야 한다. 제52조(보고의 독촉) 규칙 제45조의 규정에 의한 보고의 독촉은 보고요구위원회의 처리과에서 행하며, 독촉장은 별지 제10호서식에 의한다. 제53조(보고자료의 제출요구) ① 보고심사관은 규칙 제47조의 규정에 의하여 보고자료의 제출을 요구하는 때에는 당해 문서의 기안문에 별표7의 보고자료제출요구의 표시를 하여야 한다. ② 중앙위원회(소속기관을 포함한다) 및 시ㆍ도위원회의 보고심사관은 제1항에 따라 제출받은 보고자료를 「선거관리위원회 기록물관리 규칙」에 따른 해당 기록관으로 송부하여 공동활용될 수 있도록 하여야 한다. <개정 2005. 12. 29., 2008. 12. 29., 2013. 10. 1.> 제6장 서식관리 제54조(서식설계기준) 서식의 설계기준은 별표 8과 같다. 제55조(지질 및 단위당 중량결정기준) 규칙 제52조제2항의 규정에 의한 서식용지의 지질 및 단위당 중량을 결정하는 때에는 별표 9의 기준과 다음 사항을 참작하여야 한다. 1. 사용목적 2. 보존기간 및 보존방법 3. 기재방법 4. 복사방법 및 복사매수 5. 사용빈도 6. 사무자동화기기의 활용여부 제7장 업무편람 제56조(직무편람의 작성) 직무편람은 다음 사항이 포함되도록 작성하되, 수시로 보완하여 활용할 수 있도록 하여야 하며, 사무인계ㆍ인수에는 이를 함께 인계ㆍ인수하여야 한다. <개정 2005. 12. 29.> 1. 업무연혁ㆍ관련업무현황 및 주요업무계획 2. 업무의 처리절차 및 흐름도 3. 소관보존문서 현황 4. 그 밖에 업무처리에 필요한 참고사항 제8장 보 칙 제57조(사무관리에 관한 교육) 사무총장은 선거관리위원회소속공무원에 대하여 연 1회 이상 사무관리에 관한 교육을 실시하여야 한다. 제58조(세부사항) 사무총장은 사무관리에 관하여 필요한 세부사항을 정할 수 있다.